企业劳动管理规章制度应注意事项

1 企业实施 劳动合同法 应注意的风险 责任和对策 一 规章制度 风险 企业建立规章制度的程序 内容不合法 责任 1 不合法的规章制度 在仲裁或诉讼中不能作 为审理劳动争议案件的依据 根据 最高人民法院关于审 理劳动争议案件适用法律若干问题的解释 第十九条的规 定 规章制度必须符合 民主程序制定 合法 公示 三个条件 才可作为人民法院审理劳动争议案件 的依据 2 按照 劳动合同法 第八十条规定 规章制度违反 法律 法规规定的 由劳动行政部门责令改正 给予警告 给劳动者造成损害的 应当承担赔偿责任 3 根据 劳动合同法 第三十八条规定 用人单位的 规章制度违反法律 法规的规定 损害劳动者权益的 劳 动者可以解除劳动合同 用人单位需支付经济补偿金 对策 1 规章制度制定修改履行民主程序 并保留职工代表 大会或者全体职工讨论 协商的书面证据 履行公示程序 2 对旧的规章制度进行合法性审查 对不符合法律规 定的条款进行修订或删除 3 公示方法 1 员工手册发放 要有员工签领确 认 2 内部培训法 注意一定要包括 培训时间 地 2 点 参会人员 培训内容 与会人员签到 3 劳动合 同约定法 4 考试法 开卷或闭卷 保留试卷 5 传阅法 保留员工签名 6 入职登记表声明条 款 保存有员工签名的登记表 7 意见征询法 保留 员工意见的签名和书面资料 尽量避免如下公示方法 1 网站公布 2 电子 邮件告知 3 公告栏 宣传栏张贴 二 职工名册 风险 企业未建立职工名册或者违反有关规定 责任 用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规 定的 由劳动行政部门责令限期改正 逾期不改正的 由 劳动行政部门处 2000 元以上 2 万元以下的罚款 对策 根据 劳动合同法 的精神 依据市劳动保障 局 关于建立职工名册制度的通知 泰劳社发 2008 215 号 的规定建立企业职工名册 三 录用审查 风险 企业录用劳动者未进行严格审查 责任 1 劳动者以欺诈手段订立劳动合同可能导致劳 动合同无效 2 招用与其他单位建立劳动关系的劳动者 给其他用 人单位造成损失的 承担连带赔偿责任 对策 1 招用劳动者时 要求其提供与前单位解除 终止劳动合同的相关证明 如招用与其他单位存在劳动关 系的劳动者 要求其原单位提供同意意见的书面意见 3 2 认真核对劳动者提供的相关材料 比如身份证 学 历证明 健康证明 从业经历等 以上情况 需要劳动者 提供有关的书面证明材料 企业应该保留 掌握和管理 四 未与劳动者订立劳动合同 风险 未在用工之日起一个月内与劳动者订立书面劳 动合同 责任 1 自用工之日第二个月起向劳动者每月支付二 倍的工资 2 企业自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动 合同的 视为企业与劳动者已订立无固定期限劳动合同 对策 1 使用劳动合同管理软件 提高劳动合同信息 化管理水平 防止因遗忘 工作失误等人为原因导致未订 立劳动合同 2 劳动者拒不订立劳动合同的 要保留送达 劳动合 同订立 续订 通知书 终止劳动关系通知书 等书 面证据 并在用工一个月内辞退该劳动者 五 无固定期限劳动合同 风险 企业应当与劳动者订立无固定期限劳动合同而 未订立的 责任 企业应当与劳动者订立无固定期限劳动合同而 未订立的 自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动 者每月支付二倍的工资 4 对策 1 使用劳动合同管理软件 提高劳动合同信息 化管理水平 防止因遗忘 工作失误等人为原因导致违法 用工 2 符合订立无固定期限劳动合同的 企业以书面形式 向劳动者征询需订立哪种类型的劳动合同 六 试用期 风险 试用期期限超过法定期限 责任 违法约定的试用期已经履行的 由用人单位按 超过法定试用期间支付赔偿金 标准为试用期满后月工资 超过期间 对策 按照劳动合同法规定严格执行试用期有关规定 七 押金 扣押档案等 风险 企业为防止职工随意离职向职工收取押金 扣 押档案或者其他物品 包括学历证书 毕业证书 职业资 格证书 技术等级证书等 责任 用人单位向劳动者收取财物 扣押档案的 由 劳动行政部门责令限期退还劳动者本人 并以每人五百元 以上二千元以下的标准处以罚款 给劳动者造成损害的 应当承担赔偿责任 对策 严禁收取押金 扣押档案或者其他物品 通过 设立次月发放 月度考核奖 等奖励机制 鼓励职工安心 工作 减少不辞而别现象 八 劳动合同解除 终止 5 