工作计划制定及时间管理方案.ppt

工作计划制定与 时间管理 目录 1 工作计划简述 2 如何制定工作计划 3 时间管理简述 4 如何做好有效时间管理 工作计划 什么是计划 计划是管理的基础 用于计划的每一分钟 都可以在执行阶段带来三到四倍的回报计划 目标 行动措施 分解公式来讲 管理的 主动 与 被动 许多人认为 优秀管理者的真正本领在于其解决问题的能力 管理者应将其时间和创造力用于解决当前最紧迫的问题上 现象 对已经出现的问题进行管理实际上只是对事物做出反应 而不是主动采取行动 是在让外部事件决定何时采取何种决策 但是 计划导向型管理 是一个主动的过程 下面来谈目标 目标 金字塔 设定目标就像建一座金字塔 我想先讲一个故事 1984年 在东京国际马拉松邀请赛中 名不见经传的日本选手山田本一出人意料地夺得了世界冠军 全世界的人都好奇他凭什么取得如此惊人的成绩时 而他在自传中这么写道 每次比赛之前 我都要乘车把比赛的线路仔细地看一遍 并把沿途比较醒目的标志画下来 比如第一个标志是银行 第二个标志是一棵大树 第三个标志是一座红房子 这样一直画到赛程的终点 比赛开始后 我就以百米的速度奋力地向第一个目标冲去 等到达第一个目标后 我又以同样的速度向第二个目标冲去 40多公里的赛程 就把我分解的几个小目标轻松地跑完了 起初 我并不懂这样的道理 我把我的目标定在40多公里外终点线上的那面旗帜上 结果我跑到十几公里时就疲惫不堪了 我被前面那段遥远的路程给吓倒了 这个故事强调的是 在大目标下分出层次 分步实现大目标 目标 金字塔 设定正确的目标不难 但要实现目标却不容易 如果目标太远大 我们会因为苦苦追求却无法得到而气馁 因此 将一个大目标科学地分解为若干个小目标 落实到具体的每月每周的任务上 正是实现目标的最好方法 目标又分成许多不同种类 如 人生终极目标 长期目标 中期目标 短期目标 小目标 这么多的目标并非处于同一个位置上 它们的关系就像一座金字塔 如图 如果你一步一步地实现各层目标 取得成功注定容易获得 反之 你若想一步登天 那就相当困难了 主要讲切身相关的小目标 楼层管理员月工作计划1 管理本楼层销售工作 2 清楚掌握本楼层各专柜销售及货品 人员情况 3 负责柜长 营业员考勤 仪容仪表 行为规范 4 协助处理顾客投诉 5 严格执行公司各项规章制度 6 按时更换 检查卖场陈列 7 跟进公司促销活动的执行 宣导 8 负责每月楼层盘点 9 定期检查 抽盘后仓货品 10 协助销售业绩分析工作 案例分析 这是一个优秀的工作计划吗 X月工作计划 备注 1 重点工作 日常工作为月初必填项 临时工作为月末填写项目 要求具体真实 2 工作内容 实施方案 计划时间为月初必填项 完成情况及原因分析为工作完成后填写项 偏差 计划 实际执行 计划制定结束后 还有重要一环 那就是必须着重跟踪实际执行情况 在跟踪过程中 边执行边调整措施 以达到最佳效果 时间管理 什么是时间管理 自检 假如每个人60岁退休 把这60岁减去你现在的年龄 计算一下 你还剩下多少小时 60岁退休年龄 岁现今年龄 X220工作日X8小时 小时 至退休前的时间 X220工作日X3小时 小时 X45工作日X12小时 小时 至退休前的休闲时间 你的时间资产 小时 60岁退休年龄 岁现今年龄 X220工作日X8小时 小时 至退休前的时间 X220工作日X3小时 小时 X45工作日X12小时 小时 至退休前的休闲时间 你的时间资产 所谓时间管理 是指用最短的时间或在预定的时间内把事情做好 概念 一是决定你该做些什么事情 另一个很重要的目的是决定什么事情不应该做 时间管理不是完全的掌控 而是降低变动性 最重要的功能是透过事先的规划 做为一种提醒与指引 目的 功能 时间管理的基本原则 一 明确目标在选择或制定目标时应考虑两个方面 一是目标要符合自己的价值观 二是要了解自己目前的状况 以SMART为导向的目标原则 具体的 可衡量的 可达到的 相关的 基于时间的 二 有计划 有组织的进行工作做计划的大致步骤如下 1 确立目标2 探寻完成目标的各种途径3 选定最佳的完成方式4 将最佳途径转化成月 周 日的工作事项5 编排月 周 日的工作次序并加以执行6 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性 三 分清工作的轻重缓急参照时间管理四象限法则 四 合理的分配时间巴累特定律 也称80 20原理 总结果的80 是由总消耗时间中的20 所形成的我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中 但是有效进行时间管理的人 总是确保最关键的20 的活动具有最高的优先级 六 制定规则 遵守纪律制定规则 遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面 1 在进行工作的时候 一定要念念不忘这个工作何时截止2 即使外部没有规定截止的日期 自己也要树立一个何时完成的目标3 由于不得已原因而不能按期完成时 一定要提前和相关部门取得联系 将影响缩小在最小范围内 五 与别人的时间取得协作我们作为社会或是团体组织中的一员 毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系 在这种情况下 我们需要互相尊重对方的时间安排 紧急 重要 重要 紧急 不重要 紧急 不重要 不紧急 重要 不紧急 究竟什么占据了人们的时间 这是一个经常令人困惑的问题 著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论 把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分 基本上可以分为四个 象限 既紧急又重要 重要但不紧急 紧急但不重要 既不紧急也不重要 这就是关于时间管理的 四象限法则 这个图表 它表达了以下几个特性 通过这张表 即便面对一张长长的任务清单 你也能够以平静的心态对待 判断优先权和按等级完成它们 将任务分配到图表中后 你可以迅速的将各个任务梳理出来 选出最重要和紧急的任务 第1象限 而且你应该优先地处理第一象限的任务 处理第一象限后 便是第四象限内的任务 有了这张表 你永远都能知道自己在做什么 将它运用到生活的其他方面 比如说将计算机桌面 按照这四个象限将桌面堆满的文件进行分类 见上图 等等 请人上来或者对管理员的工作进行四象限划分 在这里需要强调的是 以上这些道理都很容易理解 但是你真正需要是学会分辨 真的重要 和 显得重要 以及 真的紧急 和 显得紧急 的任务 判断任务是否真的重要的标准很简单 它是否对达到自己的目标 短期或长期 有益 判断任务是否紧急就没有那么容易了 因为我们总是认为任何事情都很紧急 实际上 真正的紧急的任务是少之又少 你可以尝试将某些自己认为非常紧急的事情拖延一段时间后再处理 你就会发现这些事情并没有实际中那么紧急 所以 你得多多练习 就会找到一个适合你的对紧急任务的判断标准了 时间管理的建议 1 有用的东西定位放置 2 编排优先次序 定下期限 3 运用时间管理原则 4 改善技巧 排除干扰 5 当天的事情当天完成 6 丢弃无用的东西 7 学习说 不 8 一次性时间处理文件 9 请别人帮忙 10 以最小的投入达到效果 11 客服人性弱点 走出时间陷阱 12 采取积极的人生观 推荐给大家的书 THANKYOU 人有了知识 就会具备各种分析能力 明辨是非的能力 所以我们要勤恳读书 广泛阅读 古人说 书中自有黄金