主题宴会设计与管理实务任务3.2 主题宴会销售服务流程

任务 1 校训 岗位能力 人才培养目标 2 考勤 3 介绍一个行业信息 4 项目训练 宴会预订服务流程 5 能力训练 填写预订确认表格 宴会餐饮服务流程五字诀（三） 菜名报得准 特别介绍明 传菜按顺序 上菜分得清 桌面勤整理 距离要相等 分菜从右起 份量要适中 汤菜上齐后 对客要讲明 客人谈公务 回避要主动 客人有要求 未提先悟明 待客停筷后 人手茶一杯 送客巾递上 生果随后行 就餐结束后 帐目要结清 盘中有余餐 打包问一声 买单完毕后 虚心意见征 客人无去意 再晚不催行 客人起身走 衣物递上行 送客仍施礼 道谢要先行 发现遗留物 及时还失主 撤台要及时 翻台要迅速 按此规范做 功到自然成 【相关知识】 题宴会预订正式确认 在填写完成宴会预订单后，如果得到了主办单位或个人的确认，就是确定性宴会预订。此时除了要在宴会预订日记本上用红笔标明确认外，还应填写宴会预订确认书（见表 4交顾客，签订宴会合同书，收取宴会预订金。 1、填写宴会确认书 表 3表 3 宴会确认书 X 承蒙惠顾，不胜感谢。 所订宴会正在按下列预订要求认真准备，如有不妥之处或新的要求，请随时提出，我们原为您竭诚服务。 宴会经理： 、宴会名称： 联系电话： 二、宴会日期及时间： 年 月 日 星期 晚： 时 分至 时 分 三、宴会人数： 四、宴会形式： 五、宴会预算： 六、宴会厅名称： 七、其他： 2、签定宴会合同（见表 3 表 3 宴会合同书 宴会合同书 本合同是由 饭店（地址） 与 单位（地址） 为举办宴会活动所达成的，具体条款如下： 活动日期 星期 活动日期 活动地点 最低出席人数 预计人数 坐位安排 菜单计划 饮料 娱乐设施 招牌 预付订金 付款方式 其 他 顾客签名 饭店经手人签字 签约日期 本宴会合同一式五联，一联顾客保存、二联顾客签名后收回、三联出纳留存、四联预订部留存、五联宴会部经理留存，经双方签认后生效。 另外饭店与设宴顾客之间可有若干规定或说明，附于合同背面 . 在签订合同时，为了保证宴会预订的确认，饭店通常要求已确认日期的顾客预付一定数量的订金，一般大型宴会为总费用的 10% 15%。有些饭店因忘记与客人签订合约收取订金，而平白蒙受许多损失。付完订金才表示该宴会场确实已被预订下，否则一个大型宴会如果临时取消，对饭店势必造成重大损失，因此预收订金对宴会部而言实为一种自保方式，诚属必要。 发布宴会通知单 宴会正式确定后，预订人员对内应发布一份类似公文的宴会通知单（见表 3 9），告知各个部门在该宴会中其部门所应负责执行的工作。由于成功举办一个宴会需靠许多部门通力合作，所以如果一张宴会通知单能够清清楚楚地将所有工作事项列出来，对于举办宴会将有很大裨益。 宴会通知单即可称为这些工作部门的 “ 工作订单 ” 。宴会通知单的内容包括合同书中的主要资料，以及各单位所需准备的物品内容和相关事项，如宴会时间和相关事项、接洽人、桌数、厅别、菜单、特殊要求等。 宴会通知单的格式一般是表格式， 分三部分， 在表格上部写出已知道的客人信息包括宴会名称、宴会日期、宴会入场时间、典礼时间、就餐时间、结束时间、宴会场地、预订人姓名、电话、传真、宴会保证人数、宴会预计人数、订金数额、收据号等信息。 在宴会通知单的 中部主要写出 各部门为这次宴会所要做的一些准备工作。左边写出中餐厨房、西餐厨房提供的菜品和宴会部应该做的准备工作，右边写出与本次宴会有关的部门应做的准备工作。一般有工程部、客房部、保安部、管家部、酒吧、花房、财务部、人力资源部、美工冰雕、采购部、营销部等。 在宴会通知单的 表格底部要列出宴会通知单的发送部门。 表 3 9 宴会通知单 发文日期： 2001年 9月 23日 编号： 会日期： 2001年 10月 1日 星期一 订金金额 元 收据单号： 00461 宴会名称：宴会 付款人： 接洽人： 联络人：先生 电话： 客户名称： _传真： 付款方式：付现金 时间 类型 地点 保证数 预估数 海 报 内 容 喜宴 晚上： 17： 00 20： 00 结婚 喜宴 国际 宴会厅 100桌 110桌 美 工 冰 雕 在厅口赠喜宴冰雕一座 西餐厨房 准备婚宴仪式用三层蛋糕 宴 会 服 务 部 宴会现场摆设： 1 9月 30日 22： 00后，花商将进场布置 2 舞台中央置西式行礼台，右方置司仪台和麦克风，左方置蛋糕桌和香槟台 3 主桌 1桌 24位，设银器及椅套 4 10月 1日 16： 00，工作人员于百花厅开讨论会 5 客人自备香烟、喜糖 6 附场地布置图 中 餐 厨 房 准备宴会菜肴，菜单如下： 果律大龙虾 八味美佳碟 八珍烩鱼翅 夏果炒鲜贝 红烩大刺参 吉祥照双辉 游龙一线天 鲍鱼扒津白 万佛跳金墙 精致花品点 巴参炖雪蛤 四季鲜水果 1 桌 800元，外加 10%的服务费 2 10月 1日 18： 10准时出菜 酒吧 准备酒水饮料 客 房 部 提供豪华套房一间， 10月 1日入住， 2日退房。 