公文写作_公文写作基本知识详解

公文写作基本知识 目录 一 公文及其特点二 公文写作要则三 公文写作技巧四 常用文件的撰写要点 行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文特点 一是由法定作者制发 具有法定的权威性 二是具有法定的现实执行效用 三是具有规范的体式 四是必须履行法定的生效程序 一 公文及其特点 二 公文写作要则 一 正确选用文种文种 用于揭示公文的性质 发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系 是公文标题的组成部分 行政机关的公文种类主要有13种 一 正确选用文种 1 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 只有国务院所属各部委 各级人民政府才可以制发命令 令 常用的是公布令 如公布条例 规定 办法等 行政法规由国务院发布 条例是最高规格的法规 办法是对某一方面工作做出的比较全面的规定 还有执行令 嘉奖令 2 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 有决策性决定 奖惩性决定 变更或者撤销下级机关不适当的决定 它与通报的区别 范围不同 层次不同 性质不同 一 正确选用文种 3 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 4 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 通告一般是让每个人知晓 采用张贴方式 常用的海报是指面向社会的需要一定范围知晓的事项 例如举行晚会等活动 一 正确选用文种 5 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 6 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 一 正确选用文种 7 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 30名以上人大代表可以提出议案 人大代表或政协代表可以提出提案 回复人大代表或政协代表提出的提案用答复 一 正确选用文种 8 报告适用于向上级汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 9 请示适用于向上级机关请求指示 批准 10 批复适用于答复下级机关的请示事项 一 正确选用文种 11 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见没有固定的行文方向 非常灵活 上报时有建议性 呈请性 需要给予答复 处理甚至批转 对下有指导性 对外有商洽性 一 正确选用文种 12 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 不相隶属机关是指 同一组织系统中的同级机关和非同一组织系统中的任何机关 13 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 一 正确选用文种 二 正确选用文种的依据 1 国家的有关法规 2000年8月24日国务院发布 国家行政机关公文处理办法 不得错选或自造文种 2 发文机关的职权 3 发文机关的行文目的 4 发文机关与主送机关之间的行文关系 三 符合规范的公文格式 当前行政公文规范的格式必须符合国家质量技术监督局1999年12月27日发布的国家标准 国家行政机关公文格式 其格式的基本内容如下 版心尺寸 156mm 225mm每页22行 每行22个字页号不在版心区域 单页码居右 双页码居左 下行文公文样式 上行文公文样式 发文字号与最后一个签发人在一行 领导签署区域 三号黑体居右 日期右空四个字 印章下边缘套住日期 双章左右各空七个字 多印章 每行3个 均盖在日期的上方 三 符合规范的公文格式 公文中各要素标识规则 1 眉首 指置于公文首页红色反线心上的各要素 1 公文份数序号 只有绝密 机密文件才用公文份数序号 2 秘密等级和保密期限 绝密30年 机密20年 秘密10年 3 紧急程度 特提 特急 加急 平急 4 发文机关标识 5 发文字号 机关代字 字不要多 突出特点 好听 6 签发人 上行文才有签发人 