新闻发布会

新闻发布会 2213 钟莉莉钟艳红罗丽敏冯雪芳彭莉曾敏 新闻发布会 又称记者招待会 是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息 解释组织重大事件而举办的活动 新闻发布会作用 及时 有针对性的解疑释惑 澄清事实实行信息公开 树立良好形象妥善处理突发事件 化解危机积极主动引导舆论 稳定社会秩序 就 三公开支新闻发布会 为实例 解析发布会 一 活动背景 近年来 民间所谓的 三公开支 即公费出国 公车消费 公款吃喝在百姓看来是在不断增加 这让百姓深恶痛绝 百姓期待着政府拿出有效的办法 并有所动作 随着两会提出三公开支问题 引起社会各界人士强烈关注 二 活动主题 针对百姓关注的 三公开支 及时 有针对性的解疑释惑 实现 降低行政成本 遏制铺张浪费 滥用公款消费等现象 加大财政公开信度 扩大公开范围 予以细化公开内容 三 活动概要 主办方 中央财政部办公厅承办方 中国中央电视台协办方 中央办公厅活动时间 2011年 月 日活动地点 北京 酒店 四 活动安排 前期准备 1 人员安排主办方 主持人 发言人 负责人邀请方 各大电视台记者 各报社记者 各大网络媒体记者 各个论坛记者 翻译人员接待服务人员 录音摄影人员 设备管理人员 保安人员2 物品和资料准备邀请函 会议出席胸卡新闻通稿 背景资料 图片 光盘 文图 会议流程重要发言的文字稿3 现场设备和布置接待桌 签名簿 笔 名片 水会标 座位牌 发言席和记者席座位安排麦克风 台式和手持式 音响 电源等 四 活动安排 前期准备 会议厅背景板布置 嘉宾席设置装饰品摆放 背景 地毯 横幅 花篮 音响等设备安装 调试临时停车位准备 引导横幅 空飘 彩旗布置 四 活动安排 活动细则 1 现场接待酒店大堂设导示牌 并派2名礼仪小姐做向导 会议厅电梯入口处及转角处设置指示牌 会议厅入口一侧设置签到台 签到本 签到牌及资料发放处 礼仪小姐2名及4名现场工作人员 签到处分三个 以便快捷 所要嘉宾签到后 由礼仪小姐 4名 引领至接待区 注 分区接待 重要嘉宾由项目主要负责人引至贵宾室 各媒体记者提前30分钟入场2 幻灯播放3 现场摄制的跟进维持好现场秩序 四 活动安排 活动细则 4 现场茶水的供给司仪要各阶段换茶水水 5 突发事件处理现场秩序 由保安人员协助负责人协调工作 在领导演讲过程中如有话筒断音等现象 礼仪调换话筒 如果仍未得效 由主持人递上备用话筒 如有重大故障由技术人员调试如有伤病等突发事件 由医护人员协调治疗 如有其他突发事件 由负责人调配工作人员协调完成 四 活动安排 会议流程 时间内容8 30 10 00会场布置及媒体签到10 00 10 05嘉宾入席10 05 10 15主持人介绍项目情况及现场嘉宾10 15 10 20对 三公开支 背景情况的幻灯展示10 20 10 30新闻发言人发言10 30 10 50各媒体关于发言采访提问10 50 11 00重要嘉宾代表发言11 00 11 10新闻发言人最后发言总结11 10主持人宣布结束 四 活动安排 后期宣传 通过官方网络 公布此次新闻发布会的信息 通过电视 广播转播发布会现状通过报纸宣传 五 活动预算 1 媒体预算支出电视广告 广播广告 网络广告 报纸广告等共支出20 0000元 2 人员工资支出司仪 礼仪人员 拍摄人员 保安人员等共支出5 000元3 物料支出邀请函 条幅 背景板 幻灯片租赁费 音响租赁费用 地毯 司仪台 会场租赁费 接送车辆等共支出4 0000元4 各媒体记者交通补贴费用 务餐费共支出6 0000元 六 活动总结 新闻发布会主办方 承办方 协办方总结 再汇总各个总结 进行对整个新闻发布会的整体评估 得出结论后 作为新闻发布会的经验及教训 为下一次的发布会做充分的准备 新闻发布会新闻发布会又称记者招待会 是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息 解释组织重大事件而举办的活动 新闻发布会又称记者招待会 是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息 解释组织重大事件而举办的活动 新闻发布会2区别新闻发布会 也有人把它叫记者招待会 其实这两者是有区别的 新闻发布会侧重于发布新闻 如企业作出了某项重要的决策 研制生产了某种新产品或推出了某项对社会有重要影响的革新项目 企业若想通过大众媒介把这些信息广泛的传播出去 就可以举办新闻发布会 记者招待会则有所不同 它不一定是有新闻要发布 它的主要目的是和新闻媒介公众进行沟通 