建设项目档案管理的控制措施

1 建设项目档案管理的控制措施 一 存在问题 1 文件材料形成不规范 不完整 不及时 不准确 2 档案收集制度不严 收集不及时 造成文件散失 3 档案整理不规范 各参建单位标准不一 4 建设期档案保管条件差 保护意识弱 造成档案损毁 散失 原因分析 1 重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难 2 档案意识薄弱 重视程度不高 3 档案工作的专业性 二 明确责任 1 建设单位 项目法人 对项目档案工作负总责 负责制定项目档案管理各项制度 规范 程序 并组织协调 项目管理相关部门和参建单位实施 与参建单位签订合同 协议时应设立专门条款 明确项目文件档案管理责任 包括项 目文件形成的质量要求 归档范围 整理标准 归档时间 归档套数 介质 格式 费用 及违约责任等内容 监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的审查 检查责任 对参建单位进行合同履约考核时 应对项目文件管理条款的履行情况做出评价 合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况 建立项目文件管理和归档考核机制 对项目文件的形成 积累和归档情况等进行考核 履行项目档案法人验收和移交 将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设 统筹规划 同步实施 按档案行政管理部门和主管部门相关要求 做好项目档案登记 验收的申报和 准备工作 2 参建单位 包括勘察 设计 施工 监理 检测 设备制造等单位 具体负责建立符合建设单位 要求的文件管理制度 报建设单位确认 负责所承担项目或任务的项目文件的收集 整理 和归档工作 监理单位负责对所监理项目的归档文件 竣工图的完整性 准确性 有效性 系统性 和规范性进行审核 并形成记录 项目实行总承包的 总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集 整理和归档 工作的统筹协调 各分包单位负责其分包部分文件的收集 整理 并提交总承包单位汇总 或在总承包单位协调下直接向建设单位档案管理机构归档 参建单位应配备满足工作需要 符合安全保管要求的设施设备 确保项目文件的安全 3 各行业 系统 主管部门 负责制定本行业 系统 建设项目档案工作标准 制度并组织实施 对本行业 系统 建设单位的项目档案管理工作进行监督 指导 检查 组织或配合档案行政管理部门搞好 建设项目档案的验收工作 4 建设项目审批和主管部门 负责将项目档案管理工作纳入项目投资建设计划和项目领导责任制及项目管理环节 对项目档案工作负有监管职责 5 各级档案行政管理部门 负责对本行政区域内的建设项目档案实行监督指导 统筹规划 组织协调 并具体负 责权责清单中规定的行政区域内重大建设项目档案的登记 指导 验收工作 建设单位对建设项目档案管理的控制措施 1 建立健全组织体系 主要包括两个方面的内容 一是要建立管理网络 二是要明确职责分工 2 制定规章制度 为保证各施工 监理单位以及建设单位各部门在文件的形成 积累 整理 归档过程 中有据可依 建设单位还应制定有关的档案业务规范 其中比较重要的有项目档案管理办 法 分类方案 归档范围和保管期限表 3 纳入合同管理 建设单位在签订勘测 设计 施工 监理等协议 合同 时 要在合同中对工程档案的 质量 份数 移交工作 违约责任 也可以单独签定竣工文件编制和档案移交合同 在监 理合同中除了要求监理单位做好自身形成文件的积累 整理 归档工作外 还要负责对施 工单位文件材料的形成和管理进行监督 4 实施全过程控制 建设项目档案工作渗透于项目建设的每个阶段 每道程序 每个工作环节之中 各项 目建设单位应对项目档案实行全过程管理 项目前期准备阶段预先谋划 项目开工时统一标准 项目实施阶段实时监控 项目交工 竣工阶段总结反馈 施工 监理单位对建设项目档案工作的控制措施 1 落实管理职责 2 建立工地档案室 3 推行预立卷制度 4 监理单位对档案工作质量实施实时监控 2 会计档案管理办法 解读 一 背景和过程 财政部 国家档案局对原 会计档案管理办法 财会字 1998 32 号 进行了修订 以 财政部 国家档案局令第 79 号发布了新的 会计档案管理办法 以下简称新 管理办法 将于 2016 年 1 月 1 日起施行 2 调整重点 原办法 21 条 新 管理办法 共 31 条 主要作了以下调整 一是完善了会计档案的定义和范围 二是增加并明确了电子会计档案的管理要求 三是完善了会计档案的销毁程序 四是明确了会计档案出境的管理要求 五是调整了会计档案的定期保管期限 并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限 三 调整内容 1 完善了会计档案的定义和范围 