其目的是增强责任感 方便联系和查询 说明 领导签发文件必须在职权范围内签发 请示 报告等上行文一律由正职或主持工作领导签发 下行文由正职或正职授权签发 坚持先审后签 绝不能先签后审 文件一经领导签发决不能动 签发要有签批意见 姓名 全称 日期 三 符合规范的公文格式 三 符合规范的公文格式 2 主体 指置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素 1 公文标题要求准确揭示公文主要内容 文字简明 结构完整 排列对称 分行时保持词意完整 间距恰当 要进行归纳 概括表达 把外延小的过渡到外延大的 防止重复 反复 注意事项 一是在文件标题里一般不要使用标点符号 只有规范性文件才使用书名号 二是正确使用介词 关于 是揭示范围的 对 专指对象 三是排列要对称 四是转发类文件 原文件有 关于 了可以不用关于 有 的 了可以不用 的 五是一个文件标题里最多使用3个 的通知 三 符合规范的公文格式 2 主送机关即公文的主要受理机关 要求选择准确 明确具体 使用全称 规范化简称与统称 除普发文件外 只能选择一个主送机关 除领导交待的事项 不要直送领导个人 3 公文正文每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 三 符合规范的公文格式 4 附件要写全文件标题 前后一致 5 成文时间确定成文时间的依据 标注成文时间的要求 领导签发的日期 会议通过的日期 联合行文以最后签发日期为准 电报以发出日期为准 6 公文生效标识a 单一发文印章 联合行文印章b 签署 7 特殊情况说明 8 附注 三 符合规范的公文格式 3 版记 指置于主题词以下的各要素 1 主题词 主要是方便检索 2 抄送 机关 凡是下发重要公文必须抄送上级机关 特殊情况越级行文的应抄送越级机关 公文内容涉及其他机关业务的需要抄送 请示不能抄送下级机关 外机关抄送来的公文不能再抄送 3 印发机关和印发时间 印发时间是指交付印刷的时间 三 符合规范的公文格式 四 按行文关系规范行文方式 上行文与下行文应当采用的行文方式 1 逐级行文 2 多级行文 3 越级行文 4 平行文应当采用的行文方式 直接行文 五 规范公文用语 简明 要求 1 对所写对象调查清楚 理解透彻 2 使用概括性词语 善于归纳概括 不描述事物的细枝末节 3 开门见山 直述不曲 不说套话 不说空话 4 善于用数字简化文字表述 数字是公文书面语言的组成部分 具有说服力 引用时应当核实 精选并作多方面的比较 5 善于用增加附件的办法 使正件简化 6 对于某些业务性 事务性文件可采用表格化的形式 内容标准化的形式 7 在文字表述上 可适当使用无主句 单音节词和缩略语以增强公文的简明性与庄重性 也可引用比喻 成语 格言 公式 诗词以及群众语言 以增强生动性 8 注重修改 五 规范公文用语 五 规范公文用语 庄重 要求 庄严持重 严肃周密 用语规范 不生造词语 不用华丽辞藻 格调郑重 用于维护发文的严肃性与发文机关的威信 准确 要求 情况属实 用语真实确切 准确表达意图 是非清楚 界限分明 褒贬适当 符合逻辑规则 语序合理 无岐义 为做到庄重 准确 应使用规范化的书面语言与公文专用语 五 规范公文用语 得体 要求 公文用语应符合发文机关职权 文体特点及发文机关与主送机关之间的行文关系 上行文 用语尊重 下行文 准确使用命令性 告诫性词语或指导性词语 平行文 用语谦和 三 公文写作的技巧1 占有材料的途径2 谋篇布局的办法3 公文写作的忌讳 占有材料的途径 写文章要客观反映现实 必须有准确 翔实和足够的材料 占有准确 翔实和足够的材料 是撰写公文的基础和资本 占有材料不外乎两大类 一类是通过自己亲自调查研究获得的第一手材料 另一类是平时收集和积累的大量间接文字材料 一 深入调查研究 获取第一手材料 一是命题调研 基本特点是围绕单位的中心工作开展调查研究 二是扩充调研 基本特点是根据各单位和部门上报的各种信息 进行分析综合 拓展和扩充 三是超前调研 基本特点是对近期领导可能需要了解和掌握的情况进行科学预测 选定目标 开展调研 四是跟踪调研 基本特点是为服务于完善和修正领导决策 紧跟领导决策实施的全过程进行调研 五是专题调研 基本特点是围绕某一项重要决策 进行专题调查研究 六是热点调研 基本特点是对某一时期社情民意的集中调研 七是典型调研 基本特点是为领导运用典型指导全盘工作提供依据 占有材料的途径 二 