第2讲-账务处理系统(2).ppt

第2讲账务处理系统 一 账务处理系统的概述二 账务处理系统的工作原理及功能三 账务处理系统的初始设置四 账务处理系统日常业务处理五 账务处理系统期末业务处理六 账务处理系统的银行对账七 账务处理系统的输出 四 账务处理系统日常业务处理 一 记账凭证概述 二 凭证的录入 三 凭证审核 四 凭证修改 五 凭证删除 六 记账 七 凭证的输出 一 记账凭证概述 1 记账凭证的类型2 记账凭证的基本内容3 记账凭证的输入方式 1 记账凭证的类型在会计信息系统中 记账凭证是最重要 最基础的会计数据 是登记账簿的依据 按记账凭证的来源不同 记账凭证可分为 手工凭证机制凭证派生凭证 图2 22记账凭证的内容 凭证类型及编号 制单日期 默认为进入系统的业务日期 附件张数输入区 摘要 科目及借方 贷方金额输入区 借 贷方金额合计数自动计算 相关人员签章区 辅助信息 2 记账凭证的基本内容 3 记账凭证的输入方式手工凭证的输入机制凭证的输入派生凭证的输入 二 凭证的录入 概述凭证号日期附件摘要会计科目借方金额 贷方金额辅助核算 金额合计数制单人签字 1 凭证录入概述凭证录人功能是账务系统的重要功能之一 调用此功能可以录人记账凭证 在录入过程中 系统会自动对会计科目的合法性进行正确性检查 当凭证输入完成之后存盘时对金额进行检查 如果检查凭证正确无误 则将凭证保存在凭证文件中 否则 拒绝保存 等待操作人员修改凭证 图2 23录入记账凭证的基本内容图 图2 23录入记账凭证的基本内容 凭证类型预先定义 凭证序号要连续编号 制单日期默认为进入系统的业务日期 原始凭证附件张数 摘要 科目需输入最低一层科目 可输入科目代码或助记码或名称 借 贷方金额合计数自动平衡检验 相关人员签章 当前分录行辅助信息 2 凭证号凭证号由凭证类型和序号两部分组成 是凭证的唯一标识 一般地 记账凭证的编号由系统采用按月分类连续编号的方式自动完成的 输入时按回车键即可确认 3 日期日期是指该张凭证经济业务发生的日期 包括年 月 日 一般地 系统默认凭证日期为系统的登录日期 凭证日期可以在系统允许的范围内修改 输入凭证日期可直接输入年 月 日 也可在系统弹出的日历中选择输入 如图2 24所示 图2 24凭证日期的录入 图2 24凭证日期的录入 4 附件附件是用来输入本张凭证所附原始凭证的张数 注意 附件是张数的记载 不是实际的原始凭证 5 摘要摘要是对该笔经济业务内容的简述 注意 凭证的每一行均有一个摘要 不同行的摘要内容可以不同 摘要的录入 键盘输入或从摘要库中选出 6 会计科目填制凭证时 会计科目可以通过科目代码或科目助记码输入 计算机根据科目代码或助记码自动切换为对应的会计科目名称 7 借方 贷方金额记录该笔业务的借方或贷方本位币金额 8 辅助核算信息的录入对于设有辅助核算的会计科目 输入时系统将在相应位置开设窗口 提示输入相应内容 不同的辅助核算数据有不同的输入要求 1 数量核算的辅助核算 图2 25数量核算的数据录入 2 银行类辅助核算 图2 26银行类辅助核算的数据录入 原始单据号是银行对账的依据 3 部门辅助核算 图2 27部门辅助核算的数据录入 录入或选择辅助核算的部门 4 个人往来辅助核算 图2 28个人辅助核算的数据录入 录入或选择职员 录入原始单据信息 5 单位往来辅助核算 图2 29单位辅助核算的数据录入 录入或选择单位资料 录入原始单据及业务员信息 录入发票有关信息 6 项目辅助核算 录入或选择项目资料 图2 30项目辅助核算的数据录入 7 外币核算 图2 31外币核算的数据录入 8 现金流量控制 图2 31现金流量的数据录入 9 合计系统自动计算借方 贷方科目的合计金额 10 制单人签字系统根据进入系统时注册的操作员姓名自动输入 三 凭证审核 概述凭证审核处理流程凭证审核的方式凭证审核的基本要求凭证审核的内容凭证审核结果 