合同评审控制程序.doc

文件标题合同评审控制程序编 写 审 核文件编号 1 目的 明确客户的需求，通过评审以确保能达到这些需求，从而满足客户需求。2 范围适用于本公司所有销售合同（订单）的评审控制。3 职责3.1 营销部是合同评审的归口管理部门，负责识别并确认顾客及相应法律法规的要求，必要时组织相关部门对合同进行评审。3.2 技术部、品质部、生产部、物控部等相关部门负责对产品的技术要求、质量要求、生产能力、物料要求等进行评审。3.3 总经理负责合同的审批、协调和检查合同的执行。4 术语4.1 常规合同：指已和本公司签定长期销售合同的客户发来的“采购定单”或电话、传真。4.2 特殊合同：指新产品合同，有特殊要求或有附加的技术要求的订单。5 作业程序5.1 销售合同来源于客户的书面合同、订单、设计委托书、电话、传真、口头协议等。口头合同或协议必须最终形成书面记录，必要时经客户确认。5.2 产品要求的确定。营销部负责确定产品要求，包括：a. 顾客规定的要求，包括产品本身的质量要求，也包括交付与交付后的要求，如交货期限，交货方式及地点，付款方式及交付后服务提供等；b. 顾客未明确规定的要求，但预期或规定用途所必须的要求。c. 适用的法律法规要求；d. 本公司附加的质量要求与对客户的责任。5.3 合同的评审5.3.1 评审方式：会签、会议5.3.2 常规合同由营销助理根据业务员的接到的客户采购定单开具“生产订单（合同）评审表”按评审会签顺序下发相关部门按5.4.5相关要求做出评审意见，于指定时间内完成各项评审后报总经理审批，经批准后按5.7执行。5.3.3 特殊合同由营销部组织相关部门：设计部、技术部、生产部、品质部、物控部，以会议方式按5.4.5要求进行评审，并将形成的评审结果报总经理批准；5.3.5 合同评审的内容及要求：营销部经理组织相关部门对合同/订单的所有相关要求进行评审，以确保理解合同的要求及具备满足合同的能力。评审内容包括：a. 营销部对所有合同的合法性、完整性、客户资信与履约能力进行评审，并在规定范围内对其业务协调性及价格进行评审，超出范围的提交总经理进行评审。b. 设计部对顾客委托设计的合同进行设计能力评审。c. 技术部对所有翻版产品和新产品合同进行翻版能力与技术能力评审。d. 品质部对订单有关的质量要求进行评审。e. 物控部对所有订单进行物料供应能力的评审。f. 生产部对所有订单进行生产能力评审。5.4 合同签定5.4.1 营销部根据合同草案及评审结果，负责与客户商签合同，有关的细则按文件合同管理执行。5.4.2 评审结果未被客户接受且协商不成时，应上报总经理决定是否签约。5.4.3 与客户签定了长期合同的，在每次客户发来“采购订单”时按本程序的常规合同进行评审。5.5 合同变更5.5.1 合同的更改应符合有关法定条件或合同约定的更改条件。合同发生变更后，必须经双方书面确认。5.5.2 顾客提出的变更要求，业务员应及时通知相关部门，必要时重新进行评审。5.5.3 本公司提出的更改，由业务员及时与客户联系，取得顾客同意后，及时进行更改。5.5.4 合同更改后，营销部填写订单/合同更改通知单 及时发至所有执行合同的相关部门。5.6 合同信息传递及协调5.6.1 合同正式签定后，营销部应及时将合同信息传达至执行部门。营销助理将评审通过的生产订单（合同）评审表复印分发至技术部、生产部、品质部、物控部组织生产。5.6.2 营销部经理应协调和检查合同的执行情况，并采取有效措施保证合同的执行。5.7 合同保管正式签定后的合同，应由营销部核对并做登记，留存一份备案，交一份给财务。5.8 在合同评审过程中形成的质量记录和文件资料，由营销部负责收集、整理，按质量记录控制程序、文件控制程序执行。6 相关文件6.1 记录控制程序6.2 文件控制程序6.3 合同管理7. 记录生产订单（合同）评审表；订单/合同更改通知单合同评审流程图：客户能否满足客户需求是否常规合同常规合同评审客户信息结束签