秘书职业资格培训实操二事务管理PPT课件.ppt

秘书职业资格培训 事务管理 主讲人 贾俊花 第一节接待 涉外礼仪的基本知识和原则 接待活动制定计划实施计划 宴请和挑选礼物 第一节接待 一 确定涉外礼宾次序1 涉外接待的基本原则不卑不亢 保持尊严 忌得意忘形 妄自尊大依法办事 遵守双方的法律 遵守WTO的规则内外有别 保守国家和本单位的秘密尊重个人 尊重对方的选择和隐私女士优先 照顾女性 帮助女性入乡随俗 到了哪个地方 就要遵守当地的习俗 2 涉外接待的礼宾次序依照来宾的具体身份与职务的高低 正式的政务 商务 科技 学术 军事交往 依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后顺序 大型国际会议 体育比赛 依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后 招商会 展示会 博览会 依照来宾抵达现场的具体时间早晚 非正式的涉外活动 不排列 第一节接待 3 礼宾次序确定步骤1 确定礼宾次序方案 身份 职务 拉丁字母 时间 2 提前通知有关各方3 按礼宾次序排列座次 名次 出场次序 第一节接待 第九节接待实用英语 一 进门的问候二 安排约会三 客人没有预约四 在接待室 案例 东方公司办公室副主任金宁受命进京到部里申请项目 正逢国庆 在部里的国庆宴会上 金宁那雄浑高亢的歌喉 优美飘逸的舞姿 流畅标准的英语 引起了A国访华的工业代表团的注意 他们为同行中能有如此出色的人才而自豪 并邀请金宁有机会去A国访问考察 金宁答谢后说 我更希望各位到我们公司去作客 那里有最美的自然风光 有最古老的原始森林 有最热情质朴的同行 有最有希望的事业 我们将用最真诚的方式欢迎你们这些远方的贵客 代表团为金宁绘声绘色的描述所吸引 纷纷要求团长修改访问计划 于是代表团正式向我国有关部门提出访问大山里的东方公司的请求部领导找到金宁 问 去你们那里无飞机 无火车 你们有能力接待吗 金宁当场表示 完全有能力做好接待工作 并保证产生良好的国际影响 让国际上也了解我国内地的现代化企业 部领导说 那好 你请示一下公司领导 搞个接待方案 我们再决定 金宁电话征求公司意见 并提出了接待方案 总经理在电话中当时就表示同意 认为金宁设计的接待方案有创意 合理可行 责成金宁全权处理接待工作 并作为总经理代表 陪同客人前来 金宁这样安排全程 第一天让客人晚上6时上火车 在软卧车上美美地睡一夜 第二天上午10时在美丽的江城下车 饱尝秀丽风光 品味特色小吃 并参观本公司在江城的销售网点和联营厂家 晚上动身 仍在软卧车休息 第三天上午到达地处丘陵的古城 凭吊古战场 参观本公司在古城专业分厂 晚上下榻古城宾馆 并组织分厂业余演出队与客人联欢 第四天改乘汽车 进入风景如画的山区森林公园和原始森林地区 客人们目不暇接 照相机 摄相机忙个不停 晚上到达公司所在地 客人们还兴奋不已 在总经理举办的欢迎晚餐上 还连连赞叹 想不到 美极了 第五天 金宁陪同客人参观了公司工厂区 第六天 在双方相互信任和友好的气氛中 双方签订了经济 技术和人员交流的三个意向性合作项目 A国工业访问团长临别时说 这次深山之行 我们有三个想不到 想不到深山中有如此美丽的地方 想不到这里会有如此现代化的大型企业 想不到会在这里遇上众多高水平的同行和朋友 金宁先生所言不虚 这里风光是第一流的 这里企业生产经营和管理是第一流的 这里接待水平也是第一流的 二 安排涉外迎送仪式1 涉外迎送仪式的要求发出邀请 准备工作 基本情况 饮食爱好 宗教禁忌 访问日程 安排食宿 善始善终 2 着装要求 第一节接待 3 工作程序确定迎候人员 身份对等准备迎宾物品 女性献花见面讲究礼节 将主人介绍给来宾送行前的拜访 先联系再拜访安排送行仪式 国际航班要提前3小时 第一节接待 三 安排涉外会见和拜访1 涉外会见会谈的要求 充分了解双方的情况 准备工作要落实到位 做好记录 2 拜访的要求事先电话联系秘书或随员 商定时间东道主副食随员前往初次见面不送礼3 工作程序约定 通知对方在关事项 准备工作 迎接客人 会见会谈 送别客人准备工作内容 背景资料 地点选择布置与检查 人员安排 第一节接待 四 涉外宴请的常识1 涉外宴请的原则环境雅致安静 点菜忌讳及习惯 特色菜肴 衣着干净得体女士化妆 2 西餐礼仪3 招待会的礼仪4 注意事项 氛围优雅 不出怪声 衣着整齐 次日感谢 第一节接待 五 馈赠礼品的要求1 各国禁忌2 馈赠礼品的礼节送礼的礼节1 撕掉价格标签2 包装纸的花纹 字及颜色3 当面双手递上3 活动结束时送礼4 忌礼品上印单位名字 第一节接待 受礼的礼节1 当面打开包装 赞美2 登记造册 涉外馈赠礼品的注意事项 与受礼者的关系明确送礼的原因了解受礼者的特点经济方面的限定 第二节办公环境管理 一 正确选择办公的模式1 办公模式的种类在家工作 远程工作 虚拟办公室 临时办公桌 弹性时间 兼职工作 合同工作 交叉工作 项目团队2 办公模式的类型及管理方法3 导致办公模式变化的原因办公场地费用高 交通拥挤 科技发展 雇用短工 压缩费用 用人制度灵活 发挥才干 第二节办公环境管理 4 不同办公模式的特点见表5 注意事项 