法律事务工作管理办法

XX 公司 法律事务工作管理办法 2015 年 X 月 X 日 1 目录 第一章 总则 2 第二章 法律事务机构设置和人员配备 2 第三章 总部法务处职责 3 第四章 法律法规识别 收集 监控工作 4 第五章 授权委托书管理 4 第六章 法律咨询服务 6 第七章 法律纠纷案件管理 7 第八章 外聘律师管理 10 第九章 经营资质管理 13 第十章 法律事务检查和汇报 13 第十一章 法律工作人员的管理 13 第十二章 奖惩 14 第十三章 附则 14 2 第一章第一章总则总则 第一条为了规范 XX 公司 以下简称 公司 法律事务工作 强化法律 监督职能 提高防范和化解法律风险的能力 依据中华人民共和 国相关法律 法规 规范性文件以及 香港联合交易所有限公司 证券上市规则 以下简称 上市规则 等监管要求 结合公 司实际情况 制定本办法 第二条本办法适用于公司总部及下属单位 第三条法律事务工作的主要内容包括授权委托管理 法律咨询服务 法 律纠纷案件管理 法律事务的监管和检查 外聘律师管理 法律 事务检查汇报 经营资质管理和法律工作人员管理等 涉及合同 管理的内容请参见公司合同管理相关制度 第四条法律事务工作应遵循以下工作原则 坚持依法管理原则 严格遵守国家法律 法规 维护公司 利益 坚持一级法人的原则 下属单位处理法律事务必须取得授 权 总部法务处对全公司的法律事务有最终决定权 坚持统一管理 分级负责的原则 公司下属单位依法从事 法律事务 承担法律责任 以事前防范法律风险和事中法律控制为主 事后法律补救 为辅 第二章第二章法律事务机构设置和人员配备法律事务机构设置和人员配备 第五条总部法务处是公司法律事务的归口管理部门 全面负责公司的法 律事务工作 并负责管理 指导 监督下属单位的法律事务工作 3 第六条下属单位根据本单位法律事务工作的需要可以设置法律事务机构 或配备专 兼 职法律事务工作人员 未设立法律事务机构的单 位 可以由本单位相关职能部门代行法律事务职责 配备专兼职 人员负责法律事务工作 第七条下属单位根据经营管理工作需要 可以聘请律师事务所律师作为 公司常年法律顾问 受托负责相关法律事务工作 第三章第三章总部法务处职责总部法务处职责 第八条总部法务处履行下列职责 协助公司领导正确执行国家法律 法规 遵循香港证券监 管机构有关规则 对重大经营决策提出法律意见 提供法 律服务 维护公司权益 参与起草 审核公司重要规章制度 组织协调重大合同的谈判和起草工作 审核合同 跟踪合 同的进展情况 建立合同台账 参与公司的分立 合并 破产 解散 投融资 担保 租 赁 产权转让 招投标及重组 公司上市等重大经济活动 组织处理有关法律事务 办理各类授权委托书 办理工商登记以及商标 专利 商业秘密保护 公证 鉴 证等有关法律事务 做好商标 专利 商业秘密等知识产 权保护工作 会同有关部门对职工进行法制宣传教育 提供与生产经营有关的法律咨询 接受法定代表人的委托 参加的诉讼 仲裁 行政复议和 听证等活动 负责为相关业务选聘律师或律师事务所 并对其工作进行 4 监督和评价 及时掌握国家相关法律 法规及香港证券监管机构相关规 则的变化 并就有关变化和单位领导 员工进行沟通 对下属单位法律事务工作的指导 检查 办理公司领导交办的其他法律事务 第九条公司总部各部门和下属各单位应增强法律观念 强化风险防范意 识 对其承办事项直接负责 并分别承担相应的后果 第四章第四章法律法规识别 收集 监控工作法律法规识别 收集 监控工作 