档案管理办法2009

中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 1 档档案案管管理理办办法法 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为了加强和完善中交第四公路工程四公局有限公司 以下 简称四公局 的档案管理工作 保障档案的完整 准确 系统 安全 充分发挥档案的作用 更好地为四公局生产经营管理及四公局的发展服 务 根据 中华人民共和国档案管理办法 及实施办法以及有关规定 特制定本办法 第二条第二条 本办法所称档案指 四公局在进行生产经营 技术管理 经营管理 企业管理 基本建设和科学研究等活动中形成的 对于四公 局具有保存价值的各种文字 图表 声像 电子等不同形式和载体的历 史记录 第三条第三条 四公局形成的各类档案均实行集中统一管理的原则 不得 由各承办部门和个人分散保存 以确保档案的齐全完整和有效利用 第四条第四条 四公局档案工作由分管领导全面负责 综合事务处专人负 责此项工作 其中 工程 基建 施工前期及结算 档案 设备档案由主 管此项工作的副总经理分管 工程 施工文件 竣工图 档案由总工程 师分管 会计档案由总会计师分管 第五条第五条 四公局档案管理工作列入四公局发展规划 纳入企业管理 生产建设 技术管理和科学研究等管理规章制度中 纳入分管领导的岗 位职责和管理人员的岗位职责中 第六条第六条 档案部门岗位培训 增添设备 购买用品及必要出差费用 应纳入四公局经费管理计划 确保档案业务工作正常进行 第二章第二章 档案管理机构和主要任务档案管理机构和主要任务 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 2 第七条第七条 四公局在综合事务处设立综合档案资料室 集中统一管理 四公局文书档案 科技档案 会计档案 声像档案 实物档案及其它各 种门类档案 第八条第八条 档案管理工作的主要任务 一 认真贯彻执行党和国家及交通行业关于档案工作的法律 法 规 方针 政策 制定四公局档案管理的规章制度和发展规划 并组织 实施 二 对四公局各部门和所属单位的档案管理工作进行监督 检查 和指导 三 对四公局文书处理部门和其他归档单位的平时立卷和立卷工 作进行指导 集中统一接收 整理 保管和统计各类档案 对归档文件 材料的修改 补充进行指导和检查 四 编制多种检索工具并提供编研资料 积极开展档案的利用工 作 为四公局的企业管理 生产建设和科学研究服务 五 会同有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定 六 科技档案人员应参加有关部门组织召开的生产 技术会议 有计划地参加工程竣工验收 参加科研成果评审 鉴定 参加仪器设备 开箱的文件材料的验收工作 七 根据上级档案管理部门的有关规定 向上级档案管理部门移 交所需进馆的档案 八 学习 研究和采用新技术 按计划做好档案的现代化开发与 利用工作 九 有计划地参加有关档案管理培训 努力提高档案管理人员的 思想政治水平和业务素质 十 参加上级档案管理部门组织的档案工作和业务交流会议及档 案协作组活动 十一 完成上级档案管理部门及集团领导交办的档案业务工作 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 3 第三章第三章 档案人员的条件和职责档案人员的条件和职责 第九条第九条 四公局及所属各单位应依据有关规定和实际需要 配备档 案人员 并保持档案工作人员的相对稳定 档案人员必须坚持四项基本原则 认真执行党和国家的方针政策 热爱档案管理工作 有较强的事业心 努力钻研档案专业理论知识 了 解 熟悉四公局主管的业务范围 忠于职守 遵守纪律 身体健康 应 具备大专以上文化程度和一定专业知识 负责管理党组织档案工作人员 必须是共产党员 符合机要人员条件 档案室负责人 应具备馆员或相 当馆员以上专业技术职务的人员担任 第十条第十条 档案管理人员的主要职责 一 贯彻档案工作的方针 政策及各项规章制度 并掌握现代化 档案管理新技术 二 按照上级档案管理部门规定的案卷质量标准 指导机关各部 门 下属单位做好文件材料的立卷归档工作 提高档案的案卷质量 三 做好所管档案的收集 整理 鉴定 登记和统计工作 熟悉 所保管档案的情况 四 保护档案安全 做好防护工作 五 做好档案利用 服务工作 编制适用检索工具 迅速准确地 查调档案 六 根据所保管的档案资料做好汇编工作 为四公局的生产经营 及各项管理工作服务 七 严格遵守保密制度 未经批准 不得利用方便擅自扩大档案 的利用范围 不得泄露档案机密内容 确保档案机密安全 八 热情做好服务工作 严格执行借阅制度 第四章第四章 立立 卷卷 第十一条第十一条 凡本四公局各项活动中形成的具有保存价值的文件材料 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 4 均由文书处理部门或文件材料形成部门按照有关部门颁布的档案质量标 准的规定和要求进行整理 并定期向档案部门移交归档 科技档案应执 行交通行业科技档案管理制度 规范 标准 立卷人员要做好平时归卷工作 对已办理完毕及批存的文件材料及 时收集 归类 集中统一保管 编制平时归卷使用的案卷类目 承办人 员借用文件材料时 应积极提供便利 做好服务工作 办理借阅手续 第十二条第十二条 电子文件在归档移交前 归档与接收部门均应对归档电 子文件的载体及技术环境进行检测 确保载体的安全利用 第十三条第十三条 文件材料归档范围和保管期限按照 文件材料归档范围 和保管期限表 执行 文书档案 科技档案 声像档案 