秘书行政系列课程-工作执掌及范畴

NWInG華南行政助理班系列課程,1,秘書行政,工作執掌及範疇,主講人: 張瑜真 Jennifer Chang 華南資深副總室秘書 2006.Oct.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page2,時間管理-主管及部門行程排配會議管理文件呈簽管理檔案歸檔管理社交公關/資訊傳達情緒管理,秘書行政主要工作內容,NWInG華南行政助理班系列課程,Page3,時間管理,資源分配鐵則時間分配Matrix善用電子資源找出自己一天最有效率的時段.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page4,資源分配鐵則:,步驟1: 誰是你的直屬主管?步驟2: 指令是誰下的?步驟3: 判斷指令正確性.步驟4: 判斷指令急迫性.步驟5: 由輕重緩急順序安排行程.步驟6: 忠實回報主管進度. 適時授權適宜人員執行.步驟7: 已處理完的事務就把他歸檔移開視線, 不要讓它繼續佔用你的腦容量.,不知如何抉擇?謹記“老闆最大”,NWInG華南行政助理班系列課程,Page5,時間分配Matrix,哪件優先?謹記“老闆最大”,重要且急迫 立刻謹慎處理,不重要但急迫優先處理, 來不及就託人代辦,不 重要且不急迫 有空處理,重要但不急迫 定期處理,1.客戶抱怨/員工投訴2.主管交辦3.停電/故障/災害,1.規劃報告製作2.文案呈核3.AR追蹤,1.回電話/回eMail2.其他主管請託3.客戶廠商接待,1.私人事務處理.2.與執掌無關之事.3.交際應酬.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page6,善用電子資源:,數位秘書應該具備的好幫手? E-Phone : Lotes通訊錄 及可匯入之手機. 富士康全球總機114 E-Paper: 永遠走在老闆之前蒐取各類資訊 E-Conference: 會議橋,Net-Meeting,視訊會議. E-Schedule: Lotes日曆 E-Filing: Lotes待辦事項,資料庫, win-fax將文件存檔, 文件履歷複製本區.,但是,水可載舟亦可覆舟,不要過度依賴科技,定期做好備份及機器維護.否則一旦當機,只能欲哭無淚.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page7,08-10AM 顛峰期,適合做規劃.10-12AM 注意力及記憶力最強, 適合腦力激蕩會議.01-02PM 昏昏欲睡, 適合進行互動溝通如安排電話.02-04PM 開始清醒,長期記憶力 最強,適合閱讀、思考.04-05PM 適合技術性專案作業, 處理衝突問題.,要將你100%的精神和時間focus在“關鍵事務處理”,為自己/主管找出最有效率的時段.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page8,會議管理,會前準備會中事務工作會後追蹤定期盤點會議清單,NWInG華南行政助理班系列課程,Page9,會前準備(1):,5 WWhy : 會議目的 向主管明確確認What : 議程擬定 指定適宜的會議幹事擬,誰出資料?Who : 與會名單擬定 主持人/會議幹事When: 決定時間避開重要活動/時差/與各助理確認Where: 決定地點會議室預約/NB/投影機/茶水/ 座位牌準備2 HHow:如何召開單一地點?跨廠區?跨國?3方以上?How:如何準備招集人/多方轉接/翻譯準備/ 會議橋申請/NetMeeting/視訊會議,會前充分的準備,可以讓會議的效率提升,也為主管省下不少時間!,NWInG華南行政助理班系列課程,Page10,會前準備(2):,會議通知: 電話會議(1人-3人) 電話通知/Lotes calendar邀請 專案會議(3人以上) eMail群組轉寄 定期會議(周會/雙週會) By周通知 跨BU會議(DS/NB.) 資料庫運用,不佔主管空間 大型會議(CIIP等年會) 制定正式Agenda 會議通知的倫理: Mail給誰?誰該CC?誰為主誰為輔? 如何確保大家都被知會了?回擲通知/電話確認/部門助理協助.,不是所有的會議都要找一堆人,有效的與會人數,能夠創造更有效的溝通!Pizza原則!,NWInG華南行政助理班系列課程,Page11,會中事務工作:,會議人員點名 以部門為list分類,不克參加需有代理人確保會議環境安靜 電話品質確認/手機震動設置確保會議環境舒適 冷氣不冷昏昏欲睡/會中可送上咖啡會議紀錄 sample1.參加者姓名,職務確認2.詳實紀錄,專業名詞要與當事者確認.3.順著議程撰寫紀錄. 化繁雜為簡單,以大綱條列.4.敏感機密不能出現在會議紀錄中,以免未來遭外傳.5.AR事前要與當事人確認,省得徒加AR造成困擾.陷主管於不義.6.要明確下次會議要檢討的AR,押上責任人及預計完成時間.7.會議紀錄讓主管審核後,於兩天內送發與會人員及AR責任人.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page12,會後追蹤:,會議紀錄迅速完成 最好是直接帶NB與會直接打字紀錄編輯. 會後直接透過網路傳送與會主管省時又省力.會議紀錄確實傳達 主持人審核完畢後,發送與會人及 AR責任人及其主管.視會議內容機密度,篩選轉呈名單.會議AR保證執行度 如何讓主管的AR順利執行, 就看會議紀錄是誰發的. 