邮箱使用管理规范

邮箱使用管理规范邮箱使用管理规范 修订历史修订历史 生效日期生效日期版本号版本号版本说明版本说明制作制作复审复审批准批准 1 目录目录 1 目的 2 2 适用范围 2 3 职责 2 3 1信息技术部 2 4 主要内容 2 4 1邮箱管理 2 4 2邮箱安全 3 4 3邮件使用 4 4 4邮件说明 5 4 5主送 抄送与密送 5 4 6主题与标题 6 4 7称谓选择 6 4 8邮件正文 7 4 9邮件附件 8 4 10转发与回复 8 4 11邮件签名 8 4 12注意事项 9 5 奖罚 9 6 附则 10 7 附件 10 1 目的目的 为加强企业邮箱 以下简称邮箱 管理 规范邮箱使用 保证邮箱系统的 正常运行 高效 规范地传递信息 体现公司优良形象 特制定本指引 2 适用范围适用范围 本指引适用于 XX 总部及下属分子公司 3 职责职责 3 1 信息技术部 3 1 1 制定 发布并不断完善本操作指引 3 1 2 负责邮箱的维护 3 1 3 协助和指导员工对邮箱进行规范使用和管理 4 主要内容主要内容 4 1 邮箱管理 4 1 1 所有办公室人员对外客户沟通 对内同事间沟通必须使用公司邮箱 不得使用外部邮箱 4 1 2 新职员入职时 根据其沟通需求开通账户如 需要对外和客户沟通 需要和总部沟通 下属公司工作汇报内部沟通均可申请邮箱 由当 地人力资源部 综合人员提交申请运管管理部设立邮箱 临时人员 如临时借调 实习生等 需要设置邮箱的应进行标识 如实习生 表示成 姓名 实习 基于安全考虑 外部到我司协助的人员一 律不得设置邮箱 若有需要可自行申请外部免费邮箱进行工作沟通 4 1 3 由于人事异动 岗位变动 工作调整等需要变更的 当地人力资源 部 综合人员发送 OA 申请信息技术部及时做相应变更 4 1 4 员工离职 当地人力资源部 综合人员发送 OA 申请将冻结其邮箱 确定不需使用后再撤销 4 1 5 邮箱账号资源有限 信息技术部定期后台巡查 若连续 60 天未登录 邮箱的将予以禁用 如需激活请通知运营部 3 4 1 6 邮箱使用人必须遵守 计算机信息网络国际互联网安全保护管理办 法 和国家其他有关法律 法规 行政规章及公司相关管理制度 4 1 7 邮箱使用人不得制作 复制 发布 传播任何法律禁止的有害信息 4 1 8 邮箱使用人不得自己或允许他人利用邮件服务散布不受欢迎或未经 允许的垃圾邮件 如广告等 也不得散发包含反动 色情或违反 国家法律规定有害信息的电子邮件和信息 4 1 9 违反以上规定 给公司和其他员工造成损失的 由该邮箱使用人承 担全部责任 涉及到法律法规的 移交司法机关处理 4 2 邮箱安全 4 2 1 设置密码不要与用户名 生日 电话号码相同 应字母大小写 数 字进行混排 系统 60 天强制更换密码 邮箱账号密码和 RTX 相同 更改任意一方密码另外一方密码也随之同步变化 4 2 2 不要将密码告诉其他人 特殊情况需要告之的 使用完毕及时更换 密码 4 2 3 在非本人专用电脑上 不要保存邮箱密码 在公共场合 如网吧等 使用邮箱后 必须点 退出 按钮退出邮箱 并关闭所有浏览器窗 口 4 2 4 在使用 Outlook 或 Fox mail 等代理软件时 应设置电脑锁屏密码 离开时锁定电脑 4 3 邮件使用 4 3 1 需从提高信息交流速度和质量 减少信息垃圾的角度出发 恰当使用 邮件 提高效率 4 3 2 以下为不适用邮件的事宜 4 3 2 1 即时通讯即可完成的事宜 4 3 2 2 不需要审批 需要快速交流的事宜 4 3 2 3 需要充分讨论的事宜 4 3 2 4 比较紧急的事宜或者重大 需要当面授权的事宜 4 3 3 以下情况为适用邮件的事宜 4 3 3 1 按照业务流程需通过邮件完成的事宜 4 3 3 2 具有备案性质的事宜 4 3 3 3 需大范围传播的临时性信息 如红头文件 项目开发计划 公 司快报 经验总结 更等 4 3 3 4 需大范围传播的定时信息 如各部门工作计划 部门半月报 会议纪要等 4 3 3 5 工作邮件发送范围 4 3 3 5 1 员工不得发送公司全体邮件 如因工作 如外出出差 休 假知会等 需要发送的 可发所在部门全体及工作关系紧 密人员 4 3 3 5 2 确需发送全体邮件的 应经部门负责人及分管高管审核 后发送至行政及人力资源部审核统一发送 4 4 邮件说明 4 4 1 邮件类型分为 沟通 通知 请示 汇报 审阅 转发 温馨提示 会议纪要 意见征询等 4 4 2 邮件内容包括 收件人 抄送人 主题 标题 