实物档案保管 期限分为永久 长期 十六至五十年左右 和短期 十五年以下 含十五 年 三种 会计档案保管期限分为永久 定期两类 定期分为三年 五 年 十年 十五年 二十五年五类 第十四条第十四条 保管期限计算 文书档案 包括科技档案综合类及经营 管理类 应从案卷所属年度 科技档案 指项目档案 应从归档以后 如一个项目分批归档 则从最后一批归档时 的下一年 1 月 1 日起算 会计档案应从会计年度终了后的第 1 天算起 第十五条第十五条 根据国家有关规定 标明案卷密级 密级以卷内文件材 料的最高密级为准 第十六条第十六条 文书文件材料立卷 一 立卷原则 遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件之间的 有机联系 区别不同价值 便于保管和利用 二 立卷方法 运用文件的主要特征 问题 作者 名称 时间 进行立卷 立卷时 把具有相同特征 联系密切的文件组合在一起 立 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 5 成案卷 立卷时可结合多个特征 同时还要照顾文件的不同价值进行立 卷 三 文书档案的排列 区分不同保管期限 按年代 按组织机构进 行排列 四 文书档案案卷内容排列顺序为 案卷封面 卷内文件目录 文 件材料 备考表 封底 五 卷内文件排列的要求是 正件在前 附件在后 批复在前 请 示在后 正本在前 定稿在后 方针政策性文件在前 业务性文件在后 转发件在前 被转发件在后 案件结论 决定性文件在前 依据性材料 在后 一个作者 一个问题的案卷 按时间先后排列 一个作者 几个 问题的案卷 按问题重要程度 结合时间排列 会议文件 按文件的形 成次序或重要程度排列 六 年度计划 总结 统计报表 决算等应放在内容针对的年度立 卷 跨年度的请示与批复 放入复文年度立卷 也可以放在批复问题的 针对或生效年度立卷 请示没有复文的 放在请示年度立卷 长远规划 放在针对的第一年立卷 两年以上的总结 放在总结的最后一年立卷 跨年度的会议文件 放在会议开幕年立卷 有的问题或案件要跨过数年 才能结束的文件 应分阶段立卷 七 归档文件定稿 要求手续必须齐全 应有四公局领导人签发 盖有四公局印章 年 月 日清楚 电 传文件应复印后归档 八 案卷内文件不齐全 完整时 必须在卷内备考表上加以说明 九 归档的卷内文件材料要采用阿拉伯数字 逐页分别在有文字的 文件材料的正面右上角及背面的左上角编写页号 第十七条第十七条 科技文件材料立卷 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 6 一 科技文件材料立卷原则 要遵循科技文件材料的形成规律 保 持案卷内科技文件材料的有机联系 便于档案的保管和利用 二 科技文件材料立卷要求 一 案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产 科研 基建 设备及其管理活动的真实情况 二 案卷内科技文件材料应齐全 完整 三 案卷内科技文件材料的载体和书写材料要符合耐久性的要求 四 编绘的竣工图应反差明显 图面整洁 线条及字迹清楚 能满足缩微和计算机扫描的要求 三 组织案卷 一 工程档案 1 组卷的基本原则 1 工程文件材料按单位工程组卷 2 工程档案应按照不同的收集 整理单位及文件材料的类别 按基建文件 施工前期准备文件 施工文件 竣工图以及施工结算文件 分别进行组卷 3 卷内文件材料排列顺序要依据卷内的文件构成而定 一般顺 序为 封面 目录 文件部分 备考表 封底 组成的案卷力求美观 整齐 4 卷内若存在多类文件时 同类文件按自然形成的顺序和时间 顺序 不同文件之间的排列顺序可参照附件中的分类顺序排列 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 7 5 案卷不宜过厚 一般不超过 40mm 案卷内不应有重复文件 2 组卷的具体要求 1 基建文件组卷 基建文件可根据类别和数量的多少组成一卷或多卷 如工程决策立 项文件卷 征地拆迁文件卷 工程竣工验收与备案文件卷等 同一类基 建文件还可根据数量多少组成一卷或多卷 基建文件组卷内容和顺序可参考附件 2 施工前期准备文件组卷 可根据类别和数量的多少组成一卷或多卷 组卷内容和顺序可参考 附件 3 施工文件组卷 施工文件组卷应按照专业 系统划分 每一专业 系统再按照类别 从 C1 至 C7 顺序排列 并根据文件数量多少组成一卷或多卷 具体组卷 内容和顺序可参考附件 4 竣工图组卷 竣工图应按专业进行组卷 可分为建筑竣工图卷 结构竣工图卷 给排水及采暖竣工图卷 建筑电气竣工图卷等 每一专业可根据图纸数 量多少组成一卷或多卷 3 文字材料和图纸原则上不能混装在一个装具内 如文字材料较 少 需放在一个装具内时 文字材料和图纸必须混合装订 其中文字材 料排前 图样材料排后 4 案卷页号的编写 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 8 1 编写页号以独立卷为单位 在案卷内文件材料排列顺序确定 后 均以有书写内容的页面编写页号 2 每卷从阿拉伯数字 1 开始 用打号机或钢笔依次逐张连续标 注页号 采用黑色 蓝色油墨或墨水 案卷封面 卷内目录 卷内备考 表不编写页号 3 页号编写位置 单面书写的文字材料页号编写在右下角 双 面书写的文字材料页号正面编写在右下角 背面编写在左下角 4 图纸折叠后无论何种形式 页号一律编写在右下角 5 案卷封面的填写 案卷封面填写工程名称 案卷题名 编制单 位 技术主管 编制日期 保管期限 密级等 1 工程名称 