資料庫會議紀錄轉呈好處: 直屬主管審核並由主管本人發送使命必達, 下次會議前要提前一周提醒. 高階主管事多會多,要事前提醒AR主管執行完成. 以免臨到開會前手忙腳亂資料不全, 會議時開天窗吹鬍子兩瞪眼.,“不要加這個AR啦”確認會議紀錄時,每每聽到AR主管講這話, 正直的行政秘書要堅持自己所聽所聞, 保證會議紀錄客觀性. 有爭議時,可向上級主管確認.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page13,定期盤點會議清單,會議頻率: 例會?專案?周會?季度檢討?年會? 會議次數: 紀錄退件次數,提醒負責人需謹慎完成.盤點會議數量,並試圖精簡: 為你的主管及所屬團隊創造多一點自己的時間.,會議多不是好事,不要做發會議通知的機器人!適時建議精簡會議也是秘書的責任,NWInG華南行政助理班系列課程,Page14,文件呈簽管理,eMail電子檔案轉呈書類文件送文文件篩選技巧文件時效管控 簽核權限逐級呈簽,NWInG華南行政助理班系列課程,Page15,eMail電子檔案轉呈,電子簽名可節省跨廠區呈文時效!,收取e-mail 檔案,確認檔案清晰度及是否可有效剪貼,轉呈主管-信件中註明要簽幾處,主管簽核完畢回信-檔案簽名確認,將主管回信原封不動轉呈原單位,每一封回信主旨寫明並複製本區歸檔,以利備份及查找,電子簽名雖然方便,要小心不能讓任何人複製主管之簽名, 外傳群外的檔案要以pdf檔防止他人改動.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page16,書類文件送文,為主管節省時間,一眼就看到該簽哪裡!,收取文件-登記收件時間,遞件人,聯絡電話,確認文件清晰度/其他主管漏簽?/附件完整性,以post註明該簽哪裡.,依文件緊急性附上不同顏色文件套,簽好之文件歸檔登記,定期將文件置入簽完文件架,超過時間電話通知遞件人,不要偷懶不maintain收發文紀錄,雖然費時,但一旦有爭議,馬上可以讓你喚起記憶這份文的來龍去脈!,NWInG華南行政助理班系列課程,Page17,文件篩選技巧,妳是有件就送的郵差? 還是為主管從茫茫文海中去蕪存菁的好幫手?文件類別: 按文件的急迫性處理, 緊急聯絡單大型採購(需層層會簽)急需報關批文固定資產. 優先處理的放在最上面用紅色文件夾提醒/甚至口頭提醒.文件清晰度及附件完整性: 最忌傳來傳去已經模糊的文件, 這時要求附上原件,或是放大處理. 各類文件需有足夠的資訊讓主管評斷是否能核可.各階主管是否該簽的一個不漏? 部門主管/廠區主管/技委會會簽/其他會簽主管/經管背書.文件內容: 內容是否有矛盾/奇形怪狀的聯絡單要請教其他部門權威主管再上呈.其他: 幣別是否明確, 金額是否清晰,是否有拆單避權限嫌疑.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page18,文件時效管控,確實紀錄收發文時間: 何時收件/fm whom/聯絡方式 以防文件有問題.定時遞件/定時確認簽文狀況: 一般件固定時間呈文 急件可隨時呈文,最好自己先看清楚內文後口頭歸納結論報告主管加速簽核.掌握各類簽核權限表,逐級呈簽: 各式費用類簽核權限(經管) 行政人事類簽核權限(人資) 應收帳款/合同/新增供應商/客戶動態管理(銷售經管)誰拿來的就應該讓他知悉簽核狀況. 呈文職業道德: to who, fm whom, leave contact info 並附上此文簽核流程為何. email呈文設回擲通知以掌握對方收到時間為何.,該他簽的不能不讓他審核,不該他簽的就退掉不要浪費主管時間.,NWInG華南行政助理班系列課程,Page19,檔案歸檔管理,編碼原則電子檔歸檔資料庫備份,NWInG華南行政助理班系列課程,Page20,編碼原則,有邏輯的編碼原則可以替你省下查找的時間.依年份:2006 依部門:寶科-中央品保依名稱:檢測設備 依日期:10-22 依版別:AX2,SAMPLE,NWInG華南行政助理班系列課程,Page21,電子檔歸檔,目前公司廣泛運用之電子儲存方式:Fax to Notes 將檔案以傳真機掃描成圖片檔案並傳至個人 郵件中.*需注意掃描品質及正反面.ExtraFax:如同影印機一般,將想列印下來之頁面以圖片檔保存.可大量節省紙張及走到影印機尋找印刷件的時間.PdfFax:同extrafax功能,可將檔案儲存為pdf檔節省空間並避免檔案遭人竄改.畫面為彩色並且清晰度佳.SnagIt:可任意抓取想要存檔的畫面並可於存檔前編輯. 最後為所有檔案建一個資料夾,歸類原則也要參照編碼按 日期-部門-名稱-日期-版別,NWInG華南行政助理班系列課程,Page22,資料庫備份,無紙化辦公室,讓資源有效歸檔及利用權限設定讓當事者輕鬆查找想要的資料.1.請資訊設定收發文資料庫 2.詳實登記簽核履歷3.檔案歸檔by文件名4.檔案歸檔by年份by類別5.可發文通知當事者現況,養成隨手做好收發文登記的習慣,哪天有冒失鬼來查找時就不會死無對證!,NWInG華南行政助理班系列課程,Page23,社交公關/資訊傳達,電話公關: 對外: 語氣和藹,應對得體.重點掌握”人”事”時”地”物對內: 傾聽但不評論,忠實傳真至上級.注意言多必失.接待公關: 介紹順序:先賓客再主人,先年長後年少,先女士後男士.讓客人先進先出.接駁時間要算好.隨時準備好名片.資訊傳達: 不要火上加油.不要道人長短.不要把問題丟給主管,要提供你