会议管理办法(增强版)

文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 1 1 页页 共共 1313 页页 苏州苏州 有限公司有限公司 会议管理办法会议管理办法 文件编号 文件编号 JF B 011JF B 011 依据 依据 GB T19001 2008 ISO9001 2008GB T19001 2008 ISO9001 2008 编制编制 编制人编制人编制日期编制日期 部部 门门 审审 批批 分管领导分管领导 审审 批批 行政部行政部 审审 批批 总经理总经理 审审 批批 制度生效制度生效 日期日期 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 2 2 页页 共共 1313 页页 文件修订页文件修订页 序号修订日期修订内容编制审核批准 1 2016 年 3 月 2 日新编制 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 3 3 页页 共共 1313 页页 1 1 0 0 目目的的 为进一步规范公司会议管理 提高会议质量和效率 确保会议内容及议定事项得到有效落实 节约会 议成本 提升公司运营效率 特制订本管理办法 2 2 0 0 适适用用范范围围 2 1 本办法适用于公司各种会议的组织和管理 3 3 0 0 职职责责 3 1 办公室负责公司会议的统筹 协调 会后督办落实等事项及本制度的执行 3 2 会议主办部门负责会议的组织工作 并对会议效果负责 4 4 0 0 定定义义 4 1 本办法所指的会议 包括公司总经理办公会 公司运营会议 周例会 年会 专项会议 部门会议 各部门组织的不定期工作会议 以及在重要来访 指导过程中组织的调研会议等 5 5 0 0 会会议议安安排排 5 5 1 1 总总经经理理办办公公会会 5 1 1 会议时间 原则上每周召开一次 5 1 2 会议人员 主持人员 由总经理或总经理指定的副总主持 参加人员 总经理 副总经理 财务总监 根据会议议题可通知相关人员列席 5 1 3 会议内容 5 1 3 1 研究分析公司整体运营状况 制定工作方针 工作计划 目标 措施 策略 5 1 3 2 讨论审定公司组织机构的调整 确定关键岗位人选 5 1 3 3 研究决定紧急事项的应急处理方案 5 1 3 4 公司各项管理制度的讨论审批 5 1 3 5 需要总经理办公会集体研究解决的其它重大事项 5 25 2 公司运营会议 月度 年度 公司运营会议 月度 年度 为保障公司各项经济指标达成和重点工作事项的落实而召开的推进分析例行会议 包括三项经济指标 工作会议 省略 重点工作推进会议 考核工作会议 企业服务工作会议等 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 4 4 页页 共共 1313 页页 5 2 1 会议时间 月度会议安排在每月底或次月初 年度会议安排在每年 12 月底或次年 1 月初 5 2 2 组织管理 由办公室负责会议组织工作 5 2 3 会议人员 主持人员 总经理或分管副总 参加人员 部门一级主管及以上人员和由会议主持人确定须参加的人员 5 2 4 会议内容 5 2 4 1 三项经济指标的确定及每月达成情况 保障措施等 5 2 4 2 公司级重点工作的推进落实情况 协调各部门协助事项 解决存在的问题 5 2 4 3 对指标及重要事项的达成情况进行考核分析 5 2 4 4 企业发展情况 行业投资潜力 公司对企业的服务情况 社区化进展 5 2 5 会议准备 5 2 5 1 会议召开前 办公室应将相关议题及其相关材料提前分发给与会人员 所有与会人员均应了解会 议讨论事项 做好充分准备 5 2 5 2 如需提供汇报材料 相关部门须提前准备并在规定时间内提报 5 2 6 会议纪要 5 2 6 1 办公室负责会议记录并整理形成会议纪要 5 2 6 2 会议纪要在会后二个工作日内完成并 OA 发送总经理及参会人员 5 2 