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欢迎参加质量 职业健康安全 环境管理体系文件修订培训 主讲人 胡琴 分享 无论为谁打工 要为自己学东西 客观上为公司创造价值 收获与投入成正比 应付工作是在浪费生命 要学会把普通事做得比别人好 混日子实际上是混自己 老板损失一小点薪资事小 你损失青春年华事大 机会总是留给有准备的人 怨天尤人没用 成功源自于你的能力积累 不喜欢公司就坚决 赶快离开 呆在公司就一定要全力以赴把工作做好 课程内容 1 公司ISO管理体系建设情况2 QMS OHS EMS体系文件在企业中的作用3 QMS OHS EMS标准常用的专业术语4 QMS OHS EMS文件编写步骤5 QMS OHS EMS文件内容和格式6 QMS OHS EMS文件流程图的符号及绘制7 QMS OHS EMS文件的编号8 QMS OHS EMS文件编写的注意事项 1 公司ISO管理体系建设情况 1997年公司首次通过了ISO9001 1994质量体系认证 2002年公司通过了ISO9001 2000质量体系认证 2003年通过了ISO9001 2000质量管理体系 ISO14001 1996环境管理体系 OHSAS18001职业健康安全管理体系三标一体认证 公司从初次通过体系至今18年 现执行的标准版本为 ISO9001 2008质量管理 ISO14001 2004环境管理体系 GB T28001 2011职业健康安全管理体系 2 QMS OHS EMS体系文件在公司中的作用 该说的要说到 管理手册 程序文件 作业指导文件 三大标准 QMS OHS EMS管理体系记录 第一层 第二层 第三层 第四层 体系文件的结构 2 QMS OHS EMS体系文件在公司中的作用 管理体系 QMS OHS EMS 手册 指导性文件1 阐述公司的管理体系方针 目标 2 表述公司的组织机构 职能 权限 3 阐述公司管理体系各项管理活动控制的基本原则要求 4 关于管理手册管理的规定 2 QMS OHS EMS体系文件在公司中的作用 程序文件 战术性文件1 阐述公司各项管理体系管理过程的活动顺序 内容及各部门在活动中的职责和工作接口关系 2 指出在管理体系活动中应遵循的标准 规范 准则 方法及作业指导 3 说明在管理体系活动中应填写的记录 1 阐述公司在某项具体工作过程中的方法 应使用或操作的工器具和设备及各部门在工作中的接口关系 2 说明在工作中应填写的记录 作业类文件 三大标准 方法性文件 2 QMS OHS EMS体系文件在公司中的作用 2 QMS OHS EMS体系文件在公司中的作用 技术标准 对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准 技术标准的形式可以是标准 规范 规程 守则 操作卡 作业指导书等 如 产品标准 原材料标准 技术图纸 工序作业指导书 工艺卡 设备操作规程 运行规程 抽样标准 检验规程等 管理标准 对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准 管理事项 主要是指在营销 设计 采购 工艺 生产 检验 能源 安全 卫生健康 环保等管理中与实施技术标准有关的重复性事物和概念 管理标准的形式可以是规则 规定 制度 条例等 如 公司的来宾招待管理制度 人事聘用管理制度 差旅费用报销标准规定 仓库管理办法 文件和资料编写导则 产品标识细则 规章制度等 工作标准 对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准 工作事项 主要是指在执行相应管理标准和技术标准时 与工作岗位的职责 岗位人员基本技能 工作内容要求与方法检查与考核等有关的重复性事物和概念 如 岗位标准 任职资格 岗位职责 考核细则等 第三层 作业类文件通常可分为 2 QMS OHS EMS体系文件在公司中的作用 这里讲的记录主要是各种记录表单 还有一些文字记录 如计划 总结 方案 预案等 记录是QMS OHS EMS文件最基础的部分 包括生产 运行控制 培训 监测 审核 复审的职业健康安全 环境管理记录和图表 不符合 事故 事件记录以及产品质量 职业健康安全 环境管理信息反馈记录等 这些都是证明各生产阶段质量 职业健康安全 环境管理是否达到要求和检查质量 职业健康安全 环境管理体系运行有效性的证据 因而它具有可追溯性的特点 可为领导决策提供可靠的依据 QMS OHS EMS管理体系记录 证据性文件 2 QMS OHS EMS体系文件在公司中的作用 QMS OHS EMS文件确定了职责的分配和活动的程序 是企业内部的 法规 是企业开展内部培训的依据 是管理体系审核的依据 使管理体系改进有法可依 有章可循 有据可查 该说的要说到 说到要做到 