FSG报表操作手册

使用财务报表生成器使用财务报表生成器 图 1 中的图形及以下所述步骤将向您介绍 FSG 报表建立流程 请注意许多步骤是可选步 骤 最简单的报表仅要求执行步骤 2 和 5 来定义报表 执行步骤 6 和 7 来运行报表 在报 表要求趋于复杂时 您将需要执行许多可选步骤 财务报表生成器报表建立流程财务报表生成器报表建立流程 1 在财务报表生成器中定义报表之前 请先书面草拟 这将帮助您设计报表格式 和内容 并节省以后的时间 2 定义指定报表行格式和内容的行集 典型的行集包括行项目 帐户和总额计算 行 请参阅 定义行集 3 定义指定报表列格式和内容的列集 典型的列集包括标题 币种指定 金额类 型和总额计算列 请参阅 定义列集 您也可以使用 列集生成器 以图形化定义列集 请参阅 使用列集生成器 4 定义特殊格式报表或报表分配所需的任何可选报表对象 5 通过组合报表对象定义财务报表 如果您同时频繁地运行多个报表 请定义报表集以对这些报表进行分组 请参阅 定义报表集 6 将 运行财务报表生成器 程序指定至您负责的报表安全组 然后 您可以从 提交请求 表运行预定义 FSG 报表 并计划 FSG 报表的自动运行 您也可以将 请求集中的 FSG 和标准报表进行组合 请参阅 自标准请求提交运行 FSG 报表 7 运行报表和报表集 包括即席和预定义报表 请参阅 运行财务报表集 注 注 您可以复制报表对象以从现有报表对象快速创建新的行集和列集 您也可以复制已定 义的报表和报表集 将报表对象从一个总帐管理系统数据库复制到另一个数据库 请参阅 复制报表对象 可选报表对象可选报表对象 1 定义内容集以改写行集段值和显示选项 以及定义多个报表的打印顺序 请参阅 定义内容集 2 定义行顺序以修改报表中明细行的顺序 等级行以升序或降序排列取决于特定 列中的金额和 或 是按说明还是按值来对段进行排序 请参阅 定义行顺序 3 定义显示集以控制报表中的行和 或 列的显示范围 要使用显示集 您还必 须定义显示组以标识您要控制显示的行和 或 列的范围 请参阅 定义显示集和定义显示集 注 注 您可以复制报表对象以从现有报表对象快速创建新的内容集 显示集以及行顺序 请参阅 复制报表对象 图 1 FSG 报表建立流程 定义行集定义行集 在 FSG 报表中 行集定义了行的格式和内容 在 FSG 中 通常假定行定义的属性是指 某个帐户指定 而列定义的属性是指某个时间期 金额类型 在定义行集时 您可以 o指定帐户指定帐户 以指明要在行中纳入的总帐帐户余额 您可以为每行指定一个 单个帐户或帐户范围 注 注 如果在帐套中已启用平均余额处理 则您可以报告本位币余额 已输入外币余额和已 折算平均余额 o定义计算定义计算 以在报表中执行各种复杂的计算 该计算可以引用报表中所有 前面的行 包括您选择不显示的行 o指定格式指定格式 以控制分页符 缩进 行间距和下划线字符 您可以定义新的行集 或使用 FSG 的自动复制功能复制现有行集 您可以根据需要对此 现有行集进行修改 要定义行集 请执行以下步骤 要定义行集 请执行以下步骤 1 定位至 行集 窗口 2 输入行集的名称和说明 3 选择 定义行 4 为行集中的每行输入一个行号 行号可以控制行在报表中的显示顺序 您也可 以在创建行计算时使用此行号 5 输入每行的行项目说明 在您使用此行集运行报表时 行项目说明将作为行标 签出现 6 可选 为每行输入格式选项 高级选项和显示选项 注 注 如果要创建一个报表以冲销通常假定为行集和列集的属性 您应同时为每行设置余额 控制选项 7 要使行在报表上生成帐户余额 请选择 帐户指定 以对行指定帐户 要创建计算 行 用于报表总计和小计 请选择 计算 注 注 行定义可以具有帐户指定或计算 但不能两者兼有 8 定义行集的附加行 步骤 4 至 7 9 保存您所做的工作 定义列集定义列集 列集定义了 FSG 报表中的格式和列目录 在 FSG 中 通常假设的列定义属性是时间周 期 金额类型 而行定义属性是帐户指定 因此 典型的列集包含标题和子标题 