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资料制作 目录 1 资料制作的必要性2 丰田资料的特色3 资料制作的步骤4 案例演习 1 资料制作的必要性 在整理思路的过程中进一步加深对问题的理解和认识 与口头的沟通相比书面沟通更加正式 将思考沟通的过程及结果落实于纸面 也可以做到有据可查 如何将自己的想法以简明易懂的形式展现在纸面上 也反映了自己的概括总结能力 对公司而言 资料是一种具有价值的沟通手段 对个人而言 资料是有效的自我检测工具 形式统一 按一定规则 逻辑性制作整理的资料 能最大程度地避免文化 思维习惯上的差异 促成共识的达成 2 丰田资料的特色 一件事 一张纸 A3 A4 研讨会实施结果报告 顾客关联部 交车日方案 顾客服务部 DLR访问计划提案 进口业务部 雷克萨斯销售月报 销售部 2 丰田资料的特色 体现PDCA的逻辑性 2 丰田资料的特色 逻辑清晰 形式美观 一目了然 对内容有整体的印象 理解各个项目的内容 理解各个项目之间的关系 明确哪些内容是强调重点 内容上 易于让读者理解的资料形式就是美观的 形式上 读过资料之后 立刻 明确资料制作目的撰写资料提纲确定资料的版式填写资料的内容检查校对资料 3 资料制作的步骤 3 资料制作的步骤 Step1明确资料制作目的 3 资料制作的步骤 Step1明确资料制作目的 面向谁 读者的立场 关注点 如何使用 用途决定内容 形式 要传达 什么内容 明确要点 3 资料制作的步骤 Step2撰写资料提纲 3 资料制作的步骤 Step2撰写资料提纲 零部件组装 撰写简明易懂的说明提纲是制作资料的前提 没有好的提纲 再怎么讲究版面设计或视觉效果都没有用 填充内容 3 资料制作的步骤 Step2撰写资料提纲 确定提纲 逻辑性 根据提纲 填充内容 5W2H 说明活动的目的 必要时首先明确企划背景 3 资料制作的步骤 Step2撰写资料提纲 例如 企划书 明确实施时间 地点 相关人物等各要素 预计实施的内容项目 活动大致安排等 筹备及实施所需全部费用名目 包括各个项目明细 单价 数量 及总价 列出筹备过程中所有必须事项及大致推进日程 Part1背景 目的 Part2概要 内容 Part3成本 预算 Part4运营 日程 报告书 思考 在 报告书 中通常需要哪些板块呢 各个板块中又应该填写哪些内容呢 3 资料制作的步骤 Step2撰写资料提纲 将活动概要通过 5W2H 进行说明 3 资料制作的步骤 Step2撰写资料提纲 报告书 将实施结果 费用 相关者的意见 评价 无遗漏 正确客观地总结 反思活动的过程和结果 自己进行评价 事务局感想等 制定针对出现的问题的对策 提出更好作法的提案 Part1实施概要 Part2结果总结 Part3反思点 课题 Part4改善提案 今后的做法 3 资料制作的步骤 Step3确定资料版式 3 资料制作的步骤 Step3确定资料版式 依据作好的纲要 确定资料的版面设计 资料面向的对象 职务 各部分的标题例如 1 概要2 具体实施内容3 预算 单位 元 4 准备日程 日期 担当者所属部门 以上 顺着思路展开 对要着重强调的要点 要使用较多的篇幅 题目 小练习1 小组讨论10min发表5min请根据给出的背景信息 结合资料制作的前三个步骤 确定以下两种资料的大纲及版式 企划书 决裁到总经理 通知 取得决裁后面向全社员工的通知 请将讨论结果写在白板上 A公司2011年的全社员工体检又要开始了 你是总务部总务课的小李 负责今年的体检项目 据人事统计 今年第1个季度全社员工平均加班时数已经超过了上限 员工的健康问题备受关注 此外 由于去年体检机构在体检时人多拥挤 