加强合同管控--防范法律风险

加强合同管控 防范法律风险 各位领导 同志们 合同管理工作 是一项长期性 系统性的工作 我公司 系统 主要由粮油储备 粮油食品加工 粮油贸易 汽车租 赁和农产品现代物流 粮油科技服务 不动产经营等七大板 块构成 自 2007 年以来 围绕全面贯彻落实依法治企 维护 公司系统企业的合法权益 做了大量有成效的实际工作 回 顾过去 公司系统发挥统一管控的优势 法务管理和各项制 度建设从无到有 从有到精 为企业的健康 持续发展提供 了坚实保障 下面就从管理制度管理制度和具体操作具体操作两方面 介绍我 公司在合同管理方面所做的一些工作 一 从管理制度入手 规范合同管理 1 1 对合同签订阶段的要点实施监控对合同签订阶段的要点实施监控 第 1 明确订立合同的普遍性 经济往来意向 经协商 一致必须订立合同 杜绝用审批报告来代替合同的情况 第 二 强调形式上的正当性 签订合同必须以书面的形式 并 对粮油行业普遍存在的以传真方式签署的贸易合同加以规范 除应注明 传真件有效 外 针对传真件易损毁 字迹不牢 固的特点 规定应及时取得合同原件 或者对传真件进行复 制留存 2 2 合同的分级管理制度 合同的分级管理制度 为简明合同的分级归类 提高合同审查工作效率 我们 将各单位签署的合同按照合同金额划分为 小额合同 2 一般合同 大额合同 重大合同 四级 合同金 额小于 5 万元为 小额合同 5 万至 200 万元为 一般合 同 200 万至 1000 万元为 大额合同 大于 1000 万元 为 重大合同 其中对部分工程基建 采购等须依法按招 投标程序签订的合同 严格按有关规定办理 此外 对涉及 对外长期投资 股权交易 借款贷款 提供担保 不动产购 置或出售以及出租或承租期限超过 5 年的合同 不论数额大 小 都按照 重大合同 来处理 3 3 合同订立审核过程中各部门的权责分工 合同订立审核过程中各部门的权责分工 各级合同的协商 起草 具体修改工作 由当事单位承 办部门具体操作 公司分管领导负责 除 小额合同 外的 所有合同 必须由各单位或公司承办部门负责人审核 经公 司分管副总经理同意后 送公司法务部审查 有效合同的订立 常以相关资质证明作为先决条件 与 对方订立合同前 各单位和公司承办部门必须了解 掌握对 方的经营资格 资信等情况 没有条件查看对方有关资质原 件的 应要求对方提供加盖对方公章的经营资格 资信等复 印件作为合同附件一并提交审核 法务部对送审的合同进行单独审查或会同外聘法律顾问 共同审查 并出具 法律审查意见书 公司总法律顾问对 法务部报送的 法律审查意见书 签署后 做为批准签署合 同的依据之一 由各单位或公司承办部门报请公司董事长或 总经理批准签署合同 小额合同 由公司分管副总经理批 3 准签署 一般合同 由公司总经理批准签署 大额合同 经公司总经理办公会讨论通过后 由公司总经理批准签署 重大合同 经公司董事会研究批准后 由公司董事长批准 签署 4 4 合同履行过程中的风险监控 合同履行过程中的风险监控 承办部门负责合同签订后的具体落实工作 对合同约定 的工程 物资 设备 服务等质量进行监督检查 并将出现 的问题情况及时报送财务部 法务部 在履行合同过程中 签订变更或解除合同的审查参照同级合同审查的有关规定 在合同执行过程中出现争议 无法协商解决达成一致时 公 司承办部门需配合公司法务部及时做好仲裁或诉讼工作 5 5 决策 执行 监督决策 执行 监督 相结合的合同管理体制建设相结合的合同管理体制建设 合同管理包括对合同的订立 履约 变更 解除 监督 检查 纠纷的调解 仲裁诉讼 裁判结果等各个环节的整体 把控 合同文本及合同审核过程的记录和凭证等书面材料应 纳入公司行政办公室档案管理 各单位至少持正式合同文本 二份 一份交财务部门备查 一份由承办部门留存 在合同 履行终止后 统一交存公司行政办公室归档管理 具体经办 人员为便于工作可留存合同复印件 凡经公司法务部审查的 合同 公司法务部应留存正式合同副本一份 合同承办单位或公司承办部门及纪委 审计监察部 财 务部 法务部负责对合同的事前 事中和事后全过程的监督 与检查 大额及重大合同履行终结后一个月内 审计 财务 4 法务 纪检等部门共同安排审计 并出具合同履行情况报告 书 上报公司董事长或总经理 合同履行情况审计报告与有 关资料一并留存 合同履行情况审计报告包括的内容有 检查合同文本 资料 手续是否完备 合同主要条款 内 容是否齐全完备 检查合同各方是否全面履行所签合同 审查合同结算付款的进度 监督 检查与合同签订 履 约 变更等有关的事项 二 博采众长 提高合同管理水平 1 1 审核要点的把握 审核要点的把握 作为公司的法务部门 审核合同的能力应当说是一项最 基本 最重要的指标 近期 我们对劳务合同 房屋租赁合 同 施工合同等几种类型的合同审核数量较多 也从中积累 了一些经验 然而基于公司统一管控的管理制度体系 我们 能够接触到的合同类型也比较多样 面对不常接触的合同类 型 合同审核具体过程中 我们常通过以下几种方式查找该 合同的审核要点 1 1 利用网络搜索 利用网络搜索 首先在互联网检索识别该类型的审核要点 参考其他法 务人员及律师在实践基础上总结出来的经验 比如 审理房 屋租赁合同时 输入 租赁合同审核要点 法律风险点 等关键词 不断替换类似关键词 然后把相关文章汇总 归 纳总结出审核要点 2 2 利用同类型案件裁判文书 利用同类型案件裁判文书 5 在法院裁判文书网中 可以按照关键字方便地搜索出某 类案件的判决书 审核某类合同时 查询一定数量的判决书 查看争议焦点以及法官评议内容 从诉讼角度 提前预防合 同纠纷的产生 3 3 利用合同范本 利用合同范本 工商行政等政府部门 对于一些常用合同都会有较为规 范的合同范本提供 修改某类合同时 找出完整的合同范本 最好是真实使用过的合同版本 然后 对比分析正在审核的 合同 与其他合同版本差异在哪里 对我方有利 还是损害 了我方的利益 另外还要留意有没有其他范本的好的条款可 以借鉴 2 2 对合同风险进行事前防范 对合同风险进行事前防范 一是制定和推行合同标准文本 有效防控合同风险 我 们向业务经办单位 部门搜集了一些常用合同的标准模板 并根据实践中常常出现的一些问题对模板进行优化整理后 形成了劳动服务 粮油贸易 房屋租赁等几类合同示范文本 这项工作还在进行当中 目前为止 其中的劳动服务类 粮 油贸易类合同已逐步使用我方文本签约 有效防范了风险 二是强化业务部门法律风险意识 首先 我们延伸了法 律服务的触角 在合同签订和履行过程中 法务部与业务部 门建立起无障碍的沟通机制 确保业务部门在每个环节都可 以得到专业的法律服务 其次 让业务部门适时参与到纠纷 解决的过程中 尤其对一些因风险防范不到位所产生的纠纷 6 案件 将尽量保持业务部门的持续参与 在诉讼实践中 使 业务部门的法律知识得到增长 法律意识不断提高 在最后 还要强调的一点是 对于合同的法律审核 我 们尽量避免流于一种文字 语