第十条公司及下属单位职能部门 业务部门应该在各自工作中 及时获 取与本部门工作相关的国内外法律法规 并及时向公司及下属单 位法律事务机构 或法律事务工作人员 提供相关信息 第十一条公司及下属单位法律事务机构 或法律事务工作人员 应通过各 国或地区的法律网站 香港联交所网站 法律法规书刊 经营业 务活动过程等途径 以获取 识别 收集 监控与公司及下属单 位经营管理相关的国内外法律 法规 政策等 包括刑事 民事 经济 交易规则等相关法律规章资料 并对重要的 与公司业务 及员工行为相关的法律法规归类 分析 形成法律法规清单及时 上报公司领导 下发公司各部门 法律事务机构应及时了解相关法律法规的新增 修订 废止等信 息 定期更新法律法规清单并在公司内发布 第十二条总部法务处应当每半年针对法律 法规 规章以及其他规范性文 件的最新变化对下属单位进行适当培训 第五章第五章授权委托书管理授权委托书管理 第十三条总部法务处是公司总部及下属单位授权委托书的归口管理部门 第十四条凡是以公司的名义对外签署的一切具有法律约束力的合同 协议 5 及有关文件 必须由公司法定代表人签署或经法定代表人签发授 权书才能对外签署 第十五条授权书原则上必须按照公司制定的授权书格式 填写具体的授权 内容和授权范围 第十六条公司总部各职能部门及下属各单位申请办理授权书 其授权内容 和授权范围必须明确 具体 被授权人一般不得超过二人 授权 书上必须明确授权有效期限 第十七条授权书中的被授权人只能是与公司总部或下属单位有劳动关系的 有关人员 不得授权给公司总部或下属单位以外的人员 第十八条公司总部各部门及下属单位申请办理授权委托书的 需向总部法 务处提出授权委托申请并附合同文本 由总部法务处编写 授权 委托书 经总部法务处负责人审核 主管领导审批后 提交公司 总部或下属单位法定代表人签署授权委托书 第十九条凡是以公司名义办理涉及对外投资 参加股东会或董事会 转让 股权 资产 办理资产抵押登记 办理公证 开立银行帐号等事 宜而需要办理授权书的 由公司总部相关部门和法律部门会签并 报公司主管领导签署意见后 由公司法定代表人签署 第二十条以公司名义对外签署的具有重大影响或金额较大的合同 协议及 相关法律文件原则上应由公司法定代表人签署 第二十一条各相关部门应当认真执行公司有关授权的规定 对未按本办法规 定的所有人员 相关部门负责人有权不予执行 并有责任及时向 总部法务处反映 第二十二条授权人 被授权人在授权有效期内离职 被解聘或变动工作的 授权自其离职 被解聘或变动工作被批准之日起终止 总部法务 处在授权人 被授权人办理离职手续时检查其授权委托情况 并 及时收回授权委托书 必要时 将授权终止的情况通知公司主要 的往来单位 第二十三条办理完授权书但未使用或所授权办理的事项没有达成一致而不需 要授权书时 被授权人应及时将授权书退回法律部门 6 第二十四条总部法务处于每年年末组织公司整体授权工作检查 对被授权业 务的合规性和授权审批的执行情况进行检查 编制授权工作检查 报告 经总部法务处负责人审核后 提交主管领导审阅 第二十五条公司总部各部门和下属单位可根据审批授权制度的实际情况 向 总部法务处反馈执行情况 总部法务处根据公司总部各部门和下 属单位对审批授权制度的反馈意见 每年对公司现有的审批授权 制度进行复核 对需要调整的部分 提交总经理审批 涉及主管 领导以上高管人员审批权限的 需取得董事会的批准 第二十六条每月底 由总部法务处将当月授权书清理后连同有关业务资料移 