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第六章会计账薄 本章内容 第一节会计账簿的意义和种类第二节账簿的设置和登记第三节会计账簿的启用和登记第四节对账和结账 第一节会计账簿的意义和种类 会计账簿是以会计凭证为依据 由具有一定格式面又相互连结的账页所组成 用来序时地 分类地记录和反映各项经济业务的会计簿记 设置和登记账簿是会计核算的一种专门方法 也是会计核算的中心环节 一 会计账薄的概念 第一节会计账簿的意义和种类 会计凭证可以连续反映各项经济业务 但它大量反映的只是互不联系的个别的经济业务 提供的是分散的 缺乏系统性的信息资料 不能把各单位在一定时期的全部经济业务系统 完整地反映出来 因此 应设置和登记账簿 把分散在会计凭证中的资料加以归类整理 登记账簿 从而为经济管理提供系统 完整的会计核算资料 并为编制会计报表提供依据 二 设置会计账薄的原因 第一节会计账簿的意义和种类 1 通过账簿可以全面连续系统地反映经济活动情况 2 利用账簿记录 不仅能提供管理上所需的总括资料 还可提供明细资料 3 为编制财务报告提供完整的数据4 会计账簿起了会计分工作用5 会计账簿起了经济档案的作用 三 会计账薄的作用 第一节会计账簿的意义和种类 总原则 根据业务的特点和管理的需要1 满足实际需要2 力求节约 避免重复设账3 格式力求简便实用 四 会计账薄设置的原则 第一节会计账簿的意义和种类 五 会计账薄的分类 会计账簿 按用途 按外表形式 日记账 分类账 备查账 订本式账 活页式账 多栏式账 按结构格式 三栏式账 卡片式账 数量金额式账 第一节会计账簿的意义和种类 一 序时账 日记账 1 定义按经济业务发生的时间的先后顺序 逐日连续登记的账簿 2 分类 五 会计账薄的分类 普通日记账 特种日记账 按记录内容的不同 现金日记账 银行存款日记账 第一节会计账簿的意义和种类 1 普通日记账是用来登记全部经济业务发生情况的日记账 通常把每天所发生的经济业务 按照业务发生的先后顺序 编成会计分录记入账簿中 2 特种日记账是用来记录某一类经济业务发生情况的日记账 通常把某一类比较重要的经济业务 按照业务发生的先后顺序记入账簿中 在会计实务中 为了简化记账的手续 除了现金和银行存款收付记入现金日记账和银行存款日记账以外 其他各项目一般不再设置特种日记账进行登记 五 会计账薄的分类 第一节会计账簿的意义和种类 二 分类账1 含义对各项经济业务按照账户进行分类登记的账簿 2 分类按照记账内容详细程度 分为总分类账和明细分类账 五 会计账薄的分类 第一节会计账簿的意义和种类 1 总分类账 一级 根据总分类科目设置账户 一级账户 通过对全部经济业务的登记 以全面 系统 总括地反映全部资金增减变化和结存情况的账簿 总分类账又称总分类账簿 总账 所有单位均需设置总账 总分类账必须按总分类科目设置 一般采用订本式账簿 账页格式一般有 三栏式 多栏式 两种 五 会计账薄的分类 第一节会计账簿的意义和种类 2 明细分类账 根据明细分类科目设置账户 二级账户或三级账户 用以具体反映某类资金 某一种资产 负债 所有者权益 收入 成本 利润 增减变化情况的结存情况的账簿 五 会计账薄的分类 明细账是总账记录内容的补充和具体化 明细分类账必须按照二级科目或明细科目设置 一般采用活页式账簿 明细账的格式 应根据它所反映经济业务内容的特点和管理的需要来设计 一般有三栏式 数量金额式和多栏式三种 第一节会计账簿的意义和种类 三 备查账 辅助登记账 对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的事项 进行补充登记的账簿 为某些经济业务的内容提供必要的参考资料 如经营租入资产 按照资产的定义 不属于企业的自有资产 会计上不能入账 但为了反映这项租赁资产的存在 在有关账薄中进行补充登记 备查账簿记录的内容不受总分类账的制约 是对日记账和明细分类账的补充 五 会计账薄的分类 第一节会计账簿的意义和种类 四 订本式账簿是在启用前就把编有顺序号的若干账页固定装钉成册的账簿 优点 能够避免账页散失和防止账页被抽换 缺点 账页固定后不能根据需要增减账页 容易造成账页浪费 也不便于分工记账 订本账主要适用于现金日记账 银行存款日记账和总账 五 会计账薄的分类 第一节会计账簿的意义和种类 五 