风险 企业违法解除或者终止劳动合同 责任 劳动者要求继续履行劳动合同的 用人单位应 当履行 劳动者不愿履行或者劳动合同已经不能履行的 应业应当按经济补偿金标准的二倍向劳动者支付赔偿金 对策 依法解除或终止劳动合同 见 劳动合同解除 注意事项 九 保存重要材料 证据 风险 在劳动关系运行中 企业没有保存如考勤记录 工资凭据等有关材料 一旦发生劳动争议 企业不能提供 相关证据或让证据丢失 损坏 责任 对企业作出的订立劳动合同 开除 除名 辞 退 解除劳动合同 减少劳动报酬 计算工作年限等决定 而发生的劳动争议 用人单位负举证责任 企业在指定期 限内不提供的 承担不利后果 对策 企业在劳动用工管理中 应注意对证据的准备 和保存 需要注意保存的材料主要有 1 招聘录用方面 录用通知书 员工登记表 体检表 岗位情况告知书 订立劳动合同通知书 劳动合同 劳动 合同签收单 培训协议 保密协议 员工借用协议 劳务 派遣协议 劳动规章制度告知表 员工手册 档案等 2 劳动关系运行方面 续订 变更 终止 解除劳动 合同通知书 协商解除劳动合同协议 订立无固定期限劳 动合同征询单 辞职书 企业单方解除劳动合同告知书 6 向工会告知 终解劳动合同证明书 处分决定通知书 等 3 其他方面 企业建立 修改 规章制度程序的有关 记录 谈话记录 请假单 考勤记录 安排加班表 加班 申请表 带薪年休假安排 申请 取消的表格 职工名册 等 7 建立企业劳动规章制度应注意事项 一 应注意制定 修改 规章制度的程序必须合法 企业制定劳动规章的法定程序主要有起草 讨论 通 过 公布四个步骤 一 企业劳动规章草案的草拟 企业制定劳动规章 一般先有劳动规章草案 草拟劳 动规章的具体过程可按以下次序进行 1 1 选定起草人员 选定起草人员 企业应当选定懂法律政策 熟悉企业情况 有管理知 识及较强文字写作能力的人员组成起草班子 具体承担劳 动规章草案的起草工作 如果企业自身难以组织起强有力 的起草人员 也可以委托专门的劳动保障政策法律咨询机 构代为起草 2 2 拟定起草大纲 拟定起草大纲 在起草班子确定后 要由起草人员拟定出起草大纲 确定企业劳动规章的基本框架 体例构成 内容梗概 明 确起草工作的指导思想 方法步骤 人员分工 起草工作 的具体要求以及完成工作的时间等 3 3 形成起草文稿 形成起草文稿 起草工作人员按照起草大纲确定的框架和内容 在计 划时间内进行起草 形成劳动规章草案的文稿 二 企业劳动规章草案的修改讨论 8 修改和讨论草案文稿是企业起草劳动规章必不可少的 步骤 也应该按照一定的步骤次序进行 一般先由起草工 作人员自行修改 然后采取召开座谈会等形式征求企业员 工的意见 经过反复的讨论和征求意见 对文稿反复修改 后 形成比较成熟的讨论文稿提交企业行政机关讨论 并 提交职工代表大会讨论 最后形成审议文稿 三 企业劳动规章的通过 劳动规章草案文稿草拟好以后 必须经过全体员工的 最后审议通过 企业劳动规章通过方式 可根据单位的具 体情况决定采取相应的方式 建立了职工代表大会制度的 企业 劳动规章草案应由职工代表大会审议通过 没有建 立职工代表大会制度的企业 应征得工会的同意 没有建 立工会组织的企业 应征得超过半数的职工群众推举的代 表讨论通过 审议通过可以采取投票方式 也可以采取举 手方式 但都应有书面记载 有监督措施 四 企业劳动规章的公布 企业向职工公布规章制度可采取企业与工会联合发文 公告 发放员工手册 对员工培训 在企业内部网站上发 布 给职工发电子邮件等告知方式 企业应不断组织员工 学习 让员真正熟悉掌握劳动规章 二 应注意符合规章制度的一般要求 企业在制定劳动规章时 除了要有充分可靠的依据 坚持一定的原则 遵循一定的程序外 在起草劳动规章草 案文稿以及在讨论审议时 还应符合以下要求 9 一 符合格式 内容齐全 企业劳动规章一般应由名称 标题 正文 内容 落款 结尾 三部分组成 名称可写成某某公司劳动规章 正文部分主要规定劳动规章的内容 可以分章 每章可以 列条 款 项 也可以不分章 直接以条 款 项的方式 表达 落款主要写明劳动规章的发布日期和生效的时间 企业劳动规章的内容应当覆盖劳动关系的方方面面 凡涉及劳动管理 企业和劳动者劳动权利和义务的事项 都应在劳动规章中作出相应的规定 包括有关政策规定 行为规范和劳动争议处理三个方面的内容 二 文字表达应朴实庄重 1 文风要朴实 企业劳动规章规范的内容表述要清楚 准确和完整 文字表述要科学合理 2 文风要严肃庄重 企业劳动规章应当使用严肃规范 的书面语言 文字表述必须庄重 排斥口语 白话 方言 做到恳切决断 