六、控制活动、信息与沟通及监视.ppt

1 第六讲控制活动 信息与沟通及监视 BackEnd 2 控制活动 控制活动 ControlActivities 是指对所确认的风险采取必要的措施 以保证管理当局的指令以执行的政策和程序 一 岗位设计及控制功能岗位设计 JobDesign 是指根据单位需要 并兼顾个人的需要 规定每个岗位的任务 责任 权力以及单位中与其他岗位关系的过程 由以下内容构成 一 岗位设置和作业配置1 岗位设置是指每机构设置多少岗位 其设置基本原则是工作饱满 因事设同岗 2 作业配置是指如何将作业分配到每个岗位 其配置基本原则是相关性原则 即把相关作业配置到同一岗位 二 岗位关系设计岗位关系设计是确定每个岗位的上级岗位 下级岗位和联系岗位的关系 3 三 岗位资源配置设计1 岗位资源一般由岗位作业工具 器具和岗位工作中使用的劳动保护用品构成 2 岗位资源配置设计就是对每个岗位的工作器具配置和劳动保护用品配置作出的策划 四 岗位任职资格设计1 岗位任职资格是什么样的人可从事本岗位工作 2 其内容 学历 工作经历及其他 如资格证书等 五 岗位设计与内部控制1 岗位设计的中心问题是作业配置 即将作业确定到每个岗位 明确每个岗位的责任 权力和利益 因此 岗位设计的每一环节都应贯彻内部控制思想 2 具体表现 1 岗位设置 以监督作业量的多少 设置监督或检查岗位 2 作业配置 体现不相容作业相分离的原则 3 岗位关系设计 具有相互制约关系的岗位应设计为平行或上下级关系 4 岗位资源配置 特殊岗位配置专门资源 5 岗位任职资格设计 程序设计人员不得担任具体业务岗位 4 3 不相容职务的分离原则不相容职务是指某些由一名员工担任 其发生错误或舞弊的可能性较大的职务 其核心是 内部牵制 主要表现 1 授权批准职务与执行业务职务 2 执行业务职务与监督审核职务 3 执行业务职务与会计记录职务 4 财产保管职务与会计记录职务 5 执行业务职务与财产保管职务4 例甲公司财务部岗位设计财务部岗位配置1 财务部经理2 生产业务会计3 工程业务会计4 物流业务会计5 总部业务会计6 出纳 back 5 甲公司财务经理岗位规范一 基本资料岗位名称 财务经理岗位等级 科级岗位编码 定员标准 1人二 工作责任三 工作权限1 编制财务预算1 财务预算执行情况监督和考核权2 设计筹资方案2 参与筹资 投资方案决策3 制定利润分配方案3 有权提出利润分配方案并上报4 进行税务筹划4 税务筹划建议权5 员工薪酬审核5 有权对员工的薪酬办法提出建议6 成本业绩报告6 成本分析与考核权 四 岗位关系 一 所受监督和所施监督l 所受监督 受总经理的监督 2 所施监督 对生产业务会计 工程业务会计 物流业务会计 总部业务会计 出纳进行直接监督指导 二 与其他岗位关系1 内部关系本岗位与设计所 事业部 营运中 制造部 企业文化中心 人力资源部 综合业务部协调和配合关系 2 外部联系 本岗位与工商 税务 银行等部门有业务上的合作关系 6 流程设计包括功能流程设计和作业流程设计 一 功能流程设计功能流程的主体是功能 可分为一级 二级 功能 如 甲公司财务部功能分解1 会计管理3 成本管理1 1原始凭证取得和审核3 1成本计划1 2记账凭证编制和审核3 2成本控制1 3会计账簿登记3 3成本计算1 4会计报表编制3 4成本分析1 5票据管理3 5成本考核1 6会计档案管理2 财务管理功能2 1财务预算2 2筹资2 3投资2 4货币资金收付2 5纳税和分配 二 流程设计及其控制功能 7 二 作业流程设计作业流程的主体是以作业为对象所确定的流程 是在功能流程的基础上 对如何完成作业所进行的策划 包括以下四个方面 1 作业程序 指作业完成的步骤 是对完成一项作业所需要步骤的策划2 作业方法 指作业程序中每一步骤的具体做法 它是对作业程序的细化 3 作业准则 指作业过程中的依据4 作业记录 指作业过程中所必须形成的各种原始单据和书面记录 例 作业规范举例 人力资源部 及财务部 三 流程设计与内部控制流程控制就上利用作业流程来实现内部控制目标 主要体现 1 作业程序和方法设计应体现内部控制的要求2 记录设计应体现内部控制的要求3 控制准则设计应体现内部控制的要求 8 四 授权控制 会计控制与预算控制 从流程角度略 三 