第8章数据库管理系统Access2003ppt课件.ppt

2020 3 8 1 第八章数据库管理系统 Access2003 2020 3 8 2 第8章数据库管理系统Access2003 8 1Access2003数据库基础8 2Access2003的基本操作8 3数据排序与定位8 4数据查询与统计8 5窗体和报表 2020 3 8 3 8 1Access2003数据库基础 Access2003数据库中使用的一些术语 表 表是关系数据库中最基本的对象 表中的一行称为一条 记录 表的每一列表示同一种类型的数据 称为 字段 每一个字段有一个名称 称为 字段名 查询 通过设置查询条件 从表中选择所需要的数据 2020 3 8 4 窗体 向用户提供一个交互式的图形界面 用于数据的输入 显示 编辑和控制程序的运行 报表 将获取的信息按特定方式进行组织和综合 并打印输出 它同时具备分析和汇总的功能 2020 3 8 5 8 1Access2003数据库基础 设计视图 用于新建数据库对象或修改现有数据库对象的设计显示方式 主键 在数据库表中用于唯一地标识表中的每条记录 可以是一个或多个字段 设置成主键的字段内容不能重复出现 主键的字段值不能为空 2020 3 8 6 关系 在两个表的公共字段之间所建立的联系 关系的种类有一对一 一对多和多对多 条件 进行搜索或筛选时 字段必须满足的准则部分 2020 3 8 7 表达式 用于执行计算 操作字符 测试数据或设置条件 是算术或逻辑运算符 常数 函数和字段名称 空间和属性的任意组合 计算结果为单个值 控件 在窗体和报表中 用户控制程序的图形用户界面对象 如标签 文本框 命令按钮等 2020 3 8 8 8 2Access2003的基本操作 8 2 1创建数据库8 2 2创建数据表8 2 3数据选择8 2 4数据编辑8 2 5删除 复制 剪切和粘贴记录8 2 6修改数据表的布局8 2 7设置数据表的关系8 2 8数据表的导入与导出 2020 3 8 9 8 2 1创建数据库 1 创建空数据库2 使用向导创建数据库数据库向导提供了一种创建标准数据库的简便方法 Access2003提供了适合不同需要的许多数据库向导 利用向导可以快速创建各种用途的数据库 2020 3 8 10 3 打开数据库 1 打开 文件 菜单 在下拉菜单底部列出了最近编辑过的几个数据库文件 单击文件名可直接打开相应的数据库 2 选择 文件 打开 命令 3 单击工具栏中的 打开 按钮 4 按Ctrl O组合键 2020 3 8 11 8 2 2创建数据表 表是数据库中的基本对象 数据库中的数据都保存在表中 1 通过输入数据创建数据表2 使用向导创建数据表3 使用设计器创建数据表 2020 3 8 12 对于数据表中的主键 系统自动设置为索引 使用索引可以提高数据的访问效率 要快速对数据表中的记录进行查找或排序 最好建立索引 2020 3 8 13 8 2 3数据选择 1 选定一条记录单击表左侧的 记录选择器 表左侧的一列小方格 即可选定整条数据 2 选定多条记录 1 单击要选定的一条记录的 记录选择器 同时按住鼠标左键不放 2 向下拖动鼠标 直到覆盖所有要选定的数据 释放鼠标 2020 3 8 14 3 选定整个数据表要选定全部记录 除了使用上述方法之外 还可以用以下方法 1 单击字段名行 第一行 中的 记录选择器 整个表格都会被选定 2 选择 编辑 选择所有记录 命令 3 按Ctrl A组合键 2020 3 8 15 8 2 4数据编辑 1 添加记录如果当前表是一个空表 那么在表中直接输入数据即可 如果要给已有记录的表中添加新的记录 可选择 插入 新记录 命令 2020 3 8 16 2 编辑记录在一条记录中 当光标移入一个字段时 整个字段都会被选中 这时输入数据 系统会自动删除当前的数据 用新输入的数据代替 如果只想编辑部分字符 可单击想要编辑的字符 直接修改即可 