做到要记录 即遵循5W1H法则 3 QMS OHS EMS标准常用的基本术语 QMS质量管理体系基本术语 1 组织 职责 权限和相互关系得到安排的一组人员及设施 2 能力 经证实的应用知识和技能的本领 3 文件 信息及其承载的媒介 示例 记录 规范 程序文件 报告 标准 注 信息是有意义的信息 媒介可以是纸张 计算机磁盘 光盘或其他电媒介 照片或标准样品或它们的组合 4 程序 为进行某项活动或过程规定的途径 注 程序可以形成文件 也可以不形成文件 当程序形成文件时 通常称为 书面程序 或 形成文件的程序 含有程序的文件可称为 程序文件 3 QMS OHS EMS标准常用的基本术语 QMS质量管理体系基本术语 5 过程 一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动 注1 一个过程的输入通常是其他过程的输出 注2 组织为了增值通常对过程进行策划并使其在控条件下运行 注3 对形成的产品是否合格或不易或不能经济地进行验证的过程通常称之为 特殊过程 6 产品 过程的结果 产品的种类 硬件 软件 流程性材料 服务 硬件 通常是有形产品 具有机数的特性 如发动机及其零件 软件 由信息组成 通常是无形的 并可以方法 论文或程序形式存在 软件因为是无形的 一般都要有承载的媒体 如纸张 磁盘 光盘等 流程性材料 通常是有形产品 其量值具有连续的特性 由于生产是连续的 流程性材料因而与硬件产品具有不同的过程控制要求 如洗衣粉 化工油等 服务 通常是无形的 并且是在供方和顾客接触面上至少需要完成一项活动的结果 服务提供可涉及 a在顾客提供的有形产品上所完成的活动 如顾客洗烫衣物 b在顾客提供的无形产品上完成的活动 如对顾客质量管理体系的咨询 c无形产品的交付 如提供社会外界的第三方培训机构 d为顾客创造氛围 如宾馆 饭店 3 QMS OHS EMS标准常用的基本术语 QMS质量管理体系基本术语 7 质量策划 质量管理的一部分 致力于制定质量目标 并规定必要的运行过程和相关资源以实现质量目标 注 编制质量计划可以是质量策划的一部分 OHS职业健康安全管理体系基本术语 1 危险源 可能导致伤害或疾病 财产损失 工作环境破坏或这些情况组合的根源或状态 注 危险源包括生产过程中存在的 可能发生意外释放的能量或危险物质和导致能量或危险物质约束或限制破坏或失效的各种因素 危害因素 物的不安全状态 人的不安全行为 安全管理上的缺陷 环境的不安全条件 2 危险源辨识 识别危险源的存在并确定其特性的过程 注 危险源的性质分物理性 化学性 生物性 心理生理性 行为性及其他 3 QMS OHS EMS标准常用的基本术语 OHS职业健康安全管理体系基本术语 3 风险 某一特定危险情况发生的可能性和后果的组合 4 风险评价 评估风险大小以及确定风险是否可容许的全过程 注 风险控制可从发生频率和后果严重度两方面入手 但优先考虑采取技术手段控制发生频率 其次考虑采取防护措施降低后果严重度 消除降低个体防护 5 安全 免除了不可接受的损害风险的状态 注 安全是一个相对的概念 6 可容许风险 根据组织的法律义务和职业健康安全方针 已降至组织可接受程度的风险 注 可容许风险跟组织自身活动性质 管理水平不同而不同 但必须是在遵守法律的前提下 3 QMS OHS EMS标准常用的基本术语 OHS职业健康安全管理体系基本术语 7 事故 造成死亡 疾病 伤害 损坏或其它损失的意外情况 注 这里的疾病是指职业病及与职业有关疾病 8 事件 导致或可能导致事故的情况 注 事件包括未遂过失 9 不符合 任何与工作标准 惯例 程序 法规 管理体系绩效等的偏离 其结果能够直接或间接导致伤害或疾病 财产损失 工作环境破坏或这些情况的组合 注 不符合的成立必须三个条件同时具备 危害因素 劳动场所 人身健康安全 10 职业健康安全 影响工作场所内员工 临时工作人员 合同方人员 访问者和其他人员健康和安全的条件和因素 3 QMS OHS EMS标准常用的基本术语 EMS环境管理体系基本术语 1 环境 组织运行活动的外部存在 包括空气 水 土地 自然资源 植物 动物 人 以及它们之间的相互关系 2 环境因素 一个组织的活动 产品或服务中能与环境发生相互作用的要素 3 重要环境因素 是指具有或能够产生重大环境影响的环境因素 4 环境影响 全部或部分地由组织的环境因素给环境造成的任何有害或有益的变化 5 环境管理体系 组织管理体系的一部分 用来制定和实施其环境方针 并管理其环境因素 注1 管理体系是用来建立方针和目标 并进而实现这些目标的一系列相互关联的要求的集合 注2 管理体系包括组织机构 策划活动 职责 惯例 程序 过程和资源 3 QMS OHS EMS标准常用的基本术语 EMS环境管理体系基本术语 6 相关方 关注组织的环境绩效或受其环境绩效影响的个人或团体 