会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经 济业务的重要史料和证据 旧办法 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的 记录和反映单位经济业务事项 的 具有保存价值的文字 图表等各种形式的会计资料 包括通过计算机等电子设备形成 传输和存储的电子会计档案 新办法 归档范围 一 会计凭证 包括原始凭证 记账凭证 二 会计账簿 包括总账 明细账 日记账 固定资产卡片及其他辅助性账簿 三 财务会计报告 包括月度 季度 半年度 年度财务会计报告 四 其他会计资料 包括银行存款余额调节表 银行对账单 纳税申报表 会计档案移交 清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值 的会计资料 去除 汇总凭证 其他会计凭证 三 调整内容 2 提出电子会计档案概念 第三条明确 通过计算机等电子设备形成 传输和存储的会计档案是电子会计档案 3 明确电子会计档案的管理要求 1 第七条 明确 单位可以利用计算机 网络通信等现代信息技术手段管理会计档案 这与原办法中的 具备采用磁带 磁盘 光盘 微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件 的 由国务院业务主管部门统一规定 并报财政部 国家档案局备案 不同 不需报备 2 提出电子会计资料可仅以电子形式归档保存的条件 一是形成的电子会计资料来源真实有效 由计算机等电子设备形成和传输 真实 二是使用的会计核算系统能够准确 完整 有效接收和读取电子会计资料 能够输出符合 国家标准归档格式的会计凭证 会计账簿 财务会计报表等会计资料 设定了经办 审核 审批等必要的审签程序 准确 完整 可用 三是使用的电子档案管理系统能够有效接收 管理 利用电子会计档案 符合电子档案的 长期保管要求 并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系 准确 完整 可用 四是采取有效措施 防止电子会计档案被篡改 安全 五是建立电子会计档案备份制度 能够有效防范自然灾害 意外事故和人为破坏的影响 安全 六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案 准 确 完整 可用 七是电子会计资料附有符合 中华人民共和国电子签名法 规定的电子签名 单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定 单位 外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定 4 会计档案移交时间 新办法明确 当年形成的会计档案 在会计年度终了可由单位会计机构临时保管一年 再移交档案 管理机构 因工作需要确需推迟移交 由会计机构临时保管的 应当经档案机构或档案工 作人员所属机构同意 且最多不超过三年 临时保管期间 会计资料的保管应当符合国家 有关规定 且出纳人员不得兼管会计档案 5 会计档案定期保管期限的变化 会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限分为 年 年 年 年 年 类 旧办法 会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限一般分为 10 年和 30 年 新办法 其中会计凭证 会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至 30 年 其他辅助会 计资料的最低保管期限延长至 10 年 新办法规定的保管期限为最低保管期限 各单位可自行设置 但不的低于新办法的规 定 6 会计档案鉴定销毁 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见 旧办法 但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任 单位应当定期对已到保管期限的会计 档案进行鉴定 并形成会计档案鉴定意见书 经鉴定 仍需继续保存的会计档案 应当重 新划定保管期限 对保管期满 确无保存价值的会计档案 可以销毁 新办法 7 明确会计档案出境管理要求 原办法 我国境内所有单位的会计档案不得携带出境 新办法 单位的会计档案及其复制件需要携带 寄运或者传输至境外的 应当按照国家有 关规定执行 四 新旧办法衔接 1 新办法与旧办法规定的最低保管期限不一致的 按照新办法规定执行 2 未到旧办法规定的最低保管期限的会计档案 应按照新办法的规定重新划定保管期限 3 已到旧办法规定的最低保管期限 并已于 2015 年 12 月 31 日前鉴定可以销毁但尚未 进行销毁的会计档案 因按照新办法的规定组织销毁 已到旧办法规定的最低保管期限 并已于 2015 年 12 月 