金额类 型 格式屏蔽 币种指定和用于合计的计算列 在定义列集时 您可以 o指定要包含在列中的帐户余额类型指定要包含在列中的帐户余额类型 例如 您可以使用实际金额 预算额 或保留金额定义一个列 o为列创建标题为列创建标题 您也可以创建相关标题 这些标题会在您运行报表时按照 指定的利息期更改 o定义计算定义计算以执行报表中各种复杂的计算 计算可以参考报表中的其它列 o使用格式屏蔽指定格式使用格式屏蔽指定格式 该格式屏蔽决定了编号在报表中的显示方式 您可以定义新的列集或使用 FSG 的自动复制功能复制现有的列集 然后按照需要对它进 行编辑 您还可以使用列集生成器按图形化形式定义列集 要定义列集 请执行以下步骤 要定义列集 请执行以下步骤 1 定位至 列集 窗口 2 输入每个列集的名称和说明 3 可选 输入改写段 4 选择 定义列 5 输入每个列的起始位置 这是页面左边标记每个列在何处开始的字符编号 在 确定每个列的起始位置时 请考虑以下因素 o报表总宽度报表总宽度 取决于您所安装的打印机 FSG 会按横向模式打印每行多达 132 180 或 255 个字符的报表 另外 您可以首先通过将配置文件选项 FSG 允许纵向打印方式 设置为 是 以按照纵向模式 80 个字符 打印报 表 注 注 超过报表总宽度的位置列不会出现在报表中 o列集中的列编号 列集中的列编号 o每个列的宽度每个列的宽度 由格式屏蔽和列中显示的编号大小确定 o上一列的起始位置和宽度 上一列的起始位置和宽度 o币种配置文件选项币种配置文件选项 确定您是否在使用 千 运算符以及正负数格式 如果 启用了这些选项 您必须在列宽中提供足够的空间 o边距边距 o整体外观整体外观 空间的平衡和一致 附加信息 附加信息 行标签出现在报表第一列的左边 因此 在列集中设置第一列的位置时 您可 以控制行条目的宽度 6 输入每个列的唯一序号 您可以使用此序号定义列计算 注 注 序号不会控制报表中列的顺序 就像它不会控制行集中的行一样 相反 列的顺序会 由列的起始位置确定 7 输入格式屏蔽以控制 FSG 在列中打印的显示值 8 输入确定如何显示数字值的系数 十亿 百万 千 单位数或百分位数 例如 如果您将系数 千 和格式屏蔽 99 999 999 99 一起使用 则数字 23 910 会以 23 91 的形式出现在报表上 如果您将系数 百分位数 和格式屏蔽 99 99 一起使用 则数字 1258 会以 12 58 的形式出现在报表上 如果不想使 用系数来显示金额 请选择 单位数 建议 建议 如果您将单位旁边的系数指定给每个列 请将此系数名称放在相关的列标题中 以 便可以轻易识别报表中的系数 9 可选 为每个列输入余额控制选项 高级选项和显示选项 注 注 如果您要创建一个报表以冲销通常假设的行集和列集属性 请将 余额控制 选项在此 窗口留空 而在 行 窗口对它们进行设置 10 可选 要创建计算列 用来计算差异 百分比 总额和小计 请选择 计算 要将帐户指定至列 请选择 帐户指定 注 注 列定义可以包含计算或帐户指定 但不能同时包含两者 11 可选 要创建例外报表 请选择 例外 12 定义列集的附加列 步骤 5 至步骤 11 13 创建列标题 14 保存所做的工作 使用列集生成器使用列集生成器 您可以使用列集生成器 通过将列集以图形的形式展开来为其进行定义 您也可以修改现 有的列集 列集生成器是一种主要用于布局及设计的工具 它不包含 列 窗口中的所有 可用选项 因此 您无法在列集生成器中指定帐户 计算或例外信息 但是 在使用列集生成器指定列集之后 您可以从 列 窗口添加这些内容 注 注 如果从 列 窗口中定义非显示的列 您将无法在列集生成器中看到它 要使用列集生成器定义列集 请执行以下步骤 要使用列集生成器定义列集 请执行以下步骤 1 定位至 列集 窗口 2 输入或查询列集 3 选择 建立列集 4 输入每个列的序号 可选名 金额类型和抵销 建议 建议 在定义列时 您可能会发现一次定义一个列要更容易 要这样做 