关于仓库管理流程的审计报告

第 1 页 关于仓库管理流程审计的报告关于仓库管理流程审计的报告 审字 2015 第 002 号 根据审计工作安排 审计组于 2015 年 5 月 01 日起至 2015 年 5 月 20 日止对 XX 股 份有限公司仓库作业内部控制制度的遵循性及合理性进行了内部审计 现将相关情况 报告如下 一 基本情况介绍一 基本情况介绍 1 制度及组织架构建设 根据仓库负责人反馈 仓库组目前隶属管理部 在编人 员 10 共计人 其中主管 1 名 仓管员 9 名 仓库分 5 大类 分别是 标准件仓 辅料 仓 试模材料仓 冲压仓 刀具仓 主要为公司物资提供储存 保管等职能 为规范 仓库管理 公司制定一系列作业流程 制度等受控文件共计 23 份 2 趋势分析 根据 ERP 数据 截止 2014 年 12 月底存货余额 11394 70 万元 较 年初增长 71 55 其中原材料余额 505 03 万元 较年初增长 74 1 低值易耗品余额 117 61 万元 与年初基本持平 库存商品 304 23 万元 较年初增长 80 61 自制半 成品 10467 82 万元 占总存货余额的 92 较年初增长 123 具体详见附表 3 周转分析 2014 年存货平均余额 9018 53 万元 存货资金占用量大 周转率 为 1 87 非常低 周转天数 195 天 相当于从取得存货开始 至消耗 销售为止所经 历的天数需 195 天 能够转变为货币资金或者应收账款的能力非常弱 实际上平均存 货余额主要受累于库存商品及自制半成品的拖累 占平均存货比率分别为 10 39 及 84 因此从侧面也反映出整个生产经营过程对排产及出货的反应能力是不足的 具体详见 附表 第 2 页 4 呆滞料分析 截止审计日 按照公司呆料管理制度第 5 3 4 条对于呆滞料定义 其中超过 90 天的呆滞料为 429 12 万元 180 天的呆滞料为 357 88 万元 360 天的呆滞料为 61 03 万元 呆料的主要构成部 分 具体情况见附表 构成呆料的主要原因主要有 a 历史遗留问题 过往 的呆滞物料未得到及时 有效的处理 b 采购及生产计划性不强 造成物料沉余 附表 二 审计依据二 审计依据 审计依据 本次审计依据为规定条款及相关法律 法规 三审计目标及审计范围审计目标及审计范围 第 3 页 1 审计方法及目标 审计过程中采用了检查 访谈 审查单据 抽盘 查阅与审 计事项有关的其他必要的审计程序 取得相关依据 形成审计意见 以促进组织 增加价值 2 审计范围 仓储管理流程各环节项目的审查 主要包括等方面的审查 四 发现问题及改善建议四 发现问题及改善建议 1 物资盘点方面 1 管理现状及存在问题 目前仓库物料盘点主要由财务部主导进行月度抽盘 半 年度及年度全盘 仓库日常无自盘 未能提交自盘表 实际上仓库自盘的控制已失效 根据公司制度第 5 6 条物料盘点的规定 仓管人员应每月 定期做好账 物的盘点工作 2 造成原因 对制度规定不熟悉 或相关规定未引起重视 3 可能导致风险 未按要求严格执行盘点工作不单会导致资产的流失 财务报告 的失真 未能及时地发现仓库管存在理问题 改善问题 4 建议 严格按照公司制度的规定执行 仓库加强 自盘 结合财务盘点 及时发现问题 改善问题 加强作业标准制度的宣导 确保作 业人员对作业标准具有足够的了解与重视 2 生产领料单管理 1 管理现状及存在问题 通过查看公司关于仓库管理的相关控制文件 发现未就 单据规范化方面设定条款 无作业标准控制 审计人员通过抽查领料单 发现部分领 料单存在无发料仓管员签字 数量有改动后无人在旁边签字 空白处没划掉 有用不 同颜色笔迹在空白处添加领用物品和数量的现象 有被领料部门负责人签字后自行增 加领用物料品种或者改动领用数量的嫌疑 2 造成原因 无相关制度规定 作业无标准 作业人员对单据管理意识不强 3 可能导致风险 未经过批准而多领物料或私自改动领用数量 导致公司资产流 失及舞弊的产生 4 建议 规范流程 完善制度 单据书写必须整洁明朗 坚决杜绝以上情况 如 有发生 仓管员有责任要求重新开单后执行发料 财务部应对相关作业人员进行专业 第 4 页 培训 3 仓库日常管理 1 管理现状及存在问题 审计在 2015 年 5 月 7 日对仓库管理现状的的实地观察 发现仓库日常管理存在较多不规范的现象 