秘书英语Unit2

Unit 2 How does a secretary work at the office,掌握秘书工作职责、写商务信函的基本知识了解如何处理好与上司和同事之间的工作关系熟悉商务礼仪,教学 目 的,Section 1 Meeting the Office Staff,把男士介绍给女士（但在工作和商务场合，不分性别，要按照级别介绍：把级别低的介绍给级别高的）；把年轻的介绍给年长的；把次重要的介绍给重要的；把主人介绍给客人；把家人介绍给来宾；把未婚的介绍给已婚的。,Language points:,start with从.开始: He had nothing to start with. 开始时他一无所有。But as you know to start with well have more difficulty with new product. 但是，您知道，刚一开始销售新产品，我们会有更多的困难。,know ones way around 熟悉业务: Im sure you will soon know your way around.我相信你会很快熟悉业务。,Section 2 Getting Along Well with Ones Boss and Colleagues,首先，必须了解上司喜欢的信息传递方式：是写个便条，发封电子邮件，召开会议，还是打个电话等。第二，要了解上司的好恶。第三，了解上司的目标和期望。,call upon 约请: I now call upon the chairman to address the meeting. 现在请主席致辞。courteous ：exhibiting courtesy and politeness有礼貌的: It was courteous of him to help the old lady with her bundles. 他很有礼貌地帮助那个老太太扛包裹。,professionalism 不可数名词 the expertness characteristic of a professional person专家的地位,1 Show respect. Your boss is responsible for your work and the work of your colleagues. That can be a significant burden. Try to understand the business from your bosss perspective. 尊重上司，站在他的角度去理解问题。 2 Dont be afraid of your boss. Some supervisors can be intimidating, but remember, your boss needs you. Your performance is often key to the success of your boss. 不要惧怕你的领导。即使他很强势，他还是希望你为他分忧。,How to get along with your boss,3 Dont try to hide problems. First, try to solve the problem. If you cant and the problem becomes serious, let your supervisor know as soon as possible. 碰到你无法解决的事情要及时向上司汇报，不要让其他人把你的问题汇报给上司。 4 Give honest feedback. Choose your words wisely and use a gentle tone. Both should promote and contribute to an environment of mutual respect. 对上司讲真话。当然，你要小心措辞。,5 Maintain your boundaries. Getting too cozy too soon may lead to trouble. Not to mention that many bosses like to keep a professional veil between themselves and their employees.和上司过快地表现得很亲近可能会有麻烦，所以还是保持一定的距离比较好。 6 Manage your anger. This doesnt mean you have to sit and stew when youre angry. But learn how to communicate your anger appropriately. 在上司面前发火只会说明你缺乏自控能力。你要学会合理地化解郁气。,7 Learn to translate boss language. If its not too much trouble means Do it, and the sooner the better. 你要学会“翻译”上司的话语，当上司说“如果这不是太麻烦的话”，他的实际意思是“做吧，尽快去做”。 8 Embrace your strengths and face your shortcomings. Recognize your own talents and nurture them. Ask your supervisor for advice to help you grow in areas where youre weak. Take his or her advice and make an honest effort to improve. 发扬优点，改正缺点。,Respect the cultural differences,American staff prefer communicating by E-mail while the Chinese staff like face-to face communication; seniors pay more attention than junior ones to the relationship between the communicators rather than the recognition of the problem itself;male staff want to control the situation of the communication more than female staff.,Section 4 Getting Some Knowledge of Business Etiquette,常用的国际礼仪通则如下：1遵守最基本的共同生活准则。