会计信息化环境下会计科目设置探讨

1 会计信息化环境下会计科目设置探讨会计信息化环境下会计科目设置探讨 摘要摘要 目前 以计算机技术为基础的会计电算化系统已经不能满足企业经济发展的要求 会计信息化正取代会计电算化成为会计的发展方向 账务处理系统是整个会计信息系统的 核心和关键 而会计科目的设置是账务系统初始化的重要内容之一 如何规范 合理地设 置科目是提高会计信息系统效率要必须慎重考虑的问题 它直接影响整个会计信息系统的 功能和扩展能力 因此应对会计科目设置问题引起足够的重视 关键词关键词 会计信息化 会计科目 辅助核算 在经济全球化趋势下 信息化进程不断加快 信息化已经成为当今时代的突出标志 在会计信息化过程中 作为整个会计信息系统核心的账务处理系统 以资金流为核心反映 企业全面管理活动 可无缝链接其他业务子系统 具备基本核算和辅助核算功能 其基本 核算功能主要是通过凭证的录入 审核 汇总 记账 结账等操作自动生成总账 明细账 最终由报表系统生成会计报表 辅助核算功能突破了传统的总账和明细账的核算方式 提 供了灵活多变的辅助账及相应的查询统计等多种功能 为满足企业内部管理提供了更详尽 有用的核算信息 目前实务中 不少用户因不能在账务系统中正确设置会计科目而影响整 个会计信息系统的质量和效率 因此 如何在会计信息化环境下设置规范合理的会计科目 是值得广大财会人员探讨的问题 一 设置会计科目的必要性一 设置会计科目的必要性 会计科目是按照会计要素的具体构成进行科学分类而确立的会计核算项目 它是会计 信息系统与具体单位的具体业务联系的纽带 设置会计科目就是将企业会计核算中所使用 的会计科目逐一地按系统要求描述给系统 第一 设置会计科目可以分类反映企业不同的经济业务 将各种复杂经济业务转变为 有规律 易识别的会计核算信息 是设置账户 进行账务处理所必须遵守的规则和依据 第二 会计科目设置是企业会计制度的一个重要组成部分 是指导和规范企业会计核 算的必要前提 是进行财务管理 会计分析的基础 它直接影响企业经济活动侧重点的反 映和会计信息的真实性与准确性 直接影响会计核算和财务分析的质量和效果 第三 会计科目设置是会计信息系统的核心 反映整个企业会计核算和财务管理的体 系结构 它是账务系统所有初始设置中工作量最大 最重要的设置之一 科目设置是否规 范合理 对整个会计信息系统的应用至关重要 用户必须予以高度重视 二 设置会计科目的原则二 设置会计科目的原则 在会计信息化过程中 会计科目作为分类提供会计信息的一种重要手段 其分类正确 与否决定着会计信息的科学性 系统性 从而决定着管理的有效性 由于各单位经济业务 活动不同 在具体设置会计科目时要考虑各自的特点和具体情况 因此设置会计科目必须 遵循一定的原则 主要包括以下几个方面 一 会计科目设置必须满足会计制度的要求 为了适应我国宏观管理的需要 保证对外提供会计信息指标口径的一致性和可比性 财政部根据 企业会计准则 制定了统一的 企业会计制度 制度中相应规定了统一的 会计科目名称 并对每一科目的使用作了详细的说明 企业在设置会计科目时 应根据提 供会计信息的要求 对一些主要科目的设置及核算内容应保证与制度相一致 二 会计科目设置必须满足会计核算与管理的要求 在会计信息化过程中 会计科目设置要根据本单位经济业务的特点 以全面核算经济 业务的全过程及结果为目的 使全部经济业务在所设的科目体系中都能得到反映 由于账 务系统只有末级科目才允许有发生额 才能接收各业务子系统转入的数据 因此要将各子 系统中的核算科目设置为末级科目 会计报表是会计信息系统输出的重要信息之一 