关于管理制度汇编

1 有限公司有限公司 管理制度汇编 内部资料 注意保密 内部资料 注意保密 二二 O O 一四年四月一四年四月 2 目目 录录 公司简介 1 考勤管理制度 1 休假管理制度 4 例会管理制度 9 财务管理制度 13 低值易耗物品管理制度 16 固定资产管理制度 19 公文管理制度 29 档案管理制度 31 印章管理制度 34 名片印制管理制度 36 办公秩序管理制度 38 员工行为仪表管理制度 40 员工行为规范 42 保密制度 43 计算机维护管理制度 46 招待制度 48 差旅制度 50 通讯费用报销管理制度 53 3 公司简介 公司前称 有限公司 该公司于2003年11月28日成立 注册资本为180万元 注 册地 主要开采销售磷矿石 硅石等矿产品 公司设立行管部 财务部 开发与 管理部 供销部等机构 法人代表 公司于2006年公司在谷城县茨河镇购置硅石矿山一架 该矿储量5162万吨 含硅量在 99 8 以上 2008年经北京中盛联盟评估有限公司评估折净现值为6 3亿元人民币 2009年 在谷城县庙滩镇购置矿山一架 矿石储量为2639 7万吨 2010年11月经襄阳市金伯乐资产 评估有限公司评估净现值为2 3亿元 2012年9月在谷城县庙滩镇财庙村购置矿山一架 面 积为400亩 公司开采和销售每年翻番增长 至2011年底公司利税达3千万元以上 同时两种矿产销 售厂家业务不断扩大 其中销往四川雅安 乐山 甘孜地区达23家 陕西 甘肃 内蒙古 河南 湖北 上海 山东 河北等省和地区29家 发运矿石专用货场2个 其中 谷城火车 站一个 襄阳东火车站一个 两个货场合计可以堆放矿石近万吨以上 另外公司在湖北宜都 松滋拥有两座矿山 分别注册成立了以两市县地名命名的两家 矿业公司 于近期投入开采 并深加工 2014年四月 公司组建 集团有限公司 考勤管理制度 一 为加强考勤管理 维护工作秩序 提高工作效率 特制定本制度 二 公司员工必须自觉遵守劳动纪律 按时上下班 不迟到 不早退 工作时间不得 擅自离开工作岗位 外出办理业务前 须经本部门负责人同意 三 周一至周六为工作日 周日为休息日 公司机关周日和夜间值班由办公室统一安 排 市场营销部 项目技术部 投资发展部 会议中心周日值班由各部门自行安排 报分 管领导批准后执行 因工作需要周日或夜间加班的 由各部门负责人填写加班审批表 报 分管领导批准后执行 节日值班由公司统一安排 四 严格请 销假制度 员工因私事请假1天以内的 含1天 由部门负责人批准 3 天以内的 含3天 由副总经理批准 3天以上的 报总经理批准 副总经理和部门负责人 请假 一律由总经理批准 请假员工事毕向批准人销假 未经批准而擅离工作岗位的按旷 工处理 五 上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者 按迟到论处 超过30分钟以上者 按旷 工半天论处 提前30分钟以内下班者 按早退论处 超过30分钟者 按旷工半天论处 六 1个月内迟到 早退累计达3次者 扣发5天的基本工资 累计达3次以上5次以下者 4 扣发10天的基本工资 累计达5次以上10次以下者 扣发当月15天的基本工资 累计达10次 以上者 扣发当月的基本工资 七 旷工半天者 扣发当天的基本工资 效益工资和奖金 每月累计旷工1天者 扣发 5天的基本工资 效益工资和奖金 并给予一次警告处分 每月累计旷工2天者 扣发10天 的基本工资 效益工资和奖金 并给予记过1次处分 每月累计旷工3天者 扣发当月基本 工资 效益工资和奖金 并给予记大过1次处分 每月累计旷工3天以上 6天以下者 扣发 当月基本工资 效益工资和奖金 第二个月起留用察看 发放基本工资 每月累计旷工6天 以上者 含6天 予以辞退 八 工作时间禁止打牌 下棋 串岗聊天等做与工作无关的事情 如有违反者当天按 旷工1天处理 当月累计2次的 按旷工2天处理 当月累计3次的 按旷工3天处理 九 参加公司组织的会议 培训 学习 考试或其他团队活动 如有事请假的 必须 提前向组织者或带队者请假 在规定时间内未到或早退的 按照本制度第五条 第六条 第七条规定处理 未经批准擅自不参加的 视为旷工 按照本制度第七条规定处理 十 员工按规定享受探亲假 婚假 产育假 结育手术假时 必须凭有关证明资料报 总经理批准 未经批准者按旷工处理 员工病假期间只发给基本工资 十一 经总经理或分管领导批准 决定假日加班工作或值班的每天补助20元 夜间加 班或值班的 每个补助10元 节日值班每天补助40元 未经批准 值班人员不得空岗或迟 到 如有空岗者 视为旷工 按照本制度第七条规定处理 如有迟到者 按本制度第五条 第六条规定处理 12 员工的考勤情况 由各部门负责人进行监督 检查 部门负责人对本部门的考勤 要秉公办事 认真负责 如有弄虚作假 包痹袒护迟到 早退 旷工员工的 一经查实 按处罚员工的双倍予以处罚 凡是受到本制度第五条 第六条 第七条规定处理的员工 取消本年度先进个人的评比资格 休假管理制度 第一章第一章 总总 则则 第一条 为加强员工健康管理 科学合理安排员工休息 特制定本制度 第二条 本制度适用于公司所有的员工 第二章第二章 假期范围假期范围 第三条 假期种类分为事假 病假 婚假 产假 丧假 考试假 年休假 全国法定年 节 5 假日等 第三章第三章 假期管理假期管理 请假程序请假程序 第四条 凡员工请事假 病假 婚假 产假 丧假 年休假 