销发系统制度培训PPT课件.ppt

销售发运信息系统管理办法培训讲义 1 销售发运信息系统 主界面 2 销售发运信息系统 销售发运信息系统 简称销发系统 是集团自动化所开发的面向公司水泥熟料销售发运流程管理的应用软件 02年10月投入运行 获得国家专利 3 销售发运信息系统 功能学习 水泥熟料销售发运管理系统指导书 管理制度 销售发运信息系统管理办法 第3次修订稿 4 销售发运信息系统 财务 三权分立 公司总经理为销发系统运行管理第一责任人 销售 发运 相互制衡 5 上岗要求 选聘标准职业道德良好 业务素质高 坚持原则 制度执行能力强 操作人员实行年审制度 涉及岗位系统管理员 开票人员 销售会计 装运人员 门卫 办公室 6 互动 汽车水泥 熟料发货流程是什么 发货流程 7 发货流程 客户交款 财务录入销发系统账户 开票员开具 财务审核计划单 开票员打印计划单 客户签收 司磅员凭计划单空车记重 开具发货单或装车通知单 8 上岗要求 发货员核对发货单 装车通知单 劳务人员或发货员发货装车 司磅员重车过磅确认 散装打印发货单 门卫核对客户发货 确认放行 结算开票 9 资金录入 审核 付款方式现金 银行汇票 银行承兑汇票 银行本票 支票 电汇 10 资金录入 审核 资金录入注意事项1 销售人员不得直接收取现金 2 驻外市场部须将所收取银行支票在一日内送交子公司财务部门 财务部门必须在收到支票的一个工作日内将支票送交银行进帐 11 资金录入 审核 转账支票送达银行不及时 09年5月25日 南京海螺公司收取收取某客户转账支票5万元 直至27日才送至银行 款项直至6月1日才进公司账户 没有严格执行制度要求 导致公司每月未达账项较多 其中09年5月底 企业已收银行未收余额 为132 09万元 存在空头支票不能被及时发现的风险 案例 12 资金录入 审核 3 销售人员每旬内将票据原件送回公司财务部门 4 支票方式支付的货款 要在确认货款到账后方可在销发系统录入资金 13 资金录入 审核 2005年 海螺市场部业务员收取客户银行承兑汇票一张 金额50万元 电话通知财务并将该票据复印后传真至财务 办理了入账 票据原件没有及时缴纳存放在市场部 因保管不善票据丢失 后期通过挂失 公告等一些列繁琐手续 耗费了大量的人力 物力和财力将此事解决 相关人员受到了处理和赔偿 案例 14 5 电汇方式支付的货款 确认到账后方可录入资金 特殊情况 连续采购 资信较好的老客户 须要求客户将电汇单传真到销售处 销售部门负责人 子公司分管领导签字确认后方可录入资金销售会计及时向银行查询货款进帐情况 并做好相应记录 资金录入 审核 15 6 客户以银行承兑汇票支付货款的业务 按照股份公司财务部 销售部下发的通知要求 以银行承兑汇票开具的计划单价格较以现金方式开具计划单价格增加1 5元 吨 月 不足一整月按一个月处理 资金录入 审核 如子公司有银行承兑汇票收取政策的 按政策约定执行 16 7 对采用加价方式开具的计划单 当销售价格调整时 需将原计划单关闭 仍以原加价幅度开具新计划单 不足整数吨位的货款余额 可视为现金处理 资金录入 审核 17 资金审核财务部门须安排人员每日对昨日当班销售会计录入资金 含以传真件发货的资金 进行逐笔审核 重点审核资金金额 客户名称 票据类型 付款日期 审核工作日清日结 资金录入 审核 18 资金审核注意事项1 审核工作日清日结 今日资金次日审核完毕 资金录入 审核 3 财务部门负责人每周不少于一次对销发系统与财务账务系统有关资金情况的一致性 准确性以及销发系统资金审核情况进行核查 2 银行支票 银行汇票 