填写工程建设项目竣工后使用名称 或曾用名 2 案卷题名 填写本卷卷名 第一行按单位 专业及类别填写 案卷名称 第二行填写案卷内主要文件材料的内容提示 3 编制单位 本卷档案的编制单位 并加盖公章 4 技术主管 编制单位技术负责人签名或盖章 5 编制日期 填写卷内文件材料形成的起 最早 止 最晚 日期 6 保管期限 由档案保管单位填写 7 密级 由档案保管单位填写 6 工程档案卷内目录的填写 内容包括顺序号 文件材料题名 原编字号 编制单位 编制日期 页次 备注等 卷内目录应与案卷内 容相符 排列在封面之后 原资料目录及设计图纸目录不能代替 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 9 1 序号 按卷内文件排列先后用阿拉伯数字从 1 开始依次标注 2 文件材料题名 填写文字材料和图纸名称 无标题的文件应 根据内容拟写标题 3 原编字号 文件制发机关的发文号或图纸原编图号 4 编制单位 文件的形成单位或主要责任单位名称 5 编制日期 文件的形成时间 文字材料为原文件形成日期 竣工图为编制日期 6 页次 填写每份文件在本案卷的页次或起止的页次 7 备注 填写需要说明的问题 7 卷内备考表的填写 内容包括卷内文字材料张数 图样材料张数 照片张数等 立卷单 位的立卷人 审核人及接收单位的审核人 接收人应签字 8 案卷脊背要填写档号 案卷题名 9 案卷的装订 文字材料必须装订成册 图纸材料可以装订成册 也可以散装在卷盒内存放 装订时要剔除金属物 案卷用棉线在左侧三 孔装订 棉线订结打在背面 装订线距左侧 20mm 上下两孔分别距中 孔 80mm 10 归档分工 在工程建设活动中形成的基建文件 施工前期准备 文件 施工结算文件分别由四公局市场开发处 经营管理处负责归档 施工文件 竣工阶段形成的文件材料和竣工图以及其它有关工程项目的 文件材料由四公局项目管理处负责归档审核 11 工程竣工档案的移交遵照局项目管理处制定的 施工技术质量 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 10 管理办法 执行 二 设备档案 1 立卷方法 设备文件材料按专业 台件立卷 2 设备维修中形成的文件材料单独立卷 外购设备中的随机文件 材料可以单独立卷 3 立卷的要求 案卷内设备文件材料应齐全 完整 设备文件材料的载体和书写材 料应符合耐久性要求 4 案卷内容排列 1 案卷内容排列顺序 案卷封面 卷内目录 设备文件材料 备考表 封底 2 案卷内设备文件材料排列为 按依据性 开箱验收 随机图 样 安装调试和运行维修等顺序排列 5 卷内文件一般文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 6 档案案卷编目 1 编写案卷页号 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号 页号编写位置 单面书写文件在右下角 双面书写文件 正面在右下角 背面在左下角 图纸的页号编写在右下角 成套图样不必重新编写页号 各卷之间不连续编页号 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 11 2 卷内目录 卷内目录由序号 文件编号 责任者 文件题名 日期 页号和备注等组成 要标明卷内文件材料的件数 页数 不同载 体文件的数量 说明立卷情况 如立卷人 检查人 立卷时间等 7 四公局购置的设备由物资装备处负责对设备文件材料归档 项 目部购买的设备 由项目部负责设备文件材料收齐整理后交所属项目处 归档 第十八条第十八条 会计文件材料立卷 一 会计档案按其自身的形成规律和特点 由财务部门随时立卷 二 会计文件材料由会计人员在四公局档案人员的指导和帮助下 按会计凭证类 会计账簿类 财务报告类 其他类四大类整理立卷 1 会计凭证立卷 会计凭证一般按月立卷 会计人员将各种记账 凭证 按时间和原始凭证号顺序组卷 根据凭证数量组成一本或几本 每本为一保管单位 并填写凭证封面 原始凭证可不编号需折叠整齐 填写凭证封面和背脊 注明单位名称 年度 月份 起止日期 凭证 种类 起止号码 在封面由装订人签字或盖章 2 会计账簿立卷 会计账簿按年度立卷 在会计年度完结时进行 立卷时 严格按照账簿种类进行 一账一卷 账簿需加贴封面 3 财务报告立卷 财务报告按年立卷 可根据形成报表数量整理 为一卷 也可按月 季 年度报表分别组卷 每卷均需编有页号和加装 封面 4 会计文件材料其他类立卷 可根据会计材料形成规律 按年度 文件种类分别组卷 每卷均需编有页号加装封面 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 12 三 装订及编页 会计核算材料经整理后 应在左侧用线绳装订 页号统一编写在有书写内容页面的右上角 正面 或左上角 背面 会 计凭证装订时可不加卷内目录和备考表 其他卷册应填写卷内目录和备 考表 四 案卷排列 四公局会计档案案卷排列 采取年度 类别排列 再按保管期限长短排列 五 编号 为便于管理和查找 根据案卷排列的方法 一个年度编 一个流水号 六 填写案卷目录 四公局编制会计凭证 账簿 报表的统一会计 档案案卷目录 会计档案案卷目录 包括顺序号 案卷名称 起止日期 卷内张数 保管期限 记账凭证号 存放柜号和备注等 第十九条第十九条 声像资料 电子档案的立卷 一 声像资料 电子档案是四公局在经营管理活动中形成的各种录 音 录像 照片 电子光盘等具有保存价值的材料 归档总的要求是 保存声像档案的有机联系 便于保管 便于为利用者服务 1 要判断保存价值 2 要原版原带 3 要齐全完整 