2020 3 8 17 3 在表中移动光标Enter 将光标移至右侧的单元格中 如果在最右侧 则移至下一行首单元格 Tab 功能同Enter键 Shift Tab 将光标移至左侧的单元格中 方向键 移动光标 PgUp 向上翻页 PgDn 向下翻页 2020 3 8 18 8 2 4数据编辑 4 保存数据 1 光标移动到另一条记录时 原记录中的数据即被保存 2 按Shift Enter组合键来保存数据 2020 3 8 19 5 撤销操作在Access2003中有两级撤销操作 如果没有保存所作的修改 按Esc键 则可以撤销对当前字段的修改 再按一下Esc键 可把所有字段都恢复到编辑之前的数值 这是第二级撤销操作 2020 3 8 20 8 2 5删除 复制 剪切和粘贴记录 1 删除记录 1 选定要删除的记录 2 按Delete键 系统弹出警告对话框 以防由于误操作删除记录 3 单击 是 按钮 选定的记录即被删除 2020 3 8 21 2 复制 剪切记录 1 选定要复制或剪切的记录 2 在其上右击 在弹出的快捷菜单中选择 复制 命令 可把它们粘贴到其他结构相同的表中 也可以粘贴到其他文件中 例如 Word文档和Excel工作表 2020 3 8 22 8 2 5删除 复制 剪切和粘贴记录 3 粘贴记录 1 右击表中的 记录选择器 2 在弹出的快捷菜单中选择 粘贴 命令 除了主键字段和唯一值字段外 剪贴板中的记录将全部被粘贴到表中 2020 3 8 23 8 2 6修改数据表的布局 1 调整列宽和行高调整列宽的操作步骤如下所述 1 将光标指向该字段名的右边界 2 待光标变成左右双向箭头时 按住鼠标左键并左右拖动鼠标 即可改变该列的宽度 调整行高 可将光标指向左端 记录选择器 的上或下边界 待光标变成上下双向箭头后 上下拖动鼠标即可改变表中所有行的高度 在拖动过程中 将会出现一条水平线表示新的高度 2020 3 8 24 2 移动列要单独移动某列 先单击该列的标题选定该列 然后按住鼠标左键 再拖动该列到新的位置后释放鼠标即可 2020 3 8 25 8 2 6修改数据表的布局 3 锁定列的位置 将某些字段冻结 不随滚动条的滚动而移动 右击要冻结的列 在快捷菜单中选择 冻结列 命令 则该列就会自动移至第一列的位置 要取消列的冻结 可选择 格式 取消对所有列的冻结 命令 2020 3 8 26 8 2 6修改数据表的布局 4 暂时隐藏列当数据表中字段较多 一个屏幕显示不了时 可以讲不需要的列暂时隐藏起来 以便浏览 右击要隐藏的列标题 选择快捷菜单中的 隐藏列 命令 或选择 格式 隐藏列 命令 即可将选定隐藏 2020 3 8 27 如果要恢复显示被隐藏的列 可进行如下操作 选择 格式 取消隐藏列 命令 选中该列前的复选框 表明将在该表中取消对列的隐藏 操作完成后单击 关闭 按钮即可 2020 3 8 28 8 2 7设置数据表的关系 1 关闭所有表窗口 保持数据库窗口打开 2 选择 工具 关系 命令 或者单击 数据库 工具栏上的 关系 按钮 打开 显示表 对话框 3 选择要联系起来的表 然后单击 添加 按钮 此时会在 关系 视图中显示相应的窗口 所有要联系的表都添加完成后 单击 关闭 按钮即可 2020 3 8 29 5 双击 关系 窗口内的空白处 弹出 编辑关系 对话框 6 在 编辑关系 对话框中单击 新建 按钮 打开 新建 对话框 在其中的4个下拉列表框中分别选择相应的内容 7 单击 确定 按钮返回 8 在 编辑关系 对话框中单击 创建 按钮 返回 关系 窗口 可以看到 成绩表 与 学生信息 已经建立了关系 2020 3 8 30 8 2 8数据表的导入与导出 1 数据表的导入下面通过一个示例将Excel工作表导入到Access数据库中 1 打开创建好的数据库窗口 在右侧窗格中双击 通过输入数据库创建表 建立一个空白数据库 2 选择 文件 获取外部数据 导入 命令 3 