GAP-程-序-文-件

有限公司有限公司 GAPGAP 程程 序序 文文 件件 审审 核 核 版版 本本 号 号 A 0A 0 批批 准 准 受控状态 受控受控状态 受控 20092009 年年 1 1 月月 1010 日发布日发布 20092009 年年 1 1 月月 1010 日实施日实施 1 目目 录录 编号名 称页码 1 文件控制程序 2 记录控制程序 3 内部审核及管理评审管理程序 4 纠正和纠正措施控制程序 5 培训控制程序 6 抱怨处理程序 7 可追溯性与产品召回控制程序 8 员工健康 安全与福利 9 应急和紧急事故处理程序 10 机械设备管理 维护程序 2 有限公司有限公司 GAPGAP 文件控制程序文件控制程序 编号 G B 01 09 1 目的 为了控制 GAP 管理体系相关的文件和资料 防止文件的非预期使用 2 范围 适用于本公司 GAP 管理体系的所有文件 法律及其他要求和技术资料等的控制 不包 括相关记录 包括适当的外来文件 3 职责 3 1 办公室负责 GAP 管理体系文件和资料的控制 3 2 其他有关部门负责本部门文件的使用与保管 4 工作程序 4 1 文件和资料可分为以下几类 其编制 审核和批准的权限详见下表 文 件编 制审 核批 准 管理手册文件编写小组GAP 管理负责人总经理 程序文件各相关部门GAP 管理负责人总经理 技术规程各相关部门GAP 管理负责人总经理 外来文件由 GAP 管理负责人审批其适用性 4 2 文件和资料的控制方法 4 2 1 办公室负责编制公司的 受控文件清单 该清单应根据受控文件的更改情况进行及 时的修改 4 2 2 文件发布前应由相应的授权人员进行审批并签字 详见上表 4 2 3 文件发放时 由发放人在 文件发放及回收记录 上填写文件的发放范围 经管理 者代表批准后 发放人根据文件的发放范围进行发放 并在 文件发放及回收记录 上作 记录 并请签收人签字 4 2 4 作废或过期文件由发放人员及时负责回收 4 2 5 由于某种原因而需保留的作废文件 由办公室对该类文件进行登记并单独存放 在 文件上要注明 作废参考 字样 同时将该文件从 受控文件清单 的备注栏中注明 4 2 6 管理体系文件的标识方法是对文件进行编号和区分文件的受控状态 文件编号方法为 3 a 质量手册编号 例 G A 01 2009 公司名缩写 G A GAP 第一层文件 质量手册 01 顺序号 2009 年代号 b 程序文件编号 例 G B 01 2009 公司名缩写 G B GAP 第二层文件 程序文件 01 顺序号 2009 年代号 c 技术文件编号 例 G C 01 2009 公司名缩写 G C GAP 第三层文件 技术文件 01 顺序号 2009 年代号 d 记录编号 例 G D 01 2009 公司名缩写 G D GAP 第二层文件 程序文件 01 顺序号 2009 年代号 文件的控制状态分为受控状态和非受控状态 受控状态是适用于公司内使用的文件 包括提供给认证机构用于认证审核的文件 非受控状态是公司用于宣传用的文件 4 3 文件和资料的更改 4 3 1 对文件和资料的更改的类别主要有技术性修改 文字性修改 印刷错误的修改 以 及换版或升级文件 4 4 3 2 文件和资料需修改时 由文件更改的提出部门填写 文件更改 作废文件处理申请单 经管理者代表审批后 由办公室按文件的原发放范围进行逐一修改 修改的方式有 换 页 换版 4 4 文件和资料的使用和保管 4 4 1 文件的使用部门要作好文件的保管 防止文件丢失 损坏 受控文件属企业机密 不得外传 4 4 2 使用者要保持文件的初始状态 不能随便在文件上涂写勾划 要保持文件的清洁 4 4 3 使用部门不得复印文件 文件的复印由办公室指定人员统一进行 4 4 4 使用部门出现文件破损而无法使用时 由办公室给予换发 文件的编号采用原编号 4 4 5 使用部门的文件丢失后 由使用部门写出文件丢失的情况 