企业培训_知识管理培训教程

知识管理培训 微软 中国 有限公司云南微软技术中心2007年6月 讲师简介 1 中国企业管理培训网 万策智业网 主编2 中国协同知识管理网 站长 高级咨询顾问3 云南万策企业管理顾问有限公司总经理4 昆明阳光基业股份有限公司CKO5 云南微软技术中心CKO 敌后武工队魏强 开篇词 1 在知识经济时代 知识是唯一重要的资源 彼得 德鲁克2 世纪的组织 最有价值的资产是组织内的知识工作者和他们的生产力 彼得 德鲁克3 基本内容 什么是知识管理为什么需要知识管理知识管理的作用知识管理的一些基本概念企业知识管理体系如何成功实施案例介绍关于个人知识管理知识型组织的知识管理知识管理与学习型组织知识管理与竞争情报设计院面临问题的思考 一 什么是知识管理 APCQ 美国生产力和质量中心 对知识管理的定义是 知识管理应该是组织一种有意识采取的战略 它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人 这样可以帮助人们共享信息 并进而将之通过不同的方式付诸实践 最终达到提高组织业绩的目的 斯威比 KarlE Sveiby 从认识论的角度对知识管理的定义是 知识管理是利用组织的无形资产创造价值的艺术 一 什么是知识管理 定义三 在充分肯定知识对企业价值的基础上 通过创造一种环境让每位职员能获取 共享 使用组织内部和外部的知识信息以形成个人知识 并支持 鼓励个人将知识应用 整合到组织产品和服务中去 最终提高企业创新能力和对市场反应速度的管理理论和实践 定义四 知识管理应是以人为中心 以信息为基础 以知识创新为目标 将知识看作是一种可开发资源的管理思想 简单说 知识管理就是人在企业管理中对其集体的知识与技能的捕获与运用的过程 从结构上看 它可分为人力资源的管理和信息管理两个方面 其目的就是寻求信息处理能力与人的知识创新能力的最佳结合 在整个管理过程中最大限度的实现知识共享 以便达到将最恰当知识在最恰当的时间传递给最恰当的人 使他们能够作出最恰当的决策 二 为什么需要知识管理 1999SocietyofCompetitiveIntelligenceProfessionals 7 数据 信息 知识 情报 决定 结果 收集 应用 行动 编辑 分析 沟通 交流 决策者 AdaptedfromWilliamY Wilson NextStepandTimothyW Powell InfoStrat 二 为什么需要知识管理 一切现象都在表明 知识管理系统的导入是大势所趋的 在这样的形势下 企业应该如何选择和导入最适合自己的知识管理系统 就成为了至关重要的问题 知识成为最主要的财富来源 已经超越资金 土地 设备等有形资源成为组织最重要的资源 知识量剧增 让人难以应付 形成竞争优势需要知识管理 企业的可持续发展需要知识管理 优化企业经营需要知识管理 信息技术的发展催生知识管理 三 为什么需要知识管理 四 知识管理的作用 五 企业知识管理体系 六 著名案例 1 微软案例2 一个成功的案例 知识型企业 3 一个失败的案例 知识型企业 三 会议成本 惊人的会议成本 三 会议成本 惊人的会议成本 日本太阳工业公司总结了一个会议成本的公式 会议成本 3A2BC 元 分 在这个公式里 A表示公司每分钟平均工资 B表示参加会议的人数 而C则是会议总共开了几分钟 不算不知道 一算吓一跳 三 会议成本 惊人的会议成本 四 会议的必要性 1 什么情况下有必要开会开会开得好是一种效率 开得不好就是浪费时间 因此首先应确定哪些情况下必须开会 经常要反问 1 这个会议不开有什么问题 今天不开可以吗 2 采取个别交换意见是否可以 或通过IT的方式 3 参加人数是否可以少 不一定按照部门来确定 需要通过讨论来获得最佳的决策 需要开会 需要听取多方面的意见 获得别人的支持 需要开会 需要听取不同的意见 达成共识 共同完成某项工作 需要开会 传递会议的内容复杂但是很重要 要求所有的人都要正确理解的 需要开会 身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用 可以激励士气 例如保险公司 有一个层会 层会必须通过语言的表达 通过身体语言的动作激励士气 这种情况也要开会 汇报项目的进度 协调多方的合作 解决共同的问题时 需要开会 2 什么情况下没必要开会 开会需要花费 需要人的时间和精力 每次召开会议之前应该仔细地考虑 是否有必要开会 有没有其他的方式可以比开会更有效 以下的情形就没必要开会 传递一般信息给许多人 你可以用电子邮件 电子公告或内部QQ等方式 已有例会了 你可以安排在例会上讨论 资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加 不用开会 你是决策的人 并且你应该知道 让其他人来参加可能会把事情复杂化 并且拖延时间 这种情况下 也不必开会 没有充分准备的会议 议题和目的不明确的会议 六 会议常见问题和禁忌 Wecan tshareknowledge ifwedon tspeakacommonlanguage ThomasH Davenport 1 会议常见的主要问题 会而不议 开了会却走了题 议而不决 开了会虽没有走题 但也没有结论 决而不行 开了会虽然有结论 但没有把任务分摊到具体的人身上 行而无果 任务虽分摊到了具体的人身上 但是 却没有结果 原因是 没有去跟踪和检查 行而无效 虽然执行了 也有结果 但由于安排人和执行人的原因 