CW15客户清户流程.doc

上海恒寿堂健康食品股份有限公司 文件编号 CW015标 题客户清户流程规范制订部门财务部制订日期2008年9月10日版次1页数1/4附件一、目的：为规范公司相关职能部门对清户客户的操作，明确相关要求，规避企业风险，特制订本流程。二、范围：适用于恒寿堂健康食品销售有限公司所属的所有清户客户。三、符合下列客户清户条件之一的,业务人员应发起清户申请,报管理层决定是否清户。1、 连续半年没有进货或回款的，团购客户除外；2、 年退货率达30%以上的；3、 全年回款占全年应收50%以下的；4、客户的费用销售比在60%以上的；5、客户资信差、且无正当理由经业务员两次催款仍不回款，进入停货期客户；6、客户经营不善无法维持正常经营；7、其他原因需要清退的。四、操作要求:1、 业务员发现有符合清退条件的客户，应一周内在OA上提出客户清户申请，报各级销售、财务主管审批；信控会计每月应分析AR数据，并向销售部提供符合清户条件的客户名单。2、 清退申请获批准后，流程知会商务中心停止发货；信用管理部提供该客户对帐单给业务人员跟客户对帐；3、 业务人员拟订客户清户通知函知会客户，正式启动清户流程；4、 业务员协助客户清点退货，双方签字确认，并按公司退货原则和流程尽快将货退回公司入帐； 5、 信用管理部确认所退货物之前是否已经开过票，如果没开过票，就按发货减退货的顺差开票给客户进行余款结算。如果之前已经开过票了，就应该按多开部分的数量和金额编制红字发票清单给业务员；6、 业务员拿到红字发票清单，应马上联系客户，要求其配合公司到当地税务局开具退货证明；业务人员取得税务局开具的退货证明后应马上快递给信控会计开具红字发票给客户。如果无法取得退货证明，这部分税收损失将计入办事处的费用考核中。7、 业务员要确认客户提供的各项未了费用，并将认可的费用单据填贷项明细给财务部入帐；同时要按照合同对之前发生的铺底奖励、进货奖励、退货以及入场费有约束性的规定，如果有背合同规定的，应向客户提出，并报公司信用管理部纳入清户决算清单和清退协议中。文件编号 CW015标 题客户清户流程制订部门财务部制订日期2008年9月10日版次1页数2/4附件 8、 信用管理部也应对照合同对之前发生的铺底奖励、进货奖励、退货以及入场费有约束性条款进行检查，如果有背合同规定的，应叫业务人员向客户提出，并编制客户清户决算表给办事处主任，并由办事处主任偕同业务员与客户沟通确认，同时起草清户协议并与客户达成初步共识；9、 办事处主任在OA上申报客户清户协议给公司销售部、财务部相关主管审批；10、客户清户协议批准后，销售部发清户协议给客户确认；责任业务员应负责清户协议执行；办事处主任协助清户协议履行；信用管理部监督协议执行、清户进度。五、注意事项：1、业务人员在与客户退货清点确认时，应对照合同规定和公司的退货政策执行；2、清户原则上在两个月内完成，期间超龄帐款考核减半执行；两个月还没完成的超龄按全额执行。3、对于自清户申请批准日起，超过3个月还未清户的，则将该客户所有未清帐目全部记入该办事处费用中，并视具体情况对相关业务人员给予一定处罚。4、对于准备清户的客户应控制供货量，降低应收账款风险，并抓紧收回前期账款款；不得在销售旺季结束，大量货款尚未收回时进行清户。5、责任业务员每月应书面向各级销售和财务部门主管报告客户清户进展情况，以便发现问题及时协调解决。6、清户过程中所造成的损失：包括新开客户进场费、买断费损失、前期支付的各项奖励、应收账款坏账损失均应记入办事处费用考核； 期间如发现由超龄帐款造成的坏帐损失将按坏帐处罚规定责罚责任业务员、办事处主任及区域经理。文件编号 CW0_标 题客户清户流程制订部门财务部制订日期2008年8月28日版次1页数3/4附件六、流程示意图：业务员提出OA申请知会商务中心停止发货各级业务、财务主管审批信用管理部提供对帐数据业务部出具清户函产品下架清退确认信控确认退货是否已开票？退货是否开过票？信用管理部按顺差开票 NO YES信用管理部提供逆差数量和金额信用管理部按证明开红字发票业务员要求客户开具退货证明业务员与客户确认未结费用信用管理部提供清户决算给销售部销售部发清户协议给客户确认信用管理部跟踪清户协议履行情况文件编号 CW0_标 题客户清户流程制订部门财务部制订日期2008年8月28日版次1页数4/4附件 本制度，自修正并报宋董批准后于2008年9月起执行。文件修订