办公文秘_科技心秘书情

科技心秘書情 更上一層樓 專業秘書之教育訓練主講 曾文詳副總經理 資料來源 哈佛大學管理叢書 台北科技園區專業秘書學會 序 在現今的職場里 無論在哪一個公司或哪一個職位 都會看到一位甚至一群秘書為主管或同仁努力工作著 默默奉獻著 這些年來 由於資訊發達 秘書的進步與專業倍受眾人的囑目 如何讓工作創造更高的績效 如何自我成長 建立個人風格 如何面臨種種危機 每一位秘書都須掌握秘書必備之經 名企主管對秘書的評價 好的秘書是主管成功的一半 合泰半導體總經理許金榮好秘書就像不能言語的分身 可以替你看 替你聽 甚至處理例行事務不會出錯 聲寶集團董事長陳盛沺秘書是高生產力主管的得力功臣之一 也是高精效組織的催化劑 宏碁科技董事長李焜耀秘書是扮演辦公室工作中的潤滑角色和管家婆 宏碁科技總經理陳炫彬 秘書的基本目標 成就他人 是秘書行業追求的基本目標 如合唱演出中的和音者 其任務在於突出主唱者的美妙一樣 秘書人員是為協助主管追求成功而設置 為輔佐主管 秘書人員必須時時以他人為念 並以豐富的專業知能與人際關係技巧 讓主管所負責的業務在公司中能順利推展 因此 秘書應以 成就他人而非成就自己 為任務的體認 而 開闊包容與細膩體貼 是從事秘書工作必備的重要修養 更上一層樓 不斷的學習 不斷的進步 活到老 學到老 人生唯有不斷的學習 才有不斷的進步 無論是董事長秘書或經理課長之秘書 其任務都在於協助主管完成工作 故所有秘書人員都要不斷吸收新知充實進步 才能使工作勝任愉快 秘書 助理的工作品質與其本身的素質有關係 素質又分為 知識 技能 態度三個要項 只有積極順應變局 創新思維 累積專業經驗並加以運用 才能使自己更上一層樓 合格助理 秘書的基本條件 一 工具面1 語言聽 說 寫 讀能力 對於外資企業 外語能力是基本條件 2 檔案管理與文書作業技巧 熟練運用各種商用或辦公軟件 對資料能快速有效分類儲存與提供參考能能力 二 人格特點 1 傾聽與溝通能力 了解主管需求 並能做良好的回應 2 觀察能力 了解管理層特質 組織文化 樂於助人 能建立良好的人際關係 合格助理 秘書的基本條件 3 守密 不做長舌婦 不成廣播電台 掌握知所當言 不語之分寸 三 專業1 了解自己公司產業環境 策略 經營理念 價值觀 產品 客戶 作業流程等工作領域所應具備知識 及上下工程內部客戶 2 績效與能力導向工作精神 最好的肯定來自做事的成果 才能贏得尊敬與肯定 合格助理 秘書的基本條件 當然 初階與資深秘書條件是不同的 但是 一位秘書能力再好 與主管八字不合 將是難熬的 如果與同事不和或拿雞毛當令箭 則必是 孤芳自賞 秘書人員最重要的是 具備開朗的個性 細心 良好的溝通能力 絕佳的保密功夫 以及親切有禮的態度 其中又以 親切有禮 最為重要 因為秘書對外代表公司形象 親切的太態度 合宜的應對 表示這個公司在管理 員工訓練方面的非常專業與重視 另外 個人意願及對秘書工作是否有高度的熱忱也是相當重要的 換言之 也就是 放得下身段 合格助理 秘書的基本條件 秘書工作雖有其專業性 但仍避免不了許多瑣事 例如 客人來了應幫客人端茶倒水送咖啡 若秘書人員的心態無法調整 仍存有 我是個大學生或我是 怎可做這樣的瑣事 的心態 則在舉止間就會顯得不情願或勉強 因而降低了工作品質 秘書的學歷 除擔任高階主管秘書 由於接觸面廣 須一定學歷要求外 其它中層或部及主管助理則以適條件為宜 好助理 秘書 怎麼 好 一 放得下身段 無論是主管交辦的芝麻小事 還是來客的端茶倒水 總是笑臉迎人 真正享受 服務便快樂 的秘書是最散發美麗的 二 守口如瓶 身處權利核心 所謂 九品芝麻官 聽多看多 卻只有盡個人職責的秘書最值得信任 