考试假等假期均需事先填写 请假申请单 注明假期类型 按假期种类及期限请相关权限的领导审批通过后 将 请 假申请单 交行管部备案后 方可按时休假 第五条 原则上除因患急症或突发紧急事件无法提前办理请假手续的情况外 其它情况均须 提前办理请假手续 如未提前办理请假手续而擅自休假的 一律按旷工处理 第六条 如休假提前结束的 需到行管部处办理销假手续 否则假期时间按 请假申请单 所填期限为准 第七条 如实际休假时间超出 请假申请单 所填期限的 超出部分需补填 请假申请单 并请领导审批 如未办理补假手续的 超出部分按旷工处理 审批权限及生效审批权限及生效 第八条 员工请各种类型的假期 由部门负责人审批后生效 第九条 部门负责人 副总经理以上人员的各类请假 需直接报总经理审批后方可生效 所有请假申请必须以书面形式申报 事假事假 第十条 如员工确有私人事务 需占用工作时间办理的 需提前1天向部门负责人提出书面 申请 填写 请假申请单 经批准后方可休假 第十一条 提前结束事假 须到行管部办理销假手续 否则以书面申请天数为准 第十二条 若需延长事假期限 须在第一次请假期限到期前向部门负责人提出申请 经批准 后可延长休假 在结束事假时 需到部门考勤管理员处办理销假手续 并补填 请假申请 单 补办续假手续 对于未办理续假手续的 自其初次请假期限到期起 之后的休假一律 按旷工处理 第十三条 请假手续齐备且按时销假者扣薪计算方法 扣薪总额 事假天数 0 5天为最小单位 日薪 第十四条 事假手续不齐备 未事先申请 无书面手续等 的 若无特殊情况 必须在员工 销假上班后第一个工作日补办手续 否则按旷工处理 6 第十五条 凡连续事假超过15日或年度事假累计事假超过30日的 自符合条件之日起该员工 视为自动辞职 病假病假 第十六条 员工因病休假2天以上的 须向公司出示医院诊断证明 否则按事假处理 非突 发性疾病需提前一天办理请假手续 突发性疾病的请假手续可在恢复工作后的二个工作日 内补办 第十七条 病假期间计薪方法 扣薪总额 病假期间天数 以0 5天为最小单位 日薪 50 第十八条 按照国家医疗期相关政策规定 在本单位工作年限五年以下的员工 医疗期为三 个月 五年以上的员工 医疗期为六个月 医疗期三个月的按六个月内累计病休时间计算 六个月的按十二个月内累计病休时间计算 对于病假期限超过规定医疗期的 超过的部分 视为事假 按事假规定处理 第十九条 若员工因工负伤或患职业病 按国家有关规定处理 婚假婚假 第二十条 请婚假时须出示当事人结婚证明 假期为3天 符合国家规定晚婚条件 男方满 25岁周岁 女方满23岁周岁 的 假期为10天 婚假必须在办理结婚手续一年之内一次性 休完 如在此期间内未休 则视为作废 第二十一条 请婚假需至少提前一周办理请假手续 报部门负责人审批通过后方可按期限休 假 第二十二条 婚假期限包含公休 法定假日 产假管理规定产假管理规定 第二十三条 符合国家计划生育政策 并已办理准生证明的女员工 产假期限为120天 其 中包含产前假20天 产后假100天 难产的 剖腹产 须出示医院证明 增加产期20天 多胞胎生育的 每多生育一个婴儿 增加产假20天 女员工符合晚育条件者 已婚妇女年满二十四周岁初育的为晚育 可增加奖励假30天 产假期限包含公休 法定假日 第二十四条 公司工作满一年以上已婚女职工怀孕流产的 根据医院的证明 妊娠不满4个 月的 产假为15天 妊娠4个月以上的 产假为42天 7 第二十五条 国家规定的产假期间工资全薪发放 产假期限结束后 如需续假的 一律按事 假处理 如按事假情况处理后月工资低于北京市规定最低工资标准的 按照当年武汉市规 定最低工资标准发放 哺乳期 婴儿出生一年 完毕后仍无法按公司规定出勤者 公司将 视为自动放弃工作 做离职处理 第二十六条 婴儿在一周岁以内的女员工 每天可享受一小时哺乳假 第二十七条 男员工因配偶晚育生产者 可享受10天陪产假 丧假丧假 第二十八条 员工直系亲属 父母 子女 配偶 身故的 凭有效证明 经领导批准可请丧 假 假期为3天 员工祖父母 外祖父母身故的 可申请丧假1天 丧假期限包含公休 法定假日 年假年假 第二十九条 在公司工作满一年不到十年的员工 可享受5个工作日的带薪年休假 在本公 司工作满十年不到二十年的员工 可享受10个工作日的带薪年休假 在本公司工作满二十 年以上 含 的员工 可享受15个工作日的带薪年休假 第三十条年休假可以冲抵病假 事假 但不可冲抵迟到 早退或旷工 冲抵需在行管部备 案 第三十一条 年休假原则上不能提前申请使用 且需在一年之内休完 如个别员工确因工作 需要 本人提出申请年休假后 但由于部门工作安排无法准予请假的 可以延续到第二年 上半年继续进行年休假 第三十二条 员工休年假原则在不影响工作的情况下提前15天申请休假 部门负责人需与员 工一起 确定员工休假期间其工作安排情况后 员工方可休假 第三十三条 因工作原因在当年及第二年上半年均无法休假的员工 按实际年假天数给予相 应补偿 补偿原则为 总金额 年假天数 日薪的2倍 第三十四条 年休假批准权限为 普通员工申请年假需部门负责人审批 部门负责人 副总 经理申请年假需总经理审批 审批手续留行管部备案留档 第三十五条 如遇以下类型 员工不可享受年假 累计工作满1年不满10年的职工 请病假累计2个月以上的 累计工作满10年不满20年的职工 请病假累计3个月以上的 累计工作满20年以上的职工 请病假累计4个月以上的 