6 3 办公室依据会议决议梳理出本周须督办事项 录入数据共享平台 并将督办事项的每周落实情况 以工作周报的形式报总经理 5 35 3 公司周例会 周事周清 月事月清 公司周例会 周事周清 月事月清 5 3 1 会议时间 每周召开一次 每周第一个工作日 8 20 开始 5 3 2 组织管理 由办公室负责会议组织工作 5 3 3 会议人员 主持人员 由总经理指定的副总主持 总经理每月第一周例席会议 参加人员 各部门负责人及以上人员 部门负责人如请假须安排职代人员参加 同时会议主持人可 以根据工作需要指定其他人员参加会议 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 5 5 页页 共共 1313 页页 5 3 4 会议内容 5 3 4 1 上周事项未完成部门对未完成事项说明缘由 提出解决措施 完成时间点 5 3 4 2 各部门报告本部门一周工作情况 汇报标准按照周工作计划内容 下周计划 存在的问题 解决 方法 5 3 4 3 各副总级人员逐条逐项检查落实完成情况 指导重点工作开展 并实行问责制 5 3 4 4 听取各部门提交的议题 解决需要公司协调的问题 执行会议的各项决议及具体实施措施 5 3 4 5 布置公司日常工作 跟进计划进度 5 3 4 6 总结上周工作的主要成绩和存在的问题 进一步提出改进措施 5 3 4 7 对各部门工作进行总结讲评 布署本周工作 5 3 5 会议准备 5 3 5 1 涉及工作汇报的部门须提前准备例会汇报材料 并经部门负责人及分管副总签字后 于每周五上 午 11 30 前提报至办公室 5 3 5 3 办公室须在会议召开前准备好以下材料并提报会议主持人 A 须参会人员请假情况 B 会议汇报材料汇编 C 上周督促事项的落实情况 5 3 6 会议纪要及督办 5 3 6 1 办公室负责会议记录并整理形成会议纪要 5 3 6 2 会议纪要在会后二个工作日内完成并 OA 发送所有二级部门主管副职以上 5 3 6 3 办公室梳理出本周须督办事项 并将督办事项的一周落实情况以工作周报的形式报总经理 5 45 4 季度会 半年会 季度会 半年会 5 4 1 会议时间 原则上在 4 7 10 月召开 5 4 2 组织管理 由人力资源部负责会议组织工作 5 4 3 会议人员 主持人员 由人力资源部确定员工主持 参加人员 公司全体员工 5 4 4 会议内容 5 4 4 1 总结季度 上半年 来公司经营管理的基本情况和公司决议与季度 上半年 的情况 调整季度 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 6 6 页页 共共 1313 页页 上半年 计划 研究和部署下一季度 下半年 的工作 5 4 4 2 受奖励人员进行颁奖 5 4 4 3 欢迎新员工 5 4 4 4 总经理致辞 5 4 5 会议结案 由人力资源部负责完成结案报告 会议后一周内完成并 OA 发送全员 5 55 5 年会年会 5 5 1 会议时间 一般在 1 2 月召开 如遇特殊情况可相应调整 5 5 2 组织管理 由人力资源部负责会议组织工作 5 5 3 会议人员 主持人员 由人力资源部确定员工主持 参加人员 公司全体员工 根据需要并由总经理办公会议决定是否邀请领导 嘉宾 企业客户等 5 5 4 会议内容 5 5 4 1 对上年度工作进行全面总结 部署下一年度的发展计划 5 5 4 2 表彰奖励先进 5 5 4 3 宣布调整和任免人事事项 5 5 4 4 颁布出台重要决定 政策和举措等 5 5 5 会议结案 由人力资源部负责完成结案报告 会议后一周内完成并 OA 发送全员 5 65 6 专项会议专项会议 公司可就公司活动 管理中出现的临时问题等事项召开专项分析推进会议 5 6 1 会议时间 专项会议为不定期性的临时性会议 不受时间 次数的约束 以问题解决为目标 5 6 2 组织管理 由会议发起人负责会议组织工作 办公室提供必要的协助 5 6 3 会议人员 主持人员 专项会议发起人 参加人员 