第10讲_存货业务设计

1 第十讲 存货业务设计 2 存货的分类 原材料 在产品 产成品 商品 包装物 低值易耗品 委托代销商品 办公、劳保、备品备件、机器备件 代管、委托加工、代修存货等等 3 存货计价 计划成本计价 实际成本计价 移动平均法 加权平均法 先进先出法 后进先出法 个别计价法 在报表中应该以实际成本计价 4 存货盘点 永续盘存制 实地盘存制 5 存货业务常见弊端 保管不善，变质报废 多发少发，账实不符 混淆领用支出界限 委托加工余料不回收 材料成本差异分配不实错误 6 存货内部控制要点 存货循环的职务分离 存货采购控制 存货保管控制 存货发收控制 存货盘点控制 7 进货（采购）业务设计 采购业务的特点 它与生产和销售计划联系密切； 它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加； 业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞。 8 进货（采购）业务设计 采购业务涉及的风险 （一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 （二）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 （三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。 （四）采购行为违反法律法规和企业规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。 （五）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。 （六）付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。 9 进货（采购）业务设计 设计的目标 存货的采购与生产、销售业务的要求保持一致； 货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良的存货为前提，保持货款支付或负债增加的真实性与合理性； 合理揭示企业应享有的购货折扣与折让； 防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生； 保证采购业务在内部、外部各环节的运行通畅和高效率； 及时、准确地提供存货采购的会计信息。 10 进货（采购）业务设计 风险控制的关键方面或环节 权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理； 请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序明确； 采购与验收的管理流程及有关控制措施清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等规定明确； 付款方式、程序、审批权限和与客户的对账方法明确。 11 进货（采购）业务设计 采购业务内部控制制度的设计 职责分工与授权批准 请购与审批控制 采购与验收控制 付款控制 12 进货（采购）业务设计 采购业务内部控制制度的设计 职务分离制度 : 采购申请必须由生产、销售等部门提出，具体采购业务由采购部门完成； 请购与审批分离； 供应商的选择与审批（询价与确定供应商）； 货物的采购人不能同时负责货物的验收工作； 付款审批人、执行人与寻求供应商和索价业务分离； 货物采购、储存保管人不能担任记帐工作； 付款的审核人与付款执行人相分离； 记录应付账款的人不能担任付款职务 13 进货（采购）业务设计 请购与审批控制 采购申请制度 根据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购券，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序 采购需求应与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性 需求部门提出的采购需求，应明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等； 有条件的企业应设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划 采购预算管理制度 请购审批制度 14 进货（采购）业务设计 采购与验收控制 采购与验收管理制度 内容：采购方确定、供应商选择、验收程序及计量方法 要求：采购过程的透明化以及所购商品在数量、质量方面符合要求 具体： 供应商评价制度：采购、请购、生产、财会、仓储等共同评价 采购方式管理 有条件的企业应设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划 采购预算管理制度 请购审批制度 15 进货（采购）业务设计 采购与验收控制（续） 采购价格形成机制 大宗 招投标确定，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则 其他 根据市场行情制定最高采购限价；低于该限价的可适当予以奖励； 注：委托中介机构进行招投标的，应加强对中介机构的监督 16 进货（采购）业务设计 采购与验收控制（续） 供应商确定 掌握充分信息：供应商信誉、供货能力等 比质比价：采购、使用等部门共同参与 确定供应商：授权批准 17 进货（采购）业务设计 采购与验收控制（续） 验收 依据：规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件； 人员：专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等共同参与 内容：品种、规格、数量、质量和其他相关内容 结果：出具检验报告、计量报告和验收证明 注：对验收过程中发现的异常情况，应立即向有关部门报告，有关部门应查明原因，及时处理 18 进货（采购）业务设计 付款控制 财会部门 参与商定对供应商付款的条件 根据合同协议、发票等对付款申请进行复核后，提交相关权限的机构或人员进行审批，办理付款 