会计基础第五章会计账簿.pptVIP

会计基础第五章会计账簿 主讲 辜子芮 第一节会计账簿概述 一 会计账簿的概念 P116 会计账簿是指以会计凭证为依据 全面 连续 系统地记录和反映经济业务的簿籍 它是由具有一定格式的账页按照一定的形式相互连接而组成 二 会计账簿的作用 P116 P117 一 能记载 贮存会计信息 二 能分类 汇总会计信息 三 能检查 校正会计信息 四 能编报 输出会计信息 三 会计账簿的种类 P117 P120 一 会计账簿按照用途的分类1 序时账簿序时账簿也称日记账 是按照经济业务的发生时间先后顺序 逐日逐笔登记经济业务的账簿 按其记录的内容不同又可以分为普通日记账和特种日记账两种 普通日记账用来登记全部经济业务发生情况的日记账 按照每天所发生的全部经济业务 按照经济业务发生的时间先后顺序 编制成记账凭证 根据记账凭证逐笔登记到普通日记账中 特种日记账用来登记某一类经济业务发生情况的日记账 例如各个单位为了加强对库存现金和银行存款的管理 设置的库存现金和银行存款日记账就是特种日记账 2 分类账簿分类账簿是指对全部经济业务按照总分类和明细分类账户进行分类登记的账簿 分类账簿有总分类账簿和明细分类账簿两种 1 总账按照总分类科目分类设置登记的账簿称之为总分类账簿 简称总账 它是用来核算经济业务总括内容的账簿 2 明细账按照明细分类科目分类设置登记的账簿称之为明细分类账簿 简称明细账 它是用来核算经济业务详细内容的账簿 3 备查账簿备查账簿是指对于某些在序时账簿和分类账簿未能记载的经济业务事项进行补充登记的账簿 该种账簿可以对某些经济业务的内容提供必要的补充参考资料 如租入固定资产登记簿 应收票据登记簿等 例题 按照账簿用途分类 银行存款日记账属于 A 序时账簿B 分类账簿C 活页式账簿D 备查账簿 答案 A 二 会计账簿按照外表形式分类1 订本式账簿订本式账簿是指在未启用前就把许多账页装订成册 并有固定编号的账簿 2 活页式账簿活页式账簿是指在账簿启用前 账页不装订在一起 而是由若干具有专门格式的零散账页装置在账夹中所组成的账簿 3 卡片式账簿卡片式账簿是指由若干具有专门格式的零散的卡片所组成的账簿 三 账簿按照账页格式的分类1 两栏式账簿2 三栏式账簿三栏式账簿设置借方 贷方和余额三栏 一般适用于各种总账和只需要核算金额的明细账 如应收应付款明细账 其主要特点是不用核算数量指标 只需提供金额指标 2 多栏式账簿多栏式账簿将账页分成若干栏目 分列为更小的会计科目或者项目 适用于生产成本 制造费用 管理费用等账户的明细分类核算 3 数量金额式账簿数量金额式账簿分为收入 发出 结存三大栏 每大栏内又分设数量 单价 金额等专栏 可以将数量金额式账簿看成是三栏式账簿的变化形式 数量金额式账簿适用于既需要提供金额 有需要提供数量指标的核算 主要用于原材料 库存商品 产成品 等存货类的明细分类核算 例题 下列账簿可以采用数量金额式明细账的是 A 应付账款B 库存商品C 原材料D 无形资产E 短期借款 答案 BC 会计账簿的分类 第二节会计账簿的内容 启用与登记规则 一 会计账簿的基本内容 P123 P124 1 封面2 扉页3 账页二 账簿的启用规则 P124 账簿是储存数据资料的重要会计档案 登记账簿要有专人负责 为了保证会计账簿记录的严肃性和合法性 明确记账责任 使会计核算资料完整 在账簿启用前 应在 账簿启用和经管人员一览表 中详细载明单位名称 账簿名称 账簿编号 账簿册数 账簿共计页数 启用日期并加盖单位公章 经管人员 包括企业单位负责人 主管会计 复核和记账人员 均应在账簿上签名并加盖印章 记账人员如果调动工作和因故离职 应办理会计交接手续 