勤于收集积累 占有间接材料 材料收集的范围 一是主体性材料 二是相关性材料 三是辅助性材料 包括与自身业务相关的报刊资料 政策资料 理论研究资料等 四是基础性材料 包括本单位的历史沿革 基本状况 各类基础数字 材料积累的办法 一是经常性积累 日积月累 建起自己的小型资料库 二是专题性积累 就是对材料分专题 划类别积累 占有材料的途径 三 注意吸收消化 丰富大脑的资料储备 占有材料要靠调查研究和长期积累 更重要的是要靠自己头脑的吸收 消化和积累 占有材料的途径 谋篇布局的办法 谋篇布局就是在写文章之前 对文稿的基本内容 主旨框架 层次段落 重要观点 开头结尾等 进行一番全面的考虑和总体设计 这是文秘写作最重要的一步 如果说材料是文稿的血肉 主旨是文稿的灵魂 那么结构便是文稿的骨骼 一 主旨与框架问题 确定主旨的依据有三方面 一是完整 准确地体现领导的意图 二是要保证所确定的主旨符合国家和上级的路线 方针 政策和决策部署 三是要符合本单位或部门的实际情况 选角度 定思路 文稿的主旨确定后 要围绕主旨和中心 考虑从什么角度提出问题 讲到什么程度 要考虑全文大体上分几个部分写 然后分层次进行设计 安排 使之系统化 条理化 谋篇布局的办法 二 标题与小标题的问题 公文题目的显著特点 一是固定程式 其大部分题目是由介词词组组成的句子 二是直接反映文稿的主旨 题目就是文稿主旨的浓缩 对全文有统帅性的作用 小标题的拟定 一要准确概括 二要相互照应 三要合乎逻辑 四要生动可读 谋篇布局的办法 三 层次与段落问题 首先 层次安排要清晰 其次 段落摆布要均称 第三 文稿过渡要自然 第四 要防止开中药铺 首先要理清思路 依据主旨安排文稿结构 谋划文章的开头 层次 段落 结尾等 其次要凝聚观点 在文稿中 主旨是 纲 观点是 目 要善于用一个观点统领一个层次 谋篇布局的办法 四 开头与结尾 开头的方式 根据开头 目的开头 原因开头 概括或陈述开头 开头的方式因文体 文种而异 要注意两点 一是开门见山 单刀直入 紧扣主题 二是居前顾后 相互衔接 前后照应 结尾的方式 总的要求是简单有力 用语得体 既不拖泥带水 又不草率收兵 常用的结尾有号召性的语句结尾 希望或强调的语句结尾 祈求表态性的语句结尾 谋篇布局的办法 五 文章的修改 修改方式有 一是自己改 这是对写者的起码要求 二是请别人改 这是文秘写作的必要程序 三是集体改 这是出手重要文章必不可少的环节 修改重点是 一是审查主题 敲定观点 二是统一口径 把握政策 三是增删材料 调整结构 四是对照文种 核定体式 五是词句对错 标点符号 谋篇布局的办法 公文写作的忌讳 一 上报材料忌面面俱到 写上报材料要短 精 主要突出以下四点 一是领导班子的工作情况 二是总体工作情况 三是本单位的特色或亮点 四是反映问题要具体 不易过繁 要考虑请求解决的问题 可解决的几率 是否属于这一级领导或机关的权力范围 二 报送信息忌写成消息 信息是客观事物变化发展状态和规律的反映 信息工作是包括与信息相关的所有工作 是对信息的收集 加工 贮存 使用和反馈的总称 消息是关于人或事物情况的报道 多用于广播电视 报刊或人们的口头流传等 公文写作的忌讳 二 报送信息忌写成消息 二者的主要区别是 1 传递的载体不同 2 服务的对象不同 3 服务的目的不同 4 使用的价值不同 5 反映的内容不同 6 写作的要求不同 公文写作的忌讳 三 调研报告忌观点陈旧 调研报告是就某行业 某系统 某单位 某问题的情况进行调查研究 综合分析后所形成的书面材料 主要形式 数人组成调研组就某一问题实地考察 座谈了解 进行调研 调研报告结构 一般分三部分 一是起因部分 二是调查情况和事实部分 三是结论和建议部分 写作要求 一是内容的真实性 客观性 全面性 二是结构的条理性 逻辑性 严肃性 事实 论点 论据 结论应有理 有据 合乎逻辑 三是语言简洁 文风朴实 公文写作的忌讳 三 调研报告忌观点陈旧 提炼调研报告观点的办法有 一是深入基层 挖 观点 在基层调研时 对人们对某些问题的不同看法和从各自角度提出的意见建议进行归纳和提炼 形成自己的观点 二是向同行求教 借 观点 研究和分析别人的观点 从中得到启发 综合提炼 取长补短后形成自己的观点 三是站在全局高度 提 观点 要站在全局的高度 站在更高领导层去提炼和取舍 观点要有高档次 公文写作的忌讳 四 典型材料忌平淡肤浅 一是取材要 实 用材要 巧 实 就是要求所用材料令人可信 在分析 议论 