8 第三十六条 享受年假条件说明 1 员工在公司工作满一年后 方可申请年休假 2 全国法定年 节假日 包括 新年 春节 清明节 劳动节 端午节 中秋节 国庆节 放假时间按照公司颁布的具体放假办法执行 3 春节假期如员工亲属在公司以外省市 员工需要回外埠探亲的 凭机票或火车票等相关 交通凭证 公司可按相关情况准予员工提前1 2天请假 但必须填写 请假申请单 并在行 管部备案 第四章第四章 附附 则则 第三十七条 本制度各项条款如与国家法规相冲突 均以国家法规相应条款为准 第三十八条 本制度自颁布之日起执行 第三十九条 本制度由行管部负责解释 附件一 国家法定节假日放假规定 序号假期内容放假天数放假时间 1 元旦1天元旦 2 春节5天除夕 初一 二 三 四 3 清明节1天4月5日 4 五一劳动节1天5月1日 5 端午节1天农历5月初5 6 中秋节1天农历8月15 7 十一3天10月1日 8 三八半天 当天下午 女职工享受 注 如部门内皆为女性的 需安排专人值班 附件二 公司休假标准规定 序号假期内容放假时间放假说明及薪资发放规定 1 婚假10天 15天初婚10天 晚婚 男25周岁 女23周岁 15天 全薪 2 产假120天产前25天 产后75天 难产增加20天 多胎增加15 天 晚育增加30天 全薪 3 陪产假10天男员工 且配偶符合晚育条件 全薪 4 工伤假按照国家工伤等级规定发放薪资 5 丧假1 3天父母 配偶 子女3天 祖父母 外祖父母1天 全薪 9 6 年休假5 15天按工龄分为5天 10天 15天 全薪 10 例会管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范公司会议管理 合理 高效利用好管理人员的工作时间 强化和提高核心执 行力 以达到 事事有人做 人人有责任 事事有结果 的最终目的 特制定本制度 第二章 例会目的 第二条 通过例会交流促进公司管理层与经营一线的沟通与合作 提高公司各部门工作目标 执行力 对公司重大事情及决策性方案进行讨论 对集思广益提出的改进性 创新性工作 方案进行讨论 讨论并确定公司各部门人员 项目 财物等的合理配置 对经营的各项管 理目标进行通报 第三章 例会分类 第三条 公司例会分为总经理办公会议 部门工作会议 公司全体员工会议 其它专项会议 等 第四章 例会管理相关规定 第四条 公司所有例会按照召开时间分为固定例会与临时性例会 固定例会因特殊原因需要 延期召开的由会议组织者提前通知 第五条 董事长办公会每月召开一次 由董事长 或董事长委托的总经理主持 参会范围为 公司副总级以上管理人员 行管部做好会议记录及备案 并在例会结束后两个工作日内 以书面的形式将 会议纪要 见附件一 发送到各与会人员 参加会议人员因特殊原因不 能参加的 需会前4小时请假 第六条 总经理办公会每周召开一次 由总经理办负责召集 行管部做好会议记录及备案 并在例会结束后两个工作日内 以书面的形式将 会议纪要 见附件一 发送到各与会人 员 参加会议人员因特殊原因不能参加的 需会前4小时请假 第七条 部门例会由部门负责人召集主持 部门全体员工及部门负责人认为由需要的相关人 员参加 会议时间由各部门决定 要求每周一次 项目例会由负责投资的副总召集 全国 各子公司投资部门通过电话会议共同参与 会议若需记录 由部门内部负责完成 会议形 成的意见或内容涉及保密 未经批准不得外传 第八条 依据会议议题及讨论内容确定参加例会人员 由于出差等特殊原因不能准时参会的 应提前向会议组织者说明原因 会后及时了解会议内容 查看会议记录 所有参会人员应提前5分钟到达指定会议室 并关闭手机 或者开到无声状态 第九条 公司总经理办公会例会的内容 11 各部门近期工作任务完成情况 工作中存在的问题 下一步工作重点等内容 各部门最新 的决定 动向等 对其他部门工作的合理化建议 第十条 会议实行发起人负责制 各项议题由发起人在听取大家意见的基础上作出相关决定 其他各类型会议内容可具体规定 第十一条 公司所有例会发生时间冲突时应遵循小会以大会为准 级别低的以级别高的为准 其他会议依次顺延 会议内容逐级上报 第十二条 公司全体员工会每月召开一次 具体内容由总经理办公例会研究制定 行管部负 责组织 第十三条 接到上级领导或外单位来我公司召开业务会或座谈会通知 行管部应在最短时间 内做好会议前的准备工作及组织 第十四条 相关人员应做好各项会议前准备工作 包括会议议程 提案 汇报总结提纲 发 言要点 工作计划草案 决定决议草案 落实会场 安排好座位 奖品 纪念品 通知与 会者等 第十五条 控制出席人数 会议发言要做到尽量简明扼要 条理清晰 对重大或有分歧的议 题 有关人员应在会前提前联络 沟通 在会议出现分歧 僵持不下时 主持人应及时制 止且搁置该问题 会后再议 第十六条 与会人员保守会议秘密 在会议决议未正式公布以前 不得私自泄露会议内容 影响决议实施 参会人员泄露会议内容 并且造成不良影响的 将给予相应的处罚 第五章 附 则 第十七条 本规定的解释权归行管部 第十八条 本制度自发布之日起执行 12 附件一 附件一 会 议 纪 要 时间 地点 主持人 记录人 参会人员 会议议题 会 议 内 容 本公司 部门 重点工作完成情况 工作进度等方面 需要其他部门协助的工作事项 本部门工作未完成的原因 达成的共识意向 以及完成工作的时限 其它工作安排 13 财 务 管 理 制 度 第一章第一章 总总 则则 