报表 2 中各项数据应能方便地从机内账中自动生成 因此 凡是报表所用数据 需从账务系统取 数的 都必须设立相应科目 会计工作是一种经济管理的活动 设置会计科目既然是会计核算的起点 就必须满足 经济管理的要求 因此 应结合本单位的具体情况 使科目设置能充分 及时地提供经济 管理所需要的会计信息 为考核 分析单位的经营状况 实施控制 作出预测决策提供依 据 但在具体工作时 既要防止科目过于繁琐 增加会计核算的工作量 又要防止科目过 于简单 造成经济管理困难 三 会计科目设置要保持相对稳定性 为了保证会计信息的连续性 可比性 便于不同时期 不同行业间的会计核算指标的 分析和比较 提高会计信息的有效性 会计科目设置应在一定时期内保持相对稳定 不宜 经常变更 如会计科目在年度中不能被删除 如果已经使用 不能增设下级明细科目 但 是 强调科目稳定 并非要求科目绝对不能变更 当会计环境发生变化时 科目也应随之 作相应调整 以及时全面地反映经济活动 四 会计科目设置要简明易懂 会计核算的目标就是向各方使用者提供有用的会计信息 以满足他们的判断 决策需 要 会计科目作为会计核算的分类标识 科目名称要简单明了 通俗易懂 便于开设和运 用账户 科目设置既要兼顾不同信息使用者的需要 又要考虑会计信息的成本 要突出重 点 对不重要的信息要合并或删减 还要考虑会计信息化的特点 每一个科目要加设固定 的科目编码以方便计算机操作 三 设置会计科目的方法三 设置会计科目的方法 在会计信息化过程中 设置会计科目有两种方式 直接采用原有科目 将已整理好的 科目直接录入计算机 根据信息化的特点和实际情况对原有科目进行调整 前者容易造成 科目体系庞大 难以满足业务发展的要求 给系统的实施和维护带来困难 后者主要通过 设置会计科目的辅助核算 可以简化科目体系和进行纵向横向的信息查询分析 符合会计 信息化环境的特点和对会计信息质量的要求 有助于提高核算和管理水平 一 设置单位往来科目 单位往来是指本单位和其他单位间发生的经济业务 包括客户往来和供应商往来 会 计科目中有专门用于核算单位与本单位外部进行资金往来业务的科目 如应收账款 应付 账款等 这些科目核算的业务涉及单位的债权债务 与单位的经济利益关系密切 特别是 市场经济条件下各单位对此类业务的核算和管理要求越来越高 在账务系统中设置这类科 目可采用以下三种方法 1 第一种方法 在总账科目下直接设立多个二级科目甚至三级科目 每个二级科目 或三级科目对应一个往来单位名称 但对最低级科目的账类不能描述为单位往来核算 1122 应收账款 销售货款 长春电机厂 其他款项 广州机械厂 2 第二种方法 在总账科目下设立划分业务类型或往来单位类型的二级科目 并将 各个二级科目的账类描述为单位往来核算 通过系统的往来管理功能建立各个往来单位的 档案资料 并可核算管理此类业务 1122 应收账款 销售货款 客户核算 其他款项 客户核算 3 第三种方法 仅设立总账科目 并将其账类描述为单位往来核算 同样通过系统 3 的往来管理功能可核算管理此类业务 1122 应收账款 客户核算 这里值得注意的是 当企业规模较大 往来业务频繁时 将科目设置为单位往来辅助 核算 作为账务系统中的往来单位进行管理 或选用应收 应付系统管理 在这种情况下 前者往来业务的受控系统是账务系统 只进行总分类核算 后者的受控系统是应收 应付 系统 对于实现了账务报表等财务子系统和供应链管理信息化的大中型企业 采用应收 应付 受控系统的上述第三种方法设置科目更理想 二 设置个人往来科目 个人往来是指单位与单位内部职工之间发生的经济往来业务 