11环境信息交流控制程序(模版).doc

文件编号QP-AD-010版本版次A/0文件名称环境信息交流控制程序生效日期2011-06-01页 码Page 5 of 5修 订 记 录日期修订内容摘要版次修订者生效日期2011-06-01系统文件新制定A/0罗三元2011-06-01批准：审核：编制：文件发放范围总经理管理者代表行政部财务部市场部研发部物控部采购部生产部行政部1、目 的为确保与环境有关的各种信息得到及时、畅通的传输,以确保体系的有效运行,特制定本程序。2、适用范围用于本公司内部及外部相关方的环境信息交流。3、职 责3.1、行政部是本公司内外部环境信息联络的窗口，其负责对内关于环境方面工作的总协调，对外接收及联络各种关于环境方面的信息；3.2、各部门主管负责本部门内的各种有关环境方面的信息交流；3.3、环境管理代表负责组织对供货商(承包商)的环境状况进行调查并施加影响； 3.4、各对口市场部门负责对相关的供货商(承包商)进行环境信息交流和沟通,对其环境行为施加影响。4、定 义4.1、相关方：关注组织的环境行为或受其环境行为影响的个人或团体，如股东、供货商(承包商)。5、程 序5.1、总则：5.1.1、信息交流的方式及途径可以是口头、书面、会议、计算机网络等一切可以利用的通讯及宣传工具。5.2、内部信息系统：5.2.1、行政部负责及时将本公司的环境方针、环境目标、指标及环境管理方案、环境管理体系运行情况(如环境表现)等信息传达到本公司内的各相关部门及员工；5.2.2、行政部负责接收和答复员工关心的环境问题，必要时与各部门交流环境持续改进方面的意见；5.2.3、各部门在环境管理体系运行及活动中产生的各类与环境有关的信息、建议、投诉等，由各部门主管或指定代表及时传递到行政部等相关部门和人员.对涉及重要环境因素有关的信息，行政部责任人应将内容和处理结果记录在环境信息交流单上；5.2.4、行政部对相应部门传递的有要求答复或处理的环境信息必须在三日之内作出反应；5.2.5、行政部负责将获取的新的及更新的法律法规及其它要求及时传递到相关部门；5.2.6、发生意外紧急状态下的信息传递按规定条款进行。5.3、外部信息系统：5.3.1、环境信息的主要内容有：接收、处理和答复相关方的建议和要求,必要时通报本公司的环境行为及本公司对环境的承诺；5.3.2、对相关方提出的要求或投诉、申诉等，行政部应予以记录，并会同相关部门提出处理意见和建议，报总经理或其代表批准，尽可能在一周内给予回复。相关方若有明确的要求答复日期，需按要求日期给予答复，并用外部联络记录作好记录；对于相关方的要求、投诉或申诉的处理或答复均需做好详细记录，对环境投诉的处理要提交环境管理评审；5.3.3、外部交流的具体内容：交流对象关系交流内容交流频次交流方式责任人供货商采购发送环境方针、固体废物污染控制程序、对相关方环境施加影响程序、对供货商施加影响资料等不定期E-MALL、传真、文件、电话、年度报告、简报采购部环保局固废站咨询询问有关有害工业废物处理方法不定期行政部市政府环保局咨询询问有关法规及法规的获取、培训不定期行政部环保局监测站聘请环境参数测量不定期行政部公安消防大队咨询火灾的预防、处理、演习、记录管理不定期行政部客户客户客户有要求时,发放环境体系文件不定期市场部龙岗供电所咨询电力的使用及调控不定期行政部厂界外围公司、 居民一般相关方发生投诉时,进行双向交流不定期行政部服务承包商清运垃圾、废物回收及空调维护保养等签订回收、服务协议合同及环境协议等不定期行政部5.4、各部门内、外部的外部联络记录及有关资料均由各部门自行保存； 5.5、行政部负责提供向供货商(承包商)进行环境情况调查的表格和环境影响资料； 5.6、采购部负责向相关的供货商(承包商)发送调查表和相关资料,并负责跟踪其回复； 5.7、供货商的环境调查结果，由行政部审阅后，分别由采购部及行政部负责存入供货商档案中。承包商的环境调查结果，由相关市场部门保存，可作为合格供货商(承包商)的评估依据之一。 5.8、各部门对供货商(承包商)施加环境影响时，可根据调查表的相关相息，考虑但不限于以下方面：5.8.1、要求供货商(承包商)提供对环境无不良影响的较具环保性的产品，并正确处理生产中产生的各类气体、液体、固体废弃物；5.8.2、要求或鼓励供货商(承包商)采用清洁生产技术，或尽可能在生产过程中消除使用危险原材料；5.8.3、要求供货商(承包商)在保证所供货品的质量与数量前提下，尽量少用包装材料，节约原材料和自然资源；5.8.4、要求供货商(承包商)送货(施工)时，运输车辆(施工过程)要尽量减少尾气排放或噪声污染，并遵守本公司相关规定；5.8.5、根据每次调查表的结果，供货商(承包商)的活动、产品、服务对环境造成的风险，以及本公司对其影响力的大小，行政部确定一批重点施加影响的供货商(承包商)清单；5.8.6、对各供货商(承包商)的影响可循序渐进，一步步要求其改善，最后达到持续改进的目的。5.9、对于为本公司提供服务的承包商,如运输承包商,工程承包商、垃圾清运承包商除按上述5.4要求管理外，还应考虑：5.9.1、在与承包方签定合同时，要明确其保护环境的义务，即补充签订环境保护协议，必要时应进行资格审查或现场跟踪,如垃圾清运承包商、工程承包商等；5.10、当相关方未能满足本公司在环境方面的要求时，对口市场部门应通过环境信息和环境问题方面的交流、沟通，对其提出进一步的改进要求，必要时由双方主管领导组织召开对策会，提出警告并限期对策和改善，严重时取消其供货商(承包商)资格；5.11、对相关方施加影响的形式可以是INTERNET网络、电话、书面、口头、会议、现场考察等多种形式，但施加影响的内容应记录在中；本公司环境管理体系文件中，凡涉及对相关方要求的，要提交给相关方。5.12、将本公司的环境方针等环境管理理