请按照第一列的 步骤 4 至步骤 9 进行 然后为其它每个列重复相同步骤 5 指定报表的左边距和每个列的宽度 建议 建议 在确定列宽时 您可能会发现考虑要在报表中显示的编号大小 所使用的系数以及 所指定的格式屏蔽会非常有帮助 6 使用标尺作为基准为每个列输入标题 您可以定义多达四行标题文本 如果需 要附加的行 您必须在 列 窗口中对它们进行定义 但是 定义之后 则可以使用 列集生成器对它们进行编辑 注 注 只有在使用四行以上的标题时 才可以启用列标题域左边的滚动条 您也可以选择 创建默认标题 以使 FSG 生成一个基于每个列的金额类型和期间 抵销的标题 然后 您可以按照需要修改默认标题 7 为每个列输入格式屏蔽 8 选择 其它列选项 以输入其它列的格式并显示选项 例如币种 控制值 改写值 系数以及明细层 9 选择 应用 以保存标题并使用列集生成器继续工作 10 选择 确定 以保存您所做的工作并关闭列集生成器 要使用列集生成器更改列集布局 请执行以下步骤 要使用列集生成器更改列集布局 请执行以下步骤 1 定位至 列集 窗口 2 查询列集 3 选择 建立列集 4 使用列集生成器工具列中的按钮以增加 移动或删除列 5 按照需要修改任意一个列的信息 6 选择 应用 以保存您所做的工作并使用列集生成器继续工作 7 选择 确定 以保存您所做的工作并关闭列集生成器 要撤消列集的更改 请执行以下步骤 要撤消列集的更改 请执行以下步骤 o在使用列集生成器工作时 您可以选择 恢复 以撤消您在最后一次保存列 集定义后所作的全部更改 定义财务报表集定义财务报表集 使用财务报表集可以对您经常一起运行的 FSG 报表进行分组 您只可以将预定义的报表 指定给报表集 您可以复制已定义的财务报表集 然后按需要修改新的报表集 注 注 如果运行财务报表生成器程序已指定给您的责任 您也可以将预定义的 FSG 报表与 请求集中的标准报表 列表和程序进行合并 要定义报表集 请执行以下步骤 要定义报表集 请执行以下步骤 1 定位至 财务报表集 窗口 您也可以自 定义财务报表 窗口选择 定义报表集 按钮 2 输入报表集的名称和说明 3 为每个您指定给报表集的报表输入一个序号 以控制在运行时提交报表的顺序 4 为每个您要纳入报表集的每个报表输入名称 5 保存您所做的工作 6 选择 运行报表 按钮以定位至 运行财务报表 窗口 运行财务报表运行财务报表 要生成 FSG 报表 您必须请求 FSG 运行这些报表 您可以请求单个报表 全部或部分 报表集及多个报表集 如果请求的是单个报表 则您可以运行预定义的报表或请求 FSG 运行即席报表 对于即席报表 您可以在报表提交过程中选择报表对象和其它报表参数 在请求预定义报表时 您可以运行其参数保存在报表定义中的报表 也可以在 运行时更改这些参数 但是 如果您在运行时更改参数 FSG 会将其保存在报 表定义中 您可以自 运行财务报表 窗口或通过标准提交请求 在 提交请求 窗口中 来请求报表 通过提交标准请求来请求报表的优点在于您可以安排报表自动运 行 您也可以将 FSG 报表与标准报表 列表和程序组合在一起 这样做的缺点 在于您不能通过提交标准请求来运行报表集 前提条件前提条件 如果要控制小于或等于 80 个字符宽的报表打印方向 请设置用户配 置文件选项 FSG 允许纵向打印方式 如果要限制特定用户在其 FSG 报表上可以打印的财务信息 请定义 安全性规则并启用此规则 使它们与 FSG 配合工作 如果要通过提交标准请求来运行报表 您的系统管理员必须为您的责 任范围内的报表安全性组指定财务报表生成器程序 要运行独立报表 请执行以下步骤 要运行独立报表 请执行以下步骤 1 定位至 运行财务报表 窗口 您也可以自 定义财务报表 窗口选择 运行报表 按钮 2 自弹出式列表选择 独立报表 3 输入报表名称 4 输入报表参数 5 选择 提交 按钮 注 注 如果在复核报表输出时 发现缺少了一些您预计要查看的财务信息 这可能是因为您 的责任无法使您访问或查看某些帐户 在运行报表时处于活动状态的安全性规则会在 