评价时不能失去分寸 巧 就是在素材的选用上 要精于选择 精于剪接 精于归纳和分类 二是观点要新 立意要深 观点新颖就是要求观点新鲜生动 主题深刻就是思想内涵和重要观点要有深度 公文写作的忌讳 五 会议纪要忌歪曲原意 凡是会议研究确定的事项 会议精神需要有关方面遵照执行的 都可以形成会议纪要 一般写法 什么时间 地点 什么人主持召开什么会议 对什么问题进行了研究 形成了什么决定 把会议形成的一致意见和需要说明的问题提纲要点式一一列明 常见格式是 会议听取了 单位 同志关于 问题的汇报 尔后在决定事项前对其汇报内容作简要摘述 使决定内容有针对性 以保证纪要内容的完整性 公文写作的忌讳 五 会议纪要忌歪曲原意 具体要求是 表述要明确 有条理 不含歧义 会议纪要由会议主持人签发 有的易粗写 如意见不一致 副职领导主持会议涉及到其他分管领导职责范围的事宜等 有的易细写 主要是会议明确的事宜 具体分工和承办单位部门 办理原则 职责权利 办理时限等 有的要扩写 多用于专题会议纪要 或其它特定事宜 有的要为承办部门的操作落实留下空间 主要针对涉及会议决定事项落实难度很大的事宜 常用词语 会议原则同意 会议认为 会议强调 会议决定等 公文写作的忌讳 四 常用文件的撰写要点 一 通知 二 报告 三 请示 四 批复 五 意见 六 函 是一切机关 社会团体 企事业单位传达上级批示 部署安排工作 实施管理措施 处理公共事务 聘任或解聘干部 批转 转发 印发下级机关 上级机关及不相隶属机关有关公文 要求下级机关需要周知事项等使用的公文文种 常用的主要有 部署性工作通知 贯彻指示性通知 管理措施性通知 制定政策性通知 会议 举办培训班 通知 事务性通知 批转印发类通知 一 通知 1 通知的构成要素包括 1 标题 写明发文机关名称 内容与文种 2 主送机关 3 正文 包括行文的依据 理由 通知事项 开展什么工作等 具体工作指导思想 原则 目标 组织领导 工作时间与安排 措施要求 4 成文时期 一 通知 2 通知写作的要点 1 部署性工作通知 制发主体应是上级机关和主管部门 内容一般分两种情况 一是年度或阶段性全面工作部署 其写作要领是除工作指导思想 方针 原则阐述明确外 特别是各项工作要分清主次和轻重缓急 重点突出 二是专项工作部署 除阐明工作指导思想 方针外 一般应突出工作内容 步骤 方法和措施 不管哪一种 作为工作部署性通知 应有明确的工作目标 责任要求 工作标准 一 通知 一般来说 机关层次高 要求可原则些 机关层次低 要求可具体些 在语言运用上讲求平实无华 实事求是 切忌为了修饰语言而提出不切实际的目标和要求 在工作措施上 要求操作性强 杜绝责任目标含糊不清 使下级机关无所适从 切忌把工作部署性通知写成宣传提纲 对下级机关提要求 适当说理 宣传教育是必要的 不一定每一个决策 每一项要求都把决策的理由根据写到通知中 一 通知 2 贯彻指示性通知 不同于其他通知的突出之点是 不要面面俱到 把重点放在做好上级指示要求与本单位实际相结合的文章上 特忌照抄 照搬 3 管理措施性通知 主要是针对工作中存在的问题 制定关于解决问题 加强管理的措施 行文时做到情况要吃透 问题要抓准 且情况部分非常概括明了 如情况比较复杂 问题比较多 应将问题分清主次 眉目清晰 表述准确 更关键的是措施要符合实际且得力可行 可操作性强 便于落实 一 通知 4 制定政策性通知 是上级机关根据工作需要和情况变化 对某项工作政策作相应调整提出新的规定 在内容上 这类公文刚性强 即所谓 一言九鼎 君子言出 驷马难追 因此在文字结构 语言表述上 要求严谨 周密 既要实事求是 更要无懈可击 关键之点除政策界限明确 切实可行外 要特别注意政策上的衔接 凡对原有政策的修改应有所交待 原有政策规定停止执行的要明确 结束语通常有 以往规定凡与本规定不一致的 一律以本通知为准 等字样 一 通知 5 会议 举办培训班 通知 是最普遍最常见往往也是最容易产生漏误的一种公文 一份完整的会议通知一般应明确以下10项内容 1 什么会议即会议的正式名称 2 会议目的 指导思想 3 会议主要内容或主要议程 主要课程 4 各参加人员规格 条件 名额 包括允否自带交通工具 允否带工作人员 司机等 一 通知 5 会议详细地点 地址 6 报到时间 开会时间 离会时间 7 出席会议的准备工作 如要求携带的文件 资料 证件 经费及其他物品等 8 与会议承办单位联系方式 联系人电话号码 是否需要提前报名单 9 报到的具体方式 