在交接记录栏内填写交接日期和交接人员姓名 签章 账簿启用和经管人员一览表 列入账簿的扉页 其格式如教材表8 19所示 三 账簿的登记规则 P125 P126 概括起来 账簿的登记规则有下列11个方面的内容 1 记账的依据必须是经过审核符合要求的会计凭证 原始凭证和记账凭证 2 账簿中的金额 除了单价或者另有规定外 元 以下一般记至角 分 3 记账时 必须按照账页的顺序逐页逐行登记填写 不得跳行 隔页 如果发生跳行 隔页时 应在空行 空页处划上红色对角线注销 同时在旁边签名以示责任 4 账簿记录的文字 数字应当清晰整洁 文字要紧靠行格书写 大小约占全格的1 2 数字排列要整齐均匀 账簿记录不得涂改挖补 改错应该按照规定的方法进行 5 登记账簿必须使用蓝黑墨水或者黑色墨水书写 除了复写外 不得使用圆珠笔和铅笔 6 除了结账 改错和冲销账簿错误记录外 不能使用红色墨水或者红色圆珠笔书写 红色的数字在会计上是表示负数 反向或者表示对原记录黑蓝色 黑色数字金额的冲减 具有特定的含义 7 记账时 每一笔经济业务均需要记明日期 凭证号数 摘要和金额 要在记账凭证上注明所记录账页的页次 或者划上 符号表示已经过账 以免重复记账或者漏记 8 账页记到最后一行时 应该办理 转页 手续 首先在该页的最后一行分别加计本页的借方 贷方发生额合计数 包括上页的累计数 并结出余额 然后再在该行 摘要 栏内注明 转次页 或 转下页 字样 把这个合计数及余额结转到次页的第一行内 在 摘要 栏内注明 承前页 或 接上页 字样 对需要结计本月发生额的账户 结计 过次页 的本页合计数应当为自本月初起至本页未止的发生额合计数 对需要结计本年累计发生额的账户 结计 过次页 的本页合计数应当为自年初起至本页未止的累计数 对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户 可以只将每页未的余额结转次页 9 各种账簿 除了少数变化很小的明细账 如 固定资产 明细账以外 每年度都应更换新账簿 年度开始时 将各账户上年度结算出的金额 转记到新年度账簿相应的账户的第一页第一行内 并在 摘要 栏内注明 上年结转 10 新年度的会计科目如果有变动 在新年度开始更换新账时 要先编制 新旧会计科目对照开账对比明细表 将上一年度的一级科目 明细科目的内容 金额结转到本年相应的新的一级科目及其明细科目栏内 对照列示 并在双方的借贷轧平以后 按照开账明细科目表中的新科目开设新账 11 订本式账簿 都编有固定的账页顺序号 不得任意撕毁 活页式账簿不得随意抽换账页 第三节会计账簿的格式与登记方法 一 会计账簿设置的原则 P126 P127 1 实际需要原则2 科学合理原则3 简明实用原则二 会计账簿的格式与登记方法 P127 P135 一 日记账的格式与登记方法日记账是根据经济业务发生时间的顺序 逐日主笔进行登记的会计账簿 包括 现金日记账 银行存款日记账 转账日记账现金日记账和银行存款日记账必须采用订本账页 1 现金日记账的格式和登记方法现金日记账是由出纳人员根据现金收款凭证和付款凭证逐日逐笔按照经济业务发生的先后顺序进行登记的 可以采用三栏式和多栏式两种账页格式 库存现金日记账需要 日清日结 每日清点并结出余额 并将账面余额与现金实有数额核对 以检查现金帐实是否相符 2 银行存款日记账格式和登记方法是出纳人员根据银行存款收付款凭证逐日逐笔按照经济业务发生的先后顺序进行登记的 银行存款日记账的格式和库存现金日记账的格式一样 也可以采用三栏式和多栏式两种 每月终了 银行存款日记账要进行 月结 的工作 并与银行发送的对账单互相核对 编制银行存款余额调节表 以了解企业银行存款的实有数 