明确清晰 以充分体现规范作用和行为准 则的约束力 3 语言规范 言简意赅 制定企业劳动规章应准确地 使用专业词语 语句力求完整规范 文字表述要准确 要 言简意赅 语句要前后照应 不自相矛盾 三 修改企业规章制度应注意及时性 企业劳动规章在执行过程中 由于国家制定新的法律 法规 企业的生产经营方式等发生变化或发现劳动规章在 制定时就存在某些问题时 应当对劳动规章制度进行修订 10 去除不合法 不公正 不合理的条款 补充新的内容 从 而使企业劳动规章制度更加完善 一 企业劳动规章修订的程序 1 1 拟定修订草案 拟定修订草案 企业认为需要对劳动规章的某些内容进行修订时 应 拟定修订草案 将计划增加的内容 删除的内容 修改的 内容形成文字 并说明修订的理由 2 2 征求意见 确定方案 征求意见 确定方案 劳动规章制度修订草案形成后 要通过多种形式 广 泛征求职工意见 可以将草案稿印发给全体职工 也可以 召开各种座谈会进行讨论 然后 对职工意见进行整理 按照职工意见修改后 确定劳动规章制度的最终修订方案 3 3 审议通过 审议通过 对于确定的劳动规章制度修订方案应经与工会或职工 代表平等协商 并采取本企业劳动规章制定的审议方法进 行审议通过 4 4 公示 公示 经审议通过的劳动规章制度修订稿向全体员工公示 二 企业劳动规章制度修订的要求 1 1 劳动规章制度修订要及时 劳动规章制度修订要及时 每当国家制定颁布了新的法律法规 劳动规章制度的 内容已和法律法规相违背时 或者企业的生产经营有了重 大变化时 劳动规章制度就应及时进行修改 11 2 2 劳动规章制度修订应体现进步性 劳动规章制度修订应体现进步性 企业在修订劳动规章制度时 应充分体现劳动管理的 进步性 所修订的条款 新增的内容 应能够进一步调动 员工的劳动积极性 激发企业的活力 3 3 劳动规章制度的修订应着眼于企业发展 劳动规章制度的修订应着眼于企业发展 在修订时应立足发展 从长远考虑 使修订后的劳动 规章制度能在一个较长的期限内发挥作用 避免出现修改 过于频繁的问题 4 4 劳动规章制度修订需要与劳动合同和集体合同相一 劳动规章制度修订需要与劳动合同和集体合同相一 致致 企业在修订劳动规章制度时 应注意与劳动合同 集 体合同的内容相协调并保持一致 防止修订后的条款出现 与劳动合同或集体合同相矛盾的问题 5 5 劳动规章制度修订应注意可操作性 劳动规章制度修订应注意可操作性 修订时应特别注意不管是改动的内容还是新增加的内 容 都应具有可操作性 能够在生产经营过程中用得上 不要照搬法律 不要说空话 四 企业规章制度不合法的后果 企业劳动规章制度不合法的 要承担不利的法律后果 主要是 一 不具有效力 如果劳动规章制度的内容不合法 制定程序不合法 它就不具有效力 对员工不产生任何约束力 不能对员工 进行有效管理 12 二 行政处罚 企业制定的直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反 法律法规规定的 由劳动行政部门责令改正 给予警告 三 员工流失 企业的规章制度违反法律法规规定的 损害劳动者权 益的 劳动者可以解除劳动合同 企业还要向劳动者支付 经济补偿 四 损害赔偿 企业制定的直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反 法律法规规定的 给劳动者造成损害的 应当承担赔偿责 任 五 不予适用 企业劳动规章制度内容不合法 不仅对员工不具有约 束力 而且也不能作为处理员工关系的依据 最高人民法 院关于审理劳动争议案件若干问题的司法解释明确规定 劳动规章制度内容合法 经过民主程序 并向员工公示的 才能作为审理案件的依据 五 其他注意事项 1 企业应建立的劳动规章制度不能违反国家劳动保障 法律法规 尽量注意内容的完整 准确和全面 2 制定 修改 规章制度的每一步程序都要有完整的 记录 相关人员的签字 13 3 企业在向劳动者公示告知规章制度后 应请劳动者 填写 企业劳动规章制度送达告知签收表 见第 33 页 4 对于总公司的规章制度和重要规定 分公司应通过 工会或者全体职工 不能是职工代表 否则无效 进行学 习讨论 由工会或者职工提出方案和意见 然后由分公司 再根据职工的意见以分公司的名义下发文件 将总公司的 规章制度和重要规定转化为分公司的规章制度和规定 但 如果总公司在制定规章制度和其他重要规定时 已经向包 括分公司职工在内的全体员工履行了民主协商和公示 告 知程序 且规章制度的内容合法 合理 该规章制度对子 公司职工产生法律效力 5 在规章