采购管理实务 第3章 采购流程管理

沈 阳 航 空 航 天 大 学 第 3 章 采购流程管理 沈 阳 航 空 航 天 大 学 主 要 内 容 采购流程管理 采购订单管理 进货管理 1 2 3 采购流程的分析与优化 4 沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 3海尔改善采购流程的策略 海尔改善采购流程的策略： 海尔采取的采购策略是利用全球化网络，集中购买。以规模优势降低采购成本，同时精简供应商队伍 ； 海尔采用的是 式：共同发展供应业务 ； 网上订单管理平台； 网上支付平台； 网上招标竞价平台； 在网上可与供应商进行信息互动交流，实现信息共享，强化合作伙伴关系 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购流程概述 一、采购的基本流程 确认需求； 需求说明； 选择供应商； 价格和采购条件的确定； 发出订单； 订单 追踪与催货 ； 验收； 核对发票； 不符与退货处理 ； 结案； 记录与档案维护 。 采 购 需 求计 划认 证 供应 商发 出 采 购订 单物 料 入 库验 收评 价 采 购工 作沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购流程概述 一、采购的基本流程 请购单 申请部门： 编号： 预算额度： 日期： 需求数量 单位 描述 需要日期： 遇到问题时通知： 特殊发送说明： 申请方： 说明：一式两份 ， 原件送采购部门 ， 申请者保留文件副本 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购流程概述 二、采购流程 设计注意的要点 采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配 ； 先后顺序及时效控制 ； 关键点设置 ； 权利、责任或者任务的划分 ； 避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱 ； 采购流程应反映集体决策的思想 ； 配合作业方式的改善 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购订单管理 一、采购订单的内容 1、采购订单的定义 采购订单有时也被称为采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。 采购 订单是 具有法律效力的文件，几乎所有的采购订单都包括与违约相关的标准法律条款。 采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址，位于订单的正面。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购订单管理 一、采购订单的内容 2、采购订单的格式 订单头部 订单名称、订单编号、采供双方的企业名称、签订地点、签订时间。 订单正文 物料名称与规格、物料的数量条款、物料的质量条款、物料的包装条款、价格条款、运输方式、支付条款、交料地点、检验条款、保险条款、违约责任条款、仲裁条款、不可抗力条款等。 订单尾部 订单份数及生效日期、签订人的签名、采供双方公司的公章。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 一、采购订单的内容 3、采购订单的格式主要内容 采购订单格式的主要内容 质量条款； 价格条款； 数量条款； 包装条款； 装运条款； 检验条款； 支付条款； 保险条款； 不可抗力条款； 仲裁条款。 采购订单管理 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购订单管理 二、采购订单的操作 1、订单准备 （ 1） 熟悉需要订购的物料项 目 （ 2） 确认价格 （ 3） 确认质量标准 （ 4） 确认项目需求量 （ 5） 制定订单说明书 2、选择供应商 （ 1） 查询采购环境 （ 2） 计算供应商容量 （ 3） 与供应商确认订单 （ 4） 确定意向供应商 （ 5） 发放订单说明书 （ 6） 确定物料供应商 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购订单管理 二、采购订单的操作 3、签订订单 （ 1）制作订单 （ 2）审批订单 （ 3） 与供应商签订订单 （ 4）执行订单 4、订单跟踪 （ 1） 跟踪供应商工艺文件的准备 （ 2） 确认原材料的准备 （ 3） 跟踪加工过程的进展状态 （ 4） 跟踪组装调试检测过程的 进展状态 （ 5） 确认包装入库 沈 阳 航 空 航 天 大 学 进货管理 一、进货方式管理 自提进货 供应商送货 委托外包进货 进货方式 沈 阳 航 空 航 天 大 学 进货管理 一、进货方式管理 1、自提进货 货物清点环节的管理 对货物的品种、规格、数量和质量进行检验 ； 工作量大，需谨慎、认真。 包装、装卸、搬运上车的管理 保证货物质量的重要环节。 运输环节的管理 主要针对运输工具、路径、时间、安全的管理。 中转 环节的管理 中转环节要注意的问题很多，如货物清点、装卸搬运方式选择、装卸搬运安全 等。 应尽量不中转或少中转。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 进货管理 一、进货方式管理 1、自提进货 验收入库环节的管理 验收入库是进货环节的结束和保管环节的开始 ； 物料检验主要有以下 4个步骤：确定检验日期、通知检验人员、检验物料、处理检验问题。 物料检验标准 主要内容包括：适应范围（所面对的物料）；所引用的文件及标准（标准的来源）；检验条件及设备（温度、湿度、压力等条件及所采用的设备）；检验物料项目类别。 检验方式 检验方式主要有全检、抽检、免检 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 进货管理 一、进货方式管理 2、供应商送货 对采购商来说，省去了整个进货管理环节，只剩下入库验收环节。 入库验收也主要是供应商和保管员之间的交接，进货员最多只提供一个简单的协助而已。 3、委托外包进货 委托外包进货，就是把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第三方物流公司。 有利于发挥第三方物流公司的自主处理、联合处理和系统化处理能力，提高了物流运作效率、降低了物流运作成本。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 进货管理 二、进货管理的基本原则 进货方式选择原则 进货管理的基本原则 安全第一原则 成本效益统一原则 总成本最低的原则 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购流程的分析与优化 一、 传统采购流程存在的问题 采购时间过长，采购流程复杂 ； 库存过多，资本利用率低，企业很难进行全面细致的数据分析和采购管理 同供应商关系紧张，面对多变的市场， 应变能力差； 采购方式单一，难以获得价格折扣 ； 采购流程不合理， 效率低 处理内部和外部订单消耗大量时问和成本。 采购过程人为因素难以排除，透明度不高，导致不必要的资源流失。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购流程的分析与优化 二、 影响采购流程的因素 供应商和 品牌规格 选择供应商 签订合同 重视价格 管理结构 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购流程的分析与优化 三、 采购流程 优化的方法 从使用者到采购部门的在线通知系统 ； 向客户发放采购卡 ； 基于因特网的电子采购 ； 长期采购合同 ； 采购流程的重新设计 ； 电子数据交换 ； 允许使用者向供应商直接订货 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 3 电子采购系统 网络销售模式 线上线下相结合 沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 3跨国公司的采购管理 福特公司改造前的采购流程 货 物发 票支 票订 单订 单验 收 单验收单位采购部会计部厂 商沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 3跨国公司的采购管理 福特公司改造后的采购流程 验 收 资 讯订 单 资 讯订 单 输 入验 收 单 位采 购 部 会 计 部计 算 机 数 据 库稽 核 订 单厂 商电 子 资 金支 付 系 统订 单通 知沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 3跨国公司的采购管理 效果分析 采用了计算机网络，废除了发票， 减少了人力投入； 会计部在改善前职员超过 500人，改善后仅需要 125人，这个效应也延伸到其他部门，有的部门人数甚至缩减为原来的 1/200； 信息传递快，缩短处理时间，提供工作效率； 加强监管。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 复习思考题 简述采购流程的基本步骤有哪些？ 实施采购流程时应该注意哪些问题？ 简述采购订单的定义及主要内容 简述采购订单的操作有哪些步骤？ 简述进货管理的方式与原则。 影响采购流程顺利实施的因素有哪些？ 分析采购流程优化的方法有哪些？ 沈 阳 航 空 航 天 大 学 实训题：采购流程设计 实训目的 采购流程步骤繁多，学生们需要认识采购流程对整个采购部门的重要性，做到对采购流程的各环节