最终完成的结果的效果不好 2 会议中的忌讳 发言时不可长篇大论 滔滔不绝 原则上以3分钟为限 不可从头到尾沉默到底 不可取用不正确的资料和假设 不要尽谈些不实际 期待性预测 不可做人身攻击和无用的埋怨 不可随意打断他人的发言 不可不懂装懂 胡言乱语 不要谈到抽象论或观念论 不可对发言者吹毛求疵 不要中途离席 七 会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7种原因造成 在这7种原因中 有3种原因是会议的 致命伤 需要格外警惕 这3种原因是 主持人的技能 会议的地点以及会议的准备工作 会议效率不高的原因及具体表现 1 不适合的时间会议安排在即将午餐的时间 每个人都饥肠辘辘 无心开会 注 不是特殊原因 休息时间和周末别开会 会议效率不高的原因及具体表现 2 不适合的地点 会议地点设在经理办公室等地方 致使会议被频繁打断 或受到周围环境的影响 无法正常进行 会议效率不高的原因及具体表现 3 不正确的开会对象 必须出席会议的人未到或经常被打扰 无法全部时间参加会议 而通知来的是一些可有可无的参加者 会议效率不高的原因及具体表现 4 不良的主持人的技能 会议主持人无较完善的会前准备 缺乏影响力 说服力和必要的数据信息 被参会者牵着鼻子跑 或不能正确引导会议 无法达到会议意图 会议效率不高的原因及具体表现 5 较差的参会者技能 参会者发言没有准备 混乱 既不知如何表意 又不知如何引退 致使会议失败 会议效率不高的原因及具体表现 6 不充分的会议准备开会前没有做充分的准备 没有通知与会者相关事宜 会议的议程 主题 目的不明确 致使会议拖沓而无成效 会议效率不高的原因及具体表现 7 不明确的开会原因 目的和结果 开会的原因 目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确 致使会议毫无意义 宣告失败 八 高效会议的八大特征 九 提高会议成效的要领 1 有效 合理的会议管理制度和规则 2 要严格遵守会议的开始时间 3 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明 4 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者 5 在会议进行中要注意如下事项 发言内容是否偏离了议题 发言内容是否出于个人的利害 是否全体人员都专心聆听发言呢 是否发言者过于集中于某些人呢 是否有从头到尾都没有发言过的人呢 是否某个人的发言过于冗长呢 发言的内容是否朝着结论推进呢 无明确时间长短安排的会议尽量少开 6 应当引导在预定时间内做出结论 7 在必须延长会议时间时 应取得大家的同意 并决定延长的时间 8 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认 9 应当把决议付诸实行的程序理出 加以确认 随意延长时间不是好的习惯 十 会议过程控制 1 会议管理基础工作公司会议管理制度公司会议守则会议会场规则会议执行跟踪管理等 基础管理工作的目标 1 会议时间安排的规范2 会议本身的规范3 固定的会议流程规范4 会议执行管理的规范 2 做好会前准备 1 确定会议是否必要能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决 会议TOP法 Topic 会议有明确 合理的议题 Objective 会议有正确的目的 Plan 会议有可行的计划 2 确定会议的目的你试图达成什么样的结果 会议准备做出什么样的决定 准备取得什么的行动方案 3 准备会议计划和议事日程列出与会议目的有关的项目 依重要程度进行项目排序 把有关项目归并为一组 限定每个项目的商议时间 4 收集必要的资料和信息收集所有与会议所议项目有关的资料和信息 如果太长 太多 将其要点摘录出来 毛主席告诉我们 没有调查 就没有发言权 5 事先将议题和安排传递给有关参会者会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅 避免参会人员无准备参会 6 正确的选择 1 正确的开会地点和方式 2 合适的议题 避免太大 太宽 3 合适的参会者 根据员工的岗位 工作需要 职业 兴趣和志向等 注意 不与不在一个层次 没有兴趣 不专业的人士研究同一层次和专业问题 3 控制好会议过程 会议召开阶段分为开始 扩展 回收 达成结论和结束几个阶段 是会议是否成功的关键阶段 务必要有一个好的会议开端 所谓好的开端就是准时开会 明确议题和时间 集中注意力在目标上 良好的会议气氛 制定会议规则 明确的分工职责 一般运用表扬 激励的方法营造宽松的气氛容易取得好的效果 会议需要激发每个参会人员发言的积极性 脑力激荡产生多种观点 会议过程中不要随意打断别人的发言 但要注意防止发言跑题 并适时回收 遇到意见分歧时 不要回避对立 但要避免情绪对立 可安排休息来调节气氛 最后 会议要进行总结 达成一致结论 会议角色 主持人 记录人 报告人 参与人 监督人等重要会议必须有监督人 监督人在制度规定的范围内具有 控制会议时间 避免会议跑题 缓解不良气氛 制约主持人或主管人员滥用权利等权利 会议期间控制的注意事项 1 简述会议的议题 目的和要求 2 安排会议时间 让参会人心里有数 便于安排自己的工作 3 根据议事日程顺序提出每个项目 然后进行讨论 征求有关与会者的意见 4 给每一个人表述自