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第六章会议沟通 RunningMeetings 本章学习目标 了解群体沟通的优缺点 并能够据此选择相应的沟通策略 掌握组织和参加会议的策略和方法 掌握会议沟通的基本技巧和方法 会议沟通 群体沟通的优缺点组织和参加会议会议沟通模式明确会议目的确定与会者构成明确与会者角色职责会议的组织准备工作会议议程会议记录 第一节群体沟通的优缺点 讨论1某服装公司决定加快工艺流程改造 并进行工艺重组 但以前在进行工艺重组时 工人的反应非常强烈 对工艺的改动持敌对态度 为了实施计划的改革 公司管理层采用了三种不同的策略 策略一 与第一组工人采取沟通的方式 向他们解释将要实行的新标准 工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性 然后 给他们一个反馈的期限 策略二 告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题 然后进行讨论 得出解决的办法 最后派出代表来制定新的标准和流程 第一节群体沟通的优缺点 策略三 对第三组工人 要求每个人都讨论并参与建立 实施新标准和新流程 每个成员全部参与 如同一个团队一样 结果令人惊奇 虽然第一组工人的任务最为简单 但结果他们的生产率没有任何提高 而且对管理层的敌意越来越大 在40天内有17 的工人离职 第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平 并在以后有一定程度的提高 对公司的忠诚度也很高 没有人离职 第三组工人在第二天就达到原来的生产水平 并在一个月里提高了17 对公司的忠诚度也很高 没有工人离职 启示 启示 在充分的群体沟通之后 员工的自我管理能力 创新能力 信息共享 员工参与程度和工作绩效较传统管理方式下的员工要好得多 讨论2 你在什么场合下要采取群体决策的方式 如果不采取群体决策的方式 而由自己做个人决策是否可行 根据你自己的体会 请谈谈群体沟通的优缺点 群体沟通的优点 尼基 斯坦顿 NickyStanton 优点 可以产生更多的承诺人们参与决策过程时 对决策会产生更多的义务 因为群体参与决策制定过程 可以使他们更好地了解政策规定的背景 性质和必要性 而且由于自身参与 更容易持赞成态度 群体沟通的优点 可以产生更好的决策群体决策可提供更多可利用的信息 群体决策可以产生更多更好的决策 群体决策可以产生更大胆的决策 群体决策能产生更高的生产率 因为群体成员在工作时为了取得社会的承认而更加积极认真 群体沟通的缺点 缺点 耗时 效率不容易把控耗时长 集体思考效率低 群体压力 从众心理 专家和领导压力 推卸责任 说而不做 反正不是我一个人的决定 反正我也参加了 格罗夫 会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段 会议沟通 格罗夫 英国英特尔计算机公司总裁 文山会海 英国经理工作的时间有32 是用在与别人的单独会谈上 34 使用在一群人的会谈上 而有的大公司的总经理每天的预定会议就占去了59 的时间 在英国 每天约有四百万小时被用在开会上 而美国每天约举行一千一百万次会议 第二节组织和参加会议 会议沟通模式明确会议目的确定与会者构成明确与会者角色职责会议的组织准备工作会议议程会议记录 会议的类别 谈判会议 用于解决争端或冲突 讨论是 双向 进行的 旨在达成双方的一致谅解 报告会议 信息是单向流动 不允许讨论 否则会影响信息的有效传递 解决问题会议 讨论式的 参与较多 制定决策会议 只限于特殊人员参与决策的制定 制定的决策应当令每一个会议参加者了解并为此承担责任 会议组织非常严密 收集和交换意见会议 用于发表意见 发布消息 了解对意见的反应 鼓励广泛的讨论和踊跃提问 一 会议沟通模式谁发言 历时多久 他 她 对谁讲话 与谁交谈 其后会有谁发言 有几人 图8 1会议交际沟通模式实例 B A C 一位居于交际沟通中心地位的强有力的主席主持的会议 个别成员对与此类似的认为有经验的话 可以实行 委员会会议 委员会对此任务无任何经验而言 2011 03 31双汇万人大会 一 会议沟通模式谁发言 历时多久 他 她 对谁讲话 与谁交谈 其后会有谁发言 有几人 图8 1会议交际沟通模式实例 B A C 一 会议沟通模式谁发言 历时多久 他 她 对谁讲话 与谁交谈 其后会有谁发言 有几人 