如出差借款 私人借款 等 会计科目中有专门用于核算单位与本单位职工之间资金往来业务的科目 如其他应收 款等 为了清楚核算管理这类资金往来业务 在账务系统中设置这类科目可采用以下方法 1 第一种方法 在总账科目下直接设立多个二级科目 每个二级科目对应一个职工 名称 通过这些二级科目核算每个职工的资金往来 或者通过二级科目划分业务类型 再 通过三级科目对应一个职工名称 但对最低级科目的账类不能描述为个人往来核算 1221 其他应收款 刘明 李丰 2 第二种方法 在总账科目下设立划分业务类型的二级科目 并将各个二级科目的 账类描述为个人往来核算 通过系统的往来管理功能建立各个与单位有资金往来业务的职 员档案资料 并可核算管理此类业务 1221 其他应收款 出差借款 个人核算 私人借款 个人核算 3 第三种方法 仅设立总账科目 并将其账类描述为个人往来核算 同样通过系统 的往来管理功能可核算管理此类业务 1221 其他应收款 个人核算 三 设置部门核算科目 为了加强管理 提高经济效益 许多单位都实行了部门核算 当某一账户需要核算和 反映不同的部门信息时 可以使用部门核算 下面通过对管理费用科目的设置介绍部门核 算科目的建立 在会计信息系统中 同样可按手工方式建立管理费用的一 二级科目 且 对各个二级科目的账类描述为部门核算 再通过系统部门管理功能建立单位各个部门的档 案资料 这样不仅可以核算某一会计期间的管理费用总额和各个具体的费用项目总额 而 且还可核算某一会计期间内各部门的管理费用总额 以及各部门各项管理费用的总额和各 项管理费用在各个部门的总额 某企业管理费用科目设置如下 6602 管理费用 办公费 部门核算 差旅费 部门核算 折旧费 部门核算 四 设置项目核算科目 所谓项目 一般被认为是专门的经营对象和核算对象 实际会计核算时 经常要求将 围绕一种产品 一项工程 一个科研等项目所发生的所有收支 按费用或收入类别设立专 门的明细账 以便更好完成对每个项目投入产出及费用情况的核算 如企业的产品成本 在建工程 科研单位的科研课题等均可被设置为项目核算 某企业生产成本科目设置如下 4 5001 生产成本 直接材料 项目核算 直接人工 项目核算 制造费用 项目核算 其他 项目核算 五 设置日记账和银行账科目 日记账核算用于设置需生成日记账式账簿的会计科目 一般单位必须设置日记账核算 的科目有库存现金和银行存款 而银行辅助账科目一般为银行存款类科目 银行存款类科 目有特殊的核算要求 需要定期将单位发生的经济业务和银行出具的银行对账单进行核对 以生成银行存款余额调节表 通过日记账与银行账辅助核算管理 有利于企业加强货币资 金的控制和管理 1001 库存现金 日记账 1002 银行存款 日记账 银行账 六 设置外币和数量账科目 在账务系统中 一般设置外币辅助账的科目有银行存款等 设置数量辅助账的科目主 要有原材料 库存商品 产品销售收入等 当某一账户需要核算和反映不同的外币或数量 信息时 可以使用外币或数量核算 1002 银行存款 日记账 银行账 工行存款 日记账 银行账 中行港币 日记账 银行账 外币核算 港币 1405 库存商品 甲产品 数量核算 件 只要企业有核算需求 任何科目都可以设置为相应的辅助核算 在利用辅助核算功能 时 应该广开门路 看重核算与管理要求的本质 遵循 实质重于形式 的原则 只要需 要 也可以综合运用多种辅助核算 随着会计信息系统的不断发展 应充分发挥信息共享 汇总及再处理的优势 设置会 计科目不仅按业务内容和资金性质 而且按业务管理 会计统计和会计信息分析的需求