局档案维护管理制度

局档案维护管理制度 目录 局档案维护管理制度 . 1 立卷归档制度 . 1 档案库房管理制度 . 3 档案借阅制度 . 4 档案管理保密制度 . 5 档案鉴定销毁制度 . 6 档案统计制度 . 7 档案设备维护管理制度 . 8 重大活动档案登记制度 . 9 档案管理现代化制度 . 10 档案安全保卫制度 . 11 立卷归档制度 一、归档范围 根据市国土资源局档案分类方案及保管期限表，凡是国土资源管理工作活动中形成的，反映本部门历史和基本面貌，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均应整理排架归档，实行集中统一管理。 二、归档时间 （一）档案的立卷工作。须于每年第一季度进行，由各科室档案联络员，将上年度经办的 各种文件材料收集齐全，移交档案馆统一管理。 （二）会计档案。将每年形成的会计凭证、帐薄、报表及有关的会计资料于第二年第一季度整理立卷。整理好后在财务室存放一年，期满后，编造清册，移交档案馆。 （三）声像档案。国土资源工作中形成的照片、录音、录像材料，办结后由摄录人负责整理，连同底片、文字说明及其他有关材料及时归档。 （四）基建档案。在项目竣工验收后一月内整理归档。 （五）其他有价值的材料，与档案同时移交。 三、归档要求 （一）立卷归档的各种材料，应根据分类标准和归档范围，全面收集、整理、立卷材料，正确反映 本局各项工作真实面貌，案卷质量符合标准要求。 （二）建立健全交接手续。对各种门类载体档案，交接双方根据移交目录清点核对无误后，填写档案交接清单，一式两份，双方签字，各留一份。 档案库房管理制度 一、档案库房的管理工作，是做好档案保管工作的基础，应力求科学，做到条理、系统，便于档案的存取。 二、档案排列，应根据其不同的类型和相互间的历史联系，有次序地编号存放，做到整齐、美观，利于检索和取放。 三、加强库房的安全检查和保密，非本库房保管人员未经允许不得随便进入库房。 四、档案人员下班前要进 行库房安全检查，关好门窗、电闸。库房钥匙由专人保管，防止遗失。 五、严禁在库房内吸烟和存放易燃、易爆及放射性物品。 六、档案人员要定时对库存档案进行安全检查，施放防虫剂。如发现档案丢失、损毁或危及档案安全的因素，要及时报告，并采取有效措施加以解决。 七、取放档案后要关好橱门，密集架要随手合龙，不得留有空隙。 八、注意库房温湿度的调节，做好记录。加强库房防护，对库房设备做到经常擦拭，保持库房清洁，如发现设备故障及时维修和排除。 档案借阅制度 一、为确保档案安全，防止丢失，借（查）阅各类档案必须 办理借（查）阅手续。 二、本局一般工作人员因工作借（查）阅档案，应填写调卷单，经本科室领导签字批准后，方可准予借出。 三、外单位人员查阅档案，必须持单位介绍信及身份证，经档案馆馆长同意后，方可查阅；因特殊情况需要借阅的，必须经分管领导批准后方能借出。 四、借阅档案的时间，一般不超过三天，必要时可以重新办理续借手续，超过期限不还，又不办理借阅手续者，档案管理人员必须及时催还或收回。 五、档案利用者，对所借档案负有法律责任，要妥善保管，不能任意转借、抄录、复制、翻印；不得遗失、拆散案卷；不得抽页，污损文件。 六 、归还档案必须依据档案借阅手续，当面点清，办理注销手续。 七、定期进行档案借阅统计、分析工作，观察档案利用动态，掌握利用规律，使档案的开发利用工作更有成效。 档案管理保密制度 一、档案管理人员要严格遵守国家机关人员保密守则，做到不失密，不泄密，与一切违反保密制度的现象作斗争。 二、加强对保密档案的管理，依据有关规定，合理划分密级，对于密级需要更改或解密的档案，必须按国家有关规定办理。 三、在整档过程中，对带有字迹的废纸不得随意乱扔，要集中存放销毁；对归档范围以外的文件材料，不得作为废纸出售， 应进行认真整理后暂作资料保管，确认无查阅价值后，编报清册经领导审批后销毁。 四、借阅档案必须认真执行档案借阅制度，严格履行借阅手续，本局档案一般不对外提供利用，档案管理人员不得擅自对外借阅。 五、不得随便摘录、复制带有密级的档案原件，如确因工作需要，必须经单位领导批准，摘录在专用保密手册上或办理档案复制手续后方准予复制。 六、借阅密级档案应及时归还，原则上不准过夜，如确因工作需要，经领导批准后方可留用。 七、归还档案时，档案人员要认真检查，当面点清，立即入橱，不得随意存放。 八、丢失密级档案应立即报告局领导，及时进行追查，对发生问题的，视情节轻重，给当事人严肃处理。 档案鉴定销毁制度 一、定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，各种档案的鉴定工作，在分管领导的主持下，由档案馆和有关业务科室组成档案鉴定小组共同进行。 