保 安 部 1 9月 30日 20： 00后请协助花商进场布置 2 客人要求当日饭店派人员至会场保护礼金 3 当日宾客众多，请派人员疏导人流 工 程 部 1 行礼台麦克风 1支，司仪台麦克风 2支 2 准备配合各项程序播放的音乐 花房 客人自请花商布置会场，请多配合 器材收费： _ 预订业务员： 宴会经理： 发送 部门 总经理 餐饮部 宴会部 财务部 工程部 客房部 西厨房 中厨房 管事部 餐厅部 保安部 采购部 花 房 美工冰雕 其他 若顾客对于宴会提出任何变更，预订人员就必须马上以宴会变更单表 3何最后 1分钟的变更都应迅速通知有关的部门。 鸡尾酒会 通常宴会更改程序 （ 1）客人用电话或面谈形式对已预定过的宴会或其他活动进行更改时，应热情接待，态度和蔼。 （ 2）详细了解客人更改的项目、原因，尽量满足客人要求。 （ 3）将更改内容认真记录，并向客人说明有关更改后的处理原则。 （ 4）尽快将处理的信息传递给客人，并向客人表示感谢。 （ 5）认真填写更改通知单（见表 3并迅速送至有关营业点和生产点，请接受者签字。 （ 6）将更改原因及处理方法记录存档，并向经理汇报以便采取跟踪措施，争取客源。 （ 7）检查更改内容的落实情况和更改后费用收取等事宜。 表 3 11 宴会更改通知单 发文日期 _宴会预订单编号 _ 宴会名称 _场 地 _ 宴会日期 _联络人 _ 变更项目 原计划 变更为 日 期 _ _ 时 间 _ _ 人数 /桌数 _ _ 【新菜单附后】 其他变更项目 增加项目 _ _ 宴会部经理签名： _ 发送 部门 总经理 餐饮部 宴会部 财务部 工程部 业务部 客房部 保安部 采购部 中 厨 西 厨 花 房 美工冰雕 其他 2. 主题宴会预订取消 由于某种原因，预订的宴会除发生变更外，也可能被取消。如客人要求取消宴会预订，应立即做好如下工作： 接受客人取消预订时，应尽量问清取消预订的原因，尽量挽留客人，这对改进今后的宴会推销工作是非常有帮助的。 在该宴会预订单上盖上 “ 取消 ” 印，并记下取消预订的日期和要求，取消人的姓名以及接受取消的宴会预订员姓名，然后将该宴会预订单放到规定的地方，并及时通知有关部门。 如是大型宴会、大型会议等取消预订，应立即向宴会经理报告。 宴会部经理还有责任给顾客去函，对不能为其服务表示遗憾，希望以后有机会进行合作。 如果某暂定的预订被取消，预订人员要填写一份 “ 取消宴会预订报告 ” （见表 312）。 表 3 12 取消宴会预订报告 公司名称 _联系人 _ 宴请或会议日期 _业务类型 _ 预订的途径与日期 _ 失去生意的原因 _ 挽回生意的报告（简明扼要的步骤） _ 进一步采取的措施 _ 宴会经理签名 _ 日期 _ 第一，建立宴会预订卷 按预订日期顺序排列，包括宴会时间、宴会活动名称、宴会举办单位、宴会规格、宴会活动地点。 所包括的资料有宴会预订单、宴会安排日记簿、宴会确认书、宴会合同书、宴会通知单、宴会更改单、宴会取消单。宴会台型设计图、宴会议程策划书、宴会场地设计说明，宴会服务管理策划方案等。 第二，建立宴会执行卷 第三，建立宴会资料卷 实训： 知识训练： （ 5）在宴会合同书的背书中应提醒客人哪些注意事项？ （ 6）对客人缴纳的宴会订金应如何处理？ （ 7）宴会通知单的内容分为哪几部分？ 能力训练： 案例 3 寿宴预订 通过案例 3面掌握宴会预订的流程，熟练准确填写宴会预订流程各个环节的表单。 你应该会填写宴会通知单的各项目；能够对宴会工作进行总体分工设计。 案例 3京一对新人婚宴 分析案例 3 在宴会合同书的背书中应提醒客人哪些注意事项？ 对客人缴纳的宴会订金应如何处理？ 婚宴纠纷发生的原因是什么？应如何避免？ 案例 3酒店宴会通知单（ 结合案例回答下列问题： 1、在签订宴会合同后宴会部应填写哪个表单，这个表单有什么作用？ 2、宴会通知单的内容分为哪几部分？ 3、宴会通知单下发后，如果客人提出更改或取消，应填写哪些表单？ 4、你作为负责宴会销售的预订员，如何完成宴会预订各项工作？ 素质训练： 在 党政机关出差和会议定点饭店查询网 网址： ，查询 2013年辽宁省党政机关出差和会议定点饭店。 阅读宴会通知单首先确认活动时间，活动内容如会议或宴请等以及主办公司名称和主办人姓名、确认活动所在的区域和人数；其次阅读活动细节，包含台型，需准备物品，是否需要讲台和舞台等；再次确认客人有无自带的物品，确认活动期间的工程要求并及时联系工程部；最后确认价位明细，并且联系有关客人押金是否到位等事宜。 阅读宴会更改通知单首先确认宴会更改通知单与原来的宴会通知单的序号相符合，所有宴会更改通知单由宴会销售部发放到各个相关部门，并且务必将宴会更改通知单和原始宴会通知单订在一起。 通过填写表单，培养一丝不苟的工作作风，准确细致不得马虎。与客人的接触沟通应具备一定的法律知识，营销技巧、计