登记方法与现金日记账相同 3 转账日记账的格式和登记方法是根据转账凭证逐日逐笔按照经济业务发生的先后顺序进行登记的 转账业务不多的单位 可以不设置转账日记账 4 辅助账的格式和登记方法 二 总分类账的格式与登记方法总分类账 简称总账 是对各种经济业务按照总分类账户进行分类登记的账簿 总分类账簿能够全面的 总括的反映和记录经济业务引起的资金运动和财务收支情况 为编制会计报表提供数据 因而任何单位都必须设置总账 其格式一般采用三栏式的订本式账簿 总分类账的登记方法可以根据各种记账凭证主笔登记也可以根据汇总后的科目汇总表或汇总记账凭证 例题 总账必须采用 A 订本式B 三栏式C 数量金额式D 多栏式 答案 A 三 明细分类账的格式与登记方法1 明细分类账的格式明细分类账簿的格式多种多样 选用何种格式应该根据各单位的经营业务特定管理要求来确定 常用的格式主要有三栏式 多栏式 数量金额式三种 1 三栏式明细分类账三栏式明细账设有借方 贷方 余额三栏 它适用于只需要反映金额的经济业务 比如应收账款 应付账款等账户的明细核算 三栏式明细分类账的格式与总分类账簿的格式相同 所不同的是 总分类账簿采用订本式 而明细账一般采用活页式 2 数量金额式明细账数量金额式明细账设有收入 发出和结存的数量 单价和金额栏 它可以反映经济业务的数量和金额 适用于既要核算数量又要核算金额的财产物资类科目 如 原材料 库存商品 材料采购 等明细账 3 多栏式明细账多栏式明细账时根据经济业务的特点和经营管理的需要 在账页上设置若干栏目 专栏 将属于同一总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记 它用于登记明细项目比较多 借贷方向单一的经济业务 如材料采购 制造费用 管理费用 财务费用 营业外支出等科目的明细分类核算 适用于收入 成本 费用 利润和利润分配等科目 例题 下列明细账可以采用多栏式账簿的是 A 制造费用B 管理费用C 销售费用D 库存材料E 材料采购 答案 ABC 2 明细分类账的登记方法登记明细账的根据有三种 1 记账凭证 2 转账凭证 3 原始凭证汇总表 登记的方法也有三种 1 逐笔登记 2 逐日逐笔登记 3 定期 每周 旬或月 汇总登记 采用哪种登记方法 因明细账类别不同而不同 如固定资产 低值易耗品 债权债务等明细账应当逐笔登记 便于反映和监督其具体的增减变动情况 库存商品和原材料明细账 如业务发生不很多 可以逐笔登记 如业务发生很多 为了简化记账工作 也可以逐日汇总登记 费用开支类明细账可以逐笔登记 也可以逐日或者定期汇总登记 第四节对账对账是会计核算中对账薄记录所进行的核对工作 内容包括 1 账证核对 2 账账核对 3 账实核对 4 账表核对做到 1 账证相符 2 账账相符 3 账实相符 4 账表相符 第五节错账的更正方法 P136 P139 由于错误性质和发现时间不同 更正的方法也不同 一般常用的方法有划线更正法 红字更正法和补充登记法三种 一 划线更正法划线更正法是指在会计记录中 用划线注销原有记录 用以更正错误的一种方法 这种方法一般适用于如下几种情况 1 记账前发现自制原始凭证或者原始凭证汇总表上的文字和数字发生错误 2 记账前发现记账凭证或者记账凭证汇总表上的文字说明 科目 金额等发生错误 3 结账前发现账簿记录的文字或者数字发生错误 而所依据的记账凭证是正确的 使用划线更正法的做法是 1 首先将错误的文字或数字划上一条红线表示注销 划线时要注意使原有的字迹能够辨认 注销数字时 必须将错误数字全部用红线划掉 不得只划掉其中的某个错误数字 2 然后 将正确的数字用蓝 黑 字写在红线上面 并在更正处签章 以明确责任 现举例说明如下 