采购部门 办理付款业务时，应对采购合同协议约定的付款条件及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核； 提交付款申请； 19 进货（采购）业务设计 付款控制（续） 预付账款和定金管理 应付账款和应付票据管理 退货管理 ： 定期对账 ： 20 进货（采购）业务设计 采购业务凭证流转程序的设计 采购环节的凭证设计 物资需求量表 物资请购单 询价 /报价单 验收入库环节的凭证设计 验收单 缺货通知单 退货通知单 凭证流传程序的设计 21 进货（采购）业务设计 凭证流转程序 (22 案例分析 贪污挪用公款达 840万元，一国企贪官被判死缓 事由： 1998年 2月 10月，北京市第六市政工程公司水电工程处主任沈某，利用职务之便，向他人索要空白合同和空白商业零售专用发票， 1、伪造了工矿产品购销合同，虚构水电工程处从北京某电线电缆公司购买价值 2、指令保管员填写虚假材料入库验收单； 3、用写有 4、将 358万元转帐支票转入女友刘某的个人股票账户，用于个人炒股和购买房产、汽车等。案发后退回和追缴人民币 141万元、港币130万元。 后果：死刑，缓期两年执行，剥夺政治权力终身，并没收个人全部财产。 23 案例点评 内控缺陷： 电力电缆的请购、审批和实际采购应分离，本案例由沈某一人完成，没有实现相互牵制； 采购与验收没有形成牵制。因保管员受沈某控制，导致采购和验收如同一人执行； 应付账款的控制不严密； 支票管理存在漏洞。支出时应有经批准的发票或其他必要凭证作为书面证据，并在支票上写明收款人和金额，且由专人签发 24 销货业务内部控制方法的设计 销货业务的特点 业务发生频繁，工作量大，运行环节多，容易产生管理漏洞； 营业收入的确认与计量具有复杂性； 销货业务直接导致货币资金或应收账款的增加。 25 关键方面或关键环节的控制 职责分工、权限范围 和 审批程序 应当明确规范， 机构设置和人员配备 应当科学合理。 销售政策和信用管理 应当科学合理， 销售与发货 控制流程应当规范严密。 应收账款应当 有效管理 ，及时催收；往来款项应当定期核对 ，如有差错 ,及时改正。 销售的确认、计量和报告应当 符合 国家统一的会计准则 制度 的规定。 26 销货业务内部控制方法的设计 销货业务内部控制制度的设计 职责分工与授权批准 销售与发货控制 收款控制 27 销货业务内部控制方法的设计 销货业务内部控制制度的设计 订单控制制度 销售价格政策控制制度（折扣折让政策的制定和审核）； 发货通知单（发运单）的编制和证实制度； 销售业务执行制度 销售发票控制制度 收款业务控制制度 退货业务控制制度 售后服务控制制度 28 销货业务内部控制方法的设计 销货业务内部控制制度的设计 职务分离制度 客户信用管理、与销售合同协议的审批、签订 销售合同协议的审批、签订与办理发货 接受订单的人不能同时负责最后核准付款条款； 销售业务经办与发票开具、管理 29 销货业务内部控制方法的设计 销货业务内部控制制度的设计 职务分离制度 发货通知单的编制人不能同时负责存货的提取、产品的包装和托运工作； 填制发票人不能同时担任发票的复核工作； 办理退货实物验收工作的职务必须与账务记录分离； 信用管理部门或岗位 销售业务授权制度和审核批准制度 销售人员岗位轮换或管区、客户调整 30 销货业务内部控制方法的设计 销货业务内部控制制度的设计 销售与发货控制 预算管理制度： 销售定价控制制度： 客户选择制度 ： 赊销业务管理 ： 销售和发货业务管理制度 31 销货业务内部控制方法的设计 销货业务内部控制制度的设计 销售与发货控制 销售退回管理制度 销售登记制度： 文件和凭证核对制度 销售台账制度 32 销货业务内部控制方法的设计 销货业务内部控制制度的设计 销售与发货控制 销售登记制度：做好相应记录，填制相应凭证，登记相关账簿 文件和凭证核对制度： 销售定单、合同协议、计划、通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等 销售台账制度 ：及时反映开单、发货、收款情况，并由相关人员对销售合同协议执行情况进行定期跟踪审阅；台账附客户订单、销售合同协议、客户签收回执等相关购货单据 33 销货业务内部控制方法的设计 销货业务内部控制制度的设计 收款控制 及时办理。对以银行转帐方式办理的销售货款，应通过企业核定的账户进行结算 及时入账。不得账外设账，不得擅自坐支现金 应收账款账龄分析制度 逾期应收账款催收制度： 应收账款分类管理制度 清收奖励制度 责任追究和处罚制度 34 销货业务内部控制方法的设计 销货业务内部控制制度的设计 收款控制 坏账管理 应收票据管理 定期核对制度 35 销货业务内部控制方法的设计 销售业务凭证流转程序的设计 工业企业及批发企业 凭证包括：送货单，销货日报表 流转程序包括送货制、提货制、发货制 与客户对账的对帐单设计 零售企业 销货凭证包括：销货小票，内部交款单，商品进销存报告单 36 销货业务内部控制方法的设计 提货制下的凭证流转程序 37 销货业务内部控制方法的设计 发货制下的凭证流转程序 38 案例分析 空麻袋“背”电脑 事由：上海火车站一家电脑公司在正常的营销业务中接到一笔生意，一家自称上海可旭科贸公司要购买他们的电脑，以支票付款，并要求送货上门。 结果：三天后电脑公司接到银行通知，支票为空头支票；1天后徐家汇的另一家电脑公司发生同样事件。 手法： 1、不法分子化名找到房子，骗房东先付少量定金，几天后再签合同付房租； 2、以打扫卫生和搬家具为名，从房东手中骗得钥匙； 3、刻假图章和购买办公用品； 4、传真签订购货合同，要求电脑公司先发货，货到后给支票，到手后逃之夭夭。 39 案例点评 内控弱点： 赊销业务应该制定授权批准制度，通过赊销业务的信用批准才能接受订单； 应对每个新客户进行信用调查，要求信用管理部门人员在销售单上签署意见； 销售合同的签订应该有专门的内控程序，在订立合同前，应指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等事项与客户进行谈判。 40 储存业务内部控制方法的设计 内部控制设计要点 落实 保管责任 制度； 建立严格的 存货收发 和计量制度； 实施 永续盘存 制； 建立健全 实地盘点