是否接送站 交通工具的安排 往返车船机票的预定等 10 其他需要交待清楚的事项 一 通知 6 事务性通知 一个单位日常例行事务的处理 如节假日放假 安全保卫 防暑降温 作息时间变更 防洪救灾 安排值班等 通常用通知行文执行 内容上要把事由 要求 通知的人员表述清楚 切忌因表述含糊不清引起歧义 事务性通知一般应一文一事 不要将不相关联的事项放在一个通知里面 7 批转印发类通知 批转印发类通知系指批转 转发下级机关 上级机关和不相隶属机关公文以及只有以机关通知名义印发方能生效执行的 如讲话 方案 规划 规定制度类公文 一 通知 3 通知写作的注意事项 1 通知是下行文 制发主体应是受文单位的上级机关或主管部门 且受文单位与制发机关应有直接或间接的隶属关系 2 通知应抬头 有明确的受文单位 下发的通知需要报上级机关的用抄报 不相隶属的相关单位用抄送 3 通知可联合行文 联合行文的受文单位是联合单位的所有隶属单位 通常可用各有关单位来代替 联合行文的主办单位排在首位 使用主办单位的发文字号 一 通知 4 通知的标题 一般包括制发机关 内容和文种 特别需要说明的是关于批转类和贯彻上级指示类通知的标题的写法 比如省政府要对 国务院批转卫生部 农业部关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知 制定贯彻意见 下发通知 按照通常的做法 通知的标题有三种写法 第一种写法是照搬上级做法 由省政府批转省卫生厅 省农业厅结合本省情况提出的意见 标题可以是 省人民政府批转省卫生厅 省农业厅关于贯彻 国务院批转卫生部 农业部关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知 的意见的通知 一 通知 第二种写法 为避免行文标题过长累赘 用文号代替上级来文 标题的写法可以是 省人民政府关于贯彻国发 19 6 号文件的通知 第三种写法是按照机关 内容 文种的要求拟写标题 可以是 省人民政府批转省卫生厅 省农业厅关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知 或者 省人民政府关于改革和加强农村医疗卫生工作的通知 上述三种用法各有利弊 第一种用法体现了贯彻上级指示 但如层层照此办理 公文标题则冗长 累赘 拗口 出现 通知的通知的通知 现象 很有点 八股 的味道 一 通知 第二种用法 标题简练 但公文标题体现了 贯彻文号 并未体现公文内容 也不便于工作中查询 相比之下 第三种用法既不累赘又能符合公文对标题的要求 不足的是在标题中体现不出贯彻上级指示这层意思 实践中 较好的做法是 贯彻文号加内容 如上述通知的标题可用 省人民政府贯彻国发 19 号文件加强农村医疗卫生工作的通知 5 通知是上级机关给下级机关的指示 要求 关键之点是要重点突出 条理清楚 简明扼要 通俗易懂 能用数百字表述完的内容 一定不要搞成上千字 力求简短 一 通知 报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见和建议 答复咨询 上报备案 报送材料等使用的公文文种 主要有工作报告 情况报告 回复性报告 1 报告的构成要素 包括 1 标题 写明发文机关名称 针对时间或内容 事由 与文种 2 主送机关 3 正文 包括工作成绩 措施与经验 体会 工作中存在的问题 缺点 有的还要写明对今后工作的设想 打算 一般以 特此报告 结束 4 成文日期 二 报告 2 几种常用报告写作的要点 1 工作报告 就内容来讲有综合报告 年度报告 阶段性报告 专题报告等 工作报告一般的结构是工作情况 存在的问题和今后意见 重点放在工作情况部分 综合报告或年度报告通常又把工作情况分成工作或成绩和措施或经验两部分 工作 经验 问题 今后措施 已成为工作报告的一般性公式 其写作要点如下 工作报告应以反映工作情况为主 只要将本单位的工作情况 做法和经验 问题报告上级机关 达到下情上达的目的就可以了 因此在语言运用上要突出陈述性 在内容上 反映情况要真实 不可浮夸 不可慌报军情 分析问题要客观 忌带片面性 经验的概括要有条理 切忌牵强附会 二 报告 工作报告主要是向上级机关汇报工作情况 供上级机关掌握了解 工作报告中凡需要上级机关解决的问题 批准的事项应另行文上报 如综合性报告中有若干问题需要上级机关批准 批示 应在报告中加注 上述事项将另行专题请示 字样 