7 污染预防 为了降低有害的环境影响而采用 或综合采用 过程 惯例 技术 材料 产品 服务或能源以避免 减少或控制任何类型的污染物或废物的产生 排放或废弃 注 污染预防可包括对源的削减或消除 过程 产品或服务更改 资源的有效利用 材料或能源替代 再利用 回收 再循环 再生和处理 8 纠正措施 为消除已发现的不符合的原因所采取的措施 9 预防措施 为消除潜在不符合原因所采取的措施 10 持续改进 不断对环境管理体系进行强化的过程 目的是根据组织的环境方针 实现对整体环境绩效的改进 注 该过程不必同时发生于活动的所有方面 4 QMS OHS EMS文件编写修订的步骤 编写步骤1 在组织内成立编写修订领导小组及办公室 2 对文件编写人员进行培训 3 根据企业经营综旨和方向修订质量方针 根据重大危险源来修订职业健康安全方针 根据重要环境因素修订环境管理方针 4 根据质量 职业健康安全 环境管理方针和重大危险源 重要环境因素技术经济可行性 确定目标 指标和管理方案 5 按GB T1 1 2000 标准化工作导则第1部分 标准的结构和编写规则 制定文件编制导则 规范文件编写格式 6 制定文件修订方案 按计划分工修订 见修订方案中 3主控职能模块 7 进行各个文件本身的编写 审核 修改 8 通过上述各程序提出各部门的职责 并补充完善之 将其提炼到管理手册相应的条款中 9 对初稿组织广泛讨论 征求意见 10 修订小组对整套文件的接口协调性 统一性进行审核 修改 11 领导审定 发布实施 20 编写技巧职业健康安全 环境管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写 一条线一个组或一个人 每一条线中的手册 程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内 这样写可以避免前后重复和矛盾 1 第一条线 4 3 1危险源辨识 环境因素识别 风险评价与风险控制 4 3 2法律 法规及其他要求 4 3 3方针 目标 指标 4 3 4管理方案 4 QMS OHS EMS文件编写的步骤 21 编写技巧第二条线 4 4 2培训 意识和能力 4 4 5文件和资料管理 控制 4 5 3记录和记录管理 第三条线 4 4 6运行控制 4 4 7应急预案与响应 第四条线 4 5 1绩效测量与监测 4 5 2事故 事件 不符合 纠正与预防措施 4 5 4内部审核 4 6管理评审 第五条线 其他及附录 4 QMS OHS EMS文件编写的步骤 4 QMS OHS EMS文件编写的步骤 编写采取的方式1 自上而下依序展开方式按方针 管理手册 程序文件 作业文件 记录的顺序编写 这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接 但对文件编写人员的素质要求较高 文件编写所需时间较长 且必然伴随着反复修改 2 自下而上的编写方式按基础性文件 程序文件 管理手册的顺序编写 这适用于管理基础较好的组织 但如无总体设计方案指导易出现混乱 3 从程序文件开始 向两边扩展的编写方式先编写程序文件 再开始手册和基础性文件的编写 实际是从分析活动 确定活动程序开始 将标准的要求与组织实际紧密结合 可缩短文件编写时间 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 QMS OHS EMS质量手册修订内容公司简介 组织机构 集团公司办公室 质量方针 质量目标 集团公司总裁 管理者代表 管理职责 人力资源部 资源管理 产品实现 运行控制 应急管理预案 分析和改进由技术部根据主控部门修订的程序文件编制完善 24 质量手册格式封面目录0 1发布令0 2管理者代表任命书0 3组织概况0 4QMS OHS EMS管理体系方针和目标0 5QMS OHS EMS管理手册的管理 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 25 质量手册要求封面 QMS OHS EMS管理体系手册封面参考格式见下页 应包括以下内容 组织名称 手册标题 编写依据的标准版次 手册的发行版本 手册编码 手册发放控制号 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 26 封面 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 QMS OHS EMS程序文件修订 公司现有程序文件见附表 28 什么是程序程序是为实施某项活动规定的方法 标准要求组织建立管理体系 并必须形成相应文件 表明某项活动的目的和范围 应做什么 WHAT 为什么这样做 WHY 谁来做 WHO 何时 WHEN 何地 WHERE 以及如何做 HOW 