高手主管 开会4绝招.doc

高手主管 开会4绝招开会最常出现的场面，不是闹哄哄，就是静悄悄。高明的主管如何成功主持会议？把会开好有四大关键可以依循。会议应该是互动的，不应是被动的；会议应该是有架构的，不应是散乱的。成功的会议作者韩克尔（Shri L. Henkel）没人喜欢开会，但开会却是组织有效运作的关键要素。开会开得好不好，更是检验主管的领导能力，以及他的团队工作能力及效率最直接的途径。开会最常出现的场面，不是闹哄哄，就是静悄悄。前者人多嘴杂议而不决，后者除了会议主持人滔滔不绝之外没人发言，两种情况都是没有组织、没有效率的开会，开会开到死的怨言自然出现，主管的威信也自然不断受损。讨论如何开会的著作非常多，综观各家之言，把会开好有四大关键。第1招 出席人选适当一项会议能否开得有效果，首要关键因素就是与会者。很多主管喜欢愈多人开会愈好，因此经常可以看到有些与会者百无聊赖，从头到尾不发一语，既浪费资源，也有害组织效率。因此，慎选与会人选，是会议能否开得好的第一步。1.与开会主题直接相关：部门内直接相关的人，才需要出席，避免不相干的人参加，徒然虚耗资源。若是跨部门会议，请别的部门主管指定出席者，后续开会由被指定者出席，但必须将开会通知及会议结论同时寄给被指定者。2.控制开会人数：开会人数最好不要超过十人，否则会议很难有效率。若开会人数太多，必须分组、分子题讨论。3.事先指定会议记录者：会议纪录至关重要，但许多人往往忽略这一点。开会之前，必须先指定谁来做会议纪录，详实记录会议的发言、决议、决议事项执行者及执行时间表等细节。第2招 没准备，别来开会很多人两手空空来开会，光是让每个人进入状况便耗掉许多时间。每个人都做足准备，发言讨论才能够切中问题，否则会议很容易陷入冗长无聊、浪费时间、难以达成结论。1.事先说明会议的主题及目的：为避免离题及散乱，开会前必须寄发开会通知，清楚说明会议主题及目的，并指定报告人员。2.事先将议程寄发给与会者：议程中除了讨论事项之外，必须订定报告时间、讨论时间等细节，以利会议的推进。3.备妥并阅读报告资料：每一位与会者都必须准备好跟自己负责的部份相关的资料及报告，并至少在开会前一天寄给其它与会者；不报告的人也必须在进入会场前先阅读完所有的报告和数据，并做好提问及发言的准备。每位与会者均做足准备，会议才能迅速进入有效讨论及决议。第3招 有议必有决很多会议会而不议，议而不决，决而不行。这些问题，都出在议程管理不当及未厘清责任归属。1.检视上次决议进度：会议一开始，必须先检视上次会议结果的执行进度，是否有发生问题或遇到困难？方向和时间表需不需要修正？然后才进行新事项议题的讨论。2.讨论集中：进行报告时，为避免报告遭到打断，疑问可提，发表意见则不宜。讨论时，必须确保不离题。一旦离题，主管必须适时拉回主轴。与会人员意见冲突争执不下时，主管必须懂得适度仲裁。必要时可动用表决解决争议。3.议必决、决必行：达到决议之后，指定负责及协办人员，议定完成任务日期、进度检查点(check points)及冻结点。检查点目的在于进度回报及进度管理。冻结点指的是过了某个时间之后，该决议不得再做大幅度变动，以免造成混乱及延误。4.会议纪录：会议纪录必须包含会议名称、与会人员、召开时间及地点、讨论事项、发言，以及决议、负责执行人员、检查点及冻结点。纪录整理好之后，开完会的当天、最迟隔天，就把会议纪录传给所有与会者。其目的有二：一、让每个人再度确认会议结果，以免有的人因认知不同而产生误解。二、白纸黑字记录下来，以利后续追踪管理进度。第4招 开会不拖拉开会最忌不准时开始，不准时结束，两者都会严重影响所有与会者的工作、增加公司成本，同时延误相关人等后续时程。1.准时开始、准时结束：明订会议开始时间，迟到超过十分钟不得进场，严格制行，让开会准时变成部门习惯。2.进程时间控管：事先寄发议程，开会时将议程写在白板上，严格按照时间表开会，如果议题讨论即将超时又尚未达成决议，主管必须动用表决或亲自决议。假如讨论时发现该议题的确牵涉复杂，眼前没有足够信息可供做出正确判断，或不同部门需要再回去讨论，则可暂时搁置，订定下次开会时间之后，进入下一议题讨论。把会开好4大绝招1.出席人选适当 2.没准备，别来开会3.有议必有决 4.开会不拖拉慎选与会人选1. 与开会主题直接相关。2. 控制开会人数。3. 事先指定会议记录者。没准备，别来开会1. 说明会议主