照片除本片外 要有文字说明 录音 录像等都 要有文字说明 4 录音 录像 照片等要分别立卷归档 二 声像档案的归档范围 凡是四公局形成的并反映四公局工作活动的声像材料 是归档的重 点 主要包括 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 13 一 反映四公局主要职能 重要历史面貌的声像材料 二 各级领导和著名人物参与四公局重要公务活动形成的声像材 料 三 四公局组织的或参加的重要的外事活动的声像材料 四 四公局的各种重要会议的声像材料 五 记录四公局重大事件的声像材料 六 四公局历届领导班子成员的照片 七 四公局的劳动模范 先进人物及其典型活动的声像材料 八 四公局荣获的市级以上各种荣誉性实物的照片 三 声像档案的整理 一 录音 录像 光盘档案的整理 1 录音 录像 光盘档案在全宗内按时间顺序编制流水号 建立档 案总登记帐和分类账 登记项目包括流水号 收到日期 录制日期 内容 责任者 录制单位 录制地点 放送时间 数量和备注等 2 归档的录音带 录像带 光盘上应当粘贴标签 注明其内容 讲 演人 录制日期 卷 盘 数 编号 带长 时间 等项内容 3 光盘应当简要说明存贮文件的内容 运行的软 硬件环境 版本 等 二 照片档案的整理 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 14 照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系 有利保管 便于为利用者提供服务为原则 照片档案的底片可单独整理和存放 也 可与照片一同整理和存放 1 底片的整理 1 底片在全宗内按时间顺序编制流水号 2 底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳胶剂面片边处 3 底片需放入底片袋内保管 底片袋的右上方应表明底片号 可根据照片档案装具进行整理和存放 2 照片的整理 1 文书类照片档案采取年代 问题或问题 年度分类 即 先将照片按年度分开 年度内再按问题区分 或先按问题分 开 在每个问题内再按年度排列 一个单位内应采用同一种 分类方法 2 照片排列以保持照片有机联系为原则 同一次活动产生的照 片不应分卷存放 3 照片档案需编制文字说明 包括总说明和分说明 总说明包 括拍照事由 时间 地点 人物 姓名 身份及在照片中的 位置 背景 摄影者六要素 总说明要准确揭示照片内容 文字力求简明 通顺 一般二百字内为宜 总说明填写在每 组照片第一张的上方空白处 时间采用阿拉伯数字 年 月 日用 表示 分说明包括照片题名 照片号 底片号 参见号 与本组照片或本张照片有联系的其他门类档案的档 号 和文字说明 4 照片以每卷为单位统一编制流水号 编号应规范 准确 5 档案室应填写照片档案目录和备考表 档案目录 备考表格 式与文书档案相同 6 填写备考表 照片档案案卷内的后面应有备考表 以注明该 卷照片在整理 利用过程中出现的有关问题和情况 备考表 格式与文书档案相同 7 编制案卷目录 其使用目录格式与文书档案相同 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 15 四 声像档案归档时间要求 在每一件重要事件完成后 相关部门即可把形成的录音 录像 照片等进行归档后移交档案室 时间一般不超过一个月 第二十条第二十条 实物档案的整理 一 实物档案归档要求 凡是四公局在各项活动中获得的有保存价 值的实物 均应归档 如奖杯 奖状 奖章 证书 锦旗 重 要的纪念品等应作为实物档案保存整理 二 四公局的实物档案归档的内容 主要有 营业执照 资质证书 工程获奖证书等 三 四公局实物档案的整理应按保管期限 制发机关 获得奖项 物品 年度及与文字档案相关卷号编目登记 做为一个类目 集中保管 四 四公局实物档案是四公局的重要档案 是四公局重要的历史记 录 应妥善保管 各处或项目获奖应及时向四公局传递信息 并将证书 奖杯等实物交四公局统一保存 管理 第二十一条第二十一条 归档案卷质量应符合以下十条标准 一 归档文件齐全 完整 二 分类清楚 保持联系 三 命题确切 容易查找 四 卷内排列 系统条理 五 保管期限准确 六 密级划分恰当 七 蓝图折叠 符合要求 八 卷皮书写 正楷整洁 九 案卷装订 整齐美观 十 声像资料 清楚清晰 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 16 第二十二条第二十二条 归档的文件材料必须做到线条 字迹 图像清楚 纸 张优良 格式统一 书写工整 禁止使用纯蓝墨水 铅笔 圆珠笔 复 写纸书写 归档文件左边要留边 1 5 2 0 厘米 便于装订 如有文件 材料破损需粘贴 对大小不一的文件材料需补镶或折叠 第二十三条第二十三条 卷内文件材料要采用阿拉伯数字 逐页分别在有文字 的文件材料的正面右上角及背面的左上角编写页号 如所归档文件书符 合档案保管要求的成本成册的材料 已编页号的只需在卷内文件目录页 次中填写册数 折叠成几折的文件和图表 按张编页号 声像 实物档 案资料在装具适当位置逐件编号 第二十四条第二十四条 案卷采用三点一线法装订 装订前去掉文件上的金属 物 案卷封面和卷脊用毛笔或水笔书写 卷面数字用阿拉伯数字填写 脊背数字用中文数字填写 第二十五条第二十五条 文书档案编写案卷分类目录 保管目录和案卷目录索 引 科技档案 会计档案 声像档案和实物档案编写案卷目录 各一式 三份 第五章第五章 档案的接收档案的接收 第二十六条第二十六条 四公局各部门在生产 经营 管理 基本建设和科学 