公司合同管理办法

公司合同管理办法公司合同管理办法 第一章 合同管理总则第一章 合同管理总则 第一条 目的和依据 为加强公司的合同管理工作 预防 减少和及时解决合同纠纷 维护企业 合法权益 提高经济效益 根据 中华人民共和国合同法 和有关政府部门规 定 结合公司的实际情况 制定本办法 第二条 适用范围 本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位 其他经济组织 自然人 或相互之间签订的各类合同 协议等 包括但不限于买卖合同 借款合同 租 赁合同 加工承揽合同 运输合同 资产转让合同 仓储合同 服务合同 保 险合同等 第三条 合同管理原则 一 合同管理必须遵循依法办事 预防为主 层层把关 跟踪监督 及 时调处 维护企业合法权益的原则 二 签订 履行 变更 解除合同 必须遵守 中华人民共和国合同法 及有关法律 法规 规章 参照有关政策 第四条 保守商业秘密 管理 参与合同工作的一切有关人员 应当为公司保守商业秘密 第二章 合同管理职责第二章 合同管理职责 第一条 企业合同管理部门的主要合同管理职责 一 认真学习 贯彻执行 中华人民共和国合同法 和有关条例 依法 保护本企业的合法权益 二 制定 修订本公司合同管理制度 办法 组织实施合同管理工作 三 审查合同 防止不完善或不合法的合同出现 四 协助合同承办人员依法签订合同 参与重大合同的谈判与签订 五 参与制订公司标准合同文本和其他合同格式文件 六 参与合同综合评审和专项评审活动 七 做好合同统计 归档 保管工作 八 监督 检查本公司合同签订 履行情况 九 宣传合同法和有关法规 培训合同管理人员和业务人员 采购人员 十 依法处理本公司的合同纠纷 十一 制止公司或个人利用合同进行违法活动 十二 按期统计 汇总本公司合同签订 履行以及合同纠纷处理情况并 向公司领导汇报 第二条 合同承办部门的主要职责 一 依法签订 变更 解除本部门的合同 二 严格审查本部门所签订的合同 重大合同提交有关方面会审 三 负责调查 了解对方当事人主体资格 经营范围 资质证书 专营 许可证 法定代表身份 委托授权书 资信和履约能力 四 负责合同的谈判工作 合同的洽谈 订立 评审 修改 签署 保 证合同的合法 有效和可行 五 负责合同严密性 条款 文字 权利和义务 相关手续等 可行 性及格式审核工作 六 对所签合同 认真执行 并定期自查合同履行情况 七 在合同履行过程中 加强与其它各有关部门联系 发生问题及时向 法务部通报 八 参与合同争议的调解 仲裁和诉讼活动 处理合同索赔 九 本部门合同的登记 统计 归档工作 第三条 财务部门的主要职责 一 财务部门负责对合同订立及履行过程中的活动是否符合国家财经纪 律进行审核 包括 资金 资产的合法性 价款 酬金和结算的合理 合法 索赔条款的合法性等内容 二 加强与销售等有关部门的联系 及时通报合同履行中的应收应付情 况 三 做好与合同有关的应收应付款项的统计 分析 提出处理建议 妥 善保管收 付凭证 四 配合合同管理部门做好合同管理工作 第四条 合同承办人员 一 负责参与合同谈判 起草合同文书 承办合同相关事务 二 负责参与合同评审活动 三 负责登记 整理和保管合同文本 台帐 上报合同管理信息 四 负责建立合同档案并按公司档案管理办法移交合同资料 五 负责参与处理合同纠纷和合同索赔 第三章 合同审签管理第三章 合同审签管理 第一条 订立合同的原则 一 订立合同必须遵守 中华人民共和国合同法 及其他相关法律法规 的规定 二 具有法人资格的单位签订合同 必须严格按本办法规定的程序进行 公司内部单位和部门未经公司法定代表人的授权 任何单位和部门一律不得以 本单位名义对外订立合同 三 公司各合同主体应按业务范围承办相关的合同事宜 不得越权代理 或无故行使代理权 对每一待办合同应指定承办人 