简称5W1H 应采用什么材料 设备 仪器和依据什么文件 以及如何进行控制和记录 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 29 程序文件的作用1 程序文件是实施方针 目标 指标的具体措施 是对那些产生影响的活动进行策划和管理所用的基本文件 是顺序性文件 是管理手册的支持性文件 2 每一个程序文件都应包含管理体系中的一个逻辑上独立的内容 可能是标准的一个要素 或要素中的一个部分 或是几个要素相关要求的一组活动等 程序文件的数量 内容 格式和外观由组织自行确定 程序文件一般不涉及纯技本性的细节 细节通常在工作指令或作业指导书中规定 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 30 程序文件的作用3 只有有效实施程序文件才能体现管理体系的功能 因此 程序文件的内容和要求要密切结合实际情况 程序文件展开的深度和广度 取决于组织任务的复杂性 采用的工作方法 活动内容和对执行活动人员的水平 能力 技术与培训所达到的效果 4 程序文件实质上是组织管理中科学的管理制度 是法规性文件 要强制执行 因此程序文件应有可操作性和可检查性 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 31 程序文件的工作程序如图所示 收集整理现有的技术 管理 工作文件 按QMS OHS EMS体系要求提出编写意见 职能部门编写修订主控程序文件 组织各职能部门广泛讨论 协调 修改 定稿 批准与颁布 执行与监督 评价与完善 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 32 1 对现行文件的收集和分析收集组织现行的各种标准 制度和规定等文件 其中很多具有 程序 的性质 但也有其不足之处 应该以管理体系有效运行为前提 以程序文件的要求为尺度 各部门对这些文件进行一次清理和分析 摘其有用 删除无关 按程序文件内容及格式要求进行改写 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 33 2 编制程序文件明细表一个组织的管理体系程序文件的多少 每个程序的详略 篇幅和内容都没有硬性规定 但在能够控制的前提下 程序文件个数和每一个程序的篇幅力求符合要求和简便 各个程序之间 要有必要的衔接 但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复 根据组织的管理体系总体设计方案 按体系要素逐级展开 制定程序文件明细表 明确程序主管部门及相关部门的职责 对照已有的各种文件 确定需新编 修改和需完善的程序文件 制定计划逐步完成 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 34 程序文件内容和格式 参考 1 目的2 范围3 术语 需要时 4 职责5 工作程序6 相关文件7 相关记录8 修改页 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 35 1 目的和范围 一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围 推荐使用如下引导语 为了 制定本程序 本程序规定了 本程序适用于 2 术语 需要时 指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词 3 职责 指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限 接口及相互关系 程序文件内容和格式 参考 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 36 4 工作程序 列出开展此项活动的步骤 保持合理的编写顺序 明确各项活动的接口关系 职责 协调措施 明确每个过程中各项因素由谁干 什么时间干 什么场合 地点 干 干什么 怎么干 如何控制 及所要达到的要求 需形成记录和报告的内容 记录的保存部门和期限 出现例外情况的处理措施等 必要时 最好 辅以流程图 程序文件内容和格式 参考 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 37 5 相关 支持性文件 指需引用的或与本程序相关的程序 文件 这些文件名在工作程序的相关条款中已经提出 相关文件只是列出一个明细 6 相关记录 指实施本程序规定的各项活动产生记录 工作程序条款中应指明记录名称并与相关记录中所列名称一致 7 修改页 程序文件内容和格式 参考 5 QMS OHS EMS文件内容和格式要求 38 常用流程图符号活动的开始 结束连