交总部行政部档案管理部门归档 第六章第六章法律咨询服务法律咨询服务 第二十七条本办法所称法律咨询服务 是指法律顾问为公司提供的法律咨询 第二十八条公司总部法务处负责与公司法律顾问沟通 由公司法律顾问为总 部相关部门提供法律咨询服务 下属各单位法律事务机构根据需 要协助本单位有关部门处理相关法律问题 总部法务处及下属各 单位法律事务机构应认真履行职责 主动 严谨 高效地为业务 部门提供法律服务 第二十九条总部法务处 或公司法律顾问 及下属各单位法律事务机构向本 单位提供法律咨询服务可以采取口头形式 也可以采取书面形式 但对重要法律问题 应出具由本单位主管领导审批的书面法律意 见书 第三十条公司总部法务处 或公司法律顾问 及下属单位的法律事务机构 应根据本单位的需要 直接或间接参与重大项目 合同 协议的 起草 谈判 审查和签约工作 进行上述工作时 总部法务处及 下属单位的法律事务机构应与本单位有关业务部门相互配合 从 法律角度保证合同的合法性 对相关法律风险进行识别并提出防 范意见 第三十一条下属单位对确需公司总部研究 处理或协助的重要法律事项 应 7 以书面形式报总部法务处进行请示 在紧急情况下 可由相关部 门负责人向总部法务处负责人或公司主管领导口头请示或报告 事后应补报书面文件 上级单位应以书面形式答复 第七章第七章法律纠纷案件管理法律纠纷案件管理 第三十二条本办法所称法律纠纷 是指公司总部及下属单位与其他法人 组 织和个人等相对人之间已经引起或可能引起诉讼 仲裁 行政复 议的事项 包括经济 行政或民事纠纷事项 第三十三条对于公司总部及下属单位法律纠纷案件的处理 总部法务处为归 口管理部门 负责联系公司法律顾 由法律顾问进行指导 总部 法务处负责对法律纠纷案件进行跟进和监督 总部各部门及下属 单位予以配合 第三十四条法律纠纷案件的知情人员须对案件所涉及的公司秘密承担保密义 务 第三十五条对于公司总部为一方当事人的法律纠纷案件 由总部法务处联系 公司法律顾问 由法律顾问负责处理 总部各部门应予全力配合 第三十六条总部认为需向另一方当事人采取法律手段解决纠纷 或收到国内 外相关司法机构送达或委托送达的法律文书时 非经总部法务处 同意不得签收 应在收到法律文书之日起三个工作日内 将相关 文件 包括应诉通知书 起诉书以及有关合同 协议和情况说明 等资料 整理后及时提交总部法务处 第三十七条总部法律事务处根据所提供的材料 联系法律顾问 由法律顾问 提出处理意见 在会签总部相关部门后 报总部主管领导审批 第三十八条对于下属单位为一方当事人的法律纠纷案件 原则上由涉案单位 主办 总部法务处给予指导 协助 并在案件处理过程中进行监 督 对于重大 疑难法律纠纷案件 下属单位需及时上报总部法 务处 经总部领导讨论若需聘用律师 按照外聘律师的相关规定 办理 8 第三十九条下属单位主办的法律纠纷案件 应在接到 发出 有关法律文书 后一周内报公司总部法务处备案 对于重大法律纠纷案件 在备 案的同时提交以下书面材料 一 基本案情 包括案由 当事人 涉案金额 主要事实 争 议焦点等 二 处理措施及效果 三 案件结果的分析和预测 四 律师事务所出具的法律意见书等 第四十条对于出现引发或可能引发法律纠纷的事件 公司总部各部门及下 属单位应在第一时间向总部法务处书面报告相关情况并提供与此 有关的书面资料 第四十一条未经公司 总部法务处 许可 任何人不得与对方当事人 法院 仲裁委 进行接触或自行对外提供任何材料 第四十二条公司总部及下属单位应指定一名领导负责具体法律纠纷案件的处 