工作报告结束语一般有 以上报告 如有不当请指正 的字样 有的使用 特此报告 字样 也可不使用这一类结束语 工作报告原则上不要使用 以上报告妥否 请批示 当否 请批示 等字样 原因是报告主要供上级了解情况 上级机关除特殊情况外一般只作阅件 不作为办件办理 另外 工作报告内容涉及方方面面 当否 请批示 是指哪一方面的问题当否 不明确 上级机关对这类报告一般也不会作 当 与 否 的批示 二 报告 2 情况报告 是正常工作运转中出现的新情况 新问题 特别是突发事件 特殊情况 意外事故 个别问题的处理情况 需要向上级机关报告的 情况报告不同于工作报告 其结构往往是某个情况发生全过程的始末以及处理意见 时间 地点 什么人 什么事 原则分析 直接间接后果 处理过程 处理意见等 使上级机关比较清楚地了解发生事情的全貌 实事求是 实情准确 分析有据 详略得当 是写好情况报告的关键 有喜报喜 有忧报忧 不夸大事实 不隐瞒真相 秉笔直书 言之有理 是写好专题情况报告的灵魂 在情况报告中往往有一些需要上级机关帮助解决 批准同意的事项 原则上讲应专题行文请示 但特殊情况 紧急情况除外 二 报告 3 回复性报告 是针对上级机关明确通知要求上报的某一方面的情况 答复某一问题办理结果以及对某项准备出台的政策措施的意见 态度而写的报告 这种报告针对性要强 就事论事 报告可以有情况有问题有分析有措施 但不应所答非所问 中心应集中 重点应突出 条理清晰 一目了然 二 报告 3 报告写作的注意事项 1 报告是典型的上行公文 作为规范性公文的报告必须抬头 有明确的受理机关 报告原则上应只报一个直接上级机关或主管部门 必要时可抄报有关的上级机关或业务部门 除有特殊要求者外 报告原则上不直报领导者个人 不应多头主送 有特殊规定的 报告抬头方可采取 并 的形式发送 多个机关联合行文报告的事项 原则上应报上级主办机关 其他送文单位可采取抄报的形式 二 报告 2 报告作为公文文种可分为两个大类 一类属于规范性公文的报告 即上述工作报告 情况报告等 在行文制发方面比较规范 可以单独成文 另一类报告属非规范性公文中的 报告 如会议工作报告 调查报告 述职报告等 会议工作报告一般是法定代表按照规定章程向大会或委员会报告工作 提请会议代表审议 会议工作报告一般不单独行文 需经会议通过后以决议的附件形式下发 调查报告 述职报告等因其制发主体 送审程序 效力都不规范 所以列入非规范性公文种类 二 报告 3 报告的主要内容是向上级机关汇报工作 报告情况 介绍经验 其文风要平实 反映情况要客观 文字表述不可过多地堆砌修饰性用语 要以对组织负责 对上级负责 对工作负责的态度撰写文稿 目的是让上级机关 主管部门通过报告了解真实情况 以便作出科学决策 指导下一步的工作 4 在公文处理的实践中 用报告代替请示 用报告代替函是文种使用混乱的突出问题 凡不符合要求的请示报告类文件 管理局 分公司不受理 二 报告 请示是下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题 不属于本机关权限审批范围的事项 需要上级机关审批 解决或帮助解决的重大事项 以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准 指示时使用的公文文种 主要有请求审批事项的请示 请求解决问题的请示 请求批示 答复性请示 三 请示 1 请示的构成要素 包括 1 标题 应写明发文机关名称 内容与文种 2 主送机关 3 正文 包括行文依据 理由 请示事项 拟申请解决的问题与初步方案 行文要求 即请上级机关批文的具体要求 如 妥否 请批示 上述事项 请予批准 4 成文日期 三 请示 2 几种常用请示写作的要点 1 请求审批事项请示 是不属于本机关批准权限 需要报上级机关批准 审定的事项 如项目立项 项目可研报告 机构设置 人事安排等 写这类请示一定要选好角度 阐述缘由要充分 这类请示事项的主送单位是直接上级机关 并非谁有最后审批权就报给谁 直接上一级机关审查同意但仍不属于本级机关的审批权限时 可由直接上一级机关再上报 请示审批事项一般不应采取层层转报的方式 上级机关审查同意后 即以上级机关名义向集团公司上报请示 而不是简单地把二级单位的请示转报一下 三 请示 三 请示 2 请求解决问题的请示 下级单位在工作中遇到的政策界限不明等新情况 新问题 需要上级机关解决或帮助协调解决的困难请求上级机关予以解决 