三 不卑不亢 不因瑣事卑微 也不因身處權益周邊而驕傲 認清個人角色的秘書最讓人欽佩 好助理 秘書 怎麼 好 四 適時緩煩面對主管 部屬衝突時 能巧妙暗助一力 化險為夷的秘書最具備智慧 五 妙排時程總能巧妙安排時間如行雲流水 讓主管在邏輯的架構下日理萬機 頭腦靈光的秘書最被人感激 六 精整欓案有條不紊 能在最短時間內找到主管所需要文件的秘書最令人折服 專業秘書受人尊敬的程度不下於任何一位專業工程或行政人員 如何成為真正的專業秘書 一 細心周到當秘書的可不用詢問就端出客戶所喜歡的飲品 不難想像客戶的驚訝與歡喜 或許秘書人人會做 但做好並不易 工作俯拾皆是 端看你是否能細心的發掘出它的樂趣所在 並從中獲得成就感 二 終生學習逆水行舟 不進則退 學習電腦軟件運用 時間管理 溝通技巧 辦公室禮儀 應對技巧 向上管理 壓力管理 專案管理 語言 如何成為真正的專業秘書 三 實力不要口口聲聲 老板說 要不斷學習 培養自己的實力 建立自己的人際關係 不要做 影子老板 藉影子辦事 無實力的秘書是無法見容於組織的 四 自重人要自重才會人重 不要假借上司名義私用 五 自信自信而不自滿 努力增進自己的實力 隨時保持一顆謙虛 感謝 助人為樂 與人分享的心 如何成為真正的專業秘書 六 自省任何人或事都是我們學習的對象 每天反省一下 把好的方法 態度 穿著 應對進退技巧 變成自己的 不好的當成警戒 讓自己天天進步 從工作中學習 從學習中成長 秘書人員應有的特質 一熱心公益它可帶動部門或公司的工作氣氛 尤其是在只相信數字會說話的工程師中 有鷄婆的秘書串串場 換換菜色 對建立愉快的工作環境是很重要的 二 主動積極要舉一反三 主動出擊 不要一問三不知 三 樂觀進取樂觀的態度會影響到周圍的同事 化解辦公室內緊張氣氛 多看 多想 多充實 才能八面玲瓏 女孩們 打扮得宜 穿著得體 也是快樂的源泉 美麗的管家婆談專業秘書應有的形象及專業能力 有人説 秘書是花瓶 年輕貌美就行 有人説 秘書象管家婆 大到老板的行程 小到待客的茶包 都在其管轄的範圍 專家的注解 學歷並不是最重要的 良好的人格特質及正確的工作態度才是首要的考量 人格特質包括 負責 細心 有熱誠 有耐心 主動積極等 首先 每位秘書每天所聽的電話不下數十通 桌上兩三支電話同時想也是司空見慣的事 如何能在有條不紊的處理完電話後 馬上回到手邊正在處理的事情不受幹擾 情緒也不受波動 就靠各位的秘書的耐心及解決問題的熱誠度了 美麗的管家婆談專業秘書應有的形象及專業能力 其次 專業秘書 尤其高階主管秘書 需有一定的權威及原則 但在威嚴中必須平易近人 秘書首重效率 且其工作又大多有時效性 迫在眉睫時難免公事公辦 說一不二 然而如何在十萬火急時保有堅定但不失溫婉的態度 威嚴但有親和力 是每位秘書所需修練的功課之一 此外 因秘書特殊地理環境很易接觸到公司機密 因此 口風緊 便成為秘書必須遵守的工作守則 然而 秘書又是上下溝通樞紐 如何在守口如瓶和溝通橋樑中取得平衡 都考驗著秘書的智慧 正面的 公開的 訊息不妨適時替主管傳達 若主管對下屬有較情緒的反應 秘書應就其對主管的了解 在傳達信息時做適當的修飾 美麗的管家婆談專業秘書應有的形象及專業能力 一來可幫主管做個好公關 二來減少主管與部屬間不必要的摩擦 秘書何以能像八爪魚般樣樣皆通 像情報中心般有求必應 靠的就是平常的人際關系 平常主動幫人 有需要時自然會有人挺身相救 此外 姐妹們平常互換信息 也是成就秘書 情報交流站 的重要管道之一 然而需注意的是 八爪 不能 八卦 否則就成 長舌婦 啦 專業技能一問三不知 一做三不會 會被譏為花瓶 當今最基本的專業技能首推對電腦及辦公設備的嫻熟度中 