理并选派一名了解纠纷情况的人员配合总部法务处承办人员的工 作 如实介绍法律纠纷的全部情况 收集 整理并提供全部材料 如果隐瞒法律纠纷的关键情况或拒不提供或丢失与该法律纠纷有 关的关键材料 总部相关部门及下属单位应承担由此造成的法律 后果 有关人员应承担相应责任 第四十三条法律纠纷案件在处理过程中如果发生重大变化 对原处理方案需 要做出调整的 公司总部法务处应于发生变化之日起三个工作日 内 按原审批程序向总部领导提交报告 批准后执行 下属单位 将审定后的调整方案及时通报总部法务处 第四十四条公司总部法务处及下属单位在处理法律纠纷案件时 需要委托律 师事务所代理的 按照外聘律师的相关规定办理 总部法务处负 责外聘律师的协调工作 第四十五条已经法院判决 仲裁庭裁决的案件 公司总部法务处负责人负责 提交案件审结报告 经总部相关部门会签后报分管涉案部门领导 9 第四十六条对于已胜诉待执行的法律纠纷案件 总部涉案部门应与总部法务 处各派一名代理人负责办理 或协助律师办理 申请执行法院判 决或仲裁庭裁决事宜 第四十七条案件执行过程中与被执行人达成和解的 应按照本办法第四十六 条的规定程序办理 第四十八条案件执行完毕时 总部法务处负责提交结案报告 经公司总部相 关部门会签后报分管涉案部门领导 第四十九条公司总部及下属单位发生重大法律纠纷或案件 应及时将有关情 况书面报告总部法务处 第五十条下属单位需公司总部协助解决法律纠纷时 应在产生纠纷后 10 日 内将纠纷具体情况 处理建议和有关请求书面报告总部法务处 第五十一条对于重大 疑难复杂或标的额巨大的法律纠纷或案件 总部法务 处应会同相关部门或单位共同商定解决方案 方案经总部法务处 负责人审核后 提交主管领导审批 第五十二条法律纠纷案件处理终结后 属于典型案例的 由总部法务处负责 编写案例分析 总结经验和教训 其中重大案件的法律文件 包 括起诉书 答辩状 判决书 裁定书 裁决书等 由总部法务处 整理后移交行政部档案管理部门归档 第五十三条公司建立法律纠纷案件年度统计评价制度 总部各涉案部门或下 属单位应于每年度结束后的十五个工作日内 向总部法务处报送 年度法律纠纷案件处理情况的统计评价报告 总部法务处汇总分 析后 应于二十个工作日内向总部主管领导提交汇总分析报告 备案文件应包括以下内容 基本案情 包括案由 当事人各方 涉案金额 主要事实 陈述 争议焦点等 处理措施和效果 案件结果分析预测 如适用 10 总部法务处出具的法律意见书 第五十四条有下列情形之一的 视情节轻重和损失大小 对直接责任者追究 经济责任和行政责任 情节严重构成犯罪的 移送司法机关处理 由于领导失察或个人的失职 渎职或其他的违法行为导致 法律纠纷并给各单位造成经济损失的 由于有关单位或个人未能妥善保管保存有关证据造成重大 损失的 纠纷发生后 有关单位未及时报告 造成超过诉讼时效或 法律规定的有关期限给公司造成经济损失的 在纠纷发生后 有关单位擅自处理或隐瞒不报的 发现有关人员与对方当事人恶意串通损害公司利益的 有其他严重损害公司利益行为的 第八章第八章外聘律师管理外聘律师管理 第五十五条本办法所称外聘律师 是指与公司总部及下属子公司签订法律服 务协议 提供诉讼和非诉讼有偿法律服务的境内外律师事务所及 其承办律师 该有偿法律服务包括常年法律顾问 诉讼仲裁案件 代理 项目法律服务 法律咨询等 第五十六条公司总部及下属单位根据工作需要 可聘请律师事务所作为常年法 律顾问 协助办理法律事务工作 或就单项事务外聘律师事务所 