微信管理规范PPT课件.pptx

微信 上海创馨化妆品有限公司 应用规范 信息部 吴文卿2012 11 10 目的 对公司所有微信群建立 使用进行管理要求 明确微信群使用规则 通过微信提高公司信息流转 团队协助 范围 公司微信用户 Q1 为什么要使用微信群 A 工作即时沟通 即时讨论 项目管理和管理改善等工作沟通 工作信息分享 任务传达中的三个层次沟通 相关的问题讨论 问题交流 会议通知等可以在微信群中进行 保证信息不断层 消息的完整性 能上传和下达 各部门和管理层能迅速了解要求和任务完成的过程要求和结果反馈 一 微信运用价值 微信群中可以快速理解公司管理要求 产品特点 业务模式 问题处理方式 工作经验分享等 Q2 微信在公司应用的价值 管理层 管理要求 产品特点 业务模式 问题处理 一 微信运用价值 可以快速学习工作思维方式 获取大量公司内 外信息问题 案例 项目要求 可以在微信中进行发布 打破部门间壁垒 以团队的方式进行沟通 交流 有利于提升工作视野和看问题的角度高度 Q2 微信在公司应用的价值 一 微信运用价值 工作下达群内成员都可以分享 能够快速的扩散信息的传播 领受人和其他协同人员获得的信息一致 从而保证任务正确得到执行 减少工作沟通时间 减少信息层层被削减带来的工作失误和工作方向错误 Q2 微信在公司应用的价值 常规信息传递 微信信息传递 一 微信运用价值 二 微信群建群规则 2 群主在群内与相关人员进行确认人员是否全部涉及到 并随时更新需要沟通的群内成员 1 建群前先确定群主 由群主确定群内成员 逐一与成员进行沟通后 相关干系人加入群内进行沟通 3 建群后将建群目的进行说明 明确需要达到的目标4 建群目的达成 群主需要跟群内成员说明 此群任务已完成 大家可撤离此群 此群即可删除 注 每位成员退出前需与群主沟通后方可撤离 严禁随意退出群 二 微信群建群规则 1 1 将微信当作办公工具使用 要求上班时间微信必须保持在线 紧急重要的事情先打电话 然后在微群中进行备忘提醒 尽量将问题描述清楚 事情解决以后 在群中进行回复 群内通知告知多人的信息 请用文字 以节省时间 提高阅读效率 打印机故障紧急报修正确描述1 先打梁朝阳电话 说明故障情况 2 然后在微信群中进行备忘提示 梁朝阳 你好 如刚电话沟通 综合办公室1楼打印机出现花纸问题 请帮忙维修 谢谢 3 梁朝阳 李经理 你好 综合办公室1楼打印机出现花纸问题收到 已经联系供应商维修了 卡纸问题解决后 会进行通知 谢谢 4 问题处理完成后 梁朝阳 李经理 综合办公室1楼打印机出现花纸问题已处理 打印机正常使用 三 微信运行规范 不正确描述 1 未描述问题现像 2 未用文字描述 正确描述 3 未进行知会维修时间 2 8 临时建群讨论问题是微信的一大特点 请各位大量使用 但不要每个群都加崔总 曾副总 曲厂长参加讨论 只需群主将结果汇报领导即可 2 9 给崔总汇报尽量用文字 汇报时只需汇报结果 即时讨论不做记录留存的 可以用微信中的语音聊天室进行 3 0 某些群在某阶段需要某人参加 但后期可能讨论的问题与其无关 建议申请退出 正确描述示例 汇报尽量用文字 三 微信运行规范 3 3邮件必须与手机进行绑定 重要的邮件需要在微信内进行信息分享 必要时 需要将邮件原文内容在群内进行张贴 可以避免信息断层 截流 内容残缺等 正确描述示例 示例 重要的邮件张贴在微信群中 三 微信运行规范 3 1 项目建群根据项目开始与结束并存在 项目成员不得退出 项目群除讨论问题外还有下达任务 汇报过程 完成结果 进度检查等作用 群内任务接受人必须有回复 3 2重要的沟通群或联系人进行置顶 群内可进行 任务下达 汇报过程 完成结果 进度检查等内容 群内任务接受人有回复 正确描述示例 三 微信运行规范 请求与回复是工作的要求 同时也一种礼貌案例 小A是公司业务部负责客户沟通 1天 她接到客户对产品设计的问题 她需要将此问题在微信群中进行分享 并请包装开发部同事B回答 小A B主管你好 XX公司需要了解我们XX产品的设计要求 