联系与协调程序

联系与协调程序联系与协调程序 编制 审核 批准 文件编号 F08 P LX 01 2008 年 3 月 14 日 第 0 版 PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 联系与协调程序 1 5 目录 1 目的 2 2 适用范围 2 3 管理职责 2 4 联系与协调流程 2 5 沟通联系的方式 3 5 1 通信 3 5 2 会议和会议记录 4 5 3 工作汇报 4 PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 联系与协调程序 2 5 1 目的 目的 本程序的编制目的是规范项目组与业主 第三方及供货商的联系方法和沟通途径 便于业主及时掌握工作的进展情况 同时本程序为各方进行交流以及时解决项目运行中 发现的问题提供有效的途径 有利于各方工作的开展 从而保证项目高效而有序地运行 2 适用范围 适用范围 本程序仅限于建造安装调试项目运行过程中项目组与业主 服务供方及上级部门的 联系 沟通与协调 3 管理职责 管理职责 1 项目经理负责项目的总协调和与业主重大问题的沟通 并负责项目组日常交流 文件的审批工作 2 项目副经理负责日常项目管理事务和联系与沟通 并负责项目组日常交流文件 的审核工作 对项目经理负责 3 QA QC 工程师负责质量验收等方面与业主 服务供方及上级单位的联系与协调 工作 并对项目经理负责 4 商务工程师负责招投标 合同等方面与业主 服务供方及上级单位的联系与协 调工作 并对项目经理负责 5 费用工程师负责项目预算 决算及收付款等方面与业主 服务供方及上级部门 的联系与协调工作 并对项目经理负责 6 安全监督负责项目施工安全管理方面与业主 服务供方及上级单位的联系与协 调工作 并对项目经理负责 7 各专业工程师负责本专业与业主 服务供方及上级单位的技术交流工作 对项 目副经理负责 8 计划工程师负责项目进度的汇报和汇报材料的编制工作 对项目副经理负责 4 联系与协调流程 联系与协调流程 PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 联系与协调程序 3 5 针对项目运行中服务方提出的问题和业主提出的要求 编制沟通流程如下 5 沟通联系的方式 沟通联系的方式 5 1 通信 与业主 第三方及服务供方的交流主要使用联络函 传真 电话等方式 传真或传 递文件必须使用联络函作或文件传送单为载体 按照业务联络函或文件传送单的使用要 求 批准人 签收人必须手书签字方认为有效 签字齐全的联络函或文件传送单都要由 项目秘书进行登记 并归档保存 联络函和文件传送单的使用方法和格式见 文件与信息管理程序 服务供方提出问题 项目组与服务供方 沟通 协调 是否需要与业主协调 Y N 项目组与甲方沟通 得出解决方法 是否需要上级部门批准 N 将解决方法形成文 件报上级批准 Y 是否批准 将解决方法通知服 务供方 N Y 服务供方是否同意 按此解决方法执行 N Y 业主提出要求 项目组与业主沟通 协调 就业主要求与服务 供方沟通 是否需要服务方配合 服务方是否有异议 执行业主要求 执行结果汇报业主 业主是否满意 业主确认 Y N Y N Y N PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 联系与协调程序 4 5 5 2 会议和会议记录 当因为技术 商务 进度 变更等与项目相关的问题需要业主进行解决时 双方需 要召开会议进行解决 会议应以正式的书面形式将会议通知传真到业主处 该文件将写明会议的主要内 容 参加的人员 需要业主参加的人员 预计的时间 会议结束后 应向业主提供一份 详尽的会议纪要 会议上项目组将分别拟订一份会议纪要 并签字 如果会议就讨论的议题未能达成 一致的话 也要记录在会议纪要上 当召开会议时 要向与会各方提交一份包括所有会议内容的会议日程 在会议结束 后 主持方要总结一份会议纪要 并且为了各方进一步明确会议的精神 要由与会各方 进行签署 如下必要的会议都将如期举行 1 与业主的项目周会 月会 与业主的会议有周例会 月例会和临时召开的会议 我方需准备好相关需要讨论的 文件和汇报的内容 2 项目组内部协调会 周会 月会 正式施工时 项目组每天定时召开协调会 协调施工进度 质量 安全等事项 安 排次日工作 解决存在问题 每周定时召开周会 检查一周工作的完成情况 包括 采 办和合同执行情况 实际和计划的 S 曲线 存在问题和解决方法 本周投入人力 下 周工作计划等 每月定时召开月会 主要包括 项目月总结 项目质量情况 项目大事 存在问题和解决方法 里程碑点付款总结 变更汇总 下个月工作计划和主要工作 实 际和计划的人力直方图 实际和计划的 S 曲线 凡与业主 第三方举行的会议 在会议结束后的 2 个工作日内 将会议内容以会议 纪要形式提交给业主和有关单位 并严格执行签收程序 将签字齐全的会议纪要归档保 存 会议纪要的格式和编写方法见 文件与信息管理程序 5 3 工作汇报 例行的周会将对上周的工作进行总结 计划工程师需提交本周现场施工进度 滞后 如有 的原因和隐患的报告单 PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 联系与协调程序 5 5 会议的关键问题应包括 现在 最新的进度 有待解决的问题 解决问题的方法 计划的调整 人力的布置 每周的工作都要总结成一份报告 由施工管理部门经理进行签署 并要有其他各方 代表的签字 工程项目合同采办 各专业采办进度 到货计划