银行电汇货款 超过4个工作日内仍未到帐的 财务书面通知销售 19 案例 1 2009年7月6日 海螺销售会计将客户 绿萌工贸实业有限公司 2万元现金错误录入客户 绿海洋工贸实业有限公司 7月10日才发现 资金录入 审核 2 避免增值税客户现金交易量大的现象 销售部门引导客户通过转账等方式交款 20 案例 资金录入 审核 2005年 海螺客户转款10 000元 财务销售会计录入销发系统是误录为100 000元 同时因资金审核不及时 未能及时发现 时隔数日后两帐资金核对时才发现资金多录入 但此时客户已经将水泥全部提完 造成了应收账款 21 资金审核时间与资金入帐时间相差半月之久 22 货款到账较销发系统入账时间滞后三个工作日 入账手续未经公司相关领导审批 易带来资金风险 23 客户录入资金为零 销售会计录错客户名称或资金金额原因所致 24 7 11月该具备开具增值税发票客户现金流量较大 25 4 当票据原件到达的日期较发运日期滞后 资金录入 审核 财务部门应做好相关记录 在银行承兑汇票原件到达后或银行汇票进帐后不晚于一个工作日内录入财务帐务系统 凭相关证明材料将客户支付资金情况在发运当日录入销发系统 26 转 退 款应注意事项 资金录入 审核 处理流程 先在销发系统处理 再在财务用友系统处理 要求 客户提供转出人申请涉及客户同时加盖公章 法人章明确的开户行 账号 金额等信息 27 资金录入 审核 委托函件应由委托人及受托人共同签章确认 此函仅有受托人确认 手续不齐 存在资金 税务风险 28 销售计划单开具 审核 销售计划单的开具1 开具销售计划单时 要认真 仔细地输入客户申请提货的数量 价格 品种信息 录入完成后必须进行复核 检查计划单的准确性 2 对做到位价 离岸价等 含中转业务 开具计划单须将出厂价和中间费用分开录入销发系统 29 销售计划单审核1 销售处负责人次日进行检查 重点检查品种 数量 价格等情况 确保计划单准确 销售计划单开具 审核 2 财务销售会计对照公司的价格执行通知及合同 认真审核品种 价格 数量 资金 30 销售计划单审核 销售计划单开具 审核 3 经财务审核盖章的销售计划单 须及时交于客户 在传递至客户或其指定经办人时 须让客户或其指定经办人签收 客户委托函 31 案例2009年11月7日南京海螺开票员将销售价格错录为242元 吨 实际应为262元 吨 财务销售会计在审核计划单时未能发现 将错误的计划单审核通过 客户发了货 销售计划单开具 审核 32 价格错录为242元 吨 实为262元 吨 33 合同价为275元 吨 直接以结算价266元 吨开具计划单 34 签收人与授权人不一致 签收与授权字样不一致 计划单领取 必须是客户本人或由其指定的授权人 规避发货纠纷风险 35 资金 计划结余提示 检查客户计划结余和资金结余情况 防止出现负数 36 资金 计划结余提示 检查客户计划结余和资金结余情况 防止出现负数 37 价格管理 区域价格设定应包含所有水泥 熟料品种 以便系统自动生成新的价格 38 价格调整 对结余数较少的计划单可直接关闭 重新下计划 同时注意特殊销售政策客户的计划单以及在厂发运的散装水泥计划单关闭 39 发运管理 开具发货单1 装运开票人员根据客户计划单和客户提货要求开具发货单 特殊情况下提货人无计划单时须出具经客户和提货人双方签字 盖章 确认的运输委托函 40 发运管理 开具发货单注意 司磅员开具发货单时认真 仔细核对销售计划单 运输委托函确认客户提货信息 品种 车号 数量等原则上不得作废发货单 41 发货单作废 未注明原因 42 发货单开具 