服务对应也不及时 且不能提供按年龄段划分的针对性体检项目 员工纷纷反映更换体检机构 背景信息 3 资料制作的步骤 Step4填写资料内容 2020 3 18 21 可编辑 3 资料制作的步骤 Step4填写资料的内容 具体填写各部分的内容 简洁 具体 通过 视觉效果 使强调的要点一目了然 图表 粗体字 下划线 如何做到简洁 为进一步做好本市房地产市场调控工作 逐步解决城镇居民住房问题 促进房地产市场平稳健康发展 北京市人民政府办公厅印发北京版楼市调控 国八条 各界期待已久的北京调控细则将于17日起实施 各界期待已久的北京版楼市调控细则 国八条 将于17日起实施 其目的如下 进一步做好本市房地产市场调控工作 逐步解决城镇居民住房问题 促进房地产市场平稳健康发展 大段描述文字 1句话 1个信息 3 资料制作的步骤 开门见山 相同的语句不要重复 安全问题并不是不比数量问题重要 双重否定 安全问题比数量问题重要 质量不合格事件 去年发生了34起 今年又发生了18起 今年发生质量不合格事件18起 去年34起 分条目书写 这个公寓很不错 很不错 的意思过于模糊 哪里很不错 住进去的感觉 公寓的设计 公寓的面积 地理位置 景观 周边环境 今年的销售情况还可以 今年的销售完成了目标的98 3 资料制作的步骤 如何做到具体 要量化 避免模糊化 抽象化 单纯用文字表示 借助图表表示 今年的销售额是8 400万元 比前年年增长40 比大前年增长50 今年营业额的增长可以很直观地看到 不能很清楚地看到今年的营业额有多大的增长 单位 万元 3 资料制作的步骤 如何做到一目了然 图表 粗体字 下划线 颜色 3 资料制作的步骤 Step5检查校对资料 3 资料制作的步骤 Step5检查校对资料 最后要对资料进行检查 内容 形式 分条目书写 语句不要重复 要量化 解答例 内容上 解答例 从读者的角度检查资料是否简明易懂 内容上 4 案例演习 小李在整个 品牌认知度调查 的工作中制作了一些资料 我们一起重点学习一下其中的 企划书 决裁 的制作方法 4 案例演习 在工作开始之初 小李制作了一份企划书 决裁 并和部长进行了汇报 关于企划书 活动要求 阅读背景信息 制作企划书 决裁 并写在白板上 活动时间 小组活动30min发表10min 发放资料 解答例 柱状图 折线图 常用图表 用于比较绝对值大小 用于查看随时间而变化的浮动 推移情况 2 09年以来的A品牌汽车的国产车与CBU的销售额趋势变化 1 2010年A品牌汽车华北 华东 华南销售地区的年度销售总额对比 常用图表 饼图 水平柱状图 用于比较整体的比例 构成比 用于比较不同项目的构成比 4 2010年A品牌汽车公司华北 华东 华南销售地区客户年龄分布状况比较 3 2010年A品牌汽车在豪华汽车市场中所占的份额 帕累托图 散点图 常用图表 用于分析质量问题 确定产生质量问题的主要因素 用于确定多个不同因素之间的相关关系 5 A品牌汽车在2010年召回事件中几种缺陷的不良件数及其累计百分比 6 某工艺品生产过程中的温度与不良件数之间的关系 常用图表介绍 雷达图 用于项目类别繁多时比较各项目数值大小 7 年度管理状况问卷调查中员工的评价与管理者自我评价的比较 根据目的选择合适类型的图表设置简明易懂的标题注明单位 刻度注明数据 信息的来源使用多张图表时要标明序号 资料制作工具 使用图表的注意事项1 恢复到1981年的水平 不同的刻度造成不同的印象 不同时期的数据造成不同的印象 增长 资料制作工具 使用图表的注意事项2 反弹 0 0 200 400 600 800 1000 1200 单位 无变化 1月 3月 5月 1月 3月 5月 900 950 1000 1050 单位 小结 明确资料