与该专项问题有关人员 由会议主持人确定参加人员 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 7 7 页页 共共 1313 页页 5 6 4 会议内容 一事一案一议 5 6 5 会议准备 5 6 5 1 会议召开前 会议主办部门应将相关议题及其相关材料提前分发给与会人员 所有与会人员均应 了解会议讨论事项 做好充分准备 5 6 5 2 如需提供汇报材料 相关部门须提前准备并在规定时间内提报 5 6 6 会议纪要 5 6 7 1 会议纪要由会议主办部门负责整理 并报办公室备档 5 6 7 2 会议决议事项可纳入办公室督办事项范围内 按规定进行督办 5 75 7 部门日常例会部门日常例会 5 7 1 会议时间 原则上每天召开一次 时间为周一至周五每天下午 17 00 后 时长 20 分钟以上 5 7 2 组织管理 由部门主管 一级或二级 组织 5 7 3 会议人员 主持人员 相关负责人 参加人员 相关部门人员 5 7 4 会议内容 5 7 4 1 传达落实公司有关决议和决定 5 7 4 2 研究讨论本部门或分支机构的工作 检查近期工作落实情况 5 7 4 3 研究工作中产生的问题 制定有关工作计划 5 7 5 会议纪要 5 7 5 1 会议主持人安排人员记录整理会议纪要 在会后 1 个工作日内提报 OA 相应流程 以便于分管副总 依据部门工作和计划提出工作指导意见 5 7 5 2 部门例会作为健全部门日常管理的一项重要内容 列入管理工作日常考核中 办公室须对各部门 会议召开情况作数据统计 为人力资源部考核提供数据依据 5 85 8 调研会调研会 调研会主要包括省 市 区各级领导来访调研指导会议 其他公司学习交流座谈会等 5 8 1 会议时间 时间依调研日期来确定 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 8 8 页页 共共 1313 页页 5 8 2 组织管理 由办公室负责对接组织 5 8 3 会议准备 5 8 3 1 办公室在接到调研需求后 须明确会议形式 会议人员 会议材料 会议准备 会议时间 会议 地点等内容 并通知相关人员出席 5 8 3 2 如需准备汇报材料 相关人员须及时提报并经审核确定 5 8 3 3 办公室按规定提前确定调研行程 完成接待布置工作 5 8 4 会议纪要 5 8 4 1 办公室须根据调研内容 请示总经理 是否需要安排会议记录 若有需要 则安排人员到位 5 8 4 2 会议记录或纪要在会议后二个工作日内 整理提报总经理 6 06 0 会议管理会议管理 6 16 1 会议统筹会议统筹 6 1 1 办公室是公司会议管理的具体负责和协调部门 按上述 4 0 中规定负责公司级会议 有公司领导参加 或主持的会议 的筹备组织及其他类别会议的服务支持和协调工作 6 1 2 使用公司大会议室需提前预约报备 注明开会时间 出席人数及会议服务要求 制度规定的会议或列 入计划的会议提前三天由会议组织部门报备至办公室 临时性的会议组织部门提前一天至办公室报备 6 1 3 会议组织部门对会议纪要决议事项负督办责任 办公室汇总各项会议纪要 并根据会议纪要 检查 相关人员和部门落实会议决议的情况 6 26 2 会前准备会前准备 6 2 1 会议通知 6 2 1 1 为保证与会人员按时到会 组织者可采用 OA 留言 QQ 群 微信群等方式发布会议通知 与会人员 要准时到会 不得无故缺席或中途退场 6 2 1 2 会议组织者须跟进参会人员准备出席情况 重要会议应提前统计出席情况 以保障会议效果 6 2 2 会议参加人员 需要通知参加会议的人员 主要包括四类 A 对会议目标负有主要或直接责任者 B 对会议议题有决策权利者 C 会议决议的直接执行者和督办者 D 对会议议题有专门知识或经验 可为会议决策提供有效建议者 E 应参加会议人员因特殊原因不能到会 须经会议主持人批准 并由主持人决定是否由相关人员代为参加 