二、鉴定档案必须从本部门工作实际出发，要充分认识档案的价值和作用，用全面、历史、发展的观点，正确分析判断档案的保存价值。 三、鉴定工作每年进行一次，对已超过保管期限，经鉴定仍有保存利用价值的案卷，应延长保管期限，确无保存价值的档案应编造销毁清册。 四、档案鉴 定工作结束后，应及时写出鉴定工作报告，提出销毁意见，编造销毁清册，报局领导审查批准后进行销毁。 五、经批准销毁的档案销毁清册应一式两份，本单位留存一份，另一份报档案业务管理部门备案，并在案卷目录和其它种类的档案检索工具中将销毁的档案予以注销。 六、销毁档案应在指定地点进行，指定两人以上监销，以防档案的遗失和泄密，监销人要在销毁清册上签字，并注明销毁日期。 档案统计制度 一、档案管理人员，必须正确认识档案统计工作的重要性，坚持原则、事实求实，以科学的态度和方法认真做好档案的统计工作。 二、档案统计包 括档案的收进和移出，保管数量、销毁数量，利用情况以及档案管理各方面的基本情况。 三、统计工作以原始记录为依据，分门别类，按规定的统一表格认真填写并核实，做到帐物相符。 四、档案人员要根据每年的统计数据，在系统整理的基础上，对统计数据进行分析研究，发现问题，提出改进意见，找出发展规律，提出以后工作的重点和措施，为领导决策和各方面工作提供优质服务。 五、各项统计工作应在每年度结束后一个月内完成，按照统一规定和要求，将统计报表按规定时限报送档案管理部门。 档案设备维护管理制度 一、档案管理 设备包括计算机、复印机、去湿机、空调、密集架、消毒灭菌、温湿度系统等设备。 二、为保证档案数据安全，档案管理用微机实行专人专机，非档案管理人员不得随意进入档案管理系统，不得在微机上拷贝游戏软件。 三、档案设备不得擅自挪用，不经领导批准不能外借。 四、有关人员应按照设备的技术要求操作使用，并负责所管设备的维护和保养，空调、去湿机、消毒灭菌等设备的使用要按库房温湿度控制标准进行操作运行，定期登记分析，温度保持在 14 22，相对湿度保持在 45 60%左右。 五、档案管理人员要熟悉各种设备的原理、性能和操作规定， 明确设备使用目的和要求。若设备出现故障，要及时报告。并经常检查电源，杜绝一切隐患。 六、摄像设备、照相机在不使用时，应放置在干燥处。建立使用登记记录，使用后要检查设备状况，如有损坏，及时向领导通报情况，以便视情况做出相应处理。 七、档案管理人员要爱护各项设备，每日要清理有关设备内外的浮尘，整理桌面、拖擦地面，做到设备覆盖整齐，桌面清洁，地面干净。 重大活动档案登记制度 一、凡本机关举办的重大政治、经济、科学、文化、体育等活动，上级国土管理部门的领导来我局视察、调研和指导工作，兄弟省、市、县国土资源 局来滨州市考察、学习等活动中形成的文字、图表、题词和声像材料均属重大活动档案材料归档范围。 二、凡参与重大活动的科室、单位应及时通知档案馆，并办理档案登记手续。主办部门或活动负责人负责到档案馆办理重大活动档案登记。 三、凡参与重大活动的科室要有专人负责收集本次活动的所有材料，建立重大活动登记簿，全面准确认真地做好登记，填写本次活动发生的时间、地点、人员、内容等项目，确保重大活动材料齐全完整。 四、各科室、各有关单位于每月 3日前，将上月重要活动的全部档案材料整理交局办公室，等次年第一季度由办公室送交档案馆归档 保存。 五、档案馆对重大活动形成的档案材料实行集中统一管理，并进行业务监督和指导。 档案管理现代化制度 一、制定切实可行的档案管理现代化发展规划，与部门办公自动化同步发展，逐步实施计算机管理和档案缩微存放，基本达到管理现代化。 二、文件材料直接通过计算机起草的，由领导审核签发件做为底稿，以盖章印发的文件为定稿，同时归档保存。 三、凡需电子归档文件，必须留一套纸质材料立卷归档；同时将本单位全年形成的须归档材料集中存于磁盘（光盘）；将其刻录格式化后归档保存。 四、档案管理要广泛应用先进的计算机技术和设 备。采用性能先进、数据安全可靠的文档一体化软件，实现文书处理与档案管理一体化。 五、存档的磁盘（或光盘），要按照国家档案局发布的磁性载体档案管理与保护规范的规定加以管理。 六、存于计算机软件中的带密级的文件，要采取加密措施，严禁非涉密或未经批准查阅密级文件人员查阅；计算机联网要加密严格控制。 七、要进一步加强计算机存贮和检索，查阅档案尽量通过微机，减少纸质原件的翻动和磨损。 八、经鉴定需要销毁的档案材料，在纸质材料销毁后，同时从磁盘（或光盘）中删除。 九、磁盘、光盘、缩微胶片的保存要符合其保存要求，以利 于长久保存。 十、实行计算机检索或提供缩微品的部门，应提供自动检索阅览的操作说明。 档案安全保卫制度 一、遵纪守法，提高警惕，严防一切不法犯罪分子盗窃、