第一条 为加强财务管理 根据国家有关法律 法规及建设局财务制度 结合公司具体 情况 制定本制度 第二条 财务管理工作必须在加强宏观控制和微观搞活的基础上 严格执行财经纪律 以提高经济效益 壮大企业经济实力为宗旨 财务管理工作要贯彻 勤俭办司 的方针 勤俭节约 精打细算 在企业经营中制止铺张浪费和一切不必要的开支 降低消耗 增加 积累 第二章第二章 财务机构与会计人员财务机构与会计人员 第三条 公司设财务部 财务总监协助董事长 总经理管理好财务会计工作 第四条 出纳员不得兼管 会计档案保管和债权债务帐目的登记工作 第五条 财会人员都要认真执行岗位责任制 各司其职 互相配合 如实反映和严格监督 各项经济活动 记帐 算帐 报帐必须做到手续完备 内容真实 数字准确 帐目清楚 日清月结 近期报帐 第六条 财务人员在办理会计事务中 必须坚持原则 照章办事 对于违反财经纪律和财 务制度的事项 必须拒绝付款 拒绝报销或拒绝执行 并及时向总经理报告 第七条 财会人员力求稳定 财务人员因故离职 必须与接替人员办理交接手续 没有办 清交接手续的 不得离职 亦不得中断会计工作 移交交接包括移交人经管的会计凭证 报表 帐目 款项 公章 实物及未了事项等 移交交接必须由行管部 财务部共同监交 第三章第三章 会计核算原则及科目会计核算原则及科目 第八条 公司严格执行 中华人民共和国会计法 会计人员职权条例 会计人员工 作规则 等法律法规关于会计核算一般原则 会计凭证和帐簿 内部审计和财产清查 成 本清查等事项的规定 第九条 记帐方法采用借贷记帐法 记帐原则采用权责发生制 以人民币为记帐本位币 第十条 一切会计凭证 帐簿 报表中各种文字记录用中文记载 数目字用阿拉伯数字 记载 记载 书写必须使用钢笔 不得用铅笔及圆珠笔书写 第十一条 公司以单价2000元以上 使用年限一年以上的资产为固定资产 分为五大类 14 1 房屋及其他建筑物 2 机器设备 3 电子设备 如微机 复印机 传真机等 4 运输工具 5 其他设备 第十二条 各类固定资产折旧年限为 1 房屋及建筑物35年 2 机器设备10年 3 电子设备 运输工具5年 4 其他设备 5年 第十三条 固定资产以不计留残值提取折旧 固定资产提完折旧后仍可继续使用的 不 再计提折旧 提前报废的固定资产要补提足折旧 第十四条 购入的固定资产 以进价加运输 装卸 包装 保险等费用作为原则 需安 装的固定资产 还应包括安装费用 作为投资的固定资产应以投资协议约定的价格为原价 第十五条 固定资产必须由财务部合同行管部每年盘点一次 对盘盈 盘亏 报废及固定 资产的计价 必须严格审查 按规定经批准后 于年度决算时处理完毕 1 盘盈的固定资产 以重置完全价值作为原价 按新旧的程度估算累计折旧入帐 原 价累计折旧后的差额转入公积金 2 盘亏的固定资产 应冲减原价和累计折旧 原价减累计折旧后的差额作营业外支出 处理 3 报废的固定资产的变价收入 减除清理费用后的净额 与固定资产净值的差额 其 收益转入公积金 其损失作营业外支出处理 4 公司对固定资产的购入 出售 清理 报废都要办理会计手续 并设置固定资产明 细帐进行核算 第四章第四章 资金 现金 费用管理资金 现金 费用管理 第十六条 财务部要加强对资产 资金 现金及费用开支的管理 防止损失 杜绝浪费 良好运用 提高效益 第十七条 银行帐户必须遵守银行的规定开设和使用 银行帐户只供本单位经营业务收 支结算使用 严禁借帐户供外单位或个人使用 严禁为外单位或个人代收代支 转帐套现 第十八条 银行帐户的帐号必须保密 非因业务需要不准外泄 第十九条 银行帐户印鉴的使用实行分管并用制 即财务章由出纳保管 法人代表和会 计私章由会计保管 不准由一人统一保管使用 印鉴保管人临时出差由其委托他人代管 第二十条 银行帐户往来应逐笔登记入帐 不准多笔汇总高收 也不准以收抵支记帐 按月与银行对帐单核对 未达收支 应作出调节逐笔调节平衡 15 第二十一条 根据已获批准签订的合同付款 不得改变支付方式和用途 非经收款单位 书面正式委托并经总经理批准 不准改变收款单位 人 第二十二条 库存现金不得超过限额 不得以白条抵作现金 现金收支做到日清月结 确保库存现金的帐面余款与实际库存额相符 银行存款余款与银行对帐单相符 现金 银 行日记帐数额分别与现金 银行存款总帐数额相符 第二十三条 因公出差 经总经理批准借支公款 应在回单位后七天内交清 不得拖欠 非因公事并经总经理批准 任何人不得借支公款 第二十四条 严格现金收支管理 除一般零星日常支出外 其余投资 工程支出都必须 通过银行办理转帐结算 不得直接兑付现金 第二十五条 领用空白支票必须注明限额 日期 用途及使用期限 并报总经理报批 所有空白支票及作废支票均必须存放保险柜内 严禁空白支票在使用前先盖上印章 第二十六条 正常的办公费用开支 必须有正式发票 印章齐全 经手人 部门负责人 签名 经总经理批准后方可报销付款 第二十七条 未经董事长批准 严禁为外单位 含合资 合作企业 或个人担保贷款 第二十八条 严格资金使用审批手续 会计人员对一切审批手续不完备的资金使用事项 都有权且必须拒绝办理 否则按违章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任 第五章第五章 办公用具 用品购置与管理办公用具 用品购置与管理 第二十九条 所有办公用具 用品的购置统一由行管部造计划 报经领导批准后方可购 置 