需要我们提供3份文件资料 名称分别是 XXX XXX XXX 需要在周5下午5 00前完成 请问材料能否提供 时间能否接受 谢谢 另 附上客户邮件全文 请参考 B主管 B主管你好 XX公司需要了解我们XX产品的设计要求 需要我们提供3份文件资料 名称分别是 XXX XXX XXX 需要在周5下午5 00前完成 请问材料能否提供 时间能否接受 回小A 3份文件资料提供没问题 完成时间可以接受 在周5下午5 00前通过邮件发你 谢谢 正确描述示例 准确回复案例 三 微信运行规范 工作下达与反馈是公司管理要求 必须无条件执行 并进行回复案例 采购经理在微信群中对本部门进行工作安排 采购主管 各位同事 请在1月7日下午1 00前将各人工作计划以邮箱的方式发我 并请C D完成001物料的跟踪 谢谢 采购B 收到 采购C 收到 正确描述示例 1 有任务描述和要求 2 任务要求有回复 三 微信运行规范 案例 项目沟通 任务分配与反馈小A是项目经理 需要建立某个项目群进行沟通 并在微信群中进行会议通知 人员任务安排 项目经理 1 先依据公司微信群建设规则 确认该群的目的 类别 项目沟通群 确定好成员 一一进行沟通后 建立XX项目沟通群 并在群昵称中设定 XX群主2 宣布此群的目的 此群是XX项目沟通群 主要进行XX项目的前期需求调研 任务分配 项目干系人 成员任务分配 信息分享 工作协调等 项目相关主要有XX部门 XX员工参与 参与有XX部门 XX员等 3 发出会议通知 XX项目成员 XX XXXX请于2013年1月1日下午1 00在1楼1号会议参加XX项目前期沟通会地点 1楼1号会议室主题 1 项目需求调研2 WBS计划确认3 人员分时间 1小时主持 XX人员 XX XX XX 正确描述示例 三 微信运行规范 案例 语音会议室小A是项目经理 需要与客户 公司内部进行语音沟通 但客户现外地 不方便电话和视频会议 小A决定用微信语音聊天室进行沟通项目经理 1 先依据公司群创建规则 进行群名称备注 并将客户 公司内需要参与的同事添加进群中2 先用文字描述此聊天室的目的 并提示群内人员2分钟后准备进行语音聊天 3 发起语音聊天 等待客户和其他同事进来4 进行语音沟通 正确描述示例 三 微信运行规范 1 微信聊天记录迁移 四 微信使用小贴士 微信界面 设置 选择聊天记录迁移 选择需要备份的内容 点击上传 即可如果需要下载 进入方式同1 2 3 然后选择 下载 即可 2 即时对讲聊天室 四 微信使用小贴士 点选 实时对讲 图标 等其他成员进入 按住圆形按钮 即可说话 此按钮可以回到微信界面 并不退出聊天室 此按钮退出聊天室 3 回复 四 微信使用小贴士 1 即时回复 立即进行回复示例 2 即时回复 如果稍后回复示例 当看到群内消息后 立即进行回复直接回复即可 群内消息 即时回复 即时回复 如当时未及时看到群内消息 或当时未能及时回复 必须将原消息进行复制 在后面加 然后加回复文字 回复已将原消息进行复制并加上回复文字 发消息人看到回复后 应回复 4 群内备注 四 微信使用小贴士 1 添加群内昵称备注 1 打开群2 点击右上角图标 3 在打开群的窗口中 点击详细设置 4 输入我的昵称 5 将聊天中显示群昵称打开 5 群聊与私聊 四 微信使用小贴士 1 向崔总请示工作时 如果不需要进行消息分享时 一对一和崔总进行私聊2 并将私聊的结果截图给相关的部门 1 工作外出和其他情况分享 可以在群内进行发布2 如需要回复的 必须及时回复 不正确描述 消息分享 5 针对某人进行标识 四 微信使用小贴士 1 在群内对送达的消息或回复指定某人时 长按某人头像 出现 名称 后 写入要回复的内容 消息指定某人 正确描述 开头职务或姓名 中间描述的内容 谢谢 标准描述示例 标准描述示例 3 邮件与OA 四 微信使用小贴士 1 什么时候该使用邮箱 A 公司所有手机必须绑定公司邮箱 B 公司对外联络 沟通必须使用邮件 作为公司正式沟通工具 C 邮箱可以进行转发重要信息 A 人事 行政等公司各