此外隨著資訊產業的發展 信息交流 美麗的管家婆談專業秘書應有的形象及專業能力 速度的加快 國際化 已成為所有公司的發展趨勢 因此 外語能力也較重要 當然 語言能力並不限於外語能力 同一種語言 因本為位主義故步自封 或文化背景不同也會無法溝通 佛要金裝 人要衣裝 秘書因需要與外界接觸 等於是公司的門面 所以適度有修飾儀容及合宜的應對進退禮儀是必須的 同樣也更容易贏得對方的尊重與信賴 另外 突發 危機事件的處理及問題解決能力培養 對越高階 越資深的秘書越重要要 總而言之 秘書不是花瓶 她卻親切怡人 不是打雜小妹 卻有管家婆的古道熱腸 而且有八爪魚般全能 與不同主管相處之道 一 了解主管擁有包容 體恤的心 體恤主管的壓力 掌握主管的個性及需求 二 被主管了解先照主管的要求做 讓其了解你的能力 取得肯定後再放手認真保品質的作業或提出見解 三 建立彼此互信的關係 互相了解後 有利建立良好的默契 工作便有更大的發展空間 適時改變自己的工作習慣 以應上司的需要 助理 秘書怎樣幫助主管 一 早到二 防止外人無關緊要事的打擾 三 準備出差及會議資料 並隨時知道主管行蹤 便於緊急事連絡 四 電話禮儀 電話響玲馬上接聽 三聲以內必須接 拿起電話表明身份或單位通話簡明扼要 忌私話長說 通話須專心一致 語氣親切 暫時擱下聽筒應解釋致歉callin 判別電話 了解該由誰來接聽恰當 忌一味轉給上司 拒絕要婉轉 要事要記錄 callout 確認對方的稱呼 和對方的秘書交朋友 掌握常往來客及重要人物聯絡電話與mail 助理 秘書怎樣幫助主管 五 記住老板脫口而出的任務 記錄並跟催 六 做好對內對外公關 整潔光鮮的外表 善用適當而簡單的甜言蜜語 花言巧語 贊美對方 有幽默感 拋開私人感情 不可擅替老板做決定 主動拓展人緣 與人主動打招呼 養成有 熱心 耐心 同情心 的三心人 七 隨時提醒 大事件 會議 合約 project小事件 人情世故 細節裡數八 信件處理篩選過濾無關緊要mail及信函 助理 秘書怎樣幫助主管 九 待客之道有預約時提前準茶水 見訪時立即表明身份 有名片遞送時 雙手在胸前 捏住名片兩角 字向對方 並同時念一次自己的名字與職務 接到名片後應先看清對方姓名職務與公司名再收好引領客人應走其側前方 首次來訪客人 應請訪客在主管辦公室外稍後 自己現入內將名片給主管看一下 訪客入門時 若為外拉門 自己先退一步 並比手勢 這邊請 若為內推門 則自己先進一步 奉茶時 既使只有一位 也以茶托表示禮貌 茶托須保持干燥 要待客人全部入座後再奉茶 茶杯放在客人側前方 若主客聊得正起勁 先站在客人後面一步 說對不起後再奉茶 助理 秘書怎樣幫助主管 訪客離開時若會經過自己的座位 要起立說再見 送客只需到電梯口時 應目送到電梯關門為止送客需乘同一部電梯時 以先進後出為原則 自己先進去 按住 開 再請客進入 電梯下達後 請客人先出 若與客人一同上下樓梯時 原則上是客人在前 自己隨後 同時用手勢及語引導方向 十 文件管理分類 機密的 私人的 參考或學習的 未處理的 一般送簽順序 急件 簽核 普通 公告或傳閱文件 信函雜誌十一 報告與溝通報告 先說結果 再說過程 最後再說一次結果 據實以報 溝通 請給上司選擇題 而不是填空 問答或辨論 告別惡女助理 秘書 1 狐假虎威 要尊重別人 多點體諒 不要老是說 老板說 2 發號司令 請多說 請 字保持該有的禮儀 3 作威作福 特別是老板不在的時候 別享用的他的特權 4 廣播電台 接觸到決策層面或較多同仁的信息時 不要有不合宜的言論 5 衣著入時 不要有與工作不適宜的打扮 不要常常在辦公室毫無顧忌的暢談時尚 6 吊兒郎當 不要做幸運兒 無所事事 空間時自我充電