第三十条 所有用具必须统一由办公室专人管理 办理登记领用手续 办公柜 桌 椅 要编号 经常检查核对 第三十一条 个人领用的办公用品 用具要妥善保管 不得随意丢弃和外借 工作调动 时 必须办理移交手续 如有遗失 照价赔偿 第六章第六章 其它事项其它事项 第三十二条 按照上级主管部门的要求 及时报送财务会计报表和其它财务资料 第三十三条 积极参与建设资金的筹措工作 通过筹集资金的活动 尽量使资金结构趋 于合理 以期达到最优化 第三十四条 配合公司业务部门对项目工程的竣工 财务决算进行监督管理 第三十五条 自觉接受上级主管 财政 税务等部门的检查指导 并按其要求不断完善 16 制度 改进工作 低值易耗物品管理制度 第一章 总 则 为了加强公司低值易耗物品的管理 有效合理地使用易耗物品 特制订本制度 第二章 低值易耗物品的定义 低值易耗品是指单价在2000元以下的电脑配件 电脑设备 图书资料 办公用品 维修材 料等物品 第三章 低值易耗物品的采购 行管部负责对低值易耗品的采购及管理并实行专人管理 定期结算的管理方法 公司物品的采购 原则上由行管部统一购买 属特殊物品经行管部同意 可由申购部门自 行购买 各部门申购贵重物品应填写 办公用品申购单 见附件一 由部门负责人签字 行管部 呈常务副总审核批准后方可购置 物品采购由行管部指定专人负责 并采取以下方式 定点 做到 货比三家 择优选定办公用品供货商 定时 每月月初按各部门需求进行采购 定量 动态调整 保证常备物品的库存合理性 特殊物品 选择多方厂家的产品进行比较 择优选用 第四章 低值易耗物品的管理 入库 货物入库前行管部专人先进行检验 确定无误再办理入库手续 即填写入库单和做 好记账 货物的存放 仓库内物品应该码放整齐 编号有序 摆放合理 以便领取 对于大件物品 17 或贵重物品的收存要有辅助纪录以便与其它相关资产登记复核 出库 各部门员工如需领用一般的办公用品 领用人按程序填写物品领用记录 金额较大 的 需要部门负责人同意方可领用 对于一些保质期较短的物品 应优先发放 防止过期失效 物品设施置放地点应安全 可靠 其使用人要主动配合和接受责任人及集团办公室的监督 检查 发现问题及时整改 凡借用公司办公物品 需填写 物品借用单 见附件二 并由部门负责人签字认可 借 用物品超时未还的 行管部有责任督促归还 领用或借用办公物品人为损坏或遗失的需照价赔偿 第五章 低值易耗物品的作帐 行管部专人负责在管理过程中建立实物明细账 记录入库 出库的情况做到帐物相符 行管部每个月月底进行各部门领用物品的汇总 并把相关数据报到财务部 财务部根据领 用统计表进行各部门的费用分摊 行管部于每年年底形成公司物品明细台账 对全年费用进行汇总转报财务部门 并以此作 为转年办公用品申购计划 成本控制的依据 第六章 附 则 本规定的解释权归行管部 本制度自发布之日起执行 档案管理制度 第一章 总 则 为加强公司档案管理工作 有效地保护和利用档案 维护公司合法权益 特制订本规定 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事基金设立及投资项目 企业管 理 公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字 图表 账册 凭证 报表 技术资料 电脑盘片 声像 胶卷 荣誉实物 证件等不同形式的历史记录及资料 公司及各部门 员工有保护档案的义务 18 第二章 档案机构及其职责 公司各部门内部档案需指定部门内部专人负责 档案工作由行管部统一管理 并负责接收 整理 立卷 保管等工作 第三章 档案的管理 整理办法 方法 先以部门为分类 再以问题特征分类 立小卷 尽量做到一事一卷 步骤 收集 当年立前一年的卷 并预立当年的卷 整理 根据档案分类和成立时间进行整理 立卷 区分不同价值的档案确定保管期限 永久 长期 短期 过程管理 属公司保管的档案 即公司及各部门的收发文 请示等 公司的档案管理员做好平时文件 的预立卷工作 每季度第一个月将上季需归档的预立卷的文件整理成册 属部门业务档案的按照业务档案管理办法实行 档案的分类及编号 公司档案的分类及编号由行管部专人负责 原则上以方便查阅 整齐 简洁为主 借阅 因工作需要借阅文档的 应填好档案查阅单 分公司内部人员和外部人员两种 公司内部人员借阅公司保存类文件 需填写内部人员档案查阅单 外部人员如借阅公司档案在有介绍信的前提下 需填写外部 人员档案查阅单 见附件一 二 借阅原则 相关人员只能查阅或借阅相关档案 员工不得随意外带有关公司重要的文件材料 确因工作需要外带 需办理档案外借手续 经行管部核准后 方可带出 用毕立即归还 阅档人对所借阅档案必须妥善保管 不得私 自复制 调换 涂改 污损 划线等 更不能随意乱放 以免遗失 19 第五章 处理条例 有下列行为之一 据情节轻重 给予50 500元扣薪处理 若构成犯罪依法追究刑事责任 毁损 丢失或擅自销毁企业档案 擅自向外界提供 抄摘企业档案 涂改 伪造档案 未及时上报归档或管理不善的档案管理者 未按手续借阅 外带者或越级查阅者 档案管理者同罚 第六章 责 任 本制度适用于公司各位员工及各部门 本制度监督责任部门为行管部 第七章 附 则 本制度由行管部负责解释 本制度自颁布之日起执行 附件一 内部人员档案借阅单 借阅人姓名所属部门 借阅档案编号档案名称 借阅目的 借阅日期预计归还日期 部门负责人批准分管副总批准 20 