研究等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料 均在档案图书资料 室的指导下 进行整理 立卷 归档 第二十七条第二十七条 档案分类及其定义 四公局的档案分类是按照档案内容和信息表达的不同性质 将全宗 内的档案划分为若干门类 即 四公局全部档案为一个全宗 全宗内分 为文书档案 专门档案 科技档案 声像档案 实物档案等五大类 具 体包括 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 17 1 文书档案 凡是反映四公局董事会 监事会 党务 行政领导 工作及业务工作中形成的具有保存价值的各种文件材料 包括 上级党政机关颁发执行的文件 都是文书档案 2 专门档案 进行专门活动的真实记录 如人事档案 会计档案 审计档案等都属于专门档案 3 会计档案 是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专 业材料 是记录和反映四公局经济业务的重要史料和证据 具 体包括 会计凭证 会计账簿 财务报告及其他类 4 科技档案 凡是记述和反映指四公局基本建设 生产技术和科 学研究等活动的具有保存价值并按照归档制度 作为真实历史 记录集中保管起来的科学文件材料都属于科技档案 科技档案 有航务工程类 公路工程类 基本建设类 仪器设备类 科学 研究类等 1 工程档案 是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存 价值的文字 图表 声像等各种形式的历史记录 2 设备档案 是指组成固定资产的各种设备的档案材料 包括 外购和自制设备 5 声 像 电子档案 凡是在四公局生产 经营管理活动中形成 的电影胶片 录音 录像 照片及电子光盘属声像电子档案 6 实物档案 是指四公局在各项活动中获得的有保存价值的实物 记录 主要包括 营业执照 资质证书以及四公局获得的各种 重要的奖杯 证书实物等 第二十八条第二十八条 档案接收后 档案人员应进行必要的加工 整理 科 技档案按 科技档按分类编号办法 进行分类编号整理 第二十九条第二十九条 文书档案 科技档案的经营管理类在第二年上半年归 档 工程 基建 科研项目档案可分阶段或项目竣工后三个月内归档 声像档案可随各类档案一并归档 仪器设备类在开箱时同时验收文件材 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 18 料 开箱后半月内完成归档 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 由财务部门保管一年后移交四公局档案室 第三十条第三十条 档案交接时 交接双方需认真履行交接手续 档案人员 对所接收的档案进行检查 清点 核对 并填写档案归档签证单 履行 签字手续 第六章第六章 档案的保管与移交档案的保管与移交 第三十一条第三十一条 档案库房内应保持清洁卫生 严禁吸烟 坚持做好 防火 防盗 防潮 防虫鼠害 防尘 防晒 防震等七防工作 第三十二条第三十二条 档案库房内温度应控制在 14 24 相对湿度控制 在 45 60 左右 坚持做好温 湿度记录 第三十三条第三十三条 库房内所保管档案及设备应定期检查 并做出记录 对破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制 对意外事故及时 检查并向领导汇报 采取有效措施 确保档案安全 第三十四条第三十四条 建立收入 移出总登记簿 及时 准确登记收入 移 出档案 每年年末 对档案库存数量 利用情况进行统计和登记 按上 级档案管理部门要求编制统计报表并按时报出 第三十五条第三十五条 档案人员应在离职调动工作之前办好交接手续 第三十六条第三十六条 认真执行国家及上级档案管理部门的有关保密规定 做好保密工作 对应解密的档案应及时调整密级 第七章第七章 档案的利用档案的利用 第三十七条第三十七条 积极开展档案的利用工作 主动 热情 准确地提供 档案 为生产经营服务 各项管理和科学研究服务 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 19 第三十八条第三十八条 借阅档案人员对所借档案应负安全 保密之责 不得 自行转借 不得遗失 污损 严禁在档案上擅自填注 涂改 加字 抽 取或拆散 第三十九条第三十九条 严格执行档案的借阅制度 档案借阅及归还时要严格 检查 当面查清 第四十条第四十条 党务档案借阅时应由党员干部借阅 履行党委书记签字 批准手续 借阅党委文件和会议记录及纪要等档案一律不得借走 只能 在档案阅览室内查阅 第四十一条第四十一条 外单位借阅四公局档案时 必须持有单位介绍信 经 四公局总经理批准 并一律不准借走 只能在档案阅览室内查阅 第四十二条第四十二条 借阅会计档案时 必须经总经理或总会计师同意 再 办理借阅手续 借阅实物档案时 必须经四公局领导同意 再办理借阅 手续 第四十三条第四十三条 档案借阅后 档案人员需填写案卷代理卡 放置档案 柜中 档案归还时 收回案卷代理卡 第四十四条第四十四条 档案借阅后尽快归还 最长不得超过十五天 若有特 殊需要可延长借期 但应办理续借手续 第四十五条第四十五条 借阅档案者如出差 休假 离职学习 出国及调离之 前必须将档案归还 档案部门方可在调动申请上签字 第四十六条第四十六条 若发现档案泄密 丢失情况应立即报告档案图书资料 室 及时采取措施 对档案丢失者 根据情节轻重 追究责任 第四十七条第四十七条 归还档案时 对档案利用情况 所产生作用及有较大 经济效益 社会效益的需填写档案利用效果登记表 