社会临时借 聘人员 正 式退休再聘人员以及在试用期内的单位职工不得担任合同承办人 四 合同签订 变更 解除 应加盖合同专用章 由法定代表人签署的 合同 可加盖法人印章 五 合同订立前 应当调查了解或审查对方当事人以下资信情况 1 通过年检的营业执照 且登载的内容与实际相符 2 与合同内容相符的经营范围 许可 资质 等级证书 3 法定代表人的身份证明书或有效的授权委托书 凡不具备以上资信条件的 不应与其订立合同 以上资信材料和证实资料 应当作为附件 与合同文书一并归档保存 六 严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用 介绍信的存根应 当保存五年 以备核查 第二条 合同的形式 一 签订合同 一律采用书面形式 合同应优先选用公司合同示范文本 或国家或行业部门的示范合同文本 二 订立的合同在条款或内容上应能完全避免或免除公司承担的任何风 险和责任以及由此而产生的任何法律诉讼或债务纠纷 三 对不能采用合同示范文本或由对方当事人提出的合同文本 必须经 公司法务专员对合同内容进行审查 公司法务专员应参加合同综合评审或专项 评审并对合同内容及合法性进行审查 四 合同商谈过程中的要约 承诺也应以书面形式做出 合同当事人协 商同意的有关修改合同的信件 电报 电传 传真 电子数据交换 电子邮件 和图表 也是合同的组成部分 都应当妥善保管并与合同文本一并归档 五 根据业务特点选用合适的格式合同 六 货单 调拨单 预算单 收欠条等作为合同的补充依据但不能代替 合同文本 第三条 合同文本内容 一 合同使用文字 1 合同文本应做到文字规范 严谨 表述准确 具体 重要的概念 专业 术语应作专条定义 以仲裁或诉讼作为争议解决方式的 应当争取将仲裁机关 或管辖法院确定在公司所在地 内容逻辑上前后一致 2 合同中涉及数字 日期时 应注明是否包含本数 3 对于涉外合同 注意翻译合同条款的准确性 译本应与原本保持高度的 一致性 二 合同条款 1 当事人名称 法定地址 邮政编码 法定代表人姓名 职务 开户银行 2 标的 货物 劳务或工程项目 名称 型号 规格等 3 数量和质量 包括检测标准和方式 4 价款或酬金 结算方式及付款方式 时间 5 履行期限 地点和方式 6 违约责任 7 合同变更和解除条件 8 合同争议的解决方式 9 合同订立的时间 地点 10 根据法律 法规规定和合同性质确定或双方当事人约定的其他条款 11 条款中有特殊要求的 应明确指出 第四条 合同订立程序 一 承办部门的准备工作 1 资格 资信调查 对合同对方的法人资格 注册资金 银行资信 技术 装备 经营信誉等进行调查了解 以确保合同能够实际履行 2 下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料 但可归入合同档案 保存 以备考查 1 名片 2 厂家介绍 产品介绍等资料 3 各类广告 宣传资料 4 各类电话 手机等通讯工具号码 5 对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核 对无异的复印资料 二 授权委托 1 订立合同必须有法定代表人签署的授权委托书 委托书应当载明委托范 围 委托权限和期限 2 授权委托书由承办部门提出申请 法定代表人同意后 由总经理办公室 办理 3 未经法定代表人委托授权 任何人不得以本公司的名义对外订立合同 三 谈判和起草合同 1 合同谈判应由承办部门组织具备相应技术知识的专业人员参加 2 起草合同应根据业务特点 一般应使用公司统一文本 3 合同内容必须条款齐全 双方的权利和义务明确 违约责任明确 合同 语言规范准确 第五条 合同评审会签 一 合同承办部门在订立合同时 应当充分考虑合同的必要性 经济性 可行性和安全性 二 对采用国家或行业制定的合同示范文本的合同或采用公司制定的合 