附件二 外部人员档案借阅单 借阅人姓名借阅人单位名称 借阅档案编号档案名称 借阅目的 借阅日期预计归还日期 部门负责人批 准 分管副总批准 印章管理制度 第一章 总 则 第一条 为了加强公司公章管理 堵塞公章使用和管理上的漏洞 体现公章的权威性 严肃 性 维护公司的合法权益免受侵害 保证各项工作顺利有序地进行 特制定本规定 第二章 印章的种类 第二条 本制度所指印章包括公司印鉴 法人章 部门章等 印鉴 向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章 法人章 刻有公司董事长或总经理姓名的印章 部门章 刻有公司部门名称的印章 第三章 公章的使用 第三条 对于用章的用途要清楚 在确保及不损害公司利益的情况下给予使用 任何人使用 公章都必须如实填写 印章使用申请表 由部门负责人核准确认后方可盖章 第四条 对所有涉及招投标合同 协议 结算书等证件的盖章 申请人填写 公章使用申请 单 经部门负责人确认呈总经理审核批准后方可盖章 其他日常性与平级单位等的证明或 21 材料 由申请人填表 部门负责人确认即可 第五条 公章保管者有权对重要的用章文件进行复印 第六条 公司档案及公章归口管理由行管部指派专人负责 各部门盖章应到行管部办理 原 则上公章不得离开行管部 特殊情况需将公章借出的 要在不影响其他部门使用的情况下 并请示分管副总批准后由公章管理人随同前往 用毕马上归还行管部 并做好记录 第七条 严禁在空白介绍信或空白纸上盖章 如确有需要需经总经理批准后方可 第四章 附 则 第八条 本规定的解释权归行管部 第九条 本管理规定发布之日起执行 附件一 印章使用申请单印章使用申请单 申请部门申请人申请日期 印章 名称 印章用途 文件内容已审核 同意盖章 经办人 部门负责人签字 批准人 意见 行管部负责人签字 特殊说明事项 22 备注 1 办公文件 业务通用资料 其它 由部门负责人初审 行管部审批 2 投标文件 合同协议 结算资料 由部门负责人审核 确定符合业务标准及法 律要求 分管副总审批 3 印章使用申请单 如填写不完整 不具体 行管部将拒绝出具使用印章 望严格遵守 名片印制管理制度 第一条 为方便员工对外业务工作需要 规范管理审批印制 节约管理成本 特制定本制度 第二条 名片是表明该员工在金冶矿产工作性质及身份的标识 适用于于金冶矿产的正式任 职的员工 第三条 申请人不得将名片用于非工作需要范围内的其他用途 第四条 员工个人因工作需要印制个人名片者 需填写 名片印制审批表 注明所在部门 姓名 职务 具体印制名片的事由以及印制内容 员工个人将填写好的 名片印制审批表 交由部门负责人签字经行管部审核其职位 由总经理确定后方可办理 第五条 本制度由行管部负责解释 第六条 本制度自公布之日起执行 分管副总签字 23 公文管理制度 第一章第一章 总总 则则 第第 一一 条条 为加强公司公文管理 规范公文格式和内容 提高公文质量及处理效率 使公司公文管理工作规范化 制度化 科学化 特制定本制度 第二章第二章 公文种类公文种类 第第 二二 条条 公司公文是传达 贯彻公司的方针 政策 发布规章制度 部署工作 请示和答复问题 对下指导工作 报告情况 交流经验等所有文件材料 总称 第第 三三 条条 公文管理涵盖公文拟定 审批 收发 处理 保管的全过程 第第 四四 条条 公文处理工作必须做到准确 及时 安全 必须严格执行有关保密规定 确保国家和公司秘密 第第 五五 条条 公司公文分为公司发文和公司收文两类 公司发文指公司的自制公文 是由公司内部制定向外或向内部机构发送的公文 公司收文指公司收到 的所有外来公文和公司内部各部门的相关文件 公司收文主要有如下几 类 1 政府部门及公司发布的各种公文 包括命令 决定 通知 信函等 2 子公司的请示发文和信函等 3 与公司有业务关系及其他关系的相关单位的各种来文 第三章第三章 公文格式公文格式 第第 六六 条条 公司发文即自制公文的格式一般包括 发文单位 标题 发文字号 主 送单位 正文 附件 签发人 发文时间 印章 主题词 抄送单位等 部分组成 第四章第四章 公文的编号公文的编号 第第 七七 条条 行政管理类文件由职能部门按照文件类别分别编号 其表述方式为 鄂 金冶矿总 201 第 号 由总经理或董事长签发 此类文件由行管部存 档 公司各部门文件的字号为 鄂金冶矿字 201x xx号 比如 鄂金 冶矿人字 2007 1号 属于行管部人力资源类相关文件 分 子公司可按 各自公司 部门设立相关字号 24 第五章第五章 公文的审批流程公文的审批流程 第第 八八 条条 属于公司类的公文由行管部负责办理 须经公司分管副总 总经理逐级 汇签 公文由行管部保存 归档 第第 九九 条条 属于部门类的公文由部门拟定 由各部门直接送有关领导阅示 已批示 公文由各部门专人负责保存 归档 第六章第六章 公文的立卷 归档和销毁公文的立卷 归档和销毁 第第 十十 条条 公文办完后 各部门指定专人将重要公文进行立卷归档 个人不得保存 应归档的公文 第第 十一十一 条条 没有归档和存查价值的公文 经过鉴别和主管领导人批准 可以定期销 毁 第七章第七章 附附 则则 第第 十二十二 条条 本制度由行管部负责解释 第第 十三十三 条条 本制度自颁布之日起执行 办公秩序管理制度 第一章第一章 总总 则则 第第 一一 条条 为维护办公秩序 规范员工行为 提高工作效率 树立公司形象 特制 定本规定 