招标管理暂行规定.doc

采购招标管理暂行规定第一章 总则第一条 为了保障公司生产正常进行，发挥物资招标采购规模效应，降低采购成本，规范采购行为，提高企业经济效益，根据国家相关法规，结合公司实际情况，特制定本规定。第二条 公司招标领导小组由公司董事长任组长，公司总经理任副组长，成员由公司副总经理、总工程师、财务总监组成。第三条 在公司招标领导小组的统一领导下，公司成立“招标采购工作组”，由公司分管领导任组长，供应部负责人任副组长，成员根据招标采购对象确定。第四条 招标采购工作组的日常事务由供应部负责处理，负责与招标代理机构联络（如果必需由代理机构组织招标）。第五条 财务部负责招标资格审查中对拟投标单位财务状况的审查。参加合同洽谈和会签。第六条 施工类工程在招标前，应先根据施工图预算编制标底。不允许在无标底的情况下招标。第七条 招标采购范围一、招标采购的物资主要包括如下范围：1、汽车项目建设中的工程勘察、设计、施工、监理、造价结算审核、竣工决算审计采购等。2、生产用机器、设备、设施及更新。3、服务性采购，含办公用品、劳保用品、安全用品等。4、小型机械、器具等能形成固定资产的物资。5、能够形成批量的生产所需原辅材料。二、能够形成较大批量的物资或采购金额单项合同估算在5万元及以上的大宗物资，必须报送公司招标采购工作组进行招标采购。三、单项施工合同估算价在50万元以上的基建工程项目的勘察、设计、施工（含土建施工、安装工程、装饰装修等）、监理的确定和公司决定的其他项目的采购； 四、造价审核及竣工决算审计等服务的采购，单项合同估算价在5万元人民币以上的。五、单项合同估算价低于第二、第三、第四项规定的标准，但整个项目总投资额在50万元人民币以上的。六、招标采购必须按法定的招标办法和程序统一组织进行。任何人都不得绕开公司招标采购工作组私自进行物资采购，更不得将采购项目化整为零或者以其他任何方式规避招标，否则将追究经办人的责任。第二章 招标采购形式第八条 针对具体的招标采购项目，可以选择“邀请招标”、“公开招标”、“议标”等不同的招标形式进行招标采购。第九条 符合下列情形之一的，可以采用“邀请招标”采购：一、设备、材料技术复杂或有特殊要求，只有有限范围的潜在投标人可供选择采购的；二、涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；三、采用公开招标的费用占采购招标项目总价值的比例过大的；四、对工程进度、质量、安全和技术有特殊要求的采购项目；五、项目采购金额相对较低的零星项目、紧急项目等；六、其他经公司招标采购工作组根据实际确定的采购项目等。七、法律、行政法规规定不宜公开招标的。第十条 有下列情形之一的，上报公司招标领导小组批准后，可采取“议标”（竞争性谈判或询价采购）的方式：一、招标后没有投标人投标或者重新招标未能成立的；二、所需设备、材料技术复杂或需要与现有设备（设施）一致（匹配），造成符合条件的潜在投标人不足三家的；三、对工期要求特别紧急，采用招标所需时间不能满足工程建设需要的；四、因设计更改或施工需要，需增加原项目招标设备、材料数量的，且增加资金总额不超过原合同金额百分之十的；五、因设计更改或施工需要，需对原招标设备、材料的部分参数、配置、外购件进行调整的；六、同一招标批次招标设备、材料数量达不到规模要求，且需求紧急的；七、采用特定专利、专用技术，事故抢修用设备、材料等特殊原因不适宜招标的；八、发生了其他不可预见的紧急情况不适宜招标的。第三章 招标采购工作机构第十一条 针对具体的招（议）标采购项目，公司招标采购工作组负责具体组织、实施招标和评标工作。一、 对于公司委托的服务性邀请招（议）标采购项目，一般由供应部负责人、申请采购部门负责人、授权委托采购部门负责人、财务部、纪委监察、审计部等部门人员联合组成招标采购工作组，由供应部牵头组织进行招标采购。二、 由公司招标采购工作组组织的一般性邀请招（议）标采购项目，原则上由供应部负责人、申请采购部门负责人、授权委托采购部门负责人、技术部、总工办、生产部门、财务部等部门人员联合组成招标采购工作组，由供应部（采购中心）牵头组织进行招标采购。