哈尔滨枢纽改造工程合同管理实施细则

哈尔滨枢纽改造工程合同管理实施细则 哈枢指财 2011 第 53 号 第一章 总 则 第一条 为加强哈尔滨枢纽改造工程建设期间的合同管理工作 规范合同行为 依法维 护合同双方的合法权益 根据 中华人民共和国合同法 铁路合同管理办法 铁政 法 2005 178 号 哈尔滨铁路局合同管理办法 哈铁企 2007 41 号 等法律法 规以及 铁路建设项目管理指南 试行 建建 2007 72 号 等相关规定 结合本建 设项目实际 制定本实施细则 第二条 本实施细则所称合同是指哈尔滨枢纽改造工程指挥部 以下简称指挥部 与平 等主体的自然人 法人 其他组织之间设立 变更 终止民事权利义务关系的协议 具体 包括建设工程合同 委托合同 咨询 采购合同 借款合同 保险合同以及其它各类民事 合同 或协议 合同分为重大建设合同和一般建设合同 其中重大建设合同是指 5000 万 元及以上的施工合同 1000 万元及以上的物资设备采购合同 300 万元及以上的征地拆迁 合同 50 万元及以上的其他合同 一般建设合同是指 5000 万元以下的施工合同 1000 万 元以下的物资设备采购合同 300 万元以下的征地拆迁合同 50 万元以下的其他合同 重 大建设合同由路局审核 一般建设合同由指挥部审核 哈铁企网电 2009 第 826 号 第三条 签订和履行合同应遵守国家法律 法规和政策 尊重社会公德 不得扰乱社会 经济秩序和损害社会公共利益 坚持平等 自愿 公平和诚实信用原则 严格按照合同约 定行使权利 履行义务 第二章 合同管理机构和职责 第四条 指挥部合同管理实行归口管理 分工负责 计划财务部是指挥部的合同归口管 理部门 指挥部其他相关部门是合同承办部门 根据其职责职能具体承办主要相关合同业 务如下 1 综合部 人员聘用 对外宣传 后勤保障 法律事务和办公用品等合同 2 计划财务部 融资 财务等合同 3 工程管理部 勘察设计 咨询 评估 工程承包 征地拆迁 三电迁改等合同 4 安全质量部 监理 质量监督 检测试验等合同 5 物资设备部 甲供物资设备采购代理服务和甲供物资设备采购等合同 6 未尽事宜另行规定 第五条 指挥部设立合同管理领导小组 指挥部是合同管理主体 指挥部设立合同管理领导小组 指挥长为领导小组组长 负 责合同管理中的重大决策和各部门的协调工作 分管领导和各部门负责人为小组成员 协 助指挥长做好各专业合同管理工作 合同管理领导小组负责合同管理的领导工作 主要负责指导有关制度的制订和监督执 行 审定合同有关事宜 指挥部计划财务部 承办部门和法律顾问 如有时 应在指挥部授权范围内履行合同 管理职责 第六条 计划财务部合同管理基本职责 1 负责合同管理日常工作 定期向相关领导汇报合同管理情况 2 组织学习 宣传并贯彻执行国家有关合同管理的法律 法规和规章 结合实际制定 合同管理实施细则 3 负责指导其它部门的合同管理工作 负责审查合同文本 参与合同的论证 审查 谈判和签订履行 变更 解除等工作 督促合同的履行 并及时反馈合同履行情况 4 建立合同专用章使用制度 统一管理合同专用章 5 建立合同管理台账 各部门所承办的合同在签订后 统一将合同正本及相关资料送 指挥部计划财务部归档统一管理 6 负责合同检查工作 向合同管理领导小组提出改进意见 7 协助办理法定代表人的法人授权委托书手续 8 负责组织合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作 9 配合各部门办理合同的报批 鉴证和公证等事项 10 承办其他有关合同管理工作 第七条 合同承办部门主要职责 1 研究相关法律法规和调研市场情况 提供决策依据 2 按合同管理的规定和项目的具体要求 负责起草合同文本及相关报送材料文件 履 行报批手续 3 审查合同对方当事人的资质 资信和履约能力 并将其有效的资信证明资料及合同正 式文本 含相关资料 送计划财务部 4 按授权与合同对方当事人进行谈判 5 依法办理合同的签订 变更 终止 解除手续 对所承办合同的真实性 可靠性 可 行性负责 6 合同签订后全面履行合同 建立合同履行情况台帐 认真做好合同标的物的交接 验收 确保标的物的质量 数量符合合同要求 交接 验收均应有合同当事人共同签字确 认的书面记录 7 保存好合同文本及履行 变更 终止 解除等有关资料 含合同当事人之间往来的 电传 电报 信件 信函等相关资料 合同履行完毕或合同履行期满时 应及时书面向 物资设备部报送合同履约情况 8 参加合同纠纷的处理 9 