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 20 第四十八条第四十八条 编制多种切实可行的检索工具 积极开展档案的编纂 工作 为四公局的生产建设 经营管理 科学研究等服务 所编纂材料 需经有关部门会签 领导核准后印发或归档 第八章第八章 档案的鉴定与销毁档案的鉴定与销毁 第四十九条第四十九条 根据四公局档案保管期限的规定 对已超过保管期限 的档案进行鉴定 文书档案鉴定工作应在综合事务处处长领导下 由档 案管理人员与有关部门组成鉴定小组 科技档案鉴定工作 由总工程师 或副总工程师 档案管理人员和科技人员组成鉴定小组 会计档案需由 财会部门组织鉴定 档案室协助 第五十条第五十条 销毁文书档案 科技档案 会计档案时 鉴定小组应将 失去保存价值的档案剔出 并向四公局领导提交档案销毁目录和档案鉴 定报告 对其未了结的债权 债务的原始凭证应抽出单独立卷 由档案 管理人员保管到结清债权 债务为止 剔出档案经四公局领导批准后方 可销毁 销毁时要有专人监销 会计档案销毁时 应有财会部派员参加 监销 监销人员要对档案所列内容核对清点并在监销目录上签字 未经 鉴定和批准的档案不得随意销毁 第九章第九章 奖励与处罚奖励与处罚 第五十一条第五十一条 根据 中华人民共和国档案法实施办法 规定 符合 下列规定之一者 应当给予奖励 一 对档案的收集 整理 提供利用做出显著成绩者 二 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩者 三 对档案学研究做出重要贡献者 四 将重要或者珍贵档案捐献给国家者 五 同违反档案法律 法规的行为作斗争表现突出者 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 21 第五十二条第五十二条 根据 中华人民共和国档案法实施办法 规定 有下 列行为之一者应视情节轻重给予处分 一 损坏 丢失或者擅自销毁对国家和社会具有保存价值档案或者 应当保密 的档案 二 将职务活动中形成的应当归档的文件 资料据为己有者 三 擅自提供 抄录 公布属于国家所有的档案 以及应当保密的 档案的 四 涂改 伪造档案的 五 因玩忽职守 造成档案损失者 第十章第十章 库房管理库房管理 第五十三条第五十三条 库房的管理 一 库房温湿度调节 根据北京地区夏季高温高湿 冬季低温干燥 的特点在夏季做好除湿降温的工作 冬季做好加湿工作 二 做好库房的 七防 工作并经常检查 发现问题及时解决 三 档案柜排列整齐并与窗户垂直以免阳光直射并便函于通风 四 将库房内所有档案柜进行统一编号以便于档案的管理 五 做好档案库房的安全工作 设置报警器 灭火器等安全设施 六 档案柜采用国家规定的五节铁皮柜保存档案 第十一章第十一章 档案借阅管理办法档案借阅管理办法 第五十四条第五十四条 为充分发挥档案的作用 维护档案的安全和完整 更 好地为四公局各项工作提供服务 档案的借阅要遵守如下规定 一 档案的借阅仅限于形成档案的部门和人员 如需查其他部门的 档案 须经相关部门领导审批后方可借阅 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 22 二 机关各部门借阅非保密档案 由综合事务部负责人审批后方可 办理借阅手续 三 借阅四公局党政联席会记录 纪要 人事 财会档案的借阅须 经相关主管领导审批 四 档案材料原则上只供四公局内部人员借阅 若外单位来借阅必 须持本单位介绍信 写明借阅人的身份 借阅目的 范围 借阅期限和 使用方法 在不影响四公局利益的前提下 经主管领导批准后方可借 阅 五 借用时必须严格履行登记手续 由借用人在 借阅档案登记表 上逐项登记 并当面点清楚 归还时要严格检查 防止受损和污染档案 入库 并在借用档案登记簿上注销 六 档案借阅最长不得超过十五天 若因工作需延期使用 需办理 延期使用手续 七 借阅者对所借档案必须妥善保管 负有安全保密之责 不得遗 失 删改 剪贴 污损 调换 抽取 勾划或拆散 转借 八 如有档案泄密 丢失等情况要立即报告档案部门 以便及时采 取措施 对档案丢失者将按 档案法 的有关规定追究责任 九 借阅者出差 休假 离职学习及调离之前必须将档案归还 十 凡根据档案材料抄录 复制 复印的材料 应经档案部门核对 无误 盖章后 始可与原本档案同效 十一 借阅档案的人员要严格遵守保密制度 严禁把档案内容向无 关人员泄漏 违者按有关规定 视情节轻重给予批评教育 以至行政处 分 第十二章第十二章 附附 则则 第五十五条第五十五条 本管理办法自发布之日起实施 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 23 第五十六条第五十六条 2007 年 2 月 1 日以后新开工的工程 其工程档案的 收集 整理 移交按本管理办法执行 第五十七条第五十七条 四公局所属单位撤销或合并时 需要移交四公局档案 图书资料室的文件材料 按本管理办法进行整理 移交 第五十八条第五十八条 本管理办法由综合事务处负责解释 附件 1 文件材料归档范围和保管期限表 2 会计档案保管期限表 3 设备档案归档范围及保管期限表 4 实物档案归档范围及保管期限表 附件一 文件材料归档范围和保管期限表 一 文书档案归档范围和保管期限表 序 号 分类 序号 归 档 文 件 保管期限 备 注 一 领导 指导性文件 11 1 上级机关颁发的需要四公局贯彻执行的决 议 决定 指示 命令 条例 规定 批 转 通知和通报等文件 重要的永久 一 般的长期 或短 期 21 2 代上级机关起草并被采用的文件 重要的长期 一般的短期 