在其中选择导入的数据表的文件名 然后单击 导入 按钮 2020 3 8 31 8 2 8数据表的导入与导出 2 数据表的导出 1 打开 销售记录 所在的数据库 在右侧的窗格中单击 销售记录 图标 2 选择 文件 导出 命令 3 在 文件名 文本框中输入导出后的文件名 在 保存类型 下拉列表框中选择保存数据的类型 这里选择 MicrosoftExcel97 2003 4 单击 导出 按钮 即可将数据保存为Excel文件表 2020 3 8 32 8 3数据排序与定位 8 3 1数据的排序8 3 2数据的定位8 3 3数据的替换 2020 3 8 33 8 3 1数据的排序 1 按单个列排序如果要按某一列排序 可把光标置于该列的任意位置 然后单击 表 数据库视图 工具栏中的 升序排序 按钮或 降序排序 按钮进行升序或降序排序 2020 3 8 34 2 按多个列排序在Access2003中 可以进行多列排序 但这些列必须紧靠在一起且主排序必须在最左侧 如果它们不紧靠 可先将它们相邻排在一起 然后再进行排序 排序完毕后 再重新安排它们的位置即可 将各列排好后 拖动鼠标选定所有参与排序的列 单击 表 数据库视图 工具栏中的 升序排序 按钮或 降序排序 按钮即可进行排序 2020 3 8 35 8 3 2数据的定位 1 打开要查找的数据表 选择 编辑 查找 命令 打开 查找和替换 对话框 2 在 查找内容 文本框中输入要查找的内容 在 查找范围 下拉列表框中选择 成绩表 表 选项 在 匹配 下拉列表框中选择与查找内容相匹配的部分 3 单击 查找下一个 按钮 可以看到光标停在第一个姓刘的员工的记录中 2020 3 8 36 8 3 3数据的替换 打开要替换的表 将光标置于 姓名 字段中 选择 编辑 替换 命令 打开 查找和替换 对话框 2020 3 8 37 8 4数据查询与统计 查询是数据库系统中最重要的应用 查询用来从数据库中获取信息 并以表的形式显示有关的信息 2020 3 8 38 8 4 1查找符合条件的记录8 4 2建立统计查询8 4 3建立多表查询 2020 3 8 39 8 4 1查找符合条件的记录 在一张很大的表中查找出符合条件的记录是数据库的基本功能之一 此功能在Access中可以通过查询方便地实现 2020 3 8 40 8 4 1查找符合条件的记录 1 在数据库窗口中 单击 对象 栏中的 查询 项目 2 单击数据库窗口上方的 新建 按钮 弹出 新建查询 对话框 在对话框中选择 设计视图 选项 然后单击 确定 按钮 3 在进入设计视图时 将弹出 显示表 对话框 图8 27 显示表 对话框 2020 3 8 41 8 4 1查找符合条件的记录 4 在该对话框中选择 成绩表 选项 单击 添加 按钮 系统就会向设计器中添加这张表的字段列表 然后单击 关闭 按钮 5 双击字段列表中的 编号 学号 姓名 高等数学 英语 计算机 和 总成绩 等字段 将它们添加到查询设计器下面的表格中 图8 28查询设计视图 2020 3 8 42 8 4 1查找符合条件的记录 6 在 总成绩 列的 条件 行中输入 240 7 单击 查询设计 工具栏中的 运行 按钮 便可看到查询的结果 如图8 29所示 8 单击 查询 数据库视图 工具栏上的 视图 按钮 返回设计器 9 选择 文件 保存 命令 在打开的对话框的 文件名 文本框中为查询命名即可 图8 29查询结果 2020 3 8 43 8 4 2建立统计查询 这里以求 成绩表 的总成绩为例 介绍统计查询的建立方法 具体操作步骤如下所述 1 参照8 4 1小节中的步骤 1 4 将 成绩表 添加到查询中 2 双击 总成绩 字段 将其添加到表格中 单击 查询设计 工具栏中的 总计 按钮 此时的查询设计视图如图8 30所示 其中多出了 总计 一行 图8 30统计查询的设计 3 单击 总计 行中的下拉按钮 在弹出的下拉列表框中选择 总计 选项 