任何企业在与社会各界公众的交往中 都会遇到很多错综复杂的问题 如本单位与外单位发生了法律纠纷 企业受到了顾客的批评 受到了社会舆论的谴责 受到了新闻媒介的公开指责 受到了某一其他社会组织的诬告等 当这些问题发生之后 企业为了挽回影响并争取舆论界的支持 就有必要招开记者执行会 3形式1 标题选择2 时间选择3 地点安排4 席位摆放5 摆放方式6 资料准备7 发布会发言人 4特点新闻发布会 媒体报道 新闻稿发布等向来是企业产品推广 市场公关必备手段 新闻发布会有以下特点 新闻稿发布渠道花费媒体范围操作难度适用范围及要求新闻发布会大广大大型企业 重大事件代发小产品推广 日常公关 重大事件自建媒体关系很小小中需要文案专员 媒介专员 费用小免费投稿无小大稿件创意及质量要求高 难以嵌入广告信息 5流程第一策划环节 一 活动开展需求背景二 活动开展应遵循的原则与重要任务原则 坚持活动原则目的 明确活动目的 三 发布会开展的简要框架说明举办时间 待定地点及方式 待定参与人员 发言代表 新闻记者等举办宗旨 发布一个新的信息第二发布会的规划一 前期的活动开展的模式 需要注意的事项 二 现场活动效果预期 第一媒体邀请第二现场部署及安排1硬件设备 资料准备2现场人员安排3通稿 图片 准备第三效果预测 6表现1 正规隆重 形式正规 档次较高 地点精心安排 邀请记者 新闻界 媒体 负责人 行业部门主管 各协作单位代表及政府官员 2 沟通活跃 双向互动 先发布新闻 后请记者提问回答 3 方式优越 新闻传播面广 报刊 电视 广播 网站 集中发布 时间集中 人员集中 媒体集中 迅速扩散到公众 新闻发布会的时机与主题 1 恰当的时机 事件前一个月或两个月左右 如滑雪节12月5日召开 10月中旬召开新闻发布会 2 合适的主题 主题应集中 单一 不能同时发布几个不相关的信息 7筹备 1 准备主题材料A 发言稿 新闻通稿 发给记者 B 宣传材料C 记者提问提纲 答记者问的备忘录 事先充分讨论 统一认识 口径 专门班子起草 打印 分发给记者 2 确定主持人和发言人 谁级别高 A 主持人一般由组织的宣传负责人担任B 发言人一般由组织的主要负责人担任 级别高 有权威性 C 发言人旁边可配设助理人员 3 确定邀请记者的范围地域 全国 地方 形式 文字 图片 录音 日期定后 提前一周送请柬 会前一 二天电话落实 4 选择合适的地点 5 做好预算 8程序1 迎宾签到2 分发资料3 会议过程4 会后活动5 效果评估6 注意事项新闻发布会流程 具体 新闻发布会也是媒体所期待的 在全国性的媒体调查中发现 媒体获得新闻最重要的一个途径就是新闻发布会 几乎100 的媒体将其列为最常参加的媒体活动 由于新闻发布会上人物 事件都比较集中 时效性又很强 且参加发布会免去了预约采访对象 采访时间的一些困扰 另外 新闻发布会一般也会为记者提供一定的馈赠品 所以通常情况下记者都不会放过这些机会 9关键点媒体邀请影响媒体记者参加新闻发布会的几个主要因素 一 是否对口 综合性报纸和财经类报纸不是泾渭分明 有跨行业交叉报道的可能 但是对于大多数都市报的记者而言 这种对口性是第一要务 二 是否有贴近性 是当地政府活动还是外地政府活动 是本地企业还是外地企业 是央企还是地方龙头企业 都市类媒体更愿意参加具有 本地性 新闻活动 比如中央电视台和北京电视台记者 经常会遇到相互排挤的状况 三 是否有新闻性 快笔头公关认为 中央媒体 全国性媒体和地方都市类媒体在新闻性的判断上是有区别的 在具备一切新闻要素的前题下 中央级综合性媒体更注重报道倾向于大背景 大主题 大角度的切入 而都市类媒体更多的从易于被普通百度熟知和接受的小角度切入 因此 公关公司在准备新闻稿的时候 最少要有3 5个版本 并且新闻素材要更丰富 四 是否有新闻采访权 很多新闻发布会上出现最多的是平面媒体记者的身影 这是因为新浪 搜狐等门户网站没有新闻采写权 只有几个主流新闻网络像人民网 新华网 千龙网 东方网等有采访权 而像新浪 搜狐的商业网站是没有采访权的 他们提供的内容服务基本上都是 信息集锦 只能转载 不能独创 所以 为了让新闻发布会内容第一时间出现在网络上 邀请网媒记者出席时应区分清楚哪些能出席 哪些可以原发 哪些只能转载 五 主办单位的身份 如果是政府部门举办的新闻发布会 那么跑口记者责无旁贷 但是由于政府部门的车马费一般较低 记者更愿意出席有实力 有知名度的大企业召开的新闻发布会 可想而知 如果即没知名度 又没新闻点 那么要靠什么来吸引媒体了 策划在做新闻发布会策划之前 公关公司要对新闻媒体议程 媒体的采前会 编前会 新闻传播途径 