个人管理时间管理课件

自我管理 时间管理 销售中心2011年6月 WePretendtowork YouPretendtoPay Weneedalazymorning alazyafternoon andafunnight everyday 下午一点钟 消消神 两点钟 打个盹呗 三点钟 喝杯咖啡 听听音乐 HitFM LazyAfternoon 每一件我们所做的事情 都必然的耗费了一定的时间 时间是无法管理的 我们所能做到的是 管理好自己与时间的关系 时间管理专家雷约瑟夫 从时间习惯来说 可以把人分成三种 一是 提早型 什么事物都提前二是 精确型 他希望一分不差 不迟 也不晚 三是 拖延型 什么都迟到 时间管理的重要性 目标管理之前 我们应当先学会时间管理 因为 讲究效能的人并不是从任务着手 而是把安排自己的时间作为切入点 时间管理本质是目标管理 因为没有达到目标 节省再多的时间也没有用 时间管理是舍得的艺术 时间管理是节省无谓的浪费 时间管理是授权的艺术 时间管理是活在当下的艺术 人惟有活在当下 才能最大的发挥力量 甚至一个眼睛盯着目标 也不算活在当下 事情很多 但仍需要一个个做 没办法一次做两件事 专注 活在当下 才能让事情慢慢解决 时间管理是情绪管理 当心情卡住了 没动力 抗拒 是行动力最大的敌人 所以懂得与自己对话 让自己热爱自己的工作 才能有效执行 我们要做的是什么 我们要做的 就是逐一清点大脑里的这些事务 将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的 水桶 中 这个 水桶 可以是文件系统中 比如实实在在的工具篮 纸质记事簿 电子记事簿和邮箱等 GTD的理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划 你才能够心无挂念 全力以赴地做好目前的工作 提高效率 GTD水桶时间管理法三个核心步骤 装水 清空你大脑的内存通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比 把所有要做的事情分门别类 另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去 大脑是用来思考的 不是用来记事的 我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情 应该把大脑从这种思维中解放出来 分水 衡量取舍的利器 重要与紧急的原则 时间管理是舍得的艺术 因为都知道要按照重要性顺序排列 但实际上要分辨重要性的顺序是挺难的 因为人性本贪 什么事情都想做好 所以难以取舍 当一旦难以取舍 什么都是重点 代表什么都不是重点 专注于80 20法则 舍去80 的待办事项 舍去80 没有利润的客户 专注在20 有利润的客户 都可以让时间大大节省 积效大大提升 喝水 把任何任务和项目具体成行动 不管是什么任务项目 我们要问的问题是下一个动作是什么 只有这样才能把计划具体化 才能让我们随时把握该做什么 这样一来 在一个给定时间具体采取一个给定行动 action 的时候 我们才能做出最好的选择 而且对自己的行动选择有信心 规划永远不嫌多偶然的 为满足某个特殊目的而进行的规划是很有价值的 但也有一定的局限性 在被迫的情况下进行的规划 很可能并不能发挥出真正价值 控制始于规划 规划的本质是将未来带到现在 这样就可以通过现在的行为对未来产生控制 要是我能够 的话 要是我能够像迈克那样就好了 他似乎总是有时间来处理所有的工作 而且还能够保持放松 保持开心 要是我能够去做那些自己真正想做的事情就好了 要是我能够控制 规划 专业的摄影师首先会用掉几卷胶片去进行拍摄 胶片冲洗出来后他会进行仔细研究 由于拍了很多张 他最终总能找出一些能够让自己满意的照片 接着他就会走进暗房 考虑如何改进那些效果不错的照片 他会用很多方法进行试验 比如剪辑 暴光等 并最终挑选出几十张令自己特别满意的照片 接着他会对这些照片进行进一步检查 并从中挑选出一张能够让自己获奖的摄影作品 认真规划时间的人会反复斟酌自己的计划 逐渐形成一个比较集中的目标对计划中的重要部分进行不断修改 使内涵更丰富 按时检查计划的执行情况 这一过程中 他们会主动找出其中的问题 错误的假设及遇到的困难等 并必要时随时修整 越做越好 范例 向专业人士学习 核心步骤 一 装水 清空你大脑的内存 GTD分类概念 待办事项 backlog 对于每个需要你关注的事项 事无巨细列入待办事项 下一步行动 Nextactions 例如 如果事项为 写项目报告 下一步行动可能会是 给Fred发邮件开个简短会议 或者 给Jim打电话问报告的要求 或者类似的事情 虽然要完成这个事项 可能会有很多的步骤和行动 但是其中一定会有你需要首先去做的事情 这样的事情就应该被记录在 下一步行动 列表上 完成环境 location 较好的做法是把这些事项根据能够被完成的 环境 整理分类 例如 在办公室 用电话 在商场 项目 开放式回路 Projects 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的 开放式回路 