FSG 日志文件中列出 要运行即席报表 请执行以下步骤 要运行即席报表 请执行以下步骤 1 定义并保存即席报表 2 完成运行独立报表所需要的步骤 注 注 在运行即席报表之后 您可以通过使用删除即席报表程序将它们删除 自标准请求提交运行自标准请求提交运行 FSG 报表报表 要从要从 提交请求提交请求 窗口运行已定义的窗口运行已定义的 FSGFSG 报表 请执行以下步骤 报表 请执行以下步骤 1 定位至 提交请求 窗口 2 选择名为 程序 运行财务报表生成器 的并发程序 3 选择您要运行的 FSG 报表 4 接受或更改 FSG 基于报表定义 显示的报表参数 5 要安排报表稍后或定期运行 请设置运行选项 6 提交此请求 在运行财务报表生成器程序时 它将生成一个并发请求 但是 如果您提交的 FSG 报表使用了含有并行选项的内容集 则该报表提交流程将首先 生成一个用于 FSG 控制器的并发请求 运行财务报表集运行财务报表集 要运行全部或部分报表集 请执行以下步骤 要运行全部或部分报表集 请执行以下步骤 1 定位至 运行财务报表 窗口 2 自弹出式列表选择 单一报表集 3 输入报表集名 报表集中的每个报表均会出现在主要报表区中 4 可选 更改默认的报表参数 期间 有效日期和币种 然后选择 应用 这些 默认值将显示在每个报表列表上 5 选择您要运行的报表 o选择位于每个报表列表左边的复选框 o选择 选择全部报表 复选框以运行所有报表 附加信息 附加信息 要取消选择独立报表 请撤消选择报表列表左边的复选框 6 输入运行此报表集所需的报表参数 7 选择 提交 要运行多报表集 请执行以下步骤 要运行多报表集 请执行以下步骤 1 定位至 运行财务报表 窗口 2 选择 多报表集 3 输入报表集名 4 输入该报表集所需的报表参数 5 选择 提交 复制报表对象复制报表对象 您可以复制现有行集 列集 内容集 行顺序 显示集 报表和报表集以创建报表对象 如果两个帐套共享同一帐户结构 您还可以从多个帐套复制报表对象 在复制报表对象之后 您可以修改新对象以满足您的报表需要 要复制报表对象 请执行以下步骤 要复制报表对象 请执行以下步骤 1 定位至 自动复制 窗口 您也可以从要复制的报表对象窗口选择 自动复制 按钮 2 从 部件 字段中选择要复制的报表对象类型 3 在 来源 字段中输入要复制的对象名称 4 在 目标 字段中输入新报表对象名称 5 选择 复制 总帐管理系统将启动并发流程以复制报表对象 如有必要 您可以在并发流程结束时查询和修改已复制的对象 定义内容集定义内容集 通过将内容集指定给报表请求 您可以在一次运行中生成上百个相似的报表 内容集可以 控制如何使多个报表相互区分 例如 假定您的组织有 50 个部门 并且 部门 是帐户段 之一 同时假定您有一个每周运行的差旅费 FSG 报表 通过将内容集和您现有的报表定 义配合使用 您可以在一个报表请求中打印每个部门的差旅费报表 然后 您可以将报表 分配至 50 个部门管理员进行复核 内容集类似于行集 甚至可以改写现有报表的行集定义 上一段中讨论的微小 报表差异将由可更改行集帐户指定和 或 显示选项的内容集来存档 注 注 内容集可以作为报表定义的一部分保存 也可在您请求 FSG 报表时动态添加 要定义内容集 请执行以下步骤 要定义内容集 请执行以下步骤 1 定位至 内容集 窗口 2 输入内容集名称和说明 3 选择以下多个报表的处理类型 o平行 FSG 会同时处理多个报表 o序列 FSG 会按序列顺序处理多个报表 4 输入每个帐户范围的序号 5 如果您要改写行集中指定的段值范围 请输入帐户下限和上限 如果您为弹性 域的下限和上限输入一个父段值 FSG 会显示该父项的所有子值 注 注 在请求汇总余额时 请使用配置文件选项 FSG 扩展父值 来控制父值的扩展 如果您输入多个帐户范围 FSG 会为每个范围产生一个独立的报表 范围可能会 重叠 6 如果要改写行集显示类型 请输入内容集显示类型 7 如果您只想报告范围之内的汇总帐户余额 