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信息部规章制度及工作流程 部门 信息部负责人 刘志远2011年1月 方案目录 一 信息部工作制度及职责二 信息系统安全管理制度三 组织机构四 岗位设置五 岗位职责及岗位描述六 信息部日常工作流程七 联盟客户信息系统开通流程八 盘点流程九 商品报损 溢 流程十 2010年初发货审批流程十一 WMS收货流程十二 WMS发货流程 一 信息部工作制度及职责 信息管理人员主要负责监控公司信息系统及网络工作情况 及时处理信息系统及网络中所遇到的问题 重大问题和难以解决的问题要及时上报 并请有关部门给予指导和解决 部门具体职责如下 1 全面负责公司所有电脑及UPS电源 打印机等外围设备 电脑软件 相关耗材的使用 维护 保养 等管理工作 并严格遵守和督导操作人员遵守电脑设备管理的有关规定 2 维护好各系统软件 掌握好系统软件和测试软件的使用 负责注册用户 设置口令 授予权限 并适时加以修改 以便增强系统的保密程度 3 在公司范围内积极普及和宣传计算机管理知识 4 熟练掌握计算机及其外部设备的操作 使用和维护 对系统设备经常检测和维修 防微杜渐 保证网络和系统设备处于良好的工作状态 5 严格按照正确的操作规程操作电脑 认真爱护机器 防止人为的机损事故 6 掌握一定计算机信息安全知识 能识别及清除常见的计算机病毒 7 保存及整理好计算机管理的文档资料并注意做好保密工作 8 在做好本职工作的前提下 认真负责配合好各部门的相关工作 9 根据公司业务的拓展 为网络的扩大做好相应的准备工作 10 为公司信息化建设提供有参考价值的设计规划或决策建议 二 信息系统安全管理制度 1 供应链系统用户的权限及超级用户由信息部统一管理 任何人不得私自使用超级用户 不得擅自操作修改数据库 2 各部门系统操作人员只允许使用自己的用户名和密码上机 严禁串用 盗用他人用户名与密码 3 各部门如需要增加用户或用户名称密码丢失的 由本人写出书面申请 部门经理签字 经财务部门或授权人签字后交信息部 由信息部进行系统用户的建立及密码的变更 4 未经信息部审批 任何部门或个人不得私自安装使用任何软硬件设施 包括网络设备 5 拥有计算机设备的部门 只允许做与本职工作有关的操作 不得私自进行非工作性操作 6 任何人不准随意拷贝有关机密文件 窃取商业机密 如需要相关系统信息 应先写出书面申请 经本部门经理批准 7 所有使用计算机的部门或个人 必须定期杀毒 每周至少两次 发现异常情况 立即报信息部处理 8 凡使用计算机的部门或个人 严禁随意改动软硬件系统设置 9 各部门定期对计算机及其周边设备进行安全检查 要求远离水源 火源 尘土 定期整理计算机磁盘 做好日常数据备份工作 防止意外事故发生 10 计算机设备及其周边设备严禁私自拆卸 如有特殊原因及需求 须向信息部提出申请 经主管领导批准后 由信息部技术人员进行操作 三 组织结构 四 岗位设置 五 岗位职责及岗位描述 一 信息部部长岗位 岗位描述 负责企业信息化的建设和应用工作职责 1 负责信息设备的维修和使用 维护 管理 2 负责信息技术的开发与应用 3 负责信息应用技能的培训 4 负责信息数据的管理 5 负责部门之间协调工作 6 负责收集 整理部门需求 便于信息化推广 7 负责主持信息部门全面工作 8 负责系统新模块 新功能初步测试工作 二 信息部工程师 岗位描述 系统研究 开发 完善及系统问题的解决工作职责 1 负责时空供应链系统底层核心逻辑研究 解决严重的系统问题 2 负责公司内部各个部门 信息相关的软件的开发和维护 以满足公司运营中出现的新业务 3 负责时空供应链系统模块完善 新单据 新查询等相关的开发 4 负责信息部门信息专业技术的培训工作 5 负责包括时空软件在内的所有软件相关的技术文档的编写和信息技术文档的规范 6 负责战略联盟客户的安装及维护 三 信息部副部长 岗位描述 保证信息的准确 及时 有效工作职责 1 负责时空系统用户权限分配及调整 2 负责信息数据的正确 及时传递 3 负责解决系统 软件 方面出现的问题 4 负责战略联盟客户及公司内部的培训工作 5 负责联盟客户信息系统的维护工作 需求分析 解决日常问题 5 负责监控系统运行情况和每日系统数据备份 6 对系统安全性及时提出隐患及解决方案7 负责战略联盟客户的安装及维护8 负责系统新模块 新功能初步测试工作 