图8 1会议交际沟通模式实例 B A C 一 会议沟通模式谁发言 历时多久 他 她 对谁讲话 与谁交谈 其后会有谁发言 有几人 图8 1会议交际沟通模式实例 B A C 群体内部的 小集团思想 非正式组织 二 明确会议目的 必须通过会议的方式得以解决 或者通过会议能够更有效率的解决 如果会议能够通过备忘录和电话传递 或与会人员未做准备 或者关键人员不能参加 或会议成本超过其可能的潜在收益 那么会议就不应该召开 决定会议是否召开的四条主要标准 信息共享 信息分享 讨论共同解决问题 动员激励 信息传播 当许多人必须以相同方式获得相同信息 或当最新信息必须尽快传播时 问题解决和决策制定 在完成复杂任务或要求根据多种信息作高质量决策时 团队决策要优于个人决策 即便是最优秀的个人决策 三 确定与会者构成 同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡 同质性和异质性的平衡 一个团队如果内部成员之间具有很强的同质性 成员之间有相似的背景 性格 知识和价值观 那么成员之间就会较少出现分歧和冲突 会议成果就会平淡无奇和缺乏想象力 相反 如果团队成员具有很大的相异性 会议期间就会出现各种冲突和争论 可能使得会议什么问题也解决不了 也可能会得出更新奇 更优秀的问题解决方案 三 确定与会者构成 三 确定与会者构成 竞争性和合作性的平衡 当与会人员为一个共同目标奋斗且对他人采取合作态度时 团队讨论的方式比个人决策更有效 更有助于激发全体成员去打拼和获得竞争胜利 并且会导致更高的成员满意度 从任务导向和过程导向的平衡角度 与会者的特征会显示出其思维倾向性 是侧重于过程还是侧重于任务 如果这两类与会者在构成上能够相互平衡 会议将更有成效 一般来说 任务导向的与会者埋头于事务 他们不怎么容易开玩笑或者有关情感和友谊的讨论 能有效地完成任务但满意度可能较低 而过程导向的与会者强调团结精神与合作 他们对成员感情和满意度比较敏感 甚至不惜牺牲 人物结果 来满足成员的愉悦 三 确定与会者构成 四 明确与会者角色职责 自我检测 根据你所了解的群体沟通性质 你认为作为会议主席有哪些责任 在会议中 你若作为与会者 又有哪些责任 你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论 1 会议主席角色 情形一 某公司的年终市场销售分析会议正在进行 公司总经理担任会议的主席 在会议进行过程中 公司负责市场工作的副总经理提出 公司明年的市场营销重点应从 以巩固国内市场为主 转向 以开拓国际市场为主 他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过 但在会议进行过程中 负责市场营销的部门经理 副经理对这个设想提出了反对意见 他们认为国内的市场潜力还很大 而企业的资金实力不够 如让其全面开花 还不如采用 各个击破 的方略 先在国内市场取得绝对优势地位 结果双方争论得不可开交 如果你是会议主席 面临与会代表这种相争不下的局面 你准备如何解决 如果最终需要你就这次分析会议作总结 你又如何对 市场营销的重点 问题作总结 会议主席角色 情形二 某高校科学馆会议厅内正在召开 中国二十一世纪的管理教学发展趋向 的研讨会 会议进行期间 就MBA教育的发展方向问题 不同的与会者提出了不同的看法 有的认为MBA教学应该以 案例教学 为主 有的则认为应以理论修养的培养为主 也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学 甚至可以取消传统的教师讲解的形式 这些不同观点在讨论过程中 争论得比较激烈 眼看讨论时间将近尾声 但与会代表为了充分表达自己的主张 很难 刹车 如果现在你是这次研讨会的主席 面对这种不同主张分立的局面 你如何应付这种局面 你又如何就研讨的问题作总结 对于情形一的会议主席 必须就这两种思路做出最后的决策 对于研讨会的主席 完全没有必要就不同的观点做一个 谁对谁错 的结论 也就是说 不需要在不同观点间做什么决策 会议主席的职责 会议主席的职责 会议控制 会议引导 促进讨论 处理不同意见和做出决定 会议主席的职责 会议控制会议控制的方式取决于会议的目的 有效的会议主持人应当遵循以下五个基本原则 决定讨论主题 明确讨论范围 确保人们围绕主题依次发言 尽可能做到公正 尽全力避免与会者的争论 确保其他成员了解会议进展情况 会议主席的职责 会议引导无论主持人以怎样的风格给自己定位 