最常见的是资金不足请求上级解决的请示 再就是请求放宽政策 物资援助及其他方面支持等 这类请示的结构一般分两部分 事由和请求解决事项 就这两部分来说 事由要条理清晰 理由充分 请求事项要有明确意见 合情合理 在实践中 事由理由写得比较清楚 但对解决问题的意见 请求事项往往写得含糊不清 甚至仅有事由 没有意见 没有提出需要上级解决的事项 一般来说 这类请示 制发机关应有解决问题的意见 设想 哪些问题可以自行解决 哪些问题需要上级机关协助解决 以便于上级机关有关方面进行研究 答复 3 请示指示答复性请示 主要是对上级政策 规定中不明问题或工作中遇到的难于把握 拿不准的问题 请求上级机关指示 予以明确答复 这类请示内容单一 但行文应把问题的焦点 难点 矛盾点表述清楚 对要求上级机关就何问题作出答复应明确清晰 同时还应把自己的理解 意见一并汇报 以便于上级机关答复 这类请示引用法律 法规 规章等政策性文件应特别注意有根有据 言之确凿 引用文件的制发机关 时间 文号应准确无误 三 请示 3 请示写作的注意事项 1 需要明确制文目的和意图 行请示文的目的是要解决本地区 本单位的实际困难和问题 要通过阐述自己的理由来说服上级给予理解 支持和帮助 要选好角度 在阐述缘由时要尽可能结合国家的方针政策来说理 它是请示事项能否成立的前提条件 也是上级机关批复的直接依据 原因要讲得客观 具体 理由要讲得合理 充分 要用事实说话 不能主观臆断 不可过多地引发议论 有时可在请示中渗入一些情感性因素 采用以情感人的方式打动人 取得上级的理解和支持 三 请示 2 归纳请示事项要简明 请示事项是请示的重点内容 向上级机关提出请示事项 是陈述缘由的目的所在 要在阐述缘由的基础上 提出请示事项 即问题的解决办法 这部分内容要单一 只宜请求上级解决一个问题 请求资金要写明金额 请求物资要写清品名 规格 数量 以便上级机关给予明确批复 请求上级给予政策等方面的支持 也需要清楚地阐述请示事项 切忌表达模棱两可 三 请示 3 不越级请示 不横向请示 请求的发送单位必须是与制发主体有隶属关系的直接上级机关 虽是上级机关但不是直接隶属关系的不应使用请示 否则即成为越级请示 上级机关对越级行文原则上不予受理 请求平行职能部门审批其管辖范围内的事项 也不应使用请示 正确的方法是使用 函 三 请示 4 请示不应多头主送 请示件的主送机关只有一个 那就是制发主体的直接上级机关 请示内容涉及的机关单位 通常用抄报的形式 有明确规定属于两个或两个以上机关联合共同审批的事项 请示应主送为主的机关 通常用 并 的形式 除特殊情况请示原则上不应直接主送领导者个人 更不应向有关领导多头分送 5 请示公文应一文一事 有些公文往往把相关或不相关的几个问题几件事写在一份请示中 在办理过程中 由于涉及单位多 职责交叉 甚至让领导无法签批 拖延时日 延误工作 三 请示 6 请示件不下发 请示件属未决定事项 除主送 抄报上级机关和有关业务部门外 不发下级机关 7 紧急请示事项 应向上级机关说明情况 同时提出时限请示 8 请示件可联合行文 联合行文原则上只报一个主办机关 会办单位采取抄报的形式 或采取 并 的形式发送 主办单位在前 会办单位在后 三 请示 9 下级机关向上级机关请示批准事项或请示解决问题 应正式行文 在实践中 有的机关把内部使用的 呈阅件 作为向上级机关的请示件行文 径送上级领导个人 多头送阅 属不规范行为 10 请示的结尾部分要就请示的事项向上级提出期复性要求 一般要用征询性习惯用语 如 当否 请批示 以上请示 请予审批 妥否 请批复 特此请示 请批复 等 三 请示 案例1 关于调人的请示王厂长 李主任 上周我们班有一名大学生调走了 下半年更会闹人荒 班里的人无法休年假 可能还会影响生产 情况很严重 希望厂里尽快为我们班增加人员 以保证生产正常进行 另外 我们班的赵洪刚在前天当班时成功地避免了一次意外停车 为厂里避免了重大损失 希望厂里给予奖励 非常感谢 催化二班常鹏2008年5月28日有问题吗 修改后的请示 关于催化二班要求增加三名操作人员的请示 车间领导 我们班需要增加三名操作人员 先说明请示的目的要求 再接着说明理由 上周我们班的杨宏宇调走了 10月份有一名女工要歇产假 12月还有一名老职工要离岗休养 考虑到新来的职工需要一段时间才能熟练操作 希望车间领导及时为我们班增加技能操作人员 如果有合适的人选 可以提出建议 特此请示催化二班2008年5月28日 4 报告与请示的异同 1 