例 过账时 把一笔经济业务的发生额492元误记为429元 更正如下 492李思429 二 红字更正法红字更正法又叫做红笔订正法 赤字冲账法 一般适用于如下两种情况 1 记账以后发现记账凭证的应借应贷科目或者金额有误 其具体做法是 首先用红字金额填制一张与原始错误记账凭证内容完全一样的记账凭证 并在 摘要 栏内注明 更正第 号凭证错误 以冲销原有的错误记账凭证 然后根据红字凭证用红字登记入账 冲销原有的错误账簿记录 最后用蓝 黑 字金额填写一张正确的记账凭证 并据以登记账簿 例 某企业管理部门领用一般性消耗材料100元 填制记账凭证时 误作为生产成本记账 编制了下列会计分录 并已经登记入账 借 生产成本100贷 原材料100发现错误时 先按照原来的错误分录用红字填制一张相同的记账凭证 这里我们使用方框表示红字 借 生产成本100贷 原材料100同时再用蓝 黑 字填制一张正确的记账凭证 借 管理费用100贷 原材料100以上有关账户更正记录如图8 2所示 2 记账以后 如果发现记账凭证和账簿记录的金额有错误 而原记账凭证中应借应贷科目并无错误 错误之处在于所记录的金额大于应计金额 这时可以采用红字更正法 具体做法是 将多记的金额用红字填写一张与原来错误记账凭证内容完全一样的记账凭证 在金额栏内填列多记的金额 在 摘要 栏内注明 冲销第 号凭证多记数 以冲销原来多记的金额 红字更正法不仅能够保持账户的对应关系 而且还能保持账簿中记录的正确发生额 不至于因改正错账而使数字虚增或虚减 例 将现金250元存入银行 在填制记账凭证时 误将金额填为520元 多记270元 其业务已经登记入账如下 借 银行存款520贷 库存现金520发现错误后 应将多记的金额270元用红字作分录如下 用方框表示红字借 银行存款270贷 库存现金270 三 补充登记法记账以后 如果发现记账凭证上应借 应贷的会计科目并无错误 但是所填制的金额小于应记金额 可以采用补充登记法更正 具体做法是 将少记的金额用蓝 黑 字填制一张与原错误凭证完全一样的记账凭证 只是金额栏内填列少记的金额数 在 摘要 栏内注明 补记第 号凭证少记数 以补充登记少记的金额 例 以银行存款支付前欠的货款10000元 但是误记为1000元 少记了9000元 原错误分录为 借 应付账款1000贷 银行存款1000发现错误 可以将少记的金额9000元另行编制一张记账凭证借 应付账款9000贷 银行存款9000 第六节结账 结账 就是按照规定把一定时期 月份 季度 年度 内所发生的经济业务登记入账 并将各种账簿结算清楚 以便进一步根据账簿记录编制会计报表 一 结账的内容二 结账的程序三 结账的方法月结 季结 年结 1 月结 即每月终了所进行的结账 办理月结 先在各账户的本月份最后一笔记录下面一行 将本月借方 贷方发生额合计和余额填写在这一行 在 摘要 栏注明 本月合计 本月发生额及余额 或者 月结 字样然后再在月结下面划一条通栏红线表示与下月的经济业务分清 如果某账户本月月末无余额 则在 借 贷 栏内注明 平 字 同时在余额栏内注明 0 对于本月未发生余额变化的账户 可以不进行月结 季结 即在季末进行的结账办理季结的手续与月结一样 先将本季度的借方 贷方发生额合计与余额写在月结数的下一行内 在 摘要 栏内注明 本季合计 本季发生额和余额 或 季结 字样 然后再在季结下面划一条通栏红线表示本季度的结账 年结 即在年度终了后进行的结账办理年结时 先将本年度四个季度的借方 贷方发生额合计数与年末余额写在季结下一行内 在 摘要 栏内注明 本年合计 本年发生额及余额 或 年结 字样 然后再在年结下面划两条通栏红线表示封账 年度终了后更换新账时 需要结