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 9 9 页页 共共 1313 页页 严禁无故旷会 代会 严禁无故早退 会议期间如有特殊情况确需早退者 须经主持人批准 6 2 3 会议议程安排 6 2 3 1 议程由会议主办方拟定 主要包括会议内容 讨论事项 达到效果 其他要求等 6 2 3 2 重要议题须安排在会议前通知准备 以便于与会者有充分的准备 言之有物 6 2 3 3 需发放的资料应提早分发 让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容 准备自己的看法 减 少会中宣读 阅读 演讲的时间耽搁 6 2 4 提报资料 6 2 4 1 对于需要提前提报资料的会议 相关部门须了解待提报资料的具体要求 并按时保质提报各项资 料 6 2 4 2 公司级会议所需的资料 须经提报部门负责人及部门分管副总签字确认后提报办公室 6 2 5 会场布置 会场布置工作主要包括会场空间 座位 条幅标语 音响 投影 照明 通风等的安排和布置 A 会场空间应便于与会人员进出 B 座位应有利于主要与会人员的视野通畅 便于相互交流 便于记录和阅读 C 会议必须的设备应有质量保证 并应进行会前检查 D 会场一般应设 禁止抽烟 请勿喧哗 等警示牌 保证会议环境 6 2 6 会议纪律 6 2 6 1 公司级会议至少提前 5 分钟入场 6 2 6 2 与会人员进入会场后 按顺序或按坐席安排就座 遵守会场纪律 不得喧哗 不得交头接耳 会 议室内严禁吸烟 6 2 6 3 与会人员佩带的手机应关闭或调至振动静音位置 6 2 6 4 注意保守机密 除非言明会议内容需做宣导 否则严禁随意宣扬会议内容 决议内容 6 36 3 会中管理会中管理 6 3 1 会议签到 6 3 1 2 会议组织人员或办公室应提前准备好 会议签到表 与会人员进入会场后 应及时签到 6 3 1 3 签到完成后 工作人员应尽快统计出应到 实到人数 迟到人员迟到时间 缺席人员 请假人员 等交会议主持人 或会议开始后第一时间通报人员出席情况 会后将会议签到表报主持人审核签字后报送 办公室备档 6 3 2 会场服务 A 引导座位 有安排席位卡的 工作人员须按事前安排的座位 引导与会人员尽快就坐 特别要 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 1010 页页 共共 1313 页页 注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置 B 分发会议文件 材料 重要文件可提前发到个人或主要负责人手里 也可在会场提前发放 C 维护会场秩序 保证会场内外的肃静 减少会议中的走动 D 处理会中临时事项 承办主要领导或重要与会人员交办的临时性重要事务 E 饮水餐饮服务 时间较长的会议办公室应备足饮水并及时添加 需定餐的要安排提前订餐 F 其他服务 对会中一般需用物品应有余量准备 以应付个别需求 6 3 3 会议进程管理 A 会议主持人应熟悉会议议程 议题和会议须达成的目的等 B 会议主持人和主讲人应按时到位 在开会前 5 分钟内由组织人员统计到场人数 按时开会 C 讨论前应明确讨论的议题 主持人要及时纠偏和引导 一般应不发言或最后发言 保持中立性 D 研讨的重要议题应放在会议前半部分时间 当讨论达到预期目标时 应及时小结并引导转换议题 E 参加会议人员汇报工作 讨论问题 其发言要围绕会议议程和主要议题 简明扼要 条理清楚 发言时间一般控制在 3 5 分钟 F 科学安排议程 注意中间休息和节奏安排 连续 2 3 小时以上的会议应安排 10 分钟的中场休息 6 3 4 会议记录 6 3 4 1 开会应有会议记录 公司级会议由办公室安排专人对会议内容予以详细记录 具体包括会议名称 时间 地点 出席人员情况 会议组织情况 主持人等 重点要做好会议议题 讨论发言情况 所形成的 决议等内容的记录 按要求形成会议记录或会议纪要 6 3 4 2 非公司级会议由会议组织者安排专人进行记录 