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 24 31 3 四公局颁发的 包括与其它单位联合颁发 的 条例 章程 规定 办法 决议 决 定 批转 通报等 重要的永久 一般的长期 41 4 上级机关领导人视察本四公局的指示 讲 话 题词 题字 录音 录像 照片 光 盘等资料 永久 51 5 上级或同级机关普发的非本单位主管业务 但需要执行的文件 重要的长期 一般的短期 61 6 四公局的报告 请示及上级机关批复 下 级机关的请示报告与本四公局的批复和其 它需要审批的文件 重要的永久或 长期 一般的短期 二 会议文件 72 1 上级机关召开的需本单位贯彻执行的会议 的主要文件 长期 82 2 四公局党 政 工 团召开的工作会议代 表会议文件的签报 批复 会议通知 代 表名单 工作报告 会议总结纪要 会议 决定 决议 先进工作者名单奖励文件 重要的声像材料 等会议简报 议程 经验材料先进事迹等 永久至长期 一般的短期 92 3 本单位党 工团委员会议 委员会会议 扩大会议 民主生活会议的记录 纪要等 永久至长期 102 4 行政 经营领导班子办公会议 驻外机构 负责人会议 四公局所属企业领导会议及 其它工作会议的记录 纪要等文件 永久至长期 三 计划 统计 总结 调研 113 1 上级机关下达的年度计划 长远规划长期 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 25 123 2 四公局上报及下达的各种年度计划 长远 规划及年度工作总结 年度以上永久 年度以下短期 133 3 本单位编制或汇总的各种统计年报表长期 143 4 本机关的各种工作报告 总结 包括专题 总结 专题报告 综合报告 典型事例报 告 下级报送的工作报告 重要的永久至长期 一般的短期 153 5 本机关内部职能部门年度工作计划 工作 总结 短期 163 6 下级单位报来的各种年度计划 长远规划 及年度工作总结和统计报表 短期 四 机构 人事 劳资文件 174 1 上级对本四公局和本四公局对下级批准机 构成立 合并 撤消更改名称 启用印信 印章 印模等文件 永久 184 2 四公局组织简册 章程 条例 工作职责 人员编制 职工花名册 职工考核 永久 194 3 四公局干部任免 聘任 评级 调资升级 名册 职工考核材料 离退休 退职 调 动等文件材料 永久至长期 204 4 四公局干部专业技术职务评聘 考核 奖 励等文件材料 永久至长期 214 5 四公局职工调配 录用 出国工作 留学 职工培训 职工教育等文件材料 长期至短期 224 6 四公局评选出的先进工作者 劳动模范的 决定 决议 通报及事迹材料 永久至长期 234 7 有关对本四公局职工犯错误的行政 党内 处分 决定 通知 通报等文件 永久 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 26 244 8 本四公局离退休职工档案 死亡人员档案 等文件材料 长期 254 9 本四公局的历史沿革 大事记和反映本单 位重要工作活动的简报 照片 录音 录 像 重要纪念品 奖状 奖杯 锦旗 荣 誉证书等实物档案 永久至长期 264 10 办理本四公局职工调动和党 团 工会组 织关系介绍信 长期 五 财务文件 275 1 四公局编制和下级企业报来的年度收支计 划 预算 长期 285 2 对下级单位报送 审批的各种决算年度 长期 295 3 四公局编制上报和下级单位报来的年度收 支计划 决算 年度永久 半 年 季度的短期 305 4 财务账务处理的来往文件 重要长期 一般短期 315 5 财务账本 报表 凭证 其他 执行财政部财会档 案保管期限表 六 纪检 检察 保卫文件 326 1 四公局纪检 检察工作有关问题的制度 请示 报告和批复等文件 重要的长期 一般的短期 336 2 有关党风 党纪 违法违纪案件的调查 审察 处理 结论 决定 通知等文件 重大的永久 一般的短期 346 3 四公局处理群众来信 来访的记录 处理 意见及上报材料 重要的长期 一般的短期 七 审计工作文件 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 27 357 1 四公局制定的审计工作制度规定及对下属 单位审计工作的通知 决定 结论 会议 纪要对审计报告的书面意见 请示及批复 等文件 重要的长期 一般的短期 367 2 四公局所属单位负责人任期经济责任和离 任审计的审计报告以及主要资料 审计结 论和处理决定文件 永久 八 法律业务文件 378 1 经济案件 诉讼标的在五百万元以上案件 重大涉外经济案件 有重大影响的经济案 件 民事案件 房屋 土地等不动产权益 纠纷案件 诉讼标的在五十万元以上的案 件 较大的涉外案件 永久 388 2 经济案件 诉讼标的在一百万元以上不满 五百万元的案件 一般涉外案件 民事案件 诉讼标的在十万元以上不满五 十万元的案件 一般涉外案件 缺席判决 的案件 长期 398 3 一般经济案件 一般民事案件 咨询 代 书业务档案 短期 九 经营管理类 409 1 四公局有关企业申请登记营业执照 注册 登记文件 各种证书 产权证书等有关材 料 永久 419 2 四公局与外企业签定的合同 协议书 意 向书等文件 长期 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 28 429 3 四公局与外企业签定的合同 协议书 意 向书等文件 永久或长期 439 4 四公局或联营四公局的经营方针 目标及 管理方面的文件材料 工作总结及工作报 告 长期至短期 449 5 四公局或联营四公局召开的工作会议 董 