采购管理规程

V A1V A1 浙浙江江雅雅士士迪迪电电子子有有限限公公司司 采采购购管管理理规规程程 文件编号文件编号 版版 次 次 A A 修订序号 修订序号 1 1 审审 核 核 批批 准 准 2013 年 04 月 01 日发布 2013 年 04 月 01 日实施 编制部门采购部文件编号 文件名称文件名称采采购购管管理理规规程程 编制日期 2013 04 01 版 次 A 1 文文 件件 修修 订订 履履 历历 修订日期修订单编号修订章节版次变更修订状况说明备注 第 1 条 总则 1 目的 规定供应商的管理基准和采购业务的顺序 使成本降低 维持公司的生 产等业务顺利进行 2 适用范围 适用于所有采购部与供应商签订合同 采购的主材部品和副资材 设备 计测器 工具 器具 补修零件 固定资产 易耗品和持续买入的物品 3 法律的遵守 与供应商交易 必须遵守中华人民共和国的法律法规 第 2 条 新交易开始时供应商的登录 在 合格供应商 名录 里登录新供应商前 应对该供应商实施以下事项 1 新交易开始时对供应商的调查 1 新交易开始前 让供应商在 供应商调查表 里面写入必要事项 盖章后回收 并同时收集 营业执照 等资料 收集所必要的资料后 采 购部担当者在 新供应商开发申请书 上填写必要 事项 再向采购部最高 责任者提交申请 只有获得认可才可决定采用该供应商 列入 合格供 应商名录 2 从供应商处索取有关品质 环境等方面的认定书 2 新登录时的探讨内容 1 品质 价格 交货期方面是否优秀 2 顾客是否有指定和要求 3 其他在采购业务上是否有利 3 合同的签订 1 采购部制作统一格式的 基本交易合同 品质保证协议 打印后 发给供应商 2 供应商对合同内容若有争议 双方本着真诚合作 平等协商的原则 对有争议的合同内容进行修订 3 双方在最终内容达成一致的合同上盖章 一式二份 双方各执一份 由采购课进行管理 4 签订基本交易合同的要点 1 合同由采购部门最高责任者签字 2 合同内容应包含 货物的品质 采购周期 支付等 3 货物的品质异常 交货期延迟 支付延迟等场合的处理方法在合同里 规定 第 3 条 供应商的选定 当需要采购时 采购担当从 合格供应商 名录 中选取最合适的供应 商 第 4 条 报价 1 采购担当根据品质管理部发行的部品表 图纸和规格书委托供应商报价 2 同一型号的物料同时委托3 家以上供应商报价 以便对比价格 3 采购担当从供应商处获得报价单后 根据市场行情初步分析 做出总结 4 把报价总结后向采购部长和采购最高责任者汇报 5 采购部长以及采购部最高责任者在报价单上盖章后 报价单返还给采购 担当保管 第 5 条 供应商的决定 1 供应商决定的基准 1 品质优良 品质管理体制合理 交货不良实绩在规定范围以内 2 针对不适用环境负荷物质 Rohs 等 建立有相关体系管理 3 价格低廉 价格水准 价格设定方法妥当 在努力降低成本 4 能遵守交货期 交货期意识强 能对短纳期订购提供协助 5 服务好 能迅速提供原材料信息 有诚意和责任感 2 采购部对从供应商提供的报价内容进行商讨 跟供应商交涉后 决定是 否采用 得到采购部最高责任者的承认后决定供应商 采用与否的方法按照 以下 1 采用最低价格原则 这个最低价格是包含营业经费的价格 综合了品 质 交货期等综合因素 2 如果对生产效率 品质会产生影响或者有其他理由 导致难以采用最 低价格的场合 前项可以省略 3 几家报价相同的情况下 根据以往的采购实绩 或者考虑各种有利条 件 对供应商行进行采用 第 6 条 单价联络 1 采购部把决定的单价通知给供应商 同时向财务课和营业课联络 2 供应商处有降价联络时 将新单价向财务课和营业课联络 若是进口保 税材料 同时须向报关员联系 3 供应商处有涨价联络时 经交涉未果时 将新单价向营业课和财务联络 若是进口保税部品 同时向报关员联系 第 7 条 特别措施 若由于交货期的问题导致不能从既定的供应商那里采购 或者由于需要 采购特殊品而不能继续采购的供应商 经过采购部最高责任者承认 可以从 其他供应商处购买 第 8 条 订购 1 ERP 订购 1 在 MRP 运算后 采购担当收到通知应立即在ERP 里进行订单制作 2 订单上要记载预先在ERP 里设置好的供应商名 品番 品名 订购数 量 交货期 交货场所 发行日 订单番号 担当者以及其他的必要事项 3 为了交货的时候可以识别国产品 进口保税品 进口征税品 订单上 需要要求供应商在捆包箱上标明 4 采购担当在得到采购部长以及最高责任者的承认后将订单发给供应商 2 手动订购 1 采购担当对于副资财 设备 计测器等在ERP 系统里无法自动计算 订购的物品 可通过手工发行订单 2 购买申请单 填写 使用部门填写 购买申请单 务必在 ERP 系统里查找申请物品的相 关项目 从 ERP 系统里把 品名 ERP 部品编号 规格 单价 