根据邮件性质确定 是否添加 称谓 正文 签名 附件等 4 5 主送 抄送与密送 4 5 1 主送是受理这封邮件所涉及的主要内容的人 是必须对邮件予以回 复的人员 回复时间应在收到邮件两小时内 如无法及时答复也应 回复确定时间 4 5 2 抄送是对此邮件内容需要知情的人 如直接上下级 同一项目或部 门成员 收件人直接上级等 抄送人不需回应此邮件 但有建议时 可进行回复 4 5 3 密送是对此邮件内容知情的 但又不需要体现出来的人 一般只在 特殊情况下使用 4 5 4 在添加相应人员时 应按职位等级从高到低或邮件内容的主要负责 人到辅助人员的顺序进行排列 5 4 5 5 请示性 审批性邮件最好主送一人 最多不超过两人 避免职责不 清 通过后再逐级上报 4 6 主题与标题 4 6 1 主题须清晰明确 应概括整个邮件的内容 便于收件人权衡邮件的 轻重缓急 并分类处理 4 6 2 邮件必须填写主题 凡没有主题的邮件 收件人未及时阅读或批复 而造成的后果由发件人承担 4 6 3 一封邮件只针对一个主题 不得在同一邮件内谈及多件事情 以便 日后整理 4 6 4 通知 汇报 审阅 意见征询等重要邮件 为表示文件的重要性 应添加标题 标题可与邮件主题相同 4 6 5 标题可使用强调性文字或符号来突出表示 以便引起收件人注意 但应适度 尽量不适用敏感性字眼 4 7 称谓选择 4 7 1 邮件开头要称呼收件人 既表示礼貌 也可明确此邮件对象 作为 给出必要回应的人员 4 7 2 如公司发文则使用 司全体 多个部门则使用 各部门 对管理 人员则使用 姓氏 职务 多位管理人员则使用 各位高管 部门 负责人 对个人则直呼其名即可 涉及多人时则使用 各位同事 对外发文时应按职务尊称对方 不清楚职务 则应按商务礼仪称呼 4 7 3 邮件的开头与结尾应有问候语 称谓后一般使用 您好 或 你好 即可 邮件结尾使用 祝工作顺利 或 祝身体健康 即可 4 8 邮件正文 4 8 1 正文应简明扼要 如具体内容较多 正文只作摘要介绍 详细内容 制作文档作为附件进行发送 4 8 2 行文应通顺 多用简明词汇和短句 准确清晰的表达 避免使用晦 涩难懂语句 尽量将控制文字数量 4 8 3 所有正式发文及发送管理层的邮件字体 均遵照如下标准 邮件标题 宋体 小二 加粗 邮件正文 仿宋 GB 2321 四号字 4 8 4 根据邮件性质的不同 注意论述语气 多用 请 谢谢 请查收 如有疑问 请随时沟通 请查阅附件 请回复 请审阅 等 4 8 5 建议正文中多用列表式 进行清晰明确的表达 尽量简短 突出重 点 4 8 6 邮件中需体现所有相关信息 避免另行邮件进行 补充 或 更正 4 8 7 合理提示重要信息 避免全文使用粗体 斜体 加大字号等方式体 现 必要的提示使用粗体或颜色标记即可 4 8 8 公司内部鼓励合理利用图片 表格等方式来辅助阐述 多采用简单 易懂的图表 提高沟通效率 4 9 邮件附件 4 9 1 邮件带有附件的 应在正文里提示收件人查看附件 4 9 2 附件命名应概括附件内容 以便收件人下载后管理 4 9 3 正文中应对附件内容做简要说明 特别是带有多个附件时 需分别 说明附件内容 4 9 4 附件数目不易超过四个 数量较多时应打包压缩发送 4 9 5 附件为特殊格式文件的 应在正文中予以说明 4 9 6 为避免网络堵塞 发送的附件较大时 超过 20MB 选择超大附件传 送 4 9 7 插入附件后 需打开附件查看 避免文件打不开或插入的文件错误 等现象出现 4 10转发与回复 4 10 1 转发或回复邮件时 首先确定收件人是否需要此邮件内容 慎用转 发全体 全部答复等功能 4 10 2 根据需要 应对转发或回复的邮件的内容进行修改和整理 以突出 7 重点 根据重点需更改邮件主题 4 10 3 注意邮件中的附件 链接是否需要 应进行必要的整理 4 11邮件签名 4 11 1 邮件签名可包括公司 部门 姓名 电话 传真 地址等 4 11 2 邮件签名是商务礼仪的一种 所有员工需统一签名 以体现公司整 体形象 如 4 12注意事项 4 12 1 邮件完成后 对文字 语句需认真校对 可使用邮件的拼写检查功 能 特别对邮件主题需慎重斟酌 4 12 2 确认称谓是否合理 文字大小是否标准 重点标注是否得当 落款 时期是否正确 收件人是否有错误或遗漏 4 12 3 对于知会性质的重要邮件 可要求收件人必须回复 并对邮件设置 送达或已读回执 4 12 4 对于请示性及要求性的邮件 可设置后续特性或重要性标注 预设 时间提醒收件人回复 4 12