活页式账簿把若干张零散的账页放置在活动账夹之内的账簿 优点 可以任意增减空白账页 不会浪费账页 使用灵活 便于对账页重新排列 也便于分工记账 有利于提高工作效率 缺点 账页容易散失和容易被抽换 活页账主要适用于各种明细账 五 会计账薄的分类 第一节会计账簿的意义和种类 六 卡片式账簿 是由许多分散的硬纸卡片 具有一定格式的卡片 存放在卡片箱中保管的账簿 优缺点与活页账簿相同 卡片账主要适用于记载内容比较复杂的财产明细账 如固定资产卡片 低值易耗品等 五 会计账薄的分类 订本式账簿与活页式和卡片式账簿比较优点 避免账页散失 防止抽换账页的不正当行为 缺点 同一本账簿在同一时间内只能有一人登记 不能分工记账 同时不能根据需要增减账页 活页式和卡片式账簿的优点 便于分工记账 并能根据记账的需要随时增减账页 活页式和卡片式账簿的缺点 账页容易散失和被抽换 第一节会计账簿的意义和种类 第一节会计账簿的意义和种类 七 三栏式三栏式账簿是指账簿的账页格式只开设借 贷 余 或收 付 余 三个栏目记录金额 八 多栏式多栏式账簿是指账簿的账页格式设若干专栏 集中反映某一总账账户或明细账户核算内容的账簿 借 贷方设专栏 九 数量金额式 数量金额式账簿的账页格式是在借 贷 余 或收 付 余 三栏下再设数量 单价和金额栏 以便全面记录反映经济业务的数量和金额 五 会计账薄的分类 第二节账簿的设置和登记 基本构成 封面 扉页和账页 1 封面 主要说明账簿的名称 如 现金日记账 固定资产明细账 总分类账 2 扉页 说明账簿的启用和交接情况 形式见p104 一 账薄的基本构成 第二节账簿的设置和登记 3 账页 用来具体记录经济业务 三种格式 三栏式 多栏式 数量金额式 包括的基本内容 账户名称日期凭证编号摘要金额总页数和分页数 一 账薄的基本构成 第二节账簿的设置和登记 一 普通日记账登记注意点 记入经济业务发生或完成的日期 在账户名称栏内应记入应借应贷的账户 其次在摘要栏内 将经济业务作简要说明 将借方金额和贷方金额分别记入两个金额栏内 每天还应根据日记账中应借和应贷账户名称和金额登记总分类账 并将总分类账的页数记入过账栏内 或者写明符号 表示已经过账 二 日记账的设置和登记 普通日记账 多栏式日记账 第二节账簿的设置和登记 二 特种日记账登记注意点 登记 出纳人员根据收 付款凭证逐日逐笔序时登记 并计算合计数及结存数 核对 a 现金日记账余额与库存现金核对 每日 b 银行存款日记账余额与对账单核对 定期 二 日记账的设置和登记 第二节账簿的设置和登记 1 三栏式日记账三栏式日记账是用来登记库存现金 银行存款每天的收入 付出和结存情况的账簿 由出纳人员根据与现金收付有关的记账凭证 按时间顺序逐日逐笔登记 其格式及登记方法如下 二 日记账的设置和登记 现金日记账 三栏式 银行存款日记账 三栏式 第二节账簿的设置和登记 2 多栏式日记账 以现金为例 多栏式日记账登记方法与三栏式日记账登记方法基本相同 登记多栏式日记账时 按收入 付出的对应账户分栏登记 到月末结账时 分栏加计发生额 因此对本月现金 或银行存款 的收入来源 付出去向可一目了然 为分析经济活动和财务收支情况 提供更详细的资料 但应用多栏式日记账较多时 账页一般很大 登记不便 容易发生错栏串行的错误 二 日记账的设置和登记 现金日记账 多栏式 第二节账簿的设置和登记 一 总分类账的结构与登记结构 一般采用 三栏式 订本式 p107 登记 取决于所采用的会计核算组织程序 可以直接根据记账凭证逐笔登记 也可通过一定的汇总方法 将各种记账凭证加以汇总进行登记 如科目汇总表 二 分类账的设置和登记 第二节账簿的设置和登记 二 明细账的结构与登记一般采用活页式或卡片式账簿 结构 1 三栏式 如债权 债务结算账户格式见 p107 适用于只需反映其金额变动和余额情况的账户 2 数量金额式 如原材料 库存商品账户适用于既需进行金额核算 又需反映数量的各种实物资产的登记和核算 格式见 p108 二 分类账的设置和登记 第二节账簿的设置和登记 二 明细账的结构与登记3 多栏式 如 本年利润 管理费用 生产成本 主营业务收入 等账户适用于费用 成本 本年利润等需反映项目构成情况的账户 登记 根据原始凭证 汇总原始凭证或记账凭证逐笔登记 举例见下页 4 平行式明细账 p109 二 分类账的设置和登记 生产成本明细账 多栏式 产品名称 A 本年利润明细账 