三、 对于公司确定的属于“公开招标”采购项目，招标采购工作组一般设技术组、商务组和会务组等机构。1、技术组组长由总工程师、生产或技术部门负责人担任，成员由总工办、生产部门、技术部门相关专业技术人员组成。2、商务组组长由供应部负责人担任，成员由供应部采购主管（专责）、财务部门、审计部门等部门人员组成。3、会务组由供应部及相关部门人员组成。第五章 招标采购工作程序第十二条 采购（招标）申请1、列入招标采购范围的服务性设备物资，经履行公司相关程序批准后，由相关部门直接下达委托采购申请，报送供应部，按照规定的程序组织招标采购。2、汽车项目建设所需要材料物资，属于招标采购范围的，由筹备机构向招标采购工作组申报采购申请，确定采购数量、型号、规格、质量要求、到货日期等，经技经部门审查，由供应部按照规定的程序组织招标采购。第十三条 招标工作计划及入围厂商的确定一、根据采购申请，由供应部采购主管（专责）负责编写招标工作计划书。招标计划书的内容包括：招标方式选择建议、招标及评标组织人员、入围厂商建议名单；招标时间及工作安排等。二、招标方式包含公开招标和邀请招标（议标）两种形式。经公司批准采取公开招标的，供应部应根据招标采购计划进行深入的市场调查，了解资源，广收信息，并向社会公开发布招标公告。在此基础上由招标领导小组选择符合要求的合格供应商，由供应部向其发放招标邀请通知书。 1、选择邀请招标（议标）采购的，入围厂商原则上直接在公司合格供方名册中选取。如特殊情况下，如临时增加名册外厂商的，必须严格事先经过资格预审；重要物资一般还应进行实地考察。2、两种形式招标参与招标入围厂商数量一般均不得少于3个。三、 招标工作计划书由物资公司经理审核，报公司分管领导批准。第十四条 招标文件的编制及审批 一、总工办负责招标文件技术规范部分的编制，并提交技术部门审查签字。二、供应部采购主管（专责）负责招标文件商务部分的编制，并提交供应部负责人审查签字。三、供应部采购主管（专责）负责招标文件的合成及送审，招标文件审批表格式见附件3。招标文件的编写部门应根据审核意见对文件进行必要修改。 四、招标文件由公司分管领导或授权供应部负责人批准。第十五条 发布招标公告或发出招标邀请通知书。一、公开招标的，由供应部采购主管（专责）在指定的采购信息发布媒体（如报纸、网站等）上发布招标公告。二、邀请招标的，供应部采购主管（专责）向入围厂商发出投标邀请通知书，并做好跟踪、确认工作。当潜在投标厂商不足3家时应及时调整采购方式。三、邀请通知书的内容应包括：招标人的名称和地址；招标人的资格；招标采购物资的名称数量；获取招标文件的办法和时间；投标的实施时间和地点；其它应说明的事项。第十六条 发售招标文件根据招标公告或邀请招标通知书的要求，供应部采购主管（专责）在收到入围厂商的投标确认函后，向其发出招标文件，并按规定标准收取标书编制成本费，开具收据。发售招标文件所收费用必须专款专用，进入物资公司财务管理，作为编制标书、打印复印相关文件、评委专家酬劳等专项开支。第十七条 投标单位制做标书一、投标单位应按招标文件的要求，以书面形式编制投标文件（报价），投标文件必须加盖公章并有法人代表或代理人的签字，在规定的时间内根据规定的形式（如：传真报价、密封报价等）送达规定的投标地点。二、投标单位应对招标文件供货清单中每一种规格物资的报价应是现场交货单价和总价的报价，并且包含包装费、运输费、保险费等费用，必需有报价明细。投标方可以在上述报价的基础上再予以特别优惠报价。中标后，除业主提出的设计变更外，中标单位报出的价不作任何调整，为闭口价。三、投标文件应对企业概况以及企业业绩进行简要的、真实的描述，并对招标物资的技术性能、质量标准、售后服务等情况进行承诺。招标单位收到投标文件后签收保存，不得开启。四、有下列情况之一的 , 投标书无效： （一）投标书未密封； （二）未加盖单位印章和法定代表人的印鉴； （三）未按招标文件要求编制或字迹模糊 ,辨认不清； （四）逾期送达； （五）未按招标文件要求交纳投标保证金或提供银行保函；（六）其它不符合招标文件要求的。