计划单号为1037955与1037995混淆导致错发客户水泥 43 发运管理 运输委托函管理 1 运输委托函须注明的要素 客户名 计划单号 提货车辆 品种 有效期等内容 经销售部门经办人员及负责人签字 44 发运管理 运输委托函管理 2 装运部门 按自然顺序编号登记台帐每天整理 每月对到期的运输委托函提交办公室存档 45 发运管理 发货单管理1 发货单自开具起24小时内有效 超过24小时及时作废 2 建立发货单作废台帐 注明作废原因 经装运部门当班班长或调度进行确认 46 发运管理 3 当销售价格调整时 对同时满足发运车辆已进厂 发货单已打印两个条件的 由装运部门填写 执行原价格申请表 经财务和销售部门会签后按原价格予以发货 会签后的 执行原价格申请表 销售部门留存 发货单管理 47 发运管理 进行空车过磅 打印散装水泥装车通知单 一式两联 凭装车通知单到发散处装运水泥 1 空车过磅 散装水泥发货 48 发运管理 散装水泥发货 装车前 发货员认真核验散装水泥装车通知单 车号是否对应 品种是否正确 是否有涂改等情况 确认无误后方可装车 装车完毕后 发货员在装车通知单签字确认 并留存装车联 将存根联交由驾驶员带回磅房 2 水泥装车 49 发运管理 散装水泥发货 称重时磅房人员须将装车通知单存根联收回 3 重车过磅 散装车装车完毕后 到磅房进行重车称重 实施重车称重 打印发货单 50 发运管理 散装发货员每日上午9 00前按先后顺序将昨日散装水泥装车通知单装车联整理 散装水泥发货 4 发运数量核对 经部门负责人签字确认 填制 日散装水泥装车情况核对表 交财务部门 51 发运管理 注意事项 作废散装水泥装车通知单 需经当班发货员和发货班长 或当班调度 共同确认后方可作废 并建立台帐 如磅房人员私自作废散装水泥装车通知单 则视为违纪行为处理 磅房人员将已打印的散装水泥装车通知单及时收回 并登记作废台帐 52 过磅要求 空车 重车都必须过磅 不得采用空车数据作为某一阶段的空车磅重标准 发运管理 正常皮重 该车前三个月在我公司提货的10次最轻皮重的平均值 皮重波动大 超过其正常皮重0 5吨 皮重波动大的风险 易导致货物流失或影响水泥品质风险 53 规避车辆皮重波动大的措施1 不予计皮重或装货 要求其将车内物料打空后方可给予装货 发运管理 2 特殊情况 办理 散装水泥装车申请单 销售 装运部门 子公司分管领导会签 54 标准装载量定义 该车前三个月内在我公司提货时装货10次最重装载量的平均 发运管理 装载量不正常存在的风险 净重低于装车标准装载量90 的车辆存在偷盗水泥及品质风险 55 规避措施 发运管理 承载吨位净重低于装车标准装载量的90 散装水泥发货员 班长二人共同确认装车重量 并在出门联上签字 销售部门日常加强检查 核实 56 空车验证量超过正常皮重0 5吨 重车装载量低于验证量90 57 案例 发运管理 开具发货单时司磅员没有核对发货品种 将客户P C32 5袋装计划开为P O42 5袋装 发货员未认真核对客户发货单的发货品种 导致将32 5袋装水泥错发成42 5袋装水泥 出厂时被门卫及时发现 避免了公司利益损失 58 个别车辆过完空磅后 将原备用水箱的水放空再装货 59 第一次不装满 过完磅后返回再装出厂 60 防止车体压磅不全 61 出厂管理 门卫职责 1 提货的车辆按照到达的先后顺序 到门卫处登记并领取序号牌排队等候 车辆按照门卫指令进厂装货 2 门卫坚持按收单 核单 验货 点击 放行的流程执行 62 出厂管理 3 门卫在对出厂产品进行验货时 对散装水泥汽车必须打铅封 若为装运部门打铅封的 