选择要慎重 管理要配套 二 合理进行办公室布局1 办公室的布局种类 1 敞开式 全开放式 就是将秘书集中在一间大的办公室里 按照工作流程 以工作台为中心进行排列 又分为对称型与不对称型 第二节办公环境管理 2 半封闭式 混合式 即在敞开式的办公室内 用组合式家具或其它材料 将分工不同的秘书部门的小单位和人员隔开 形成以工作台为中心的若干 工作单元 3 分散式 就是将秘书部门的各种单位和人员 分散的安排在机关 单位领导人办公室周围的专门房间里 从事其职责范围内的秘书活动 第二节办公环境管理 第二节办公环境管理 2 合理进行办公室布局的作用形成有效率的工作流程有利于员工的工作分配有利于工作顺利完成3 不同办公室布局的设计要求空间的使用开放式 办公桌 纸张和文具的存放空间 文件的存放空间 椅子 电话 计算机 封闭式 考虑业务活动 4 工作程序 分析业务特点对办公条件的要求 设计平面图 选择办公家具 设施和装饰 采光 温度和通风 第三节办公室的日常事务管理 一 改进办公室日常事务工作基本思路 重新安排 修改 替换 合并 精简 工作程序 定义 评价 分析 改进 实施 建议 工作流程分析改进的基本步骤 我们现在何处 应在何处 如何到达该处 第三节办公室的日常事务管理 二 处理突发事件1 突发事件的种类 火灾 伤害 疾病 炸弹威胁或恐慌2 处理突发事件的原则快速反应控制事态发展以人为本 保护公众利益公开透明 真诚面对公众重塑形象 置之死地而后生3 事故情况记录表4 工伤情况报告表5 工作程序 预防措施 应对措施 工作流程 早发现快报告保护现场 查找问题 成立临时指挥中心 控制源头 召开新闻发布会 第三节办公室的日常事务管理 三 完成督查工作1 内容 领导与上司批示的内容 上级工作部署与会议精神的贯彻落实 本单位中心工作会议及文件的落实 媒体和客户的批评 议案提案和建议的办理 下级请示的答复与办理 了解到的列入督查上司批准的事项 特点 复杂性 原则性 时限性 权威性 2 原则与方法 原则 实事求是 主动性 分层次 时效性 督查与帮办结合 方法 书面督查 电话督查 专项督查 会议督查 调研督查 第三节办公室的日常事务管理 3 工作程序交办 立项 登记 转办 承办 催办 检查 办结 办结回告 审核 立卷 归档4 注意事项查办 催办的技巧 与信息工作结合 与调研工作结合 归口办理分级负责 结报反馈制度注意 实事求是 授权督查 时限要求 办实事 谦虚谨慎 四 制定工作计划计划1 工作计划的种类期限分 长期 中期 短期幅度和范围 政策型 目标型 规则型 方法型 程序型2 制定工作计划的方法逐项列出 按重要程度做 按完成时间排 按所需要的资源与信息列 指定负责人 推算时间 明确报告人 明确监督和管理 第三节办公室的日常事务管理 3 内容与要求4 注意的问题5 工作程度估量机会 确定计划工作的目标 确定前提条件 拟订行动方案 评价备选方案 选择方案 拟订分计划 编制预算5 注意 子计划与总计划一致 短期与长期结合 第三节办公室的日常事务管理 五 确定承办期限1 内容 接到问题后处理并回复的时间规定 2 制度 针对时效性制订的制度 是在时效性指导人们的行为的标准 3 工作程序 调查哪些行为需要做出时间期限的规定 时间期限适宜标准 确定同一任务的不同承办周期 确定同一任务紧急情况的承办周期 第三节办公室的日常事务管理 六 对办公室工作进行评估1 意义2 要求 不要过多 目标要相互支持与连接 3 办公室工作目标管理过程建立目标体系 制定目标 组织实施 检查和评估4 办公室工作量化管理优化劳动组合 定员定编 工作定额 定量考核 5 办公室工作评估 数量评估 质量评估 第三节办公室的日常事务管理 一 办公用品与设备的采购程序1 获得设备使用权的方式 购买 租用2 政府采购 为各级国家机关 实行预算管理的事业单位和社会团体以购买 租赁 委托或雇用等的方式获取货物 工程和服务的行为 政府采购的主体 采购机关和供应商 提供货物 工程和服务能力的法人 采购方式 公开招标 邀请招标 竞争性谈判 询价 单一来源等采购方式 3 工作程序 提出申请 审批落实经费 招标选择供应商 签订供货合同 货物入库 支付货款 第四节办公室用品管理 二 采购预算方案的制定1 原则 真实性 重点性 目标相关性 经济合理性2 程序 确定核算基数 进行市场调研 确定各类及型号价格 编写预算方案 征求意见完善方案3 传统预算法 零基预算法 第四节办公室用品管理 三 调配办公资源程序 了解基本情况 分类管理 建档 定期分析 第四节办公室用品管理 一 信息的开发开发的特性 多次性开发的类型 一次开发 二次开发 三次开发开发的形式 剪报 索引 目录编制 文摘 信息资料册 简讯 调查报告 信息编写的类型 动态型信息 建议型信息 经验型信息 问题型信息 预测型信息 开发的要求 调研 多渠道 及时 程序 确定主题 分析材料 选择方法 选择形式 形成产品 第五节信息管理 二 信息的利用程序 熟悉信息的内容 确定利用需求 确定利用服务的途径 获取信息 提供信息 第五节信息管理 三 信息的反馈特点 针对性 及时性 连续性形式 正反馈和负反馈 纵向反馈和横向反馈 前反馈和后反馈要求 准确真实 缩短