评审会汇报技巧及策略(无案例).ppt

1 甘肃通广公路勘察设计有限公司廖君儒 2012 02 25 汇报技巧及策略 2 汇报技巧及策略 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 提问和回答环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 3 如何正确认识汇报在项目评审过程中的作用 1 汇报的重要性 汇报与写报告同样重要 是赢的审查人满意的重要环节 要重视汇报能力的提高 2 汇报的功利性 汇报的目的是为了顺利通过评审 而非偏执地展示我们的专业性 因此沟通时必须要有策略 4 一个优秀的汇报人需要具备哪些条件 5 汇报技巧及策略 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 提问和回答环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 6 Part 人际准备Part 专业准备 汇报前的准备工作 7 了解汇报对象是汇报成功的前提 不同的咨询审查人员 发改委咨询中心 路网办省交通规划设计院 地方交通局 汇报给什么层次的人 厅长 局长 处长 一般工作人员 汇报对象关注哪个层次 哪个方面的解决方案 规模 投资 路线方案 大桥方案 8 发改委的人员关心项目的规划 可行性 资金来源等 参会人员中以厅长 局长等决策性的领导为主时 他们所关心的是该项目的总体规模 大的方案 关键性的工程及投资等参会人员中以技术性强的专家为主时 他们关心的是设计 咨询中的新技术的应用 技术方案的可行性 甚至一些数据性的细微内容 当然也不例外上述的几点 财务人员 定额站 通常关心经济概预算的依据 各项参数的取得方式 不同层次和角色的参会者侧重点和关心的问题可能有所不同 9 评审前与审查人员之间的充分沟通是现场达成共识的最有效方法 送审稿完成后 及时将送审稿提交项目业主或咨询审查单位 有必要时与审查人员就送审稿的主要观点 设计重点进行沟通 在评审会召开前1 2天内项目技术负责人要与审查单位沟通了解审查意见的有关情况 以便提前沟通和做好对有关问题的答疑工作 在时间允许的前提下 将提前掌握审查意见中关键性问题进行修改后的文件在评审前送给审查单位并就修改情况加以汇报 将汇报材料的重点提前与审查人沟通 使其对汇报内容有更直接 更直观的认识 10 在汇报现场 应根据现场人员的表情 动作等反应及时调整汇报重点 当对方出现以下动作时 表明对此问题不关心 打电话 打盹 左顾右盼 离开座位 在笔记本上乱涂乱画 敲打桌子 当对方出现以下动作时 表明对此问题很关心 身体前倾 注意力明显集中 在笔记本上认真记录 当对方出现以下动作时 表明对此观点持怀疑或反对 身体明显向后仰 双手交叉胸前 摇头 汇报对象不关心的问题主要交代结论即可 对关心的问题或存有疑惑的问题应更加关注细节 详细交待来龙去脉 11 内部人员的资源组织 项目组人员分工与协作 根据工作重点和个人特长进行合理分工 但建议以一个人为主 其他人补充 充分利用领导的权威影响力 根据不同类型的参会领导和审查人员有目的地邀请集团有关领导参加评审会 12 Part 人际准备Part 专业准备 汇报前的准备工作 13 1 问题是什么2 为什么是这个问题3 如何解决问题4 解决后的结果 汇报对象都关心的 我们的项目有没有问题 问题在哪里 怎么解决 因此我们汇报的重点在于项目的问题及解决方案 项目本体条件 项目立项 项目来源 历史背景 任务依据 上一阶段的批复技术标准资金来源 规划 批复 市场现状 以往同级项目案例借鉴踏勘 勘测 可行性报告 设计文件项目方案拟定方案必选 优化 论证 经济测算 14 编写汇报材料和投影制作 理清汇报思路 每一P在报告中位置和作用 找到重要信息 需要特别说明的数据和方案 挖掘重要结论背后的故事 形成重要信息的原因和对本项目的影响 以及类似的案例等 用10 15分钟概括全文 最重要的事 15 熟悉报告中使用的数据和市场资料 不仅仅局限于数据本身 还包括获得数据的方法和过程 熟悉报告中用到的技术标准 标准图 新技术专业等 了解其出处 以及成立的前提条件 除报告中已有的案例以外 尽可能多了解与项目类似的相关案例 STEP1 熟悉报告中的数据和相关资料 16 STEP2 理顺思路 在脑海中形成逻辑图 项目名称项目来源及依据 委托任务书 工可批复 初设批复等 采用的技术标准工程规模专项设计 路线 路基路面 交叉 桥涵 旧桥涵利用 拆除 保通 隧道 不良地质 特殊路基 地勘 边沟形式 交通安全设施等 估概预算 经济测算 经济评价 财务评价 项目可行否 有助于在汇报过程中自然过渡 提醒听众你刚才讲述了什么 接下来要讲述什么 与那些内容有关联 承上启下 前呼后应 17 STEP3 分段 和 