档案人员档案职称考试复习提纲

第一部分第一部分 档案管理基础理论档案管理基础理论 第一章 档案概述第一章 档案概述 1 1 档案定义 档案定义 档案是机关 组织和个人在社会活动中直接形成的 保存备查的文字 图表 音像及其他各种方式和载体的历史记录 2 2 档案开成的条件 档案开成的条件 办理完毕 有保存价值 集中保存 3 3 档案的形式 档案的形式 载体 内容记录 4 4 档案的价值和作用 档案的价值和作用 1 凭证价值 参考价值 2 行政参考作用 业务参考作用 文化传承作用 法律凭证作用 宣传教育作用 5 5 档案的种类 档案的种类 1 按时间分 中华人民共和国成立前档案 旧政权档案 革命历史档 案 中华人民共和国成立后档案 2 按内容分 文书档案 科技档案 专门档案 第二章 档案工作概述第二章 档案工作概述 1 1 档案工作的内容 档案工作的内容 从广义上说 包括档案管理工作 档案行政管理工作 档案教育工作 档案科技研究工作 档案宣传工作 档案国际合作和交流工作 从狭义上理解 指档案馆 室 的业务工作 即用科学的方法管理档案实体 为党和国家的务项事业服务 为社会 公众服务 2 2 档案管理工作的内容 档案管理工作的内容 收集 整理 保管 检索 利用 编研 鉴定 统计 3 3 档案工作的性质 档案工作的性质 1 档案工作的管理性 2 档案工作的服务性 3 档案工作 的政治性 4 档案工作的科学性 5 档案工作的文化性 4 4 档案工作的基本原则 档案工作的基本原则 档案工作衽统一领导 分级管理的原则 维护档案的完整与安 全 便于社会各方面的利用 这一原则 确立了档案工作的组织原则和管理体制 统一 领导 分组管理国家全部档案 提出了档案管理的基本要求 维护档案的完整与安全 体现了档案工作的根本目的和评价标准 便于社会各方面的利用 5 5 档案机构 档案机构 1 档案行政管理机构 2 档案实体管理机构 档案室 档案馆 新型 档案管理机构 6 6 档案室与档案馆工作性质和职责 档案室与档案馆工作性质和职责 档案室档案馆 性质 是国家机关 团体 企业单位为统 一保存 管理和提供利用本单位形 成的各类档案而设置的内部机构 是各单位管理工作的组成部分 主 要为本单位各项工作提供档案信息 服务 是党和国家的科学文化事业机构 是集中 保存和管理档案史料 开展爱国主义教育 基地 是提供政府公开信息集中查询服务 的窗口 公民享受档案文化的场所和社会 各方面利用档案史料的中心 具有很强的 文化性 社会性和科学性 地位 是我国档案工作机构体系中数量最 多 最普遍 最基层的业务机构 承担着积累 保存和输送国家档案 的重任 是国家档案事业的基础 在中家档案事业占主体地位 反映全国档 案事业发展水平的窗口 职责 1 贯彻落实国家和上级主管部门 制定的各种档案法律 法规 方针 政策 建立健全本单位档案工作的 规章制度和档案工作网络 2 对本单位文书部门和业务部门 文件材料的形成 积累和归档进行 指导和监督 3 接收和保管本单位各部门形成 的有价值的档案 资料 4 积极开展档案利用工作 为本 单位和社会利用档案提供服务 1 接收征集本级机关 团体及所属单 位有长远保存价值的档案以及有关的资料 2 科学地管理和接收各类档案 3 通过各种方式 积极开展档案资料 的利用工作 4 参与史料研究和编史修志工作 5 定期将有长远保存价值的档案 移交指定的档案馆集中保存 6 对所属机构的档案工作实行监 督和指导 档案事业管理体制类型 档案事业管理体制类型 1 分散式 英国式 瑞士式 美国式 2 集中式 中国式 法国式 瑞典式 第三章 档案收集与鉴定第三章 档案收集与鉴定 1 1 档案收集工作的内容 档案收集工作的内容 1 机关档案室 收集本单位文书部门或业务部门需要归档的 案卷 2 档案馆按规定接收现行机关具有长远保存价值的档案 3 档案馆接收撤销 机关的全部档案 4 档案馆接收和征集中华人民共和国成立以前的各个历史时期形成的 档案 5 档案馆之间相互交接的档案 2 2 档案收集工作的要求 档案收集工作的要求 1 加强档案馆 室 外的调查和指导工作 2 积极推行入 馆 室 档案的标准化 3 保证归档和入馆档案的齐全完整 4 维护全宗和全宗群 的相对完整 3 