同示范文本的合同 可不进行合同通用条款的评审 仅对合同的专用条款进行 评审 如不采用合同示范文本 或是对示范合同文本进行修改的合同 则应对 合同全部内容包括条款的修订部分进行评审 三 合同评审会签程序 合同采用会签方式 承办部门将合同草案和 合同评审会签单 见本办法附录 A 2 传递到合同评审有关部门进行评审 评审会签结束 合同承办部门对 合同评审会签单 存档 四 评审会签的内容 合同专项评审应充分考虑合同的完整性 必要性和安全性 主要审查下列 内容 1 审查合同主体是否合格 内容是否合法 权利义务是否对等 合同约定 是否明确 质量要求 价款报酬 履行地点 履行期限 履行费用方式的约定 是否明确 2 审查合同对方经营资格以及相应的资质文件是否满足有关资质的要求或 规定 3 审查合同中交付与验收条款 条款中采用方法是否恰当 手续是否完备 交付人 验收人是否经过授权 有无免除对方责任条款等 4 审查合同是否设立担保 设立担保的方式是否恰当 保证人的主体是否 合格 担保条款或担保合同的条款约定是否符合担保的有关要求 5 审查合同履约 违约条款 是否存在对公司不利的因素或条件以及可能 的风险 6 审查合同对方有无代理权 有无超越代理权或者代理权终止后仍以被代 理人名义订立合同 五 合同评审的要求 1 合同条款与顾客要求不一致的问题得到解决 2 公司具有履约合同的能力 3 合同条款符合国家有关法律法规 第六条 合同的签署 一 公司法定代表人行使全部对内对外合同的签署权 也可授权他人代 理签署合同 二 公司法定代表人的委托人 必须具有法定代表人的授权并持有 法定代表人授权委托书 法定代表人授权委托书 应当明确对委托人的授 权权限和期限 受托人应当在授权范围和期限内订立合同 未经书面授权的人 不得签署合同 三 法定代表人或已被授权委托人认为具备签署条件的 签署合同后加 盖公章 如合同承办部门未得到公司法定代表人的授权或未持有 法定代表人 授权委托书 的 公章管理人员不得签盖合同印章 四 合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案 作 为财务部门收付款物的依据 第七条 合同的变更 转让和解除 一 涉外或对外合同的变更应当向对方发书面通知 并要求其在合理的 期限内做出书面答复 双方以口头形式做出的变更 应在事后以书面形式予以 确认 当合同变更超出原合同范围或当事人的合同责任和义务超出原合同的约 定或限制时 应另行订立合同或补充合同 二 我方将合同责任转让第三人的 应当以书面形式通知合同对方 将 合同义务转让第三人的 应当先征得合同对方同意 三 合同对方提出转让义务要求 如该合同附有相应担保措施的 在同 意其转让的同时 应当对该担保予以相应变更 四 未经与对方协商一致或未出现约定的解除条件的 不得单方解除合 同 但发生下列情形之一的 可书面通知对方解除合同 1 因不可抗力致使不能实现合同目的的 2 在履行期限届满之前 对方明确表示或者以其行为表明不履行主要债务 3 对方延迟履行主要债务 经催告后在合理期限内仍未履行 4 对方其他违约行为致使不能实现合同目的 五 内部合同的变更 转让或解除由合同承办部门召集双方当事人协调 解决 六 合同变更 转让和解除应由原合同承办部门办理 由承办人填写 合同变更 转让 解除 会签单 见本办法附录 A 3 并经原合同会签部门 会签评审 7 合同的变更 转让和解除应通知合同的相关部门并报公司合同管理部门 备案 所形成的文书 记录和图表应登记归档 第八条 合同索赔 一 在履行合同中当发生下列情形之一时 可以向对方提出合同索赔 1 对方拒绝或疏忽于履行其应尽的合同义务而导致我方遭受损失或损害 的 2 由于对方的过失 错误或不正当的行为导致我方遭受损失或损害的 3 对方无法或没有能力承担在合同中约定的责任和义务 4 