概括段落大意 用简短的语言概括每一部分的核心内容 在做汇报材料时建议在报告前做一份简短的摘要汇报材料 以供领导了解总体情况 投影制作以主要方案或观点为文字主体 重点在于图标的说明上 18 STEP4 重要结论使用 归纳法 论证挖掘结论背后的 中心思想 对于工可而言主要结论是项目可行否 估算金额 经济评价 财务评价 对于设计来说领导关心的主要结论是概预算金额 如概超估 预超概 什么原因超 便于记忆的要点重要的市场数据 甚至汇报对象不知道的市场信息 政策性的指示 对于注重细节的听众极为有效一点被否定 其余各点仍能支持说服力 19 其他要注意的事项 汇报工具的准备 咨询 设计文件送审稿 汇报材料 笔记本电脑及PPT文件 挂图 投影仪 激光笔 录音笔 插线板等 会议所需品的准备 会议桌签 烟 水果 饮料等 会议财务准备 评审费 签到表等 汇报时间的控制 事先确认给我们的时间长短 保证汇报的要点 20 汇报技巧及策略 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 提问和回答环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 21 Part1 汇报环节的演讲技巧 语言表达 Verbal7 声音控制 Vocal38 体态语言 Visual55 22 演讲技巧 语言表达 简洁 切忌罗嗦 重复 如果需要就停下来想一想说 但一次不要想太多 尽量避免口头语 多用序数词 少用 然后 接下来 23 声音的大小音调的高低声音的强弱速度的快慢 演讲技巧 声音控制 24 关键结论 需要重音突出的词数字核心的名词 第一次出现的新概念描述属性和定位的形容词有利于表达观点的连词 但是 注意 过分使用重音就等于没有重音 声音控制 重音 25 节奏感很重要 需要强调的部分一定放慢语速用停顿来表现标点符号 顿号 逗号1s 分号2s 句号3s 感叹号 问号等需要听众思考或回味的5s沉默也是一种工具 吸引注意力 空白与留白 声音控制 语速 26 眼神手势表情身体 演讲技巧 体态语言 非常重要 有助于建立信任和尊重 27 直视听众 获取信任 眼神不要飘忽不定 不要看着角落 不要老是盯着屏幕或是笔记看着听众的脸 而不是眼睛 每个人的身上停留3 6秒钟 随机移动视线 伴随点头 微笑等恰当的表情 体态语言 眼神 28 手势是对语言的补充 不要喧宾夺主 自然 不做作 一定要与语言表达相配合有时候需要一点点夸张 特别是当听众人数特别多的时候不要 挥动双手 交缠拧动 玩手指 捏关节 摆弄手上的东西 戒指 笔 体态语言 手势 29 微笑 自然流露的表情我们汇报时 这个问题很重要 请您注意 事实确实是这样 对方提问时 我们也很关心这个问题 您说的很对 您说的这个很重要 这个问题值得考虑 体态语言 表情 30 坐着的时候身体略微前倾 不要前后晃动或左右摆动如果需要站着讲 不要走来走去 不要把身体靠在周边墙 白板上 不要把手插在口袋里 体态语言 身体 31 自信 激情 技巧之外的 32 汇报技巧及策略 引言 汇报前的准备工作 汇报过程中的演讲技巧 提问和回答环节中的沟通技巧 汇报后的总结和反馈 33 提问和回答是一个机会 重申我们的核心观点 加强汇报对象对我们的信任 34 最 顾问 的应对方式 Step1 在聆听对方提出问题的时候将问题分类 关于方案性的 关于观点性的 关于路线的 关于路基的 关于路面的 关于防排水的 关于预算的 Step2 针对每一类问题统一回答 相当于重新阐述我们报告的重要内容和主要结论 35 我们看看 听 字的繁体写法 聽1 一个 耳 字 听自然要耳朵听2 一个 心 字 一心一意 很专心的去听3 四 代表眼睛 要看着对方4 耳 下方还有个 王 字 要把说话的人当王者对待 聆听不仅要用你的耳朵 还要你的眼睛 注意观察对方的表情变化 理解对方 尊重对方 不要带着战斗的心态面对对方 试着从对方的角度出发 探求他们的真实意图 如何积极聆听 因此 聆听不仅是耳朵听到相应的声音的过程 而且是一种情感活动 需要通过面部表情 肢体语言和话语的回应 向对方传递一种信息 我很想听你说 我尊重和关怀您 36 如何有效反馈 通常遇到的三种问题 EasyQuestionsHardQuestionsNarrowQuestions 及时反馈 对于能够给出解答的问题应马上解决 再次强调我们的核心观点 正面的反馈 对于不能及时解答的问题也要积极回复 承诺解答 当双方的想法不一致时 不要固执己见 选择性的反馈 对方提出的问题往往是发散的 我们需要甄别关键人物最关心的问题进行解答 回答不要纠缠于问题本身 可以跳出来从更高的角度进行回答 37 如何给出令人满意的答复 尊重提问人 无论对方的问题有多可笑正确的身体语言 身体前倾 真视提问人重复对方的问题 确定你没有理解错误 将对方的问题简化不要