新闻话题设置 公众舆论走向 媒体运作机制有深刻理解 同时对新闻发布会主办方所在行业背景 产业动向 竞争对手传播策略有着透彻的分析和把握 具备这些专业知识 才能策划出好的新闻事件 达到好的传播效果 但是 要吸引公众关注首先在形式和内容上要引起媒体兴趣 一 借势当前公众关注的新闻事件 迎合新闻热度 释放相关性话题 二 借明星 大腕助阵 三 结合宏观背景 产业背景 行业背景 为新闻发布会造势 为媒体提供更多新闻由头和报道角度 四 借大型网络优势 发布新闻稿 如美基营销等 10标题新闻发布会一般针对对企业意义重大 媒体感兴趣的事件举办 每个新闻发布会都会有一个名字 这个名字会打在关于新闻发布会的一切表现形式上 包括请柬 会议资料 会场布置 纪念品等 在选择新闻发布会的标题时 一般需要注意以下几点 1 避免使用新闻发布会的字样 我国对新闻发布会是有严格申报 审批程序的 对企业而言 并没有必要如此烦琐 所以直接把发布会的名字定义为 信息发布会 或 媒体沟通会 即可 2 最好在发布会的标题中说明发布会的主旨内容 如 某某企业2005新品发布信息发布会 3 通常情况下 需要打出会议举办的时间 地点和主办单位 这个可以在发布会主标题下以字体稍小的方式出现 4 有时 可以为发布会选择一个具有象征意义的标题 这时 一般可以采取主题加副题的方式 副题说明发布会的内容 主题表现企业想要表达的主要含义 如 海阔天空五星电器收购青岛雅泰信息发布会 11时间新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间 因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天 因此要把发布会的时间尽可能安排在周一 二 三的下午为宜 会议时间保证在1小时左右 这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果 发布会应该尽量不选择在上午较早或晚上 部分主办者出于礼貌的考虑 有的希望可以与记者在发布会后共进午餐或晚餐 这并不可取 如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的新闻发布会 一般不需要做类似的安排 有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布 也会邀请记者出席 但应把新闻发布的内容安排在最初的阶段 至少保证记者的采访工作可以比较早的结束 确保媒体次日发稿 在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件 媒体对这些事件的大篇幅报道任务 会冲淡企业新闻发布会的传播效果 12地点场地可以选择户外 事件发生的现场 便于摄影记者拍照 也可以选择在室内 根据发布会规模的大小 室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店 酒店有不同的星级 从企业形象的角度来说 重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店 为了体现权威性 可在人民大会堂等权威场所举行 由于审核程序繁琐 企业可委托专业策划公司全程策划筹办 酒店有不同的风格 不同的定位 选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一 还要考虑地点的交通便利与易于寻找 包括离主要媒体 重要人物的远近 交通是否便利 泊车是否方便 发布方在寻找新闻发布会的场所时 还必须考虑以下的问题 会议厅容纳人数 主席台的大小 投影设备 电源 布景 胸部麦克风 远程麦克风 相关服务如何 住宿 酒品 食物 饮料的提供 价钱是否合理 有没有空间的浪费 背景布置 主题背景板 内容含主题 会议日期 有的会写上召开城市 颜色 字体注意美观大方 颜色可以企业VI为基准 酒店是否会代为安排 酒店外围布置 如酒店外横幅 竖幅 飘空汽球 拱形门等 酒店是否允许布置 当地市容主管部门是否有规定限制等 13席位摆放方式 发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放 注意确定主席台人员 需摆放席卡 以方便记者记录发言人姓名 摆放原则是 职位高者靠前靠中 自己人靠边靠后 现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席 贵宾坐于下面的第一排的方式 一些非正式 讨论性质的会议是圆桌摆放式 