由对方引起合同的变更 转让和解除对我方产生影响或使我方遭受损失 的 5 由于不可抗力导致合同不能继续执行而造成的对我方的影响或损失的 6 其他合同中约定的可以进行索赔的事件发生 在任一合同索赔事件发生后 合同执行单位应及时进行索赔取证并以书面 形式通知对方当事人或由对方指定的管理单位 人员 在合同规定的索赔期限 内提出索赔请求 开展索赔工作 二 合同索赔应注重证据 合同执行单位和合同管理人员应及时收集与 合同索赔有关的资料和证据 了解合同执行中存在的问题 实事求是 合理索 赔 三 合同承办部门和合同管理人员应熟悉合同 研究合同 认真执行合 同 及时纠正履行合同中的偏差 做好反索赔工作 四 合同承办部门应及时收集索赔证据 对重要的合同证据应加以保全 五 合同索赔执行后 其合同索赔相关资料应于合同文件一并归档 合 同执行单位应将合同索赔结果以书面形式报送主管部门备案 第九条 合同纠纷的处理 一 在执行合同中当合同发生纠纷时 主要通过协商 调解等非诉讼方 式解决 达成一致的 应形成书面协议 协议签订前应当送交公司法律顾问审 查 二 合同纠纷经协商 调解未果的 可以合同的约定申请仲裁或提起诉 讼 合同承办单位应将合同纠纷情况及时报告 并协助法务专员做好仲裁或诉 讼准备 已经提起仲裁或诉讼的 法务专员应与合同承办单位共同协商 积极 应对 三 合同纠纷凡通过仲裁或诉讼解决的 应在仲裁或诉讼程序开始之日 起一个月内向合同管理部门备案 第十条 合同的档案管理 一 合同签订后 应按签订合同的时间 项目和合同类型对合同进行编 号 二 合同承办部门应建立合同台帐 对本部门全年承办的合同按时间顺 序进行登录 对每一份合同应立卷建档 卷中应收存该合同自订立至履行的全 部资料 合同承办部门应按月填报 月度合同签订信息表 见本办法附录 A 4 并及时传递至合同管理部门和其他相关管理部门 三 公司合同管理部门建立全公司的分类合同台帐 其他合同管辖部门 应建立专项合同台帐 四 合同承办部门在合同签订后应将合同签订信息及时报送经营部登记 备案 在合同签订生效后 7 日 节假日顺延 内将合同资料提交档案管理部门 进行归档 公司档案部门按照档案管理办法编目并归档 五 合同资料包括合同正本一份 与合同相关的信件 函件 法人委托 书等 下列资料可以作为合同档案 1 谈判记录 可行性研究报告和报审及批准文件 2 对方当事人的法人营业执照 营业执照 事业法人执照的副本复印件 3 对方当事人履约能力证明资料复印件 4 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明 个人身份证明 5 介绍信 授权委托书的原件或复印件 6 我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件 7 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件 8 双方签订或履行合同的往来电报 电传 信函 电话记录等书面材料和 视听材料 9 登记 见证 鉴证 公证等文书资料 10 合同正本 副本及变更 解除合同的书面协议 11 标的验收记录 12 交接 收付标的 款项的原始凭证复印件 第十一条 合同专用章的管理 1 公司合同章的管理 1 部负责管理公司公章 公司合同承办部门在加盖合同专用 章时 合同需经审核 会签部门和公司有关领导审核同意 并有部门经理签字 或提供部门经理书面授权书 填写 合同用章申请单 方可加盖合同专用章 2 部公章管理人员凭主管经理签字的合同或承办单位 部门 提供的主管经理书面授权书 加盖公章 并建立用章合同台帐 见本办法附录 B 1 保留书面授权书或合同用章申请单 见本办法附录 B 2 第十一条 考核和奖惩 1 公司对本办法的执行情况列入考核指标 随时进行检查 考核 2 合同承办部门应对本办法