主动接受计划财务部指导 及时向计划财务部通报合同签订和履行中发生的问题 必要时直接向指挥部领导报告 第八条 计划财务部配备合同管理人员 负责合同的日常管理工作 基本职责 1 负责审查签订的合同文本 2 指导合同具体承办人做好相关调查论证工作 参与合同的谈判 起草 签订 协助 办理合同变更 解除以及合同纠纷处理等事项 3 会同合同承办部门办理有关合同的文书 签章 妥善保管合同文本 相关文件 重 要数据及证据材料 负责管理合同专用章 建立合同台账 合同档案 4 监督检查本单位合同履行情况 向领导提出有关合同管理的意见和建议 汇总分析 报送有关合同管理情况及合同统计资料 第九条 每份合同须由合同承办部门确定合同承办人 合同承办人由指挥部正式人员担 任 临时借 聘人员不得担任合同承办人 承办人须依法律 法规及本实施细则进行工作 对自合同成立起至合同履行完毕全过程负责 期间发生的相关问题 承办人应及时与本部 门 计划财务部和法律顾问 如有 协商 并以承办人为主解决问题 第十条 必要时指挥部可聘请法律顾问 法律顾问隶属综合部 法律顾问的基本职责是 1 受理指挥部的法律咨询 2 受委托起草合同文本 3 审查合同文本 4 受委托代理诉讼或仲裁 5 对指挥部人员进行法律知识培训 第三章 合同签订 第十一条 合同签订一律采用书面形式 严禁口头协议和非正式书面协议 有关修改合 同的文书 图表 传真件等均为合同的组成部分 国家规定采用标准合同文本的必须采用标准合同文本 第十二条 指挥部负责人按照 法人授权委托书 的委托范围对外签订合同 指挥部授权对外签订合同的代理人应当持有 授权委托书 授权委托书应当注明授权 委托事项 权限和期限 第十三条 合同承办部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照 资质证 书 资信状况 验明合同对方当事人是否具有签订合同的主体资格 审查合同对方的主办 经办 人是否具有代理权及其权限 查验上述资料的真实性 合法性 并保存有关资料 合同条款等有关内容 由指挥部相关业务部门按照职责分工 负责合同内容的谈判 起草工作 合同条款等有关内容必须经合同管理领导小组审核 第十四条 合同审查实行联签审查责任制度 在合同正式签订前 合同承办部门应当将 拟签合同文本送相关业务部门负责人 计划财务部负责人联签后 由承办部门报请指挥部 指挥长批准 参与审查的部门对合同提出异议或修改意见的 应当补办联签手续 协商一致后 指挥 部指挥长方可正式对外签订合同 第十五条 合同审查由合同承办部门组织实施 可采用会议审查或会签审查的方式进行 不论采取何种方式审查 均应做出审查记录 并妥善保存 第十六条 合同审查内容 1 合同是否符合法律 法规 技术规范 2 合同双方权利 义务是否明确 清楚 3 各项费用计算与支付方式是否正确 清楚 4 合同内容与谈判或招投标不一致的问题是否解决 5 指挥部与签约方的组织和技术接口是否建立并保持 6 签约方的要求是否双方都已明确并形成文件 7 满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到指挥部有关方面的确认 第十七条 在合同签订之前需要进行合同谈判的 经合同承办部门 计划财务部和法律 顾问 如有 审查后 由计划财务部汇总形成合同审查纪要 在此基础上制订具体的合同 谈判计划 用以指导合同谈判工作 第十八条 合同谈判由指挥部负责人或其代理人和计划财务部的负责人共同参加 合同 具体承办部门负责人及有关人员根据需要参加谈判并提供有关的技术资料 合同谈判要依 据合同谈判计划进行 第十九条 合同内容一般包括以下条款 当事人的名称或者姓名和住所 标的 数量 质量 价款或者酬金 履行期限 地点和方式 违约责任 解决争议的方法以及合同生效 条件等 对指挥部权益影响较大或可能存在风险的合同条款 必须对当事人双方的权利义务做出 明确的约定 同时 依据 担保法 的有关规定要求对方当事人提供履行合同的担保 第二十条 合同承办部门应保证最终签订的合同与通过联签审查的合同一致 并根据有 关规定 办理合同签订的报批 备案 登记 鉴证或公证等手续 第二十一条 正式签署的合同统一进行编码 并与合同审查记录及合同文本 电子文件 以及附件等一起送交计划财务部归档备案 合同编码由计划财务部统一编码登记发放 合同编码方式 HSN20XX XXX 例如 指挥部 2011 年签订的第一份合同 其编码为 HSN2011 001 第二份签订的是 XX 协议 其编码为 HSN2011 002 合同 协议统一顺序编码 