提供法律服务 第五十七条受聘律师事务所 律师应具备国家规定的执业资格 相关人员已 取得法律顾问执业资格证 并符合公司工作要求的标准 第五十八条公司总部及下属单位因项目需要外聘专业律师的 需提交书面申 请 经本单位负责人及主管领导审批后 提请总部法务处选聘 共同拟定选聘方案 并根据选聘方案开展选聘工作 并就选聘结 11 果报请总部法务处负责人审核 公司主管领导审批 选聘应优先 采用公开招标方式 根据具体情况 也可采取邀请招标等方式 总部法务处选聘专业律师应征求项目承办部门意见 第五十九条确定外聘律师应综合考虑以下条件 一 基本条件 律师事务所的信誉良好 业绩突出 管理规范 无违反职业道德纪录 二 专业条件 具有与公司主营业务相关的业务经历 经验 能够满足具体业务的特殊需求 三 主要合伙人的条件 应具备优秀的专业素质 较高的业内 知名度 较强的组织协调和社会活动能力 四 承办律师的条件 具备较高的自身素质和专业水平 五 曾经与公司有过合作的律所和律师 应参考对其服务质量 的评价结果 第六十条下属单位未就有关事项申请聘用外部律师 但总部法务处认为应 该聘用外部律师的 可以建议其按本办法启动选聘程序 第六十一条外聘律师的法律服务费用由相关聘用单位与律所协商确定 可采 取总额包干 计件收费 计时收费等计费方式 并综合考虑以下 因素 一 法律服务事项的具体内容 预计工作量 业务复杂程度 二 律所的规模 行业或地区的排名 三 承办律师的知名度 经验和能力 四 相关单位的支付能力 五 市场平均收费标准 第六十二条签订法律服务协议的具体条款由相关聘用单位与拟聘律所商谈 经总部法务处审核后 由相关聘用单位负责与律所签订相关法律 服务协议 相关聘用单位应将法律服务协议报总部法务处备案 12 第六十三条公司外聘律师的服务工作 由总部法务处负责组织和协调 相关 聘用单位也可以直接与外聘律师就相关服务事项进行联系和交流 但应当及时将有关情况通报总部法务处 第六十四条总部法务处和相关聘用单位应随时跟踪 记录外聘律师提供法律 服务的情况 该记录将作为对外聘律师进行服务质量评价的重要 依据 第六十五条外聘律师应按季度或按总部法务处的要求 定期向公司汇报法律 服务工作情况 内容包括相关事项办理的基本情况及相关法律提 示或管理建议等 涉及专项法律服务的 在专项法律服务结束时 还应提交总结报告 涉及常年法律顾问服务的 应提交季度工作 报告和年度工作总结报告 第六十六条外聘律师出具的重要法律文书应经公司审核 第六十七条有下列情形的 应当变更或解除法律服务协议 一 法律服务协议约定的变更解除事由出现 二 受聘律师因故不能进行正常工作 三 受聘律师不能胜任工作或执业资格发生变化 四 受聘律师滥用权利或超越授权从事损害公司利益的活动 五 受聘律师违反法律或职业道德损害公司利益 六 工作质量 效率较差 不符合公司要求的 七 公司依法或依法律服务协议有权变更或解除的其他情形 重新选聘程序按本办法相关规定执行 第六十八条外聘律师在提供法律服务过程中给公司造成损害的 公司应依法 律规定或协议约定追究其赔偿责任 第六十九条在专项法律服务或常年法律顾问服务结束后 总部法务处及相关 聘用单位均应对外聘律师进行评价 由总部法务处统一存档 作 为下次选聘律师的依据之一 13 第七十条总部法务处每年一季度对上年度外聘律师法律服务工作情况进行 总结 并向总部主管领导汇报 第七十一条有关部门对律师事务所出具的审核意见 法律意见等 应认真研 究 及时沟通 合理采纳 第九章第九章经营