物理控制物理控制就是利用物理措施实现内部控制目标的专门方法 一 财产安全控制财产安全控制是指这实物资产的安全完整而进行的控制 是一和附加的实物保护制度 1 限制接近 现金 存贷 财务档案等2 定期盘点和比较3 保险 二 电子信息技术控制1 电算化环境下的一般控制2 电算化环境下的应用控制 1 系统组织与管理控制 1 输入控制 2 系统开发和维护控制 2 处理控制 3 操作控制 3 输出控制 4 数据和程序控制 5 内部审计 9 信息与沟通 信息与沟通 InformationandCommunication 相关信息必须以一定的形式和时间加以识别 捕捉 交流 以确保人们履行其职责 内部信息系统则为整个内部控制过程提供方便 一 信息系统三大核算体系 会计核算 业务核算和统计核算 一 会计信息系统的内部控制功能1 目的 设计内部控制的目的防范会计信息失真2 主要内容 1 恰当授权 2 职务划分 3 正确性检验3 实施方法 1 组织结构和权责体系的控制 5 财务预算控制 2 授权批准控制 6 内部会计控制的有效性评估 3 信息记录控制 7 内部审计 4 职工素质控制 10 二 统计信息系统的内部控制1 目的 为组织的经营管理及决策提供可靠的信息 2 主要内容 1 信息职能 2 咨询职能 3 监督职能3 实施方法 1 监控制组织的业务经营活动 2 评价组织的经营业绩 三 设计信息系统应注意的问题信息系统必须能够识别和捕捉所需要的财务和非财务信息 还必须能够及时地对控制活动进行有效的方式处理和报告这些信息 1 战略和完整信息的系统信息系统通常是营业活动不可分割的一部分 信息系统不但应具有捕捉决策所需要的信息以影响控制 而且日益设计成以实施战略创新为目的 最近研究表明在90年代在管理方面最重要的挑战就是使计划 设计 实施与组织的整个战略有机地结合起来 11 2 系统支持战略创新 随着信息系统被用来支持事前而不是事后的公司战略 运用信息技术来帮助企业理解和把握市场正日益成为一种趋势 3 与营业活动相结合信息系统在战略上的运用表明信息系统已经发生了变化 那就是从纯粹的财务系统变化到与企业营业活动相结合的系统 这些系统可以帮助企业控制业务的过程 在实时的基础上跟踪和报告交易的情况 及时拥有正确的信息是实施控制所必须的 同时 信息的质量依赖于控制活动的功能 二 沟通系统及内部控制功能 一 沟通系统沟通是信息系统的内在要求信息系统必须能给员工提供恰当的信息 从而对他们开展经营活动 报送财务报表以及承担相应的责任有所帮助 对信息沟通的理解应该是广义的 它还包括如何正确处理个人与组织之间目标和应承担责任之间关系等其他一些重要的问题 12 二 组织沟通的方法1 内部沟通内部沟通是组织内部各层级之间信息的沟通 因此 信息的明确性和沟通的有效性是非常重要的 企业所有的员工 特别是那些承担经营和财务决策任务的员工 除了应该获得各自职责范围内的信息外 还会被高级管理人员要求认真履行各自的内控责任2 外部沟通 外部沟通是组织与外部信息的沟通 通常与外部团体进行沟通能给企业提供内控系统运行方面的信息 外部审计师对企业运营和相关业务问题以及对控制系统的评价 能给管理人员和董事会提供重要的控制信息 由政府银行和保险机构等监督者出具的关于检查企业经营是否合法合规的报告 能够充分反映其存在的问题 企业和股东 监督者 财务分析师和其他外部团体的交流能给他们提供各自相关的信息 同样也能使他们充分了解企业所处的环境和面临的风险 实际上企业不论是公开 主动地与外部团体进行沟通 还是在后续工作中认真地与外部团体进行沟通 还是采取其他方式沟通 在企业内部都可以传递各种各样的信息 13 三 沟通系统的内部控制功能COSO报告认为 一个良好的信息与沟通系统有助于提高内部控制的效率和效果 1 申诉及其功能2 举报及其功能3 内部网站及其功能4 领导接待及其功能 14 三 评价 评估人员需要综合考虑信息的有效性以及沟通是否能够满足客户的需要 在评估时应当考虑以下主要因素 一 信息1 是否取得外部资讯 为管理层提供必要的有关达成企业业绩目标的报告 2 是否为相关人员及时提供足够详细的信息 从而确保其高效地行使职责 3 以企业战略规划为基准 制订和修正信息系统 帮助实现企业经营活动目标4 管理人员是否对信息系统提供人力和财务资源上的支持 二 沟通1 是否与员工就其工作范围和控制职责进行