第二十二条 合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其授权代理人签字 并加盖 当事各方单位的合同专用章 或法人单位公章 我单位加盖合同专用章 同时需提供法 定代表人身份证明书 授权代理人签字的 还应提供授权委托书 第二十三条 签订合同正本 副本数按需要确定 正副本应区分标明 一般情况正本 1 份 副本数量根据涉及部门确定 合同签订后正本交计划财务部留存 其余副本及时编号 承办部门分发 合同的发放均应进行登记 第二十四条 需要经国家有关部门或上级主管机关批准 登记或备案的合同 履行相应 的手续 第二十五条 合同专用章管理 合同专用章仅用于对外签订合同 并严格在授权范围内使用 合同专用章做到专人专 管 严格印章使用 所有用章均需由经办人签字登记并建立使用台帐 禁止未经批准携带 合同专用章外出签订合同 加盖合同专用章之前必须经指挥部负责人审查签字 未经签字 的任何合同都不得加盖合同专用章 非合同的其他文稿不允许盖合同专用章 空白纸张不 得盖合同专用章 第四章 合同履行 第二十六条 依法成立的合同应全面履行 不得随意变更合同条款或解除 如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失 因不可抗力因素影响合同履行的应当 及时通知对方当事人 同时采取积极措施减少损失 并注意保存有关证据 第二十七条 合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度 承办人发生变化时 必须 做好资料的完整移交 承办人对合同谈判 履行过程中双方往来的电报 传真 会议纪要 文件 图表 电子邮件等文件资料 应当收集和妥善保管 第二十八条 合同承办人应当随时掌握合同履行的动态 对于对方当事人提出的有关合 同履行问题 应及时起草书面说明回复对方 不得拖延 避免造成经济损失 第二十九条 合同承办部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行 发现对方不履 行或者不完全履行合同时 合同承办人应积极与对方当事人协商 催促其履行合同约定义 务 同时应将其不履行或不完全履行合同的情况及时书面报告指挥部负责人和计划财务部 并协助在索赔期限内收集和保存证据 及时索赔 第三十条 计划财务部对所签订的合同执行情况进行跟踪 定期了解对方当事人的资信和 履约能力变动情况 对合同履行中出现的问题给予解释 解决 发现问题及时向主管领导汇 报 并采取积极稳妥 切实可行的措施 对合同履行中出现的问题给予解释 解决 第三十一条 合同结算必须通过合同承办部门 财务部和相关部门进行 计划财务部门 应当依照已生效合同的约定 及时办理收付结算 对未经审批 签章的合同 不得办理收 付结算 第五章 合同变更和解除 第三十二条 合同变更是指合同标的 数量 质量 价款或者报酬 履行期限 履行地 点和方式 违约责任和解决争议方法等的改变 第三十三条 合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同 确需变更或解 除的 应当经各方当事人协商一致并签订书面协议 当事人协商一致的变更或者解除合同的协议 视同新合同 应当按照合同审查程序履 行审查联签手续 当事人签订的变更或者解除合同的协议 文书 电报等资料应当一并与原合同装订入卷 不得分散存放 第三十四条 合同变更的原则 合同变更的批准必须按规定的程序进行 合同的变更均 应签署补充协议 并根据合同约定的费用计算原则确定变更费用 第三十五条 对方当事人要求变更或解除合同的 合同承办部门应当及时报告指挥部负 责人 通知计划财务部 审查对方当事人的理由是否正当 对于符合合同变更或解除条件 同意变更或解除的 按照审查联签程序与对方当事人签订变更或解除协议 因对方当事人 变更或解除合同造成经济损失的 应当在变更协议中明确赔偿数额和方式 并及时向对方 当事人提出索赔 需要向人民法院或者仲裁机构请求变更或者撤销合同的 应当在法律规定的期限内提出 第三十六条 合同的解除必须按照 合同法 及本实施细则的规定办理 对于特殊情况 下合同履行过程中的终止 指挥部合同承办部门应协同计划财务部及时办理终止手续 并 收集终止合同给指挥部带来的经济损失的证据和资料 为纠纷的处理做好准备 第三十七条 合同终止时 承办部门做好终止记录 收集履行合同过程中所有与合同有 关的文件 做好经济往来和结算工作 办理解除合同的手续 并将资料交计划财务部保存 第三十八条 