第二章第二章 公共区域办公环境公共区域办公环境 第第 二二 条条 行管部具体负责集团办公区域的管理 安排公司员工对办公区域内公共 部分和员工工作区的地面进行定期保洁 第第 三三 条条 爱护并规范地使用办公区域内的公共设施 保持设施完备 清洁 节约 用水用电 第第 四四 条条 严禁在办公区域内的公共部分堆放杂物及个人物品 第第 五五 条条 严禁在工作区域内吸烟 吸烟者应到指定区域 第第 六六 条条 未经许可不得在办公区域内张贴 悬挂各种通知 广告及宣传品 各部 门的通知 告示 应在指定处张贴或上传公司局域网发布 25 第第 七七 条条 办公区域内家具 设备应摆放整齐 除办公用品 工作服装外 其它私 人物品一律不得在办公室区域内存 摆 放 第第 八八 条条 员工应爱护办公区域内绿色植物及各种装饰 未经许可不得移动 第三章第三章 员工个人工作办公环境员工个人工作办公环境 第第 九九 条条 个人办公区域应保持干净 整洁 工作台面上不摆放与工作无关的物品 第第 十十 条条 除办公用品摆放在办公台面外 其余涉及到公司 部门的相关资料和文 件须在下班时收拾到文件柜中 不得随意摆放或者带回家中 第第 十一十一 条条 下班前关闭电脑 整理桌面后方可离开公司 第四章第四章 附附 则则 第第 十二十二 条条 严格监督制度 行管部对各部门就执行本规定情况不定期进行检查并通 报 对于违规人员将进行通报批评和罚款 第第 十三十三 条条 本规定由行管部负责解释 第第 十四十四 条条 本制度自发文之日起执行 员工行为仪表管理制度 第一章第一章 总总 则则 第第 一一 条条 为维护办公秩序 规范员工行为 树立公司形象 提高工作效率 特制 定本规定 第二章第二章 行行 为为 第第 二二 条条 严肃办公纪律 严禁在办公区域内从事与公司业务无关的事情 第第 三三 条条 自觉维护办公环境的肃静 整洁 严禁在办公区内聊天听音乐 大声喧 哗或进行其它娱乐活动 第第 四四 条条 拨打或接听电话应使用礼貌 文明用语 并做到言简意赅 控制通话音 量 第第 五五 条条 禁止在办公区内的公共部分堆放杂物及个人物品 26 第第 六六 条条 办公区内家具 设备应摆放整齐 除办公用品 工作服装外 其它私人 物品不得在办公区摆放 第第 七七 条条 员工应爱护办公区域内绿色植物及各种装饰 未经许可不得移动 第第 八八 条条 员工应爱护并规范地使用办公区内的公共设施 保持设施完好 清洁 节约用水用电 第三章第三章 仪仪 表表 第第 九九 条条 注重个人仪容仪表和言行规范 维护公司形象 第第 十十 条条 工作时间应保持良好的精神状态 提高工作效率 第第 十一十一 条条 接待来访应热情 大方 得体 保守企业机密 维护公司利益 第第 十二十二 条条 上班时间着装须整洁得体 不着奇装异服 参加正式商务活动应着正装 出席 第第 十三十三 条条 员工应保持个人卫生 头发整洁 不化浓装 不佩带过于夸张的配饰 第四章第四章 附附 则则 第第 十四十四 条条 严格监督制度 行管部对执行本规定情况不定期进行检查并通报 对执 行不力的责任部门或个人 将按有关规定予以处罚 第第 十五十五 条条 本制度由行管部负责解释 第第 十六十六 条条 本制度自发文之日起执行 员工行为规范 第第 一一 条条 遵守公司所有规章制度 第第 二二 条条 理解公司发展的方针 策略 支持配合公司相关的活动 第第 三三 条条 顾全大局 准确把握公司 集体和个人三方的关系 第第 四四 条条 保持公司信誉 自觉维护公司形象 不作任何有损公司信誉的行为 第第 五五 条条 不得私自经营与公司业务有关的商业或兼任公司以外的职业 第第 六六 条条 严谨操守 不得收受与公司业务有关人员或单位的馈赠 贿赂或向其挪 借款项 27 第第 七七 条条 尽忠职守 保守业务上的秘密 第第 八八 条条 准时上下班 对所负责的工作争取时效 不拖延 不积压 第第 九九 条条 服从上级指挥 如有不同意见 应与上级及时沟通 一经上级决定 应 立即遵照执行 第第 十十 条条 团结协作 同舟共济 第第 十一十一 条条 大胆创新 改进方法 追求卓越 第第 十二十二 条条 钻研业务 加强学习 保持与新技术发展的同步 第第 十三十三 条条 诚信当先 不忽视对客户的每一个承诺 第第 十四十四 条条 爱护公共财物 维护公共环境的卫生和安全 第第 十五十五 条条 着装规范 谈吐举止文明礼貌 第第 十六十六 条条 注意本身品德修养 切戒不良嗜好 第第 十七十七 条条 严禁聚众赌博 严禁打架斗殴 违反者公司将按员工自动离职处理 保密制度 第一章第一章 总总 则则 第第 一一 条条 为保守公司秘密 维护公司权益 特制定本制度 第第 二二 条条 秘密是关系公司权力和利益 依照特定程序确定 在一定时间内只限一 定范围内人员知悉的事项 第第 三三 条条 公司附属组织和分支机构以及员工都有保守公司秘密的义务 第第 四四 条条 公司保密工作 实行既确保秘密又便利工作的方针 第第 五五 条条 对保守 保护公司秘密以及改进保密技术 措施等方面成绩显著的部门 或员工实行奖励 第第 六六 条条 保密范围和密集确定 公司 秘密 包括本制度第二条规定的下列秘密 事项 1 公司重大决策中的秘密事项 2 公司尚未付诸实施的经营战略 经营方向 经营规划 经营项目及经 营 决策 28 3 公司内部掌握的合同 协议 意见书可行性报告及主要会议记录 4 公司财务预 决算报告及各类财务报表和统计报表 5 