如在公共场所遵守共同秩序，不打搅别人，尊重别人，讲究社会公德等。2信守时约。3互相谅解，求同存异。4入乡随俗。5女士优先。6以右为尊。国际社会的习惯做法是以右为大、为长、为尊，以左为小、为次、为偏。在国际交往中，大到外交活动、商务往来，小到私人交往、社交应酬，凡是需要确定和排列具体位置的主次尊卑时，都要坚持“以右为尊”的原则。,涉外礼仪的原则 （1）不卑不亢，互相尊重 （2）入乡随俗，求同存异 （3）女士优先，注重次序,日常公务礼仪,仪容仪表 基本要求如下: 发型要整齐美观。 面容要保持干净。 着装要得体协调。,日常公务礼仪,正确的着装与服饰搭配 1.着装的基本原则 着装的基本原则是国际通行的TPO原则: T（Time） 时间; P（Place） 地点; O（Object） 目的。,日常公务礼仪,公务场合的着装 公务场合的着装，要简洁、明快，适宜工作。,男士的着装 深色西服套装是标准的公务场合着装。 *白衬衣，黑领结，黑皮鞋。全身上下服装的颜色不宜超过三种。 *单排扣西服可以不系扣;如果系扣，两粒扣式的只系上扣，三粒扣式的只系中间的那粒。 *双排扣的西服不宜敞开穿。 *深色西服一定要配深色袜子及皮鞋.白色袜子不可与西服相配。,日常公务礼仪,女士的着装 西服套裙是传统的选择。颜色可以是深蓝、深灰、浅灰、咖啡色、驼色系列等。 这些颜色传递给人的感觉是: 成熟、能干、自信、沉着。,日常公务礼仪,日常公务礼仪,社交场合的着装 高雅、漂亮、时尚。 男性可以着深色西装、中山装或近年流行的 “唐装”。 女性可着连衣裙、套裙。,日常公务礼仪,得体的化妆 1.化妆的目的 为了突出优点、掩饰缺点。 是工作的需要，是敬业的一种表现;是对主人的一种尊敬。,日常公务礼仪,皮肤的类型与化妆品的选择 （1）中性皮肤 : 油质和水质的化妆品都适合。 （2）干性皮肤:专为干性皮肤配制的化妆品。 （3）油性皮肤:专为油性皮肤配制的化妆品。 （4）混合性皮肤:对皮肤的不同部位进行护理。 （5）过敏性皮肤: 要慎重选择护肤品。,日常公务礼仪,日常交际礼仪 1.称呼、致意、握手和介绍 （1）称呼 在国际交往中，一般称男士为先生;对于女性,称“小姐”、 “女士”、“夫人”。 （2）致意 职位低者、年轻者、男性先向职位高者、年长者、女性致意。,3.2 日常公务礼仪,（3）握手 职位高者、年龄长者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示欢迎等意思，职位低者、年龄轻者、地位卑者以及男士、客人也应及时伸手相握。,日常公务礼仪,介绍 自我介绍:姓名、职务或与主人 之间的关系。 为他人介绍，先把男性介绍给女性，把年轻人介绍给老年人，把职位低者介绍给职位高的，以此表示对后者的尊重。,日常公务礼仪,名片使用礼仪 初次见面时，一般都要赠送一张名片。 交换名片时，要双手拿住名片两角，以文字正向对对方。 双手接名片，看几秒种，并把对方的名片放在桌上，不能在名片上压东西。 用餐时不要出示名片，应等到用餐结束。,日常公务礼仪,拜访礼仪 （1）预约好时间、地点 （2）做好有关的准备工作 （3）准时赴约 （4）及时告辞 （5）不要议论对方,日常公务礼仪,谈话的礼仪 （1）话题 要选择交谈者喜闻乐见的话题。 避开以下的问题: 政治话题。 个人隐私问题。 非议他人。 庸俗下流的话题。 宗教信仰话题,日常公务礼仪,（2）态度 诚恳坦率；明确直率；坚持原则。（3）声音与语气 以说话声音适度为有修养 语气要体现礼貌。（4）倾听者的礼貌 要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应。,日常公务礼仪,姿态举止的礼节 1、 站姿 头整，颈直，两眼平视前方，嘴微闭，肩平并保持放松，收腹挺胸，两臂自然下垂，手指并扰自然微屈，中指压裤缝，两腿挺直，膝盖相碰脚跟并扰，两脚尖张开夹角成45度或60度，身体重心落在两脚正中。,日常公务礼仪,站姿头正、肩平、两肩放松，双臂自然下垂，双手放于两侧或相握放于身前，挺胸收腹。男性双腿可分开，双脚间的距离最多与肩平。,坐姿 腰背挺直，双肩放松，女士两膝并拢，男士膝不可分开不超过肩宽。,日常公务礼仪,日常公务礼仪,走姿 步履自然、轻盈、 稳健、胸要挺、头要抬，肩放松，两眼平视，面带微笑。,日常公务礼仪,手势的运用 指示的手势：应该使用右手，四指并拢，大拇指自然张开来指点远处的事物或人。 表示胜利时: 右手食指、中指向外伸出，构成一个英文字母“V”字，用以表示胜利。运用这一手势时，一定要使掌心向外。 指点自己： 伸出右手，手指并拢，手掌朝向身体，轻轻按在左胸前。,日常公务礼仪,适当的表情 微笑的人使人感到和蔼可亲，可以信赖，微笑是社交场合中最佳的表情。,公务礼仪,日常公务礼仪,进餐礼节（1）饮酒礼节 中餐餐桌上可以同时上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。 中餐的礼节之一是向客人劝酒敬菜。 西餐礼节是分餐制，主宾互相敬酒，但不劝酒。,日常公务礼仪,（2）中餐礼节 中餐最为重要的礼节是使用筷子的礼节。 有六个方面的禁忌应予以注意: 第一忌讳把筷子插在饭碗里; 第二忌讳用筷子敲打餐具; 第三忌讳吸吮筷子后再去夹菜; 第四忌讳使用自己的筷子为客人夹菜; 第五忌讳夹菜时在盘中翻检; 第六忌讳谈话时拿着筷子比比划划。,日常公务礼仪,西餐礼节 西餐的餐具是刀、叉、勺。 左手持叉，右手持刀或者勺。 刀叉不可以碰响餐具，不可以手持刀叉比比划划。 吃面包时，掰一块吃一块。 咖啡勺、茶勺只能用来搅拌,而不能用来盛咖啡或者茶来喝.,日常公务礼仪,餐巾的使用方法 当作指挥信号。 宴会开始的信息是女主人拿起餐巾，结束的信号是女主人拿起餐巾沾沾嘴，然后把餐巾放在桌上。 用来保护服装。 餐巾打开后对折，放于大腿上用来保护服装。,日常公务礼仪,席间礼节 “主不动，客不食”。 吃米饭及喝汤时要端起碗。 最好控制住咳嗽、打喷嚏、打饱嗝等。 吃饭、吃面条和喝汤时不要发出声音。 不要一边嚼饭一边与人交谈。 剔牙时要用一只手遮挡一下。,日常公务礼仪,自助餐的礼仪 按顺序取莱 按量取菜 要考虑他人的利益,差旅礼仪,乘坐交通工具的礼仪 1.乘坐轿车的礼节 最尊贵的座位是后排靠右的座位（如在车左向行驶的国家或是地区，则为后排左侧座位）。 其次是后排左侧、后排中间、前排副驾驶位。 如果主人亲自开车，那么主客就应该