合同签订时按照法律规定或者约定办理了批准 登记 公证等手续的 在 变更 撤销或者解除合同时仍应需办理相应的批准 登记 公证等手续 第六章 合同纠纷处理 第三十九条 合同中应当约定合同纠纷处理条款 对于涉外合同还应当明确选择合同适 用的法律和语言 第四十条 合同的纠纷处理优先采用和解或调解方式处理 和解或调解不成的 可选择 仲裁或诉讼 选择仲裁作为解决合同纠纷方式的 应当在合同中约定仲裁条款或者单独签订仲裁协 议 明确约定仲裁事项和仲裁机构 选择诉讼方式解决合同纠纷的 应约定在哈尔滨铁路中级运输法院进行诉讼 合同纠纷的主要处理方式 1 和解或调解 2 仲裁或诉讼 第四十一条 发生合同纠纷后指挥部合同承办部门或承办人员应及时报告本单位负责人 并通报计划财务部 在其指导下妥善处理纠纷 必要时 相关业务部门和法律顾问 如有 应给予协助 第四十二条 如在合同执行过程中发生纠纷 及时报告合同领导小组 与合同履行有关 的部门应及时分析查明原因 提出解决意见并通报计划财务部 及时与对方协商解决 第四十三条 需要经过诉讼 仲裁解决的合同纠纷 由计划财务部牵头登记 审查 由 指挥部负责人或其委托代理人代理诉讼或仲裁 相关部门协助处理 必要时 也可外聘律 师代理诉讼或仲裁 诉讼或仲裁方案应当与有关业务部门协商一致并经合同管理领导小组 同意 第四十四条 合同纠纷解决后代理诉讼或仲裁的有关人员 应当在结束之日起 10 个工 作日内向指挥部提交书面报告 并将案件有关材料装订送计划财务部存档 第七章 合同监督与档案管理 第四十五条 合同管理应当接受上级主管部门的检查和监督 计划财务部定期或不定期 地组织开展合同检查 第四十六条 合同检查的主要内容 1 合同管理制度的建立与落实情况 2 合同管理档案 台账建立情况 3 合同的签订与履行情况 4 合同纠纷的处理情况 第四十七条 合同检查人员履行合同检查职责时 被检查单位应当如实反映本单位合同 管理情况 提供相关文件 资料 并对检查事项涉及的问题做出解释和说明 检查中发现被检查单位存在合同管理漏洞 或者合同承办人员有失误 被检查单位应 按要求予以改正 并将整改情况报告检查部门 对指挥部资产安全构成隐患的 检查人员 有权向主管领导提出对责任人的处理建议 第四十八条 计划财务部要建立合同管理台帐和档案 收集 整理各类合同的档案资料 并进行归档管理 定期做好统计分析 第四十九条 合同及与合同有关的补充协议 会议纪要 信函 电报 传真 电话记录 签证 索赔报告 合同台帐及其他形式的文件等均作为合同履行动态信息汇总归档的组成 部分 第五十条 合同履行完毕 合同承办部门应提交合同履行的工作报告 经审查后 及时 连同合同 结算书及一切往来文书 经济鉴证 变更记录 竣工验收证书等所有资料装订 成册 移交指挥部综合部存档 涉及需要保密的内容 按照保密的规定办理 第八章 奖惩规定 第五十一条 指挥部对在合同签订 履行过程中发现重大问题 积极采取补救措施 避 免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中 避免或挽回重大经济损失的部门或个人 予 以表彰和奖励 第五十二条 在合同签订 履行过程中 对给指挥部造成重大经济损失或扩大经济损失 的 对责任人予以通报批评或行政处分 情节严重的 指挥部向责任人追偿经济损失 第九章 附 则 第五十三条 本实施细则未尽事宜按照 中华人民共和国合同法 中华人民共和国 铁路法 铁路合同管理办法 等法律法规及相关规定办理 第五十四条 本细则与上级文件相抵 触的 按上级文件执行 第五十五条 本细则由指挥部计划财务部负责解释 下发之日起执行 附件 1 1 合同签订会签单 附件 1 2 会签意见附件 附件 2 合同执行情况检查表 附件 3 合同变更单 附件 4 合同管理签发台账 附件 5 合同管理统计台账 附件 1 1 合同签订会签单 合同名称 对方单位 合同编码 合同金额 大写 会签部门 如需会签 打 会签意见签名签字日期 综合部 财务部 工程管理部 安全质量部 物资设备部 律师 如有 总工程师 副指挥长 生产 副指挥长 安全 副指挥长 财务 指挥长 承办部门 部门主管 承办人 年 月 日 附件 1 2 会签意见附件 部门 签字 时间 合同会签单填写说明 一 本会签单由两部分组成 第一部分为如附件 1 1 所示的会签单 第二部分为附件 1 2 它是附件 1 1 的补充 当需要签署详细意见时 可以填写在附件 1 2 中 二 由承办部门负责填写合同名称 对方单位 合同金额 并需部门负责人和合同承 办人签字 三 会签部