从公文处理上讲 报告与请示的最大区别是 报告属阅件 请示属办件 报告一般不需要办理 回复 请示则应办理 批复 要有回音 2 从功能上讲 报告主要是向上级机关汇报工作 反映问题 供上级机关决策参考 请示则主要是请求上级机关给予指示 解决困难 答复问题 3 从内容上讲 报告的内容比较广泛 涉及的面可大可小 篇幅可长可短 形式也比较多样 请示则不同 内容比较单一 一文一事 基本结构就是事由 请示事项两部分 篇幅一般都不长 三 请示 四 批复 批复是上级机关在答复下级机关的请示事项同意或不同意时使用的公文文种 1 批复的构成要素 包括 1 标题 发文机关名称 请示事项与文种 2 主送机关 3 正文 你单位 关于报批 工程可行性研究报告的请示 厂发 2008 号 收悉 经研究 原则同意 现批复如下 主要事项 要求 4 成文日期 四 批复 2 批复的写作要点和注意事项 1 批复 是上级机关为对应下级机关上报 请示 而设的 没有 请示 就无所谓 批复 批复 与 请示 是与生俱来的对应关系 因之 批复的制发主体应是上级机关 特殊情况 也有经上级机关批准 职能部门代上级机关行文批复的 2 批复的受文单位一般应是上报请示的直接下一级机关 批复不越级行文 有些中间转报的请示 批复的受文单位应是转报机关 不应向原报机关直接批复 3 批复的一般结构是首先写明针对什么文件的批复 首句即为 你单位 关于举办 大型活动的请示 发 2008 66号 悉 此后是批复内容 同意的批复从内容上讲大体有以下几种类型 1 对请示审批事项的批复 内容比较简短 不阐述同意的理由 只对同意事项作几点原则规定 2 对要求解决问题的批复 将同意内容一一列出 简明扼要 条理清楚 答复明确 3 对上报规划 方案 意见的批复 批复在原则同意上报规划等的同时 往往对需要明确的问题加以强调 四 批复 4 同意性批复都不复述同意的理由 同意之后往往对落实批复内容提一些原则性要求 但亦应明晰 准确 简洁 不管何种类型的批复 都不可对理由作展开论述 不同意的批复 往往要阐述一下原因 理由 但亦应简明扼要 有的不阐述理由 直接明了不同意 5 批复件原则上一文一事 一个批复针对一件请示 有时数个下级机关上报请示同一件事 经研究同意后 应分别行文批复 而不应一件批复数文 6 批复公文一般无特别的结束语 有的为加重语气加 此复 特此批复 的字样 实际上是多余的 四 批复 意见是对重大问题提出见解 对重要事项提出解决办法 或上级机关对重要问题 重要工作提出意见和建议时使用的公文文种 意见可以是下行文 可以是上行文 也可以是平行文 意见的这一特点是其他文种不具备的 作为规范性公文文种 使实际工作中的文种使用更加灵活 广泛 如 中共中央组织部关于实行干部考核制度的意见 既可以作建议性意见向上级机关报文 又可以作为指导性 指示性的意见下发 当然 在行文内容侧重点上将有较大的区别 五 意见 1 意见作为下行文 一般是上级机关对重大问题 重要事项 重要工作提出指导性 指示性的意见 对重要工作部署作出安排 这类文稿在文字表述上一般是就某重大问题有感而发 有情况 有问题 有分析 还有指导性意见 指导性意见应有一定理论高度 提出解决办法的措施要切实可行 不可提出过多过高的要求 操作性尽可能贴近实际情况 下行文指导性 一定要防止头重脚轻 情况 问题 分析要简明 把重点放在指导性意见上 不可只提出问题 而没有解决办法和措施 这是意见的大败笔 五 意见 2 意见作上行文 一般是下级机关对重大问题提出的见解 解决问题的办法作为建议请求上级机关批转 转发 在文字表述上更应把重点放在解决问题的办法 措施上 另外 应当特别注意 凡是本部门职权能解决 能办到的事项 不必在意见中出现 只有自身无法解决 本部门 单位的工作涉及其他部门 超出自己的职权范围的事项 才在意见中表达清楚 争取上级机关认同 以上级机关名义批准 同意 批转 转发 达到促进工作的目的 意见作为上行文 在文头部分应标注签发人姓名 在文尾应加一句 以上意见如无不妥 建议批转各地各部门执行 五 意见 的字样 以便作办件运转 实施意见就是常用的意见下行文 一般是为贯彻上级机关颁布 下发 施行的重要法律 法规 规章和重大政策而行文 主要是围绕上级机关制定的某一重大问题 重大政策 结合本地本单位的情况提出的贯彻意见 具体的解决办法 要求简略 甚至开门见山 开头即 根据上级某某文件精神 结合实际 特制定本实施意见 切忌照抄照搬 五 意见 3 意见作为平行文 在适