请从 汇总 弹出式列表中选择 是 范围内的父段值必须属于累计组 而累计组必须用在汇总模板中 如果您只想报告 范围内的明细帐户余额 请选择 否 如果将此字段留空 内容集会从行集或列集中获得汇总帐户的报表选项 如果您在 行和列集层中设置选项 FSG 会解决在 行 和 列改写 表中注明的所有冲突 8 保存您所做的工作 要定义可生成多个报表的内容集 请执行以下步骤 要定义可生成多个报表的内容集 请执行以下步骤 在定义内容集时 请将 显示 类型 PE 指定至每个需要独立报表的段 另外 您还可以为该内容集指定多个帐户范围 定义行顺序定义行顺序 您可以使用行顺序来控制明细行显示在报表中的方式 您可以 o显示除段值以外或代替段值的帐户说明 o按列中显示的金额对明细行进行排序 o按帐户段值或段值说明对明细行进行排序 o重新排列帐户段的序列以符合特定报表的需要 例如 您可能需要查看显 示在成本中心值之前的产品段值 o隐藏特定帐户段的页眉说明 前提条件前提条件 如果要按帐户段的值或说明对明细行进行排序 则相关行定义中的段 显示类型必须为 扩展 和 两者 您也可以使用其显示类型被设置为 行 扩 展 或 行 两者 的内容集 要创建新的行顺序 请执行以下步骤 要创建新的行顺序 请执行以下步骤 1 定位至 行顺序 窗口 2 输入行顺序的名称和说明 3 可选 根据列信息输入 等级 4 输入 帐户显示 信息 5 保存您所做的工作 如果要按列中 按列信息划分等级 显示的金额对明细行进行排序 请执如果要按列中 按列信息划分等级 显示的金额对明细行进行排序 请执 行以下步骤 行以下步骤 1 创建新的行顺序或查询现有的行顺序 2 自 行顺序 窗口输入列的名称或顺序 该列的值将被用来对明细行进行排序 顺序与列集中其它显示显示的列相关的列排序序号相对应 列集中最左边列的顺序为 1 例如 假定您定义了以下列集 列号列号 1 2 3 位置位置 50 75 100 序号序号 10 20 30 是否显示 是否显示 是 否 是 如果您要根据列 1 中的金额对明细行进行排序 请输入 1 作为 顺序 如果您要 根据列 3 中的金额对明细行进行排序 请输入 2 作为 顺序 因为未显示列 2 3 选择等级方法 您可以按 升序 或 降序 来对金额进行排序 4 保存您所做的工作 要按帐户段值或段值说明 帐户显示信息 对明细行进行排序 请执行以要按帐户段值或段值说明 帐户显示信息 对明细行进行排序 请执行以 下步骤 下步骤 1 创建新的行顺序或查询现有的行顺序 2 可选 按 行顺序 窗口中的列信息输入等级 3 输入段的序号以便对明细报表行进行排序 4 输入段名 5 选择 排序依据 方法以控制明细报表行的排序方式 o说明 按帐户段说明排序 o值 按帐户段值排序 注 注 如果输入 说明 或 值 作为排序依据方法 则 FSG 将忽略您在 依据列划分等级 区域 中输入的任何信息 o等级 按 依据列划分等级 信息排序 注 注 如果为段指定 依据等级排序 方法 您必须同时输入 依据列排序 信息 如果没有 FSG 将按帐户段值进行排序 同时在您使用 依据等级排序 方法时 排序段之后的所有段 必须具有 全部 或 两者 的显示类型 否则 FSG 将无法导出所需的总额来对报表行进行 排序 6 输入段显示方法 o说明 将在报表上显示段说明 o值 将在报表上显示段值 o值和说明 将在报表上显示段值和说明 7 输入帐户段的打印宽度 如果您选择打印段的说明 请确保有足够的打印宽度 来容纳此说明 注 注 在列集定义中 您必须同时确保在报表的左端提供足够的空间 以容纳按行顺序指定 的所有段的累计打印宽度 8 保存您所做的工作 要重新排列帐户段 帐户显示信息 的序列 请执行以下步骤 要重新排列帐户段 帐户显示信息 的序列 请执行以下步骤 1 创建新的行顺序或查询现有的行顺序 2 可选 输入 依据列排序 信息 3 自 行顺序 窗口输入该段的帐户显示信息 在报表上打印时您想更改该段的帐户 序列 o为该段输入新的序号 注 注 您不必为帐户结构中的每个段都输入