会议记录按要求提报办公室备档 6 46 4 会后工作会后工作 6 4 1 会议记录人员须及时整理会议记录 形成会议纪要 决议等结论性文件 会议纪要一般在会后两个 工作日内完成并通过 OA 微信群等形式发布 6 4 2 办公室负责对会议纪要执行督查 根据会议纪要 检查相关人员和部门落实会议决议的情况 6 4 3 会议组织者需在会后两个工作日内将签到表 会议纪要等资料报办公室备档 6 4 4 凡会议议定事项涉及到的部门 部门负责人要认真组织落实 承担相应责任 并注意向主管领导汇报 落实情况 6 56 5 会议纪律会议纪律 6 5 1 与会人员应准时到会 并在 会议签到表 上签到 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 1111 页页 共共 1313 页页 6 5 2 遵循会议主持人对议程控制的要求 会议准时开始 会议时间按议程控制 会议发言应言简意赅 紧 扣议题 6 5 3 保证会议不受干扰 参会人员必须严格遵守会议纪律 不得随意走动 交头接耳 6 5 4 会议期间禁止吸烟 6 5 5 需要提问时 首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言 6 5 6 公司运营会议 周例会中 应参会人员因故不能参加而缺席时 须至少于会议召开日的前一天在 OA 中提交相应公出或请假流程并在主管微信群里作会议请假提报 未按规定提前提交 OA 公出或请假流程者一 律视为无故缺席 6 5 7 公司季度会议 半年会 年会中 应参会人员因故不能参加的 须至少于会议召开日的前一天在 OA 中提交相应公出或请假流程 未按规定提前提交 OA 公出或请假流程者一律视为无故缺席 6 5 8 会议提报人员因故缺席会议时 需委托职务代理人并报备至办公室 职务代理人须对提报内容负责 6 5 9 与会人员会议期间严禁使用手机从事与工作无关的事项 应将手机关机或将手机调为振动静音 会议 期间禁止接听电话 如有紧急事情处理 需征得主持人同意后到会场以外的地方接听 6 5 10 会议记录按公司保密制度规定处理 保管人员不得擅自外泄 7 07 0 奖惩规定奖惩规定 7 1 奖励规定 7 1 1 参加公司周例会的应参会人员每月无公出 请假 迟到早退等缺席现象 每次皆能准时参会 获得会 议全勤奖励 管理人员每月加管理分 10 分 员工每月加日常行为分 10 分 办公室依据会议签到表 每月 初对上月出席情况进行统计 按规定奖励 7 1 2 被纳入统计范围内的公司重要会议或培训 依据会议时间或重要性获得日常行为分或学分 2 3 分 7 1 3 公司级会议中 包含但不限于周例会 经营会议 专题会议 能有效回答领导工作事项提问 经领 导确认的 管理人员加管理分 3 分 次 7 1 4 各部门主管应贯彻落实部门例会制度 对部门例会每月召开次数占月工作日的 80 以上 每次例会出 席人数在 80 以上 并每次会议皆按时提报会议纪要的的部门 出席率 90 以上员工每月加日常行为分 10 分 7 2 违规处罚 7 2 1 出席会议未签到 扣日常行为分 1 分 次 代签到者 双方当事人各扣日常行为分 5 分 次 7 2 2 公司季度会议 年会 专题会议中 因公出 请假等原因缺席者 一律扣日常行为分 3 分 次 7 2 3 公司周例会中无故缺席会议的 管理人员扣管理分 10 分 次 员工扣日常行为分 10 分 次 文件编号文件编号 JF B 011JF B 011 修订号修订号 0 0 版版 本本 1 01 0 会议管理办法会议管理办法 页页 次次 第第 1212 页页 共共 1313 页页 7 2 4 公司周例会 未在周会微信群上提前一天告知公出 请假情况的 扣管理分 3 分 次 未按规定安排 职务代理人员的 管理人员扣管理分 5 分 次 7 2 5 周例会迟到早退 5 分钟内 管理人员扣管理分 2 分 员工扣日常行为分 2 分 每超过 10 分钟加扣 3 分 7 2 6 周例会的应参会人员 每月未出席次数超过 1 次以