1 凭证审核概述根据计算机会计管理工作的规定 输入计算机内的记账凭证必须进行审核 这是计算机账务系统非常重要的工作环节 这是因为尽管账务系统在凭证录入的过程中设计了大量的检验功能 但一些人为的错误 例如凭证的科目代码输入错误而导致会计科目发生额错误 凭证的借贷方金额同时发生错误 且错误金额相同 这些错误是计算机系统很难检测的 因此必须要由审核人员进行审核 图2 34凭证审核流程 2 凭证审核处理流程在计算机账务系统中 凭证的审核流程如下 3 凭证审核的方式在计算机账务系统中 凭证审核有两种方式 账务系统程序本身设定的自动纠错审核 具有审核权限的人员进行人工审核 4 凭证审核的基本要求记账凭证的审核应由具有凭证审核权限的操作人员进行 任何人员都无权审核自己输入的记账凭证 即审核人和制单人不能是同一个人 凭证一经审核签字后 就不能进行修改和删除操作 只有取消审核后才可以 取消审核的操作只能由审核人员自己进行 5 凭证审核的内容在计算机账务系统中 记账凭证的审核主要是审核手工编辑输入计算机内的记账凭证是否正确 有无输入错误 因此 凭证审核内容包括 有关会计业务是否真实 合法 记账凭证是否与原始凭证相符 会计分录编制是否正确等 6 凭证审核结果审核认为有错误的记账凭证应退回制单人员修改 再审核 只有审核无误的记账凭证才能据以登记机内账簿 审核通过后 系统自动将审核人员姓名填入审核人员栏内 审核工作即告完成 四 凭证修改 概述错误凭证的修改方式错误凭证修改方法 1 凭证修改的概述在输入凭证的过程中 尽管系统提供了多种控制手段 但错误凭证是难免的 如果在填制或审核凭证时发现凭证有错误 则可以借助系统提供的功能对错误凭证进行修改 在会计信息系统中 对错误凭证的修改要严格按照会计制度的要求来进行 对不同状态下的错误凭证要采用不同的修改方式 2 错误凭证的修改方式错误凭证的修改有如下两种方式 错误凭证的 无痕迹 修改错误凭证的 有痕迹 修改 3 错误凭证修改方法根据财务会计制度和审计对修改错误凭证的要求 账务系统对不同的凭证提供了不同的修改方法 一般地 有如下几种情况 未审核的凭证直接修改 已记账的凭证红字冲销 五 凭证删除 在账务系统处理凭证时 可以通过凭证删除功能将错误凭证或不需要的凭证删除 由于记账凭证的重要性 因此对记账凭证的删除必须谨慎 为了防止操作员对凭证的误删除 许多账务系统软件都提供了将凭证首先进行作废的操作 然后将作废的凭证进行删除 六 记账 概述记账原理记账过程 1 记账概述记账凭证经过审核签字后 即可以据此正式计入总分类账 明细账 日记账 部门账 往来账 项目账及备查账中 在账务系统中 记账由具有记账权限的操作员发出记账指令 由计算机按照系统预先设计的记账程序自动进行合法性检验 科目汇总 登记总账等操作 一般地 在记账过程中系统采用向导方式自动进行会计核算数据处理 使计算机记账工作更加简单化且高效 2 记账原理在会计信息系统中 并不存在手工意义上的账簿 所有的账簿数据均以数据库文件方式存放于系统之中 从系统内部的处理过程来看 记账处理实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递 参见图2 4 图2 4数据流程图 3 记账过程系统记账一般都遵循如下过程 选择记账凭证系统自动检验记账凭证数据保护正式记账如图2 32所示 图2 32凭证记账 七 凭证的输出 为了做好会计档案的保管和管理工作 需要对系统内的数据进行输出存档 就凭证而言 输出是将系统内凭证按照标准格式进行屏幕输出或打印机输出 凭证输出可以按照条件来进行 例如可按日期范围 凭证编号 会计科目 金额范围 制单人 审核人等条件进行输出 思考练习题 在账务系统日常业务处理中 如何使用常用凭证进行业务处理 试举例说明 小结 本讲重点讲授账务处理系统日常业务处理内容 尤其是记账凭证的处理 由于记账凭证的处理