则门卫检查铅封的完好状况 门卫职责 对袋装水泥汽车必须点包确认发货品种 吨位无误后 方可予以放行 63 4 超时出厂的散装水泥汽车 要求重新过磅 做好相关记录 在确认无异常情况后方可准予出厂 出厂管理 5 对于实际装载量低于标准载重量90 的散装车辆 必须检查 确认会签手续完备 无异常情况后方可准予放行 64 出厂管理 6 散装水泥空车出厂门卫要认真核查其 空车出厂申请单 办理会签的情况 在确认会签完备 无异常情况后方可出厂 并做好相关记录 空袋装水泥车 含装运熟料的空车 出厂必须确认车辆未装货物 同时做好相关记录 65 出厂管理 7 每日上午9 00前按照出门先后顺序整理昨日发运出厂水泥的出门证 填制 日出厂数据汇总表 经部门负责人签字确认后 交给财务部门 66 出厂管理 8 每日上午9 30前 财务部门牵头办公室 生产 装运 销售等部门配合 填制 日发运数据核对表 各部门会签 财务部门存档 67 发票开具 审核 销售部门 1 销售发票由销售部门开具 原则上当月发票必须在当月开具完毕 经财务部门审核盖章后生效 2 禁止出现客户名不填或仅填写地名 发票存根联与发票联内容不一致 发票单价与发货单价格不一致等现象 68 3 销售部门在销售发票开具后即时将发票相关信息录入销发系统 在录入时必须认真 仔细 杜绝出错 发票开具 审核 4 经财务审核盖章的销售发票 销售部门在传递至客户时 须让客户签收 并做好相关记录 记录每月由销售处统一存档备查 69 财务部门 发票开具 审核 财务部门在接到销售发票后 即时对销售部门录入系统的发票情况进行审核 重点审核客户 品种 数量 价格 发票票号等情况 审核无误后 在发票上加盖发票专用章 70 销售 财务部门 发票开具 审核 时间 每月3日前部门 财务部门 销售部门就销发系统和用友帐务系统资金情况逐户进行全面核对 结果经销售 财务部门负责人 报子公司主要负责人审核签字后交销售部门存档 71 客户资金对帐 发票开具 审核 2 销售部门依据财务部门出具的对帐函 与业务人员 客户办理交接记录 督促销售人员做好客户对帐工作 1 财务部门按照销售部门提供的客户名单每月出具对帐函 72 3 客户以书面形式对我公司出具的对帐函数据提出异议时 销售 财务部门应在接到客户书面函件两个工作日内对客户资金状况进行重新核对 查明原因 财务部门重新出具对帐函与客户进行对帐 发票开具 审核 客户资金对帐 73 74 75 交款为指挥部材料厂 发票主体为项目部 76 将发票货物名称填写错误 并且手动更改 操作不规范 存在一定税务风险 77 对账意见不明确 78 出具对象与确认人不一致 79 质控处将质量数据录入销发系统时应注意数据录入的准确性 质量管理 销售服务人员在打印质保书时应对数据进行复核 80 质量管理 2009年9月13日 海螺质控处在录入P O42 5级散装水泥28天抗折数据时 未能认真审核录入数据的准确性 将8 1Mpa误录为81Mpa 使28天抗折平均值达到32 3Mpa 销售服务人员在为客户开具水泥质保书时也未能及时发现错误 使有错误数据的质保书传递给客户 案例 81 熟料三天强度58 6Mpa 82 1 以量定价合同达到合同约定要求 销售部门出具结算调整申请表 经销售 财务部门负责人会签 经公司分管领导审批后 由财务部门进行结算单价调整 调整后方可开具发票 数据录入 调整 发送 83 2 发货结算数量 流向的调整须填写销售发运信息系统数据调整申请表 销售流向调整申请表 数据录入 调整 发送 3 销售部门须安排人员每日上午8 30前将销发系统数据 发送日前推31天期间的所有数据 发