摆放回字型会议桌的发布会现在也出现的较多 发言人坐在中间 两侧及对面拜访新闻记者坐席 这样便于沟通 同时也有利于摄影记者拍照 注意席位的预留 一般在后面会准备一些无桌子的坐席 14道具最主要的道具是麦克风和音响设备 一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪 笔记本电脑 联线 上网连接设备 投影幕布等 相关设备在发布会前要反复调试 保证不出故障 新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排 一般在大堂 电梯口 转弯处有导引指示欢迎牌 一般酒店有这项服务 事先可请好礼仪小姐迎宾 如果是在企业内部安排发布会 也要酌情安排人员做记者引导工作 新闻发布会背景板主要衬托出会议主题 所以在设计及选材上一定要慎重考虑 近年来 新闻发布会主要采用高清晰写真布 这种材料因为无异味 不反光和高清晰的特点 所以对新闻发布会的现场气氛营造和媒体摄像都大有好处 15资料提供给媒体的资料 一般以广告手提袋或文件袋的形式 整理妥当 按顺序摆放 再在新闻发布会前发放给新闻媒体 顺序依次应为 1 会议议程2 新闻通稿3 演讲发言稿4 发言人的背景资料介绍 应包括头衔 主要经历 取得成就等 5 公司宣传册6 产品说明资料 如果是关于新产品的新闻发布的话 7 有关图片8 纪念品 或纪念品领用券 9 企业新闻负责人名片 新闻发布后进一步采访 新闻发表后寄达联络 10 空白信笺 笔 方便记者记录 16发言人新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会 值得珍惜 代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响 如其表现不佳 公司形象无疑也会令人不悦 新闻发言人的条件一般应有以下的几方面 公司的头面人物之一 新闻发言人应该在公司身居要职 有权代表公司讲话 良好的外型和表达能力 发言人的知识面要丰富 要有清晰明确的语言表达能力 倾听的能力及反应力 外表包括身体语言整洁 大方得体 执行原定计划并加以灵活调整的能力 有现场调控能力 可以充分控制和调动发布会现场的气氛 16发言人新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会 值得珍惜 代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响 如其表现不佳 公司形象无疑也会令人不悦 新闻发言人的条件一般应有以下的几方面 公司的头面人物之一 新闻发言人应该在公司身居要职 有权代表公司讲话 良好的外型和表达能力 发言人的知识面要丰富 要有清晰明确的语言表达能力 倾听的能力及反应力 外表包括身体语言整洁 大方得体 执行原定计划并加以灵活调整的能力 有现场调控能力 可以充分控制和调动发布会现场的气氛 17提问在新闻发布会上 通常在发言人进行发言以后 有一个回答记者问的环节 可以充分通过双方的沟通 增强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握 有准备 亲和力强的领导人接受媒体专访 可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华 在答记者问时 一般由一位主答人负责回答 必要时 如涉及到专业性强的问题 由他人辅助 发布会前主办方要准备记者答问备忘提纲 并在事先取得一致意见 尤其是主答和辅助答问者要取得共识 在发布会的过程中 对于记者的提问应该认真作答 对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止 对于涉及到企业秘密的问题 有的可以直接 礼貌地告诉它是企业机密 一般来说 记者也可以理解 有的则可以委婉作答 不宜采取 无可奉告 的方式 对于复杂而需要大量的解释的问题 可以先简单答出要点 邀请其在会后探讨 有些企业喜欢事先安排好媒体提问的问题 以防止媒体问到尖锐 敏感的问题 建议不宜采取 18媒体邀请媒体邀请的技巧很重要 既要吸引记者参加 又不能过多透露将要发布的新闻 在媒体邀请的密度上 既不能过多 也不能过少 一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加 必要时如事件现场气氛热烈 应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往 邀请的时间一般以提