事会议的文件材料 重要的永久 一般长期至短期 459 6 实行股份制 持有其他企业股份及与其他 企业联营或投股文件 重要的永久 一般长期至短期 469 7 上级下达的国民经济计划 规划 设计等 文件 长期至短期 479 8 上级批准的四公局编制的规划 设计及本 集团的下达的计划 年度以上的短期 489 9 四公局及下属企业报送的各种生产 经营 计划 统计报表 年度以上的长期 年度以下的短期 499 10 四公局编制的各种规划 生产建设 经营 管理 科学研究等方面的计划 永久或长期 509 11 四公局年度生产 技术 经营管理计划执 行情况总结 工作报告等文件材料 长期 519 12 四公局及下属企业的年度经济 技术指标 等文件 长期 529 13 四公局生产技术会议问题的请示 报告 批复 批示 会议纪要 技术规程 标准 定额等文件 重要的长期 一般的短期 539 14 四公局颁发的基本建设 生产技术 科学 研究等方面的专题技术决定 决议 实施 细则等文件 重要的长期 一般的短期 549 15 涉外活动中的请示 报告 批复文件及会 谈记录 会谈纪要及总结 声像材料等文 件 长期 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 29 559 16 四公局安全生产 质量管理 设备更新改 造 节约能源等方面的制度 规章 请示 工作计划 总结及上级企业对四公局批示 批复等文件 重要的永久 长期或短期 569 17 四公局一般事故 大事故 重大事故的调 查报告 四公局或上级企业处理意见 决 定 通知 通报及上级企业对四公局批示 批复等文件 重要的长期 一般的短期 579 18 经营活动中的调研考察报告及可行性研究 报告等文件 长期或短期 589 19 反映四公局在经营活动中音像 报刊材料 及各种编辑出版刊物 技术手册及简报等 资料 重要的永久 长期或短期 599 20 参加生产技术 经营交流等会议文件带回 的资料及论文等材料 重要的长期 一般的短期 609 21 四公局办公自动化 计算机管理方面的立 项报告 工作计划等文件材料 长期 619 22 四公局办公自动化 计算机管理中系统 设计报告 程序设计说明书 程序清单及 使用说明书及请示 报告 批复 批示等 文件材料 长期 629 23 四公局办公自动化 计算机管理系统测试 及分析报告 办公自动化产生的其他文件 材料 长期 十 工程项目类文件 6310 1 项目立项 资格预审材料长期 6410 2 投标 报价资料长期 6510 3 招标及中标文件 签约 合同 协议 履 约保函 内部 外部 代理协议 等文件 材料 长期 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 30 6610 4 开工令 施工组织设计 施工计划 施工 洽商记录 施工总结 工程技术总结 施 工工程中验收及交接签署文件等 长期或短期 6710 5 项目实施过程中重要会议记录 纪要 涉 及特别重要事件的来往信函 长期或短期 6810 6 总承包项目 重要自营项目竣工图长期 6910 7 工程竣工验收文件及工程决算文件永久 7010 8 工程项目索赔文件材料长期至短期 7110 9 工程项目养护阶段形成的文件材料短期 7210 10 工程项目施工管理的有关文件材料短期 7310 11 项目质量评审材料长期 7410 12 工程项目有关领导视察的资料及项目声像 材料 永久或长期 十一 基本建设文件 7511 1 项目建议书 可行性研究报告 立项批准 文件及设计任务书 委托书等文件 永久 7611 2 征地文件 红线图 拆迁协议等永久 7711 3 工程地质 水文 气象等原始资料永久 7811 4 设计计算书 说明书 工程概算长期 7911 5 施工组织设计 图纸 施工方案及工程洽 商更改文件 短期 8011 6 开工报告 技术要求 技术交底材料等短期 8111 7 原材料及构件出厂证明 质量鉴定 建筑 材料实验报告材料 长期 8211 8 分项 分部 单项工程质量检查验收评定 材料 长期 8311 9 施工总结 技术总结短期 8411 10 竣工报告 验收文件 竣工图永久 8511 11 事故处理报告永久至长期 8611 12 工程项目质量评审材料长期 中交第四公路工程四公局有限四公局综合事务处管理制度 31 8711 13 工程决赛永久 十二 工业产品 设备仪器类 8812 1 机械产品设计任务书 委托书 合同 协 议书 短期 8912 2 产品技术设计文件 图纸 计算书 说明 书 短期 9012 3 产品竣工图纸 试车 调试报告 产品验 收文件 质量检验证书 技术鉴定文件 长期 9112 4 四公局进口设备 仪器 图纸 说明书 使用维修说明书 计算书等 短期 9212 5 设备 仪器修理记录卡长期 十三 技术管理 科学研究类 9313 1 技术工作 科学研究等项工作的可行性研 究报告 课题立项报告及批复文件 课题 计划任务书 研究大纲等文件 四公局长期 下属单位短期 9413 2 技术工作 科研研究合同 协议 实验资 料 实验报告等材料 四公局长期 下属单位短期 9513 3 技术工作 研究报告 技术鉴定报告 鉴 定文件及证书 四公局长期 下属单位短期 9613 4 科研成果推广 样机批量生产材料 四公局长期 下属单位短期 9713 5 四公局产生各种论文 著作长期至短期 9813 6 四公局产生的译文 学术报告等材料长期至短期 十四 档案工作文件 9914 1 四公局档案鉴定工作报告及档案销毁审批 清册等文件材料 永久 10014 2 四公局档案信息资源开发 编研材料长期 10114 3 四公局档案管理升级有关材料永久至长期