多栏式 第二节账簿的设置和登记 一 关系核算内容相同 详略程度不同 明细账是对总账内容的补充 总账对明细账内容进行汇总 对相同的经济业务 可以详细反映 亦可总括反映 三 总账与明细账的平行登记 第二节账簿的设置和登记 二 登记要求 平行登记 p109 即发生的某一项经济业务 既要登记入明细账 同时需要登记入总账 平行登记的 三同四相符 三同 登记会计期间相同 登记方法相同 登记金额相同 三 总账与明细账的平行登记 第二节账簿的设置和登记 四相符 总账与明细账期初余额相同 本期借方发生额相同 本期贷方发生额相同 期末余额相同 四个相符可以通过编制 发生额及余额表 进行测试 三 总账与明细账的平行登记 原材料明细账材料名称甲材料最低储量编号规格计量单位 千克最高储量 原材料明细账材料名称乙材料最低储量编号规格计量单位 千克最高储量 200 10 2000 100 10 1000 总账账户名称 原材料总页分页 总账账户名称 应付账款页数 应付账款明细账 三栏式 单位名称 光明厂 应付账款明细账 三栏式 单位名称 汇达公司 第三节会计账簿的启用和登记 1 由专人负责登记2 启用账簿时 应在账簿的扉页 首页 设置 账簿启用 交接登记表 在表内载明单位名称 账簿启用日期 账簿册数 账簿页数 如为活页账应在装订成册后记明页数 会计主管和经管人员姓名和印鉴 账户目录等 3 在更换记账人员时 由会计主管人员监交 办好交接手续并由交接双方在 经管账簿人员一览表 内登记交接日期和签名 签章 一 账簿启用的规则 会计工作的交接 会计工作的交接 会计工作的交接 第三节会计账簿的启用和登记 1 登记账簿时 应将会计凭证日期 编号 业务内容摘要 金额和其他有关资料逐项记入账内 要求做到数字准确 摘要清楚 登记及时 2 登记完毕后 要在会计凭证上签名或盖章 并注明已经登账的符号 如 表示已经过账 3 登记账簿要用蓝黑或黑色墨水书写 不得使用圆珠笔 银行的复写账簿除外 或铅笔书写 但下列情况可以用红色墨水记账 二 账簿的登记规则 1 在不设借贷等栏的多栏式账页中 登记减少数 2 按照红字冲账的记账凭证 冲销错误记录 3 在三栏式账户的余额栏前 如未印明余额的方向 在余额栏内登记负数余额 4 会计制度中规定用红字登记的其他记录 第三节会计账簿的启用和登记 4 账簿中书写的文字和数字上面要留适当空距 不要写满格 一般应占格长的1 2以便留有改错的空间 5 各种账簿按页次顺序连续登记 不得跳行 隔页 如果发生跳行 隔页 应将空行 空页划线注销 或注明 此行空白 或 此页空白 字样 并由记账人员签名或盖章 6 凡需要结出余额的账户 应当定期结出余额 现金日记账和银行存款日记账必须每天结出余额 结出余额后 应在 借或贷 等栏内写明 借 或 贷 等字样 没有余额的账户 应在 借或贷 等栏内写 平 字 并在余额栏 元 位上用 0 表示 二 账簿的登记规则 第三节会计账簿的启用和登记 7 会计账簿记录发生错误 应根据错误的性质和发现时间的不同 按规定的办法进行更正 不允许用涂改 挖补 刮擦 药水等手段更正错误 8 保持账页的完整 账面整洁 要办理账页间的转账手续 即在每页最后一行加计本页发生额和余额 摘要栏内注明 过次页 同时过入下一页第一行 摘要栏注明 承上页 有余额的 表明 借 或 贷 无余额的 表明 平 金额栏为 0 二 账簿的登记规则 第三节会计账簿的启用和登记 1 需统计本月发生额账户的 本页发生额为月初自本月末止的发生额合计数 损益类 2 需统计本年累计发生额账户的 本页发生额为年初自本月末止的发生额合计数 本年利润 3 无需统计累计发生额的 只需将每页末的余额结转次页 二 账簿的登记规则 第三节会计账簿的启用和登记 一 错账的更正方法1 划线更正法 红线更正法 适用于 记账凭证正确 但会计账簿登记错误 会计账簿错误的情况 数字错误或文字错误 文字错误的更正方法 用红线划去错误文字 正确文字用蓝黑字迹写在划线上端 并由经办人员盖章 数字错误的更正方法 用红线划去全部数字 非错误部分 在上方写上正确数字并由经办人员盖章 注意 划红线时必须保证原有笔迹可以辨认 三 错账的更正原则 第三节会计账簿的启用和登记 一 错账的更正方法2 红字更正法适用于 会计凭证错误 从而会计账簿错误两种更正方法 1 所用会计科目或方向错误更正方法 填制一红一蓝凭证 并据此登记账簿 即用红字填写一张与原内容相同的记账凭证 