丢失文件的编号等 向 办公室申请补发 办公室经核查 认为确已丢失后 重新编号登记后给予补发 4 4 6 顾客或其代表需借阅文件的 由 GAP 管理负责人批准后 指定办公室人员做好 文 件借阅记录 其他部门不得办理借阅 4 4 7 文件记录至少保存 2 年 法律法规和某些特殊控制点要求保存更长时间的记录除外 4 5 对作废文件的控制 4 5 1 对于有参考价值的作废文件 在作废文件上注明 作废参考 字样 并进行登记 在 受控文件清单 备注栏上注明 4 5 2 对于没有任何参考价值的作废文件 由办公室填写 文件更改 作废文件处理申请单 经 GAP 管理负责人批准后 由办公室进行销毁处理 4 5 3 作废文件的范围 过期的 不适用的 换版的 换页的文件 4 6 外来文件的管理 4 6 1 外来文件包括 国家法律法规及行业有关标准 专业文献 仪器设备说明书等 4 6 2 外来文件收到后 由办公室对其适用性进行审核 由 GAP 小组负责人批准文件的发 放范围 由办公室下发 各部门签收人在 文件发放回收记录 上进行签收 5 相关记录 受控文件清单 文件更改 作废文件处理申请单 文件发放及回收记录 5 文件借阅记录 外来文件清单 有限公司有限公司 记录控制程序记录控制程序 编号 G B 02 2009 1 目的 对 GAP 管理体系所要求的记录予以控制 为证实 GAP 管理体系的有效性提供证据并实 现可追溯性 2 范围 适用于为证明产品符合要求和 GAP 管理体系有效运行的记录 3 职责 3 1 各部门负责设计本部门所使用的记录的表格 3 2 GAP 负责人审核批准各部的记录表格 3 3 各部门负责记录 整理和保管本部门的记录 3 4 质量管理小组负责监督 管理各部门的记录 4 工作程序 4 1 记录表格的设计 4 1 1 各部门的 GAP 记录格式 由各部门负责组织编制 经 GAP 负责人批准后 交办公室 备案 4 1 2 各部门可根据工作需要提出记录格式设计更改 执行 文件控制程序 中的有关规 定 4 2 记录的填写 4 2 1 记录填写要及时 真实 内容完整 字迹清晰 不得随意涂改 如因某种原因不能 填写的项目 应用 划去 各相关栏目应签全名 不得只签姓 4 2 2 如因笔误或计算错误要修改原数据 应采用单线划去原数据 在其上方写上更改后 的数据 4 3 记录的保存和保护 4 3 1 各部门的记录由本部门依日期顺序整理好 存放于通风 干燥的地方 所有的 GAP 记录应保持清洁 字迹清晰 记录保存期限不少于 2 年 对于超过保存期的记录 由办公 室统一执行销毁 6 4 3 2 办公室负责编制 记录清单 将公司所有与 GAP 管理体系运行有关的记录汇总 包 括名称 编号 保存期 使用部门等 交管理者代表审批 并汇集备案记录的原始样本 表格式样 以利于检索 查阅等工作 4 4 记录的销毁处理 记录如超过保存期或其它原因需要销毁时 由负责保管该项记录的人员填写 记录销 毁申请单 经 GAP 负责人批准后 在办公室监督下销毁 5 相关记录 记录清单 7 有限公司有限公司 内部审核及管理评审管理程序内部审核及管理评审管理程序 编号 G B 03 2009 1 目的 为验证 GAP 管理体系是否符合标准要求 体系是否得到有效保持 实施和改进 2 职责和权限 2 1 总经理 2 1 1 批准公司的内部检查计划 2 1 2 批准内部 GAP 管理体系检查报告 2 2 管理者代表 2 2 1 全面负责内部检查工作 2 2 2 选定内部检查员 对内部检查不符合进行处理并督促改进 2 3 内部检查组长 2 3 1 编制内部检查计划 2 3 2 负责编写内部检查报告 2 3 3 负责领导公司内部检查 2 4 内部检查员 依据检查表执行检查任务 3 控制要求 3 1 定期进行内部检查 3 1 1 对公司的内部检查要求 农场每年至少进行一次全面内部检查 内部检查应由公司 批准的内部检查员执行 具体检查内容按照公司 