第十八条 标前会议 一、招标采购工作组负责人认为如有必要的，在投标截止日前，应组织相关部门及人员召开标前会。标前会讨论并确定以下内容：评标工作日程；开标方式及程序；评标的细则和办法；会务指南（招标工作组成员用）及会务须知（投标人用）；其它有关事项。 二、标前会纪要应报送公司分管领导。合同估价超过200万元的招标项目，必要时应邀请公司招标领导小组成员参加标前会。第十九条 开标 1、开标原则上在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点为招标文件中预先确定的地点。 2、开标一般由供应部负责人主持，供应部采购主管（专责）负责通知公司相关部门人员并邀请所有投标人参加。 3、开标应按标前会确定的程序进行，做好记录，并由参加开标的全体成员签字。 4、 根据招标文件要求，需要投标人提供投标保函（或投标保证金）的，保证金金额不低于合同估价2%。公司财务部负责对投标保函（或投标保证金）的有效性予以审核，并登记、保管。第二十条 评标 1、招标采购工作组成员根据专业分工（技术组、商务组），分别阅读投标文件的技术部分和商务部分，提出澄清问题、汇总成技术、商务澄清函并由负责人（组长）签字后，由供应部采购主管及会务组统一提交给投标人。 2、供应部采购主管及会务组负责通知投标人按招标日程确定的时间及顺序参加技术、商务澄清答疑。澄清答疑分别由技术组和商务组组长主持。 3、 以澄清答疑过程中确认的技术参数为基础，允许投标人提交调整报价。调整报价随正式的技术、商务澄清报价一起，经投标授权代表签字后，在规定的时间内提交到会务组。调整报价必须密封。 4、调整报价的开启必须符合标前会确定的原则。若公开开启价格标，则按照规定的程序进行。当决定采取公开方式开启价格标时，则由商务组组长组织，商务组成员参加，内部开启价格标。 5、商务组组长组织商务组对投标人的资信、资质、报价等商务要素进行评审，并按附件5格式填报商务评审意见。 6、技术组组长组织技术组对投标人的技术能力、产品技术性能进行评审，小组各成员独立进行技术评分。评分表交由技术组组长、副组长汇总，并由其填写技术评审意见（格式见附件4）。第二十一条 定标1、评标结束后5个工作日内，招标工作组应向公司招标领导小组汇报评标情况。2、 招投标领导小组综合技术、商务评审意见，审查决定中标人，并签署定标意见（格式见附件6）。3、招投标领导小组根据评标办法评出三名候选中标人并依次排序，报公司招标领导小组审核。根据国家计委、建设部等七个部委的规定：使用国有资金投资或者国家融资的项目，招标人应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的中标候选人放弃中标的，因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人。排名第二的中标候选人因前款规定的同样原因不能签订合同的，招标人可以确定排名第三的中标候选人为中标人。第二十二条 否决全部投标发生以下情况时，可以否决全部投标：1、投标截止时，实际投标少于3家。2、经评审，确认所有的投标都不符合要求。这包括但不限于以下几种情况：所有投标均不满足技术规范要求；所有投标报价均偏离正常的市场价格水平；所有投标均未对招标文件作出实质性的响应。3、有串通投标的行为。4、明显缺乏竞争。5、出现国家法律、法规禁止的情况。否决全部投标时，招标工作组应向公司招标领导小组提交书面报告，说明理由，分析原因。第二十三条 合同谈判和签订1、 供应部采购主管（专责）根据定标意见，向投标人发出预中标通知书（见附件8），并通知谈判的具体时间、地点。对未中标的单位不再发通知书，不退标书购买款，但可接受查询。 2、 按照分工，技术组负责组织与预中标人的技术谈判，并签署技术协议书；商务组负责组织与预中标人进行商务谈判。 3、完成技术协议的草签和商务谈判后，供应部采购主管（专责）负责合成合同文本，并按公司合同评审程序将合同送审，最后由公司分管领导或授权人签署合同。 4、 若未能与预中标人达成协议，应及时向招标领导小组汇报。