抄写到 购买申请单 上 若申请的物品在ERP 系统中还没有注册 ERP 部品编号 务必注册 新编号 同时注明规格型号 购买申请单 上的所有项目务必填写完整 单价若未定 须写上暂 估单价 尽量只申请必要的数量 一次申请购买的数量不得超过一个月的使用 量 3 购买申请单 确认 审批 购买申请单 填写完成后 使用部门的部门长签章 使用部门再提交 至副总经理 总经理处 获得批准后 交给采购担当 第 9 条 对供应商的交货管理 1 延迟管理 1 供应商的联络 采购担当从供应商那里得到延迟的联络后 对生产没有影响的情况下 向供应商回答可以延迟 对生产有影响的情况下 向供应商交涉调整到没有 影响的交货期 2 向生产管理 制造部门的联络 发生交货期问题的情况下 如果是原材料 采购担当向生产管理课联络 如果是制造部安排采购的物品 向制造部联络 同时跟供应商交涉调整交货 期 3 生产调整 采购担当者跟供应商交涉的结果还是对生产有影响的场合 必须向采购 负责人和生产管理课联络 生产管理课根据生产计划表进行商讨 4 可以做生产调整 采购担当向供应商联络生产调整后决定的交货期 5 不可做生产调整 生产计划不可调整时 采购担当再次向供应商进行交货期的交涉 再次 交涉的结果还是对生产有影响的情况下 向生产管理课和采购责任者联络 听取指示 2 在库控制 1 为了不使库存膨大 采购担当应指示供应商 不能擅自提前送货 2 当客户有减产 原定交货期相对于新的生产计划明显太早 会导致库 存过多的情况下 采购担当应根据最新的生产计划 指示供应商交货延后 第 10 条 不合格品发生的联络 制造工程内或者品质管理课里发生不合格品的时候 如果被认定为可能 是该供应商的供货原因 按照以下的顺序进行处置 1 对应处置 对于生产线担当或者品质管理课联络的不合格内容 采购担当要迅速向 供应商联络 让供应商进行暂时处置 另外 采购担当把从品质课拿到的 品质异常联络 发给供应商 要 求解析以及发生原因的探究和改善处置 并让供应商提交 再发生防止 对策 2 供应商的处置 通过供应商的解析 确定是异常后 采购担当进行代替品的更换或者采 取特别采用的处置 另外 品质异常联络 再发生防止对策书 的内容得到品质管理 课承认后 可以使用代替品以及对策品 3 特别采用 需要特别采用的场合 采购担当在得到品质管理部长的承认后 可以特 别采用 第 11 条 识别管理的要求 1 初次交货物品的识别 关于下列物品 采购担当必须要求供应商做出识别 1 新部品 新材料 品番有变更时当作新品 2 设计变更 3 工程 变更 4 对策品 5 其他制造课以及品质管理课有指示的场合 2 需要验收检查的物品的识别 根据品质管理课发行的 制造指示票 的指示进行识别 3 初次采购品识别票的粘贴指示 采购业务担当在向供应商下初次采购物品的定单时 要在定单上指示供 应商粘贴 初次物品识别票 或其他的标识 4 验收检查品的标识指示 采购担当在必须做验收检查的部品 材料的定单的时 要在定单上指示 供应商做 验收检查对象部品 的标识 第 12 条 定期评价 1 为了防止品质不良的发生 交货期的延迟 其他品质异常的发生 采购 担当要根据 供应商评价表 附表 1 对供应商实施每年2 次的定期评 价 分别在 6 月末和 12 月末实施评价 2 采购部对评价结果合格的供应商继续交易 不合格的情况下 在得到采 购最高责任者的承认后停止交易 但是 若有客户要求或者其他原因不能切换到其他供应商的情况 经过 采购部最高责任者承认可以继续交易 3 评价基准 对供应商的评价按照以下项目 在 供应商评价表 写入分数 1 批次不良率 2 工程 不良剔退率 3 客户处不良投诉 4 纳期达成 5 停工损失 6 价格合理性 7 服务 人员态度 第 13 条 改善指导 对 供应商评价表 上的评价是 C 以及以下但又要继续交易的供应商 采购担当在采购部门长和总经理判断为必要的项目上进行改善指导 1 个月后再次根据 供应商评价表 进行评价 确认效果 第 14 条 供应商的变更 根据第 5 条 供应商的决定 里面决定的供应商 在交货期 品质 价格出现问题时 采购部在考虑到本公司对外信任度的基础上进行变更 第 15 条 采购数据的管理 1 订购规格 把品质管理部以及客户发行的图纸 规格书 部品表作为订购的规格 另外 对用规格部品 把供应商规定的规格书以及其他资料作为订购的 规格 2 订购规格的发行 对品质管理部或者客户发行的订购规格 采购担当确认是否实际最适合 的版本 经过品质部承认后 向供应商发行 使用供应商规定的规格书以及 其他资料的场合 要得到品质部的承认后才能向供应商发行 3 定单的管理 向供应商发行的定单在采购部保管2 年 第 16 条 客户支给品的管理 1 总则 关于客户支给的物品 材料以及生产用的资料 数据 零备件 计测 器的管理业务 要明确出来进行合适的管理 使生产活动迅速而且顺利地进 行 2