四 信息部网络管理员 岗位描述 设备的维护及调配工作职责 1 负责日常办公网络的维护 2 负责设备调配 3 负责监控设备运行情况及软件的安装 4 负责信息设备的保管与维修维护 5 负责对系统进行定期杀毒 6 负责郏县两个连锁直营店的促销 盘点数据调试及维护 7 负责系统新模块 新功能初步测试工作 8 负责物流中药盘点工作数据调试及维护9 负责公司通讯通账号的日常维护 五 信息部信息管理员 岗位描述 负责基础信息的建立及维护工作工作职责 1 负责基础信息的建立及发送 2 负责基础信息的修改 完善 3 负责原始资料的保存管理 4 负责对机房进行管理 5 负责物流公司盘点工作数据调试及维护6 负责每周联盟客户电话回访 收集问题和需求 7 负责系统新模块 新功能初步测试工作 8 负责部门人员工资的造法 9 负责各部门激光打印机碳粉的安装 六 信息部日常工作流程 1 每天在业务部门停止一切业务后 对数据进行备份 防止意外情况发生时数据丢失 2 经常检查服务器运行情况 做好外网防护工作 避免恶意程序 病毒的入侵 保护好公司的各种信息不被泄露 3 与各个部门沟通交流 了解业务情况 制定工作流程 使软件能够更好的与公司的发展结合起来 使公司发展更加规范化 4 针对各个部门在日常工作中的问题 帮助他们查找问题的原因所在 能够及时地去解决问题 保障公司的各种业务正常运行 5 与软件公司沟通 把公司中存在的问题和软件公司交流 商讨解决办法 6 部门人员每天下班前 把当天所发生的问题提出来一起讨论问题所发生的原因及解决办法 避免问题重复发生 增加知识经验 提高业务能力 七 联盟客户信息系统开通流程 1 联盟客户申请安装时空系统时 需要首先签订 战略联盟补充协议 2 业务部门收集已签订协议并统计客户名单 备案后把相关信息提供给信息部 3 信息部根据客户所处地理位置 合理安排时间和路线后 到现场安装实施 4 信息部去现场前 首先和客户预约时间 咨询相关信息 并告知装系统所需的必要条件 5 系统实施完成后 需要与客户签订 系统开通确认单 例如 联盟客户系统开通确认单 客户确认签字 日期 年 月 日 6 对系统在用客户 每周做一次电话回访 咨询使用情况 并收集需求和相关意见 7 针对联盟客户提出的问题和新需求 经部门商讨后 对客户做出明确答复 销售部与客户签订 战略联盟补充协议 联盟客户信息系统开通流图 联盟客户 销售额 信誉度 符合要求 信息部 信息部分析客户情况 派人现场实施 完成 填写确认单 是 否 根据客户所处地理位置 待定 否 省区经理 总经理 八 盘点流程 1 信息部以货架号为单位 从系统中打印出相关商品信息及数量 作为盘点表 2 盘点表打印两份 一份显示账面数量 另一份不显示账面 盘点表具体内容如下图 3 显示账面数的盘点表财务持有 仓库盘点表不显示账面数 仓库以货架为单位统计商品实际数量 4 实盘数直接和财务持有账面数对比 数量存有差异的 立即核实并查明原因 5 货架责任到人 短缺商品由货架负责人承担 但仓库负责人负连带责任 6 对特殊情况需要修改账面库存的 必须经过财务部和信息部核实后 由财务负责人 公司总经理签字确认后方可修改 仓库盘点流程图 信息部准备盘点表 财务 信息部到仓库盘点 仓库部门配合 财务审核 信息部修改库存 无库存数盘点表 带库存数盘点表 信息部 盘完 是 核对 差异数 有问题 无问题 信息部做差异数 相关领导签字后 九 商品报损 溢 流程图 信息修改流程图 公司员工 根据需要申请 库存修改 开通权限 信贷额 信贷i期限 新增员工资料 其他 否 信息员修改完后签字确认 部门负责人 财务负责人 总经理 涉及库存 信贷额信贷期限 是 部门负责人 信息部 信息业务申请表 操作员 修改日期 提出申请 注明客户名称和发货具体情况 开票员接受客户报货计划 根据客户以往发货情况审批2010新的信贷资信 核实该客户账务是否清零 并出示该客户2010年初详细财务数字 根据发货单位具体情况 建立客商资料 根据财务提供的数据调整时空往来帐 便于和财务数字保持一致 财务部 开票大厅 销售三部 销售四部 信息部 十 2010年初发货审批流程图 34 十一 仓储管理系统收货 上架 作业 质量检查 卸货 进货计划 货到现场 收货作业 合格 收货上架 上架确认 等待进一步检查 采购入库 GSP检查 采购作业 质管部 采购部 仓储部 35 出库流程 十二 仓储管理系统发货 下架 作业 销售开票 销售结算