就是一个 项目 委派 delegate assign 指派了一个事项给其他人或者在项目进行 等待 Waitingfor 当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件 就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒 reminder 时间待定待办事项 Someday maybe 例如 学习中文 或者 进行一个潜水假期 这些事情你需要在某个点去做 但是不是马上 日程表 schedule 对于跟踪你的预约 appointment 和委托 assignment 一个日历也是重要的 另外 特别推荐日历应该被用在 硬工程 上 必须在某个特定的期限之前完成的事情 或者在约定的时间和地点完成的会议和约会 归档系统 filing GTD的最后一个关键组织模块是归档系统 GettingThingsDone 书里说如果要用一个归档系统 那它必须得是简单易用和有趣 即使是一张纸 如果你需要用来记录参考信息 如果不属于你已经有的一个目录 也要有自己的文件组织方式 建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统 这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息 装水 装水 大水桶把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在称之为 大水桶 含工作生活远景等 的地方 每星期大水桶都应该被排查一次 GTD时间管理 大水桶 核心步骤 二 分水决策 衡量取舍的利器 重要与紧急的原则 分水 分水 小水桶从大水桶 生活水桶 工作水桶 等等 里面舀水到 小水桶 今日代办事项 周水桶 本周待办事项 月水桶 本月待办事项 年水桶 本年待办事项 等等 CASESTUDY 决策的困难性 马丁先生手头上积压了很多工作 要想把这些工作处理完 他至少需要一个月时间 可管理层却要求工作积压量不得超过一个星期 与此同时 马丁想出了一套更加先进的流程 可以使处理工作的时间缩短一半 可问题是 实施这套流程需要花费两个月的时间 他的部门很可能会在这两个月的时间里遇到大麻烦 新流程不仅可以节约时间 而且马丁的上司每天都可以看到工作的进展情况 然而如果马丁现在就着手实施新流程的话 他就不可能同时抽出时间像以前那样每天完成同样的工作量 生活愿景 年水桶 月水桶 周水桶 生活 年水桶 月水桶 周水桶 工作 年水桶 月水桶 周水桶 小水桶 大水桶 分水 委派他人 等待 核心步骤 三 喝水 把任何任务和项目具体成行动 下一步行动 NextMove 如果你把你的时间都花在组织工作 而不是做它们 那么这样的系统是不好的 如果你可以把必须做的事情 让它变得简单 容易 有趣的话 那你就比较不会拖延 或者被太多的 开放性回路 所压倒 回顾 review 如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查 那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处 以你当时拥有的精力 资源和时间 决定什么是对你来说最重要的事情 然后做 如果你倾向于拖延 你可能会老是做最容易的事情 避免那些难的 为了解决这个问题 你可以一个接一个地做列表上的事情 按照它们的顺序 就象你处理你的收件箱一样 至少以星期为周期 GTD要求你回顾所有你比较主要的 行动 项目 和 等待 的事项 确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统 而且所有的事情都更新到符合最新的情况 核心步骤三 喝水 处理当天待办事项 处理你的当天水桶要遵循一个严格的工作流程 从最上面开始 一次处理一项 不把任何东西放回水桶 委托别人完成 或者把它延期 否则把它放到第二天水桶 或者存回大水桶 把它扔掉 或者使它成熟以便下一步的处理如果任何一项新加入的工作 两分钟原则 任何事情如果花的时间少于两分钟 那么马上就去做 两分钟是一个分水岭 这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多 GTD时间管理 小水桶 待办事项 目标管理与时间管理的关系 成功就是目标的达成 目标的达成有赖于目标管理 目标管理的切入点是时间管理 组织的成功就是组织目标的达成 组织目标的达成有赖于组织对目标进行有效的管理 组织的目标管理的切入点就是组织的时间管理 组织的时间管理源自于组织内部每一个人的自我时间管理 以及各自时间管理间的协调一致 真诚的相信 我们还有多少有效的生命 如果你认为自己正在浪费自己宝贵的时间 浪费自己宝贵的生命 请一定大声的喊出来 一个组织的成功有赖于组织内部每一个人的良好的时间管理能力 团队时间管理 交换水桶 每天早上 交叉通报相互的小水桶CrossCheck ExchangeLittleBucket 每个星期开始的时候 交叉通报相互的一周水桶CrossCheck ExchangeWeekBucket 每个月开始的时候 交叉通报相互