主要体现在以下几点 仓库钥匙随处放置 仓管员发放试模材料之后 钥匙曾长时间随意放置于仓库桌上 并未及时收好 非仓 库管理人员随意进出仓库 发放物料时仓库管理员未全程跟踪 直接让领料人员进入 仓库搬运 点数需领物资 2 造成原因 仓管员责任心不强 未形成良好的作业习惯 未意识到行为风险 3 可能导致风险 可能发生物资丢失或者失窃的风险 4 建议 加强库房门禁管理 非仓管人员在未经授权之前一律禁止进入仓库 库 房钥匙的使用及保存由仓库负责人授权 使用完之后应及时 妥善保存 加强培训 养成正确的作业习惯 4 设备配件管理 2 管理现状及存在问题 通过访谈相关人员 得知配件的管理现状 实际上以上两种处理方式均未做备查账管理 导致无 账可查 并且处理方式不透明 未存在多方牵制与监督的关键控制 2 造成原因 内控制度关键控制点控制失效 3 可能导致风险 可能导致设备配件丢失 或者有心人利用当前管理现状谋取个 人利益的风险 4 建议 加强对配件的管理 梳理流程 明确关键控制点及相关管理责任 防范 未然 配件回收仓统一交由仓库管理员管理 做好台账登记 报废配件按照公司关于 废旧品管理的相关制度规定执行 5 单据流转不及时 第 5 页 1 管理现状及存在问题 为规范作业流程 公司制定了等相关制度 其中对于单据流转的时效做了详细规定及说明 在实际核 查过程中依然发现存在单据提交财务不及时 跨月交单的现象时有发生 2 造成原因 内控失效 作业分工不明确也是导致跨月交单的原因之一 一人兼 多职 导致该完成的任务未能及时 按质按量完成 3 可能导致风险 影响当月财务核算数据的真实性及可靠性 同时也可能发生单 据丢失的风险 4 建议 按照相关制度规定执行 账务登记确保做到日清月结 当天发生的业务 当天完成记录系统 及时提交财务 6 仓库管理职责不明确 1 管理现状及存在问题 未制定仓库管理职责明细表 职责分工不明确 仓库目 前的做法存在谁验收或者发料由谁登记入账 审核及保存 一气呵成的现象 现有管 理制度也未对作业权限加以详细说明 实际上作业流程已经失去控制 关键控制缺失 不相容职务未分离 2 造成原因 内控缺陷 单纯考虑作业方便 无风险意识 3 可能导致风险 结合问题 2 对单据填写规范性的描述 审计认为可能存在发生 舞弊的风险 4 建议 梳理流程 继续完善现有管理制度 建立仓库管理职责明细表 明确作 业分工 确保各作业岗位之间相互监督与牵制 7 废旧品管理方面 1 管理现状及存在问题 审计通过走访有关人员与实地查看 得知部分废旧品放 置于露天处 风吹雨淋 未对其进行遮盖保存 下雨天天气潮湿湿度增加 金属类废 旧品极易生锈 腐蚀 随着时间的推移会导致价值逐渐减少 对公司整体环境的美观 也产生不利影响 并且除贵重废旧品外仓库未做备查账进行管理 很难对该类物品的 量进行管控 2 造成原因 单纯考虑作业方便 仓库没有 废旧料必须入库 的意识 仓管员 第 6 页 责任意识缺乏 认为废旧料作为已发出物料的生产剩余部分 不在仓库账上 事不关 己 3 可能导致风险 废旧品未入账管理形成账外资产 未规范管理 可能导致公司 资产流失与贬值的风险 4 建议 建立废旧品回收仓 统一交由仓储人员进行管理 并做好日常账务记录 8 物料调拨 1 管理现状及存在问题 经过实地观察及询问相关人员 得知标准件仓库与刀库 之间存在物资的流转 具体操作程序 经查 公司未制定有关物 资调拨的管理制度 内控制度缺失 审计认为从财务角度来看 领料单的开具 意味 着费用的发生 实际上刀库到标准件仓库领取刀具此过程应视作仓库之间物资的内部 周转 开具领料单不符合业务实质性质 2 造成原因 内控缺失 流程性质未予明确规定 3 可能导致风险 单据作为作业流程的载体及业务性质的体现 内部调拨作业开 具领料单不单不能体现业务活动的实际性质 且极易与费用化的领用单据搞混 最终 影响到财务的核算 4 建议 制定有关仓库之间物资周转的相关管理制度 仓库间物资的流转统一使 用调拨单 9 刀具管理方面 1 管理现状及存在问题 为规范刀具管理工作 公司制定了及等多份管理文件 根据文件中第 5 7 条的规定仓储部每周应对刀具使用状况进行数据分析 编制 刀具数 据分析表 经核查 实际上仓储部并未按照以上规定执行 经查看 以上两份管理 第 7 页 制度某些条款的制定存在矛盾 比如 文件第 5 3 4 条规定每月由财务对刀具数量进行全盘