他们必须能够发起会议 并确保以良好的秩序进行主题和问题讨论 主持人需要明确四个基本步骤 识别主题 问题 交换和开发建议 评价不同方案 选择行动计划 5W1H 会议主席的职责 促进讨论鼓励和促进讨论 平等 时间限制 讨论方向的控制 提问 可以吸引全体与会者的注意力 有助于人们深入思考 处理不同意见 对争论双方或各方的观点加以澄清 分析造成分歧的因素 研究争论双方或各方的观点 了解协调的可能性 将争论的问题作为会议的主题之一 展开全面的讨论 以便把会议引向深入 若分歧难以弥合 那就暂时放下 按会议议程进入下一项 会议主席的职责 作出决定或总结 总结是对会议成果的概括 随着会议的进行 主席应及时总结会议取得的成果 成功的经验和失败的教训 如果会议的目标已经达到 则应及时总结并结束会议 结论的总结方法 投票表决 相互协商 恰如其分地引出解决问题的最佳方案 1 会议主席角色 情形一 某公司的年终市场销售分析会议正在进行 公司总经理担任会议的主席 在会议进行过程中 公司负责市场工作的副总经理提出 公司明年的市场营销重点应从 以巩固国内市场为主 转向 以开拓国际市场为主 他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过 但在会议进行过程中 负责市场营销的部门经理 副经理对这个设想提出了反对意见 他们认为国内的市场潜力还很大 而企业的资金实力不够 如让其全面开花 还不如采用 各个击破 的方略 先在国内市场取得绝对优势地位 结果双方争论得不可开交 如果你是会议主席 面临与会代表这种相争不下的局面 你准备如何解决 如果最终需要你就这次分析会议作总结 你又如何对 市场营销的重点 问题作总结 会议控制促进讨论 会议主席角色 情形二 某高校科学馆会议厅内正在召开 中国二十一世纪的管理教学发展趋向 的研讨会 会议进行期间 就MBA教育的发展方向问题 不同的与会者提出了不同的看法 有的认为MBA教学应该以 案例教学 为主 有的则认为应以理论修养的培养为主 也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学 甚至可以取消传统的教师讲解的形式 这些不同观点在讨论过程中 争论得比较激烈 眼看讨论时间将近尾声 但与会代表为了充分表达自己的主张 很难 刹车 如果现在你是这次研讨会的主席 面对这种不同主张分立的局面 你如何应付这种局面 你又如何就研讨的问题作总结 会议引导处理不同意见做出决策 常用的介绍方法 自我介绍 互相介绍 主席介绍 名片介绍会议中可应用的技巧 造成 我群感 对所有与会者参加会议的目的进行深入 细致的研究 并对不同的目的加以分组和归类 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系 并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标 利用与会者的经验 专长 对与会者的错误采取宽容态度 2 与会者的角色 决定是否需要出席会议准备准时与会就某些疑点或模糊问题征询清晰解释给出信息时 力求精确切题倾听支持他人确保公平参与反对要有根据以能提高团队绩效的方式行事 五 会议的组织准备工作1 确定会议主题和目标2 制订会议活动计划3 制订会议议程4 发放会议举办通知5 会场布置安排 会场的选定 会场内设备的准备 会场的布置 六 会议议程 议程 一词来源于拉丁文 意为 必须做的事 一般也就把会议议程定义为 在会议上要考虑的事务 会议时间 开始时间 结束时间 和地点 会议目的 会议议题的顺序 表8 4会议议程实例M计算机公司一号项目检查会议日期 2006年10月13日 星期五时间 下午2 30 3 45地点 B大厦第二会议室会议目的 研究一号项目进展情况议程1 公司第四季度销售情况 2 上次会议记录 3 上次会议记录中提出的问题 4 关于CPU进展报告 5 关于Case设计进展报告 6 关于软件进展报告 7 下次会议日期 时间 地点 附件1 软件进展报告 第7号 2 Case设计进展报告 第2号 3 关于软件问题的短文 七 会议记录表8 5会议记录形式实例M计算机公司一号项目第6次检查会议纪录 时间 地点 会议于2006年10月13日 星期五 在B大厦第二会议室举行 下午2 30开始 出席情况 出席会议者包括 钟楚义 周亦梅 周敏 唐婉 庄子期 主席 无故缺席者有 李杰 张明 吴倩发来了请假条 上次会议记录 与会者都同意 认为这是上