GAP 内部检查表 进行 对发现的不符 合情况要及时纠正 并采取纠正措施 所有发现的不符合应接受公司内部审核的检查 且 成员的内部检查应安排在公司整体内审审核之前完成 3 1 2 检查的时机应基于对风险的评估 选择高风险的阶段进行 3 2 内部检查人员要求 内部检查应由公司批准的内部检查人员来承担 内部检查人员能力要求 3 2 1 熟悉并了解国家相关的法律 法规及其它要求 3 2 2 熟悉并掌握认证标准的要求 3 2 3 具备农作物种植的技术知识或经验 3 2 4 熟悉本单位的 GAP 产品生产和加工管理体系及生产或加工过程 8 3 2 5 经过内部检查员培训 并取得内部检查员资格 3 3 内部检查的实施 3 3 1 内部检查时 由内部检查组长提前一周将检查计划发放到各相关部门或人员 进行 内部检查时应详细记录检查过程的符合或不符合事实 对不符合要开出不符合报告 3 3 2 检查结束时 应形成书面的检查报告 检查组长应将检查结果通知各部门 并要求 其对不符合采取适宜的纠正措施 3 4 对内部检查过程应形成记录 并留存 4 相关记录 内部审核计划 内部审核报告 GAP 内部检查表 不符合项报告 管理评审报告 管理评审通知单 内审首 末 次会议签到表 9 有限公司有限公司 纠正和纠正措施控制程序纠正和纠正措施控制程序 编号 G B 04 2009 1 目的 通过消除不合格发生及潜在不合格的原因 防止不合格及潜在不合格的发生或再次发 生 达到持续改进的目的 2 范围 适用于 GAP 管理体系中所有的需要采取的纠正和预防措施以及涉及到的各个过程 3 职责 质量管理小组负责所有过程中的纠正措施和管理 4 工作程序 4 1 出现下列情况之一需采取纠正措施 4 1 1 已发生的不合格 4 1 2 严重的不合格 4 1 3 顾客的投拆 4 1 4 内审中发现的不合格项 纠正措施详见内部审核程序 4 1 5 关键控制点和必要的过程发生偏离时的不合格 4 2 通过收集下列信息进行分析 找出 GAP 管理体系运行中存在的潜在不合格 需采取预 防措施 4 2 1 目标的完成情况 4 2 2 内部和外部体系审核的结果 4 2 3 顾客的意见和投诉 4 2 4 管理评审报告 4 2 5 记录中数据的处理 4 2 6 GAP 计划监测结果 4 3 当出现上述情况之一时 责任部门采取纠正或预防措施 提出 纠正和预防措施工作单 10 4 4 责任部门根据不合格情况的描述 进行原因分析 针对分析出原因 责任部门要制定 相应的纠正和预防措施计划 在制定纠正和预防措施时应该明确措施或方法是什么 什么 时间完成 由谁负责等 纠正和预防措施制定完毕经管理者代表批准后实施 4 5 责任部门实施完纠正和预防措施后 应记录所采取措施的结果 并填写纠正和预防措 施实施记录 4 6 主管部门按纠正和预防措施计划的要求组织有关人员对纠正和预防措施的有效性进行 评审 经评审判定有效 则由评审人员签字并记录评审有效 若评审判定无效 由责任单 位重新执行 直至验证有效 4 7 当纠正和预防措施涉及到对 GAP 管理体系文件进行更改时 由办公室按 文件控制程 序 的有关规定执行 5 相关记录 纠正和预防措施工作单 11 有限公司有限公司 培训控制程序培训控制程序 编号 G B 05 2009 1 目的 为了规范本公司对员工的培训行为 适时为员工提供相应培训 确保 GAP 体系的有效运 行 2 范围 适用于公司对内部员工组织的内部培训和安排员工参加相关机构的外部培训以及对种植 户的培训 3 职责 3 1 各部门负责提出培训需求 3 2 办公室负责汇总培训需求 并上报管理者代表 以及组织培训的实施 3 3 管理者代表审批培训需求 4 程序 4 1 各部门年初提出本部门的培训需求 上报办公室 4 2 办公室负责对各部门提交的培训需求进行汇总 管理者代表进行统筹分析并审核 选 择需要进行培训的项目并依据企业体系运行的现状对培训进行统筹策划 