在摘要栏注明 注销某月某日某号凭证 字样 同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证 注明 订正某月某日某号凭证 字样 三 错账的更正原则 第三节会计账簿的启用和登记 例 以银行存款300元支付银行借款手续费 编制会计分录 借 销售费用300贷 银行存款300更正 借 销售费用300贷 银行存款300借 财务费用300贷 银行存款300 三 错账的更正原则 第三节会计账簿的启用和登记 一 错账的更正方法 2 所用会计科目和方向正确 但金额存在错误 且错误金额 正确金额更正方法 将正确数字与错误数字之间的差额 另编一张调整的记账凭证 该记账凭证内容与原来凭证相同 但用红字记账 然后登记账簿 三 错账的更正原则 第三节会计账簿的启用和登记 一 错账的更正方法3 补充登记法适用于 会计凭证错误 从而会计账簿错误 且但金额存在错误 且错误金额 正确金额 更正方法 将正确数字与错误数字之间的差额 另编一张调整的记账凭证 该记账凭证内容与原来凭证相同 然后登记账簿 三 错账的更正原则 第三节会计账簿的启用和登记 二 错账的处理原则根据错误的性质和发现时间 处理方法 1 如果在填制记账凭证时发生错误 应当重新填制 2 已经登记入账的记账凭证 在当年内发现填会计科目错误时 用红字更正法 3 如果会计科目没有错误 只是金额错误 可以将正确数字与错误数字之间的差额 另编一张调整的记账凭证 4 发现以前年度记账凭证有错误的 应当用蓝字填制更正的记账凭证 三 错账的更正原则 第三节会计账簿的启用和登记 练习 生产车间生产产品领用材料200元 在填制记账凭证时 误记金额为2000元 但会计科目 借贷方向均无错误 其错误记账凭证所反映的会计分录为 借 生产成本2000贷 原材料2000在更正时 应用红字金额1800元 编制如下记账凭证进行更正 借 生产成本1800贷 原材料1800根据更正错误的记账凭证以红字金额记账后 即可反映其正确金额为200元 练习 第三节会计账簿的启用和登记 1 现金日记账 银行存款日记账 总分类账及明细分类账都要每年更换新账 2 固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用 不必每年更换新账 3 各种需要更换的账簿 在进行年终结账时 各账户的年末余额都要直接抄入新账的第一行余额栏内 在日期栏上些 1月1日 摘要栏内写 上年结转 四 账簿的更换 第三节会计账簿的启用和登记 4 旧账页最后一笔分录的下一行的摘要栏内 注明 结转下年 将各户的年末余额 按反方向计入各该账户的发生额栏 然后将最后一行数字下的空格划一条斜红线注销 5 不需更换的明细账 只需在摘要栏内 注明 结转下年 以划分新旧年度的记录 四 账簿的更换 第三节会计账簿的启用和登记 年末结账并完成了账簿更换工作后 应把旧账簿归档 各种账簿应按年度分类归档 编制目录 以便需要时能迅速查阅 对于保存期限满的账簿 应按规定的销毁审批程序 经批准后才能销毁 保管年限见下表 五 账簿的保管 第三节会计账簿的启用和登记 第三节会计账簿的启用和登记 第四节对账和结账 对账是指对账簿 账户记录所进行的核对工作 为了保证各种账簿记录的完整和正确 为编制会计报表提供真实可靠的数据资料 必须做好对账工作 通过对账 达到账证相符 账账相符 账实相符 账款相符 一 对账 第四节对账和结账 对账工作的内容包括 1 账证核对 会计账簿和会计凭证核对2 账账核对 会计账簿和会计凭证核对总分类账借方贷方余额的核对总分类账 明细分类账现金 银行存款日记账 现金银行存款总账会计部门的财产物资明细账 保管明细账或使用部门明细账 一 对账 第四节对账和结账 3 账实核对 会计账簿和实物数量核对各种财产物资明细分类账的账面数量 应与保管账的数量及实存数量核对相符 4 账款核对 货币资金和结算款项与实存数量比较 1 现金日记账与库存现金 2 银行日记账与银行对账单 3 应收应付明细账余额与债权债务人核对 一 对账 第四节对账和结账 结账是指本期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上 于会计期末按照规定的方式结算账目 包括结计出本期发生额和期末余额 各个单位的经济活动是连续不断进行的 为了总结每一会计期间 月份 季度 年度 的经济