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息 6 公司员工人事档案 工资性 劳务性收入及资料 7 其他经公司确定应当保密的事项 8 一般性决定 决定 通告 通知和行政管理资料等内部文件不属于保 密范围 第第 七七 条条 公司秘密的密集分为 绝密 机密 秘密 三级 1 绝密 是最重要的公司秘密 将其泄密会使公司的权益和利益遭受 严重的损害 2 机密 是重要的公司秘密 如有泄露会使公司权益和利益遭受损害 第第 八八 条条 公司密级的确定 1 公司经营发展中 直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料 有 关各基金设立的相关文件为绝密级 2 拟投资或被投资项目协议和资料 公司的规划 财务报表 统计信息 重要会议记录和公司经营情况为机密级 3 公司人事档案 合同 协议 员工工资性收入和尚未进入市场或尚未 公开的各类信息为秘密级 第第 九九 条条 属于公司秘密的文件和资料 应依据本制度第七条 第八条的规定标明 密级 并确定保密期限 保密期限届满 自行解密 第二章第二章 保密措施保密措施 第第 十十 条条 属于公司秘密的文件 资料和其他物品的制作 收发 传递 使用 复 制 摘抄 保存和销毁 由行管部或主管副总委托专人执行 采用电脑 技术存取 处理 传递的公司秘密由行管部门负责保密 第第 十一十一 条条 对于密集文件 资料和其他物品 必须采取以下保密措施 1 未经总经理或主管领导批准 不得复制和摘抄 2 收发 传递和外出携带的密级文件 资料和其他物品 由指定人员负 责 并采取必要的安全措施 3 将其放置在设备完善的保存装置中保存 29 第第 十二十二 条条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的 应先经总经理批准 第第 十三十三 条条 具体涉及公司秘密内容的会议和其他活动 主办部门应采取下列保密措 施 1 选择具备保密条件的会议场所 2 根据工作需要 限定参加会议人员的范围 对参加涉及密级项会议的 人员予以确定 3 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件 4 确定会议内容是否传达及传达范围 第第 十四十四 条条 禁止在私人交往和通信中泄露公司秘密 禁止在公共场所谈论公司秘密 禁止通过其他方式传递公司秘密 第第 十五十五 条条 公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时 应当立即采取补救措 施并及时报告行管部 行管部接到报告后 应立即进行处理 第三章第三章 责任与处罚责任与处罚 第第 十六十六 条条 公司员工出现下列行为之一者 应予以警告 并扣发10元以上500元以下 工资 1 泄露公司秘密 尚未造成严重后果或经济损失的 2 违反本制度第十条 第十二条 第十三条 第十四条和第十五条规定 的 3 已泄露公司秘密但采取补救措施的 第第 十七十七 条条 公司员工出现下列行为之一者 予以辞退并酌情赔偿经济损失 1 故意或过失泄露公司秘密 造成严重后果或重大经济损失的 2 违反本保密制度规定 为他人窃取 刺探 收买他人或违反规定提供 公司秘密的 3 利用职权强制他人违反保密规定的 第第 十八十八 条条 本制度规定的泄密是指以下行为之一 1 使公司秘密被不应知悉者知悉的 2 使公司秘密超出了限定的接触范围 而不能证明未被不应知悉者知悉 的 第四章第四章 附附 则则 第第 十九十九 条条 本规定自发文之日起执行 30 第第 二十二十 条条 本规定由行管部负责解释 计算机维护管理制度 第第 一一 条条 病毒防护 1 每位员工要养成每个星期五定期检查电脑病毒的习惯 亦要相互提醒 2 对于尚未联网的计算机 其软件的安装由行管部专人负责 3 所有计算机不得安装游戏软件 在上班时间员工不得看电影 打游戏 4 客户用 U 盘 软盘 光盘等 移动设备在使用前时不要打开 必须经 由第一时间本机杀毒软件杀毒后方可使用 5 员工使用即时聊天工具软件时如有不认识的人发送文件不得接受 6 员工使用电子邮箱发现有不明的中英文邮件一律不得打开 7 行管部负责指导计算机使用人员正确使用网络版杀毒软件 并对防病 毒措施的落实情况进行监督 8 用公司电脑外出办公回公司后第一时间查杀病毒 9 注意微软发布的补丁 并且定期更新补丁 第第 二二 条条 数据备份 31 每位员工每月定期备份电脑中重要数据 或根据数据的重要程度随时备份 第第 三三 条条 硬件保护及保养 1 除行管部负责硬件维护外 任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相 关的计算机设备 2 硬件维护人员在拆卸计算机时 必须采取必要的防静电措施 3 硬件维护人员在作业完成后 必须将所拆卸的设备复原 4 员工应该爱护公司的 IT 设备 定期进行清扫 用台式机的员工注意在 通电的情况下避免震动主机箱 避免非正常断电给公司的 IT 设备带来 损伤 5 公司员工每天下班时要确定关闭电脑后方可离开 第第 四四 条条 奖惩措施 1 凡发现由于以下情况造成硬件的损坏或丢失的 其损失由当事人如数 赔偿 2 上班时间不允许玩电脑游戏 看电影电视等 由各部门负责人和行管 部共同监督 第第 五五 条条 本制度由行管部负责解释 第第 六六 条条 本制度自下发之日起执行