4 3 由办公室根据各部门的培训需求统一制订年度培训计划 列出时间表以及可能发生的 预算报总经理批准 4 4 经批准的年度培训计划 办公室进行备案 并负责按照计划组织实施相关培训 4 5 办公室对培训的实施情况进行记录 并保留记录 4 6 办公室组织对相关的培训的效果进行验证 并保留验证记录 4 7 每年必须对员工安排的培训包括 4 7 1 基地技术人员的专业技术培训 4 7 2 基地种植户关于种植技术 采收过程中的卫生要求 安全操作规程和紧急救助措施 12 的培训 5 相关记录 年度培训计划 培训实施记录 有限公司有限公司 抱怨处理程序抱怨处理程序 编号 G B 06 2009 1 目的 及时消除和降低顾客 合作方抱怨 为不断提升顾客 合作方的满意度 促使 GAP 体 系有效运行 2 范围 针对公司 GAP 体系的各种投诉和抱怨 包括顾客 合作方对公司产品和服务的抱怨 以及对公司其他成员 农场 的抱怨 3 职责 3 1 由办公室负责收集和受理顾客 合作方的抱怨 3 2 办公室负责将抱怨根据内容进行分类 上报管理者代表 并反馈给相关部门 4 程序 4 1 抱怨受理 办公室受理抱怨 填写 抱怨处理单 4 2 抱怨处理 4 2 1 各部门直接对客户的抱怨进行处理 消除抱怨 并进行原因分析 对导致抱怨发生 的原因及时采取纠正措施 4 2 2 办公室跟踪各部门的抱怨处理情况 并根据顾客 合作方的满意程度 对各部门的 处理结果进行评价 及时采取措施调查原因 针对原因制定纠正措施 强化对成员的管理 以防止类似事件再次发生 5 相关记录 抱怨处理单 13 有限公司有限公司 可追溯性与产品召回控制程序可追溯性与产品召回控制程序 编号 G B 07 2009 1 目的 为保证 GAP 管理体系的完整性 保证终产品的质量 对种植 加工过程建立跟踪系统 保证能追溯从销售到基地生产全过程的详细记录 2 职责和权限 质量管理小组负责种植记录的追踪 加工厂记录的追踪 销售记录的追踪和产品召回 3 程序要求 3 1 成品批号的编制方法 批次 时间 产品名称缩写 公司缩写 如 0908 05 表示公司 2009 年 8 月出口的第五批产品 3 2 原料批号编制方法 批次 入库时间 产品名称缩写 如 0811 10 代表 08 年 11 月入库的第 10 批葵花籽 14 3 2 可追溯性实现流程 3 3 召回流程 3 3 1 当产品出现以下情况 公司启动产品召回 1 产品到岸检验农残超标 2 产品到岸检验恶性微生物超标 3 存在其他重要安全隐患时 3 3 2 情况确认 当客户反馈或企业获知以上情况出现时 由基地部负责确认 确认情况属实后 上报 公司总经理 3 3 3 召回启动 总经理下达召回启动 由质量管理小组具体实施 3 3 4 原因分析 由加工厂和基地技术人员共同对导致该批产品召回的原因进行分析 对召回产品做出 处理决定 并针对性制定纠正措施 防止此类情况再次出现 3 3 5 当没有实际召回发生时 公司应保持每年至少一次的模拟召回演练 并保持相关记 录 4 相关记录 产品召回记录 15 有限公司有限公司 员工健康 安全与福利员工健康 安全与福利 编号 G B 08 2009 1 目的 为了能够有效地对员工的健康安全进行管理 确保员工的生产安全保障 特制定此方 针 2 范围 本规程适用于公司的全体员工 3 职责和权限 由办公室负责组织员工进行体检和安全事故的处理 4 程序要求 4 1 固定工作人员每年由公司组织一次体检 对于季节性临时工 公司为其提供工作所需 的安全保障设施和必要的培训 降低安全事故发生的可能性 对于在工作期间出现的安全 事故 由公司提供资源使其得到及时救治 4 2 事故报告程序 a 农业生产操作期间 操作现场必须有公司专职管理人员在场 并且佩戴急救药箱 对工人的安全状况进行现场的监督 b 作业过程中的工人如果出现头晕 目眩 恶心等症状应及时向现场监督人员报告并 且退出生产过程 