单击 查询设计 工具栏中的 运行 按钮 便可看到查询的结果 4 选择 文件 保存 命令 在弹出的 另存为 对话框中的 查询名称 文本框中为查询命名 图8 30统计查询的设计 2020 3 8 44 8 4 3建立多表查询 在建立多表查询之前 还需了解一下在 总计 行中给出的各函数的功能 2020 3 8 45 8 4 3建立多表查询 下面以求 高等数学 字段的总和 英语 字段的平均值 计算机 字段的最小值和 总成绩 字段的最大值为例 来介绍多表查询的建立 1 参照8 4 1小节中的步骤 1 4 将 成绩表 添加到查询中 2 依次双击 成绩表 中的各字段 将它们添加到查询设计器下面的表格中 3 依次选定不同的字段 单击 查询设计 工具栏上的 总计 按钮 分别将光标放在相应的字段表格中 在字段表格的右侧向下箭头中选择各种函数 例如 在 高等数学 字段下选择 总计 在 英语 字段下选择 平均值 在 计算机 字段下选择 最小值 在 总成绩 字段下选择 最大值 如图8 31所示 图8 31添加各种运算方式 2020 3 8 46 8 4 3建立多表查询 4 单击 查询设计 工具栏中的 运行 按钮 便可看到查询的结果 如图8 32所示 5 设计完成后 单击 查询 数据库视图 工具栏中的 保存 按钮 在弹出的对话框中为查询命名 2020 3 8 47 8 5窗体和报表 8 5 1创建窗体8 5 2利用窗体编辑数据8 5 3创建报表8 5 4修改窗体和报表 2020 3 8 48 窗体本身不存储信息 信息存储在表中 窗体只是提供一个访问数据的快捷方法 窗体每次显示一个记录 通常显示一个记录的所有字段 2020 3 8 49 8 5 1创建窗体 创建窗体有3种方法 利用窗体向导创建 在设计视图中创建和快速创建简易窗体 利用窗体向导创建窗体的操作步骤如下所述 1 打开要创建窗体的数据库 2 在数据库窗口的 对象 栏中单击 窗体 项目 然后双击右边相应的 使用向导创建窗体 选项 打开 窗体向导 对话框 如图所示 图8 33 窗体向导 对话框 2020 3 8 50 8 5 1创建窗体 3 在 表 查询 下拉列表框中选择一个表或查询 在 可用字段 列表中会列出该表或查询的所有字段 使用两个列表中间的4个按钮 可以把 可用字段 列表中选定的字段添加到 选定的字段 列表中 4 在 表 查询 下拉列表框中选择不同的表或查询 将所有需要的字段都添加到 选定的字段 列表中 一个窗体可以包含多个表中的字段 本例中选择 表 成绩表 下的所有可用字段 5 单击 下一步 按钮 弹出对话框 在其中选择窗体控件的排布方式 本例选中 纵栏表 单选按钮 6 单击 下一步 按钮 在弹出对话框中选择窗体的样式 包括背景颜色或图案 字体 控件的外观等 选定后 可以预览该样式的效果 本例中选择 水墨画 样式 7 单击 下一步 按钮 在弹出对话框的 请为窗体指定标题 文本框中输入窗体的名字 通过选择下面的单选按钮 还可以指定下一步的操作 8 单击 完成 按钮 完成窗体的创建 创建创建好的窗体如图8 34所示 图8 34创建好的窗体 2020 3 8 51 8 5 2利用窗体编辑数据 窗体总是与数据中的表或查询相关联的 窗体中的大多数控件都访问数据源中的数据 利用窗体也可以编辑数据 可以查看数据源中的数据 也可以向数据源中添加数据 还可以修改或删除数据源中的记录 2020 3 8 52 1 浏览记录在视窗的底部有一个工具条 利用该工具条可以方便地浏览数据 可以从表中的一条记录跳到第一条记录 最后一条记录或者新记录 也可以在 记录 文本框中输入序号并按Enter键 直接跳至该记录 2020 3 8 53 2 创建新记录要创建新记录 可在图8 35的 浏览 工具条中单击按钮 此时一个新记录将被添加到表的末尾 并显示在窗体中 供输入信息使用 图8 35 浏览 工具条 2020 3 8 54 8 5 2利用窗体编辑数据 3 复制记录复