第二十四条 资料归档合同签定后，供应部采购主管应按公司档案管理规定将以下资料归档备查；1、 招标文件及审查记录；2、 投标文件（正本）及书面技术、商务澄清文件（包括调整报价）；3、 招标、评标过程文件，如：招标申请、厂商资格审查意见、招标工作计划书、开标记录、商务/技术评审意见、领导小组定标意见等；4、 合同文件及审查记录。第四章 招标工作纪律第二十五条 违反本规定，应集中统一招标采购而不集中统一招标采购的，或将必须集中统一招标的采购项目化整为零或者以其它方式规避集中统一招标采购的，责令限期改正，造成损失的，将对直接负责的主管领导和其他责任人员按有关规定追究相应的纪律责任。第二十六条 保密对招标过程中形成的文件、资料，以及与投标的审查、澄清、评价、排序和授标建议有关的信息，应严格控制知悉范围，涉密人员不得向任何与该程序无关的人员透露。第二十七条 违纪行为以下行为属违纪行为：1、以不合格的条件限制或者排斥潜在投标人；2、收受投标人的财物或者其它好处；3、其它影响招标结果，损害公司利益的行为。第二十八条 对违纪行为的处理： 1、禁止继续参与公司任何招标、评定工作； 2、行政处分； 3、上述违纪行为影响中标结果的，中标无效。4、依法必须进行招标的项目，因违反本规定而使中标无效的，应当依照本规定从其余投标人中确定中标人，或者依照本规定重新进行招标。第五章 附则第二十九条 具备下列情况的，可以采用直接单一来源采购方式，不实行招标采购：1、只能从唯一供应商处采购的；2、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且总金额不超过原合同采购金额百分之十的。第三十条 本规定未尽事项按公司的有关规定执行，其内容如与国家法律和上级规定相抵触，以国家和上级规定为准。 第三十一条 本规定由公司供应部负责解释。 第三十二条 本规定从下发之日起执行。 招标工作流程流 程工作内容承办者或组织者采购申请物资审核1.提出采购申请；2.报送技经、工程、物资分公司审核；3.报送物资公司经理批准。采购主管确定入围厂商编制招标工作计划 1.编制招标工作计划书，汇总入围厂商的初步名单；2.报物资经理审核；3.报分管副总经理批准。采购主管编制招标文件1.招标文件技术/商务部分的编制； 2.招标文件合成；3.招标文件报审。采购专责发出投标邀请函1.发布招标公告或发出投标邀请函；2.发售招标文件。采购主管标前会1.召集并主持标前会；2纪要报分管副总经理。商务组组长开 标1.开标会务组织；2.开标过程主持。会务组负责人评 标1.组织阅读投标文件，汇总澄清问题；2.发出并接收厂商澄清报告；3.组织技术澄清；4.组织技术评分，形成技术评审意见；5.组织商务澄清；6.组织商务评审，形成商务评审意见。 商务/技术组组长采购主管技术组组长商务组组长定标、发预中标通知书1.向招标领导小组汇报；2.招标领导小组审阅评标报告，确定中标方；3.发出预中标通知书。商务/技术组组长、副组长采购主管合同谈判及签订1.组织合同技术协议的谈判与签订； 2.组织合同商务条款的谈判；3.合成合同文件，并报批。技术组组长商务组组长采购主管附件2 物资采购招标工作计划书表格编号： 记录编号：项目名称招标申请编号招标人 招标形式一、拟投标入围单位情况介绍（可另附页）序号单 位 名 称联系人手机号传真12345678910二、招标机构及人员组成：1、技术组 组长： 副组长： 成员：2、商务组 组长： 副组长： 成员：续表： 物资采购招标工作计划书三、招标工作时间及内容安排（可另附页）事 项时间初步安排负责人1.招标书编制、送审2.发出招标邀请函3.邮寄/发出招标书4.招标截止日期5.开标、评标6.确定预中标人7.技术及商务合同谈判8.合同评审9.技术协议签署10.合同签署11.合同执行批准： 审核： 编制：附件3 物资采购招标文件审批表表格编号： 记录编号：项目名称送审标书编号标书名称送审时间标书主要内容：采购主管请购单位负责人财务部物资公司经理分管公司领导：招标领导小组：附件4 物资采购招标技术标书评审表表格编号： 记录编号：项目名称项目代号产品名称评审时间供方名称体系运行情况技术综合实力评审备注技术