由现场监督人员协调进行组织治疗 当出现轻微的外伤或者轻度中暑等 公司可以现场处理的 应及时前往现场监督人员处获得治疗 c 当出现重大的员工健康安全事故时 例如农药急性中毒 员工出现昏厥等情况 应 立即报告公司总经理 并同时联系当地急救机构进行急救 4 3 急救药箱 16 公司为员工生活区配备急救药箱 药箱在农业生产时必须要在现场附近可以获得 急 救药箱应根据实际情况配备必要的药物和治疗器械 例如中暑类药物 紧急解毒药物 外 伤治疗器械和药物等 4 4 安全防护设备 必须对以下工人配备必要的防护设备 1 农药使用工人 防护服 口罩 胶皮手套 2 农药配置人员 防护服 口罩 胶皮手套 3 修剪人员 厚手套 5 相关记录 年度培训计划 年度培训实施记录 福利实施记录 17 有限公司有限公司 应急和紧急事故处理程序应急和紧急事故处理程序 编号 G B 09 2009 1 目的 为确保公司活动 产品和服务过程中对各种意外事件和潜在的紧急情况发生时做出 响应 采取有效措施 预防或减少可能伴随的职业健康安全影响 尽可能地降低经济损 失和人身伤害 2 适用范围 适用于本公司所涉及的所有可能发生的意外事件和紧急情况 3 职责 3 1 总经理负责该程序资源配备的审批 3 2 总经理负责应急现场的统一指挥和调度工作 3 3 办公室为该程序的主管部门 a 负责制定重大事故的应急计划 并负责该程序的监督检查和与相关部门的协调以及应急 时与社会相关部门联络 组织事故现场的救护工作 b 负责定期对公司范围内的相关人员进行应急培训 可行时组织演练 c 公司成立应急指挥领导小组 d 负责应急设施设备的技术性能 技术方案确定和技术措施把关 e 负责对紧急情况发生后采取的纠正措施进行验证 并向公司提出改进建议完善本程序 3 4 办公室负责应急设备设施的配备和维护 3 5 各相关部门制定相应的应急准备和响应计划 可行时并做好应急演练 4 工作程序 18 4 1 环境及职业健康安全意外事故和潜在的紧急情况 4 1 1 任何火情发生 4 1 2 人身触电伤亡事故 4 1 3 高处作业坠落及物体打击 4 1 4 机械设备伤害 4 1 5 其他意外事故的发生 4 2 应急准备 4 2 1 公司应成立应急领导小组 总经理任组长 GAP 管理者代表任副组长 组员由各部 门组成 4 2 2 内部审核时验证应急计划和应急措施的有效性 4 3 应急响应 4 3 1 火情的应急响应措施 a 消防设施 器具必须完好 齐全 使用灵活 b 设备 线路安装严格按照相关规定管理和运行 c 有易燃和易爆材料的存放地点严禁进行点火作业 d 如发现火情 发现人员应迅速将此信息传递办公室 同时采取措施 立即断开相关区域 所有设备电源 包括照明电源 控制火情 防止失控的恶性事故发生 由办公室联络相 关部门立即赶赴现场 组织救援 e 如火情失控 通知市消防队 必要时派人到路口接警 引领消防队或救援人员到起火 地点 4 3 2 人身触电伤亡事故的应急响应措施 发生人身触电 在场人员需立即切断电源 避免严重人身伤害或伤亡事故的发生 并注意避免因此可能引起的连带事故的发生 具体实施执行相关部门制定的 应急准备 和响应计划 4 3 3 机械设备伤害的应急响应措施 A 在使用前对准备进行的机械设备进行检修 对于大型机械 按照上级有关主管部门有 关规定进行报检 检测合格后方可使用 B 做好机械设备正常的检修维护 严格操作规程 C 出现异常情况 如设备中有异物 电机异响 局部变形 安全装置破损等 应立即停 止运转 相关人员撤离操作现场及周围环境 报请现场主管人员 请专业人员查找原因 19 进行修理 正常后方可使用 D 设备出现异常情况 对已投入设备的物料采取措施或撤料 注意防止设备漏油及物料 洒落造成环境污染 E 出现人员伤亡 立即组织进行救治 情况逐级上报主管部门 4 3 5 其他事故的发生 参照本程序采取可行的应急措施 4 3 6 当意外事故和紧急情况发生时 在场人员及时通知