31 日前鉴定予以继续保管的会计档案 应按照新办法确定继续保管 期限 4 已到旧办法规定的最低保管期限 但 2015 年 12 月 31 日前尚未进行鉴定的会计档案 应按照新办法的规定进行鉴定 确定销毁会继续保管 确定销毁的 应按照新办法的规定 组织销毁 确定继续保管的 应按照新办法确定继续保管期限 5 单位如在新办法施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理 其有 关工作符合 企业会计信息化规范 财会 2013 20 号 的要求 所形成的 尚未移交 本单位档案机构统一保管的会计资料符合新办法第八 九条规定的电子会计档案归档条件 的 可仅以电子形式归档保管 2014 年以前形成的会计资料一律按照旧办法的规定归档保 管 6 各单位根据新办法仅以电子形式保存会计档案的 原则上应从一个完整会计年度的年 初开始执行 以保证其年度会计档案保管形式的一致性 三 归档文件整理规则 解读 一 背景介绍 归档文件整理规则 DA T 22 2000 作为文书档案保存的纸质文件材料不再立卷 以单份文件为单位进行整理 归档文件整理规则 DA T 22 2015 二 主要调整内容 1 适用范围不同 本标准适用于各级机关 团体和其他社会组织 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 2000 版 本标准适用于各级机关 团体 企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的 归档文件的整理 其他门类档案可以参照执 2015 版 纸质文件材料 纸质和电子文件材料 2 明确件的构成 归档文件一般以每份文件为一件 正文 附件为一件 文件正本与定稿 包括法律法 规等重要文件的历次修改稿 为一件 转发文与被转发文为一件 原件与复制件为一件 正本与翻译本为一件 中文本与外文本为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 作为文件附件时除外 简报 周报等材料一期为一件 会议纪要 会议记录一般一次 会议为一件 会议记录一年一本的 一本为一件 来文与复文 请示与批复 报告与批示 函与复函等 一般独立成件 也可为一件 有文件处理单或发文稿纸的 文件处理单或发 文稿纸与相关文件为一件 3 分类方法具体化 将文件按其形成年度分类 跨年度一般应以文件签发日期为准 对于计划 总结 预 算 统计报表 表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件 统一按文件签发日 期判定所属年度 跨年度形成的会议文件归入闭幕年 跨年度办理的文件归入办结年 当 形成年度无法考证时 年度为其归档年度 并在附注项加以说明 按机构 问题 分类 将文件按其形成或承办机构 问题 分类 机构分类法与问题分类法应选择其一适用 不能同时采用 采用机构分类的 应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类 涉及 多部门形成的归档文件 归入文件主办部门 采用问题分类的 应按照文件内容所反映的 问题对归档文件进行分类 4 强调及时归档 归档文件排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 2000 版 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按时间结合事由排列 同一事由中的文件 按文件形成先后顺序排列 2015 版 5 增加 档号 档号的结构 全宗号 档案门类代码 年度 保管期限 机构 问题 代码 件号上 下位代码 之间用 连接 同一级代码之间用 隔开 如 Z109 WS 2011 Y BGS 0001 6 归档章 7 归档文件目录 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 2000 版 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注 2015 版 8 修整 归档文件装订前 应对不符合要求的文件材料进行修整 归档文件已破损的 应按照 DA T 25 2000 予以修复 字迹模糊或易退变的 应予复制 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀 易氧化的金属或塑料装订用品 对于幅面过大的文件 应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠 9 装订 用于装订的材料 不能包含或产生可能损害归档文件的物质 不使用回形针 大头针 燕尾夹 热熔胶 办公胶水 装订夹条 塑料封等装订材料进行装订 永久保管的归档文件 宜采取线装法装订 页数较少的 使用直角装订或缝纫机轧边 装订 文件较厚的 使用 三孔