3 档案室与档案馆收集工作的内容 档案室与档案馆收集工作的内容 档案室档案馆 内容 1 机关档案室对文件形成的 1 档案的收集和片集是档案馆一项 经常性的重要基础工作 2 的指导和监督文书部门或业务部 门做好归档组织工作 3 加强临时性文件的收集归档工作 4 加强归档的宣传和档案的科学管 理 4 4 档案的鉴定 档案的鉴定 真伪鉴定和价值鉴定 5 5 档案鉴定工作的内容 档案鉴定工作的内容 6 6 鉴定档案价值的原则 鉴定档案价值的原则 1 档案鉴定必须符合国家和人民的整体利益 2 鉴定档案 的价值要用全面的观点 3 鉴定档案的价值要用发展的观点 4 鉴定档案的价值要 用历史的观点 8 8 全面的观点全面的观点 鉴定档案的价值包含以下四方面内容 鉴定档案的价值包含以下四方面内容 1 把档案的自身特点和社会 需要结合起来 全面评价档案的价值 2 全面分析文件的来源 内容 时间 文本和外 形等各种特征 综合判定 4 全面把握被鉴定档案与相关档案之间的联系 9 影响档案价值的因素 自身因素和社会因素 第四章第四章 档案保管档案保管 一 全宗内档案分类的含义 答 所谓全宗内档案分类 是指在整个档案管理之中 把一个通过立档单位形成的档案 按照档案管理的时间 来源 内容以及形式等特征把档案管理具体划分为若干类别 使档 案管理更加系统化 条理化 二 档案的常用分类方法有哪些 答 常用的有年度分类法 组织机构分类法 问题分类法 作者分类法 地区分类法 文 仲名称分类法等六种 三 简述档案复式分类法及其运用 答 一 年度 机构 保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类 每个年度下按机构分类 再在组织机构下面按保管期限分类 这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位 有利之处 1 采用此种分类方法 在库房排架时 不必预先留空 也避免了倒架 库房管理非常方 便 2 同时 可将一个年度同一机构形成的文件 按保管期限的不同依次排列在一起 更便 于实体查阅 因此 此方法适宜于现行机关文件整理归档工作 特别是推行部门整理归档的机关单位 二 保管期限 年度 机构分类法 即先将归档文件按保管期限分类 每个保管期限下按年度分类 再在年度下面按机构分类 这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位 采用此种分类方法 在库房管理时 不同保管期限分别排架 更便于档按移交进馆 但每 个期限应预留以后各年档按陆续上架 否则需要每年倒架 三 机构 年度 保管期限分类法 即先将归档文件按机构分类 每个机构下按年度分类 再在年度下面按保管期限分类 这 种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档 工作 采用此种分类方法子库房排架时需要留空 而预留空架的数量不好掌握 有时必须 倒架 四 年度 问题 保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类 每个年度下按问题分类 再在问题下面按保管期限分类 这 种分类方法多用于内部机构变化复杂 或由于机构之间分工不明确 文书工作不正规等原 因难以区分文件所属机构 以及没有内部机构或那哦不机构非常简单等情况 五 保管期限 年度 问题分类法 即先将归档文件按保管期限分类 每个保管期限下按年度分类 再在年度下面按问题分类 这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况 六 问题 年度 保管期限分类法 即先将归档文件按问题分类 每个问题下按年度分类 再在年度下面按保管期限分类 这 种分类方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档按整理工作 七 年度 保管期限分类法 即先将归档文件按年度分类 再在年度下面按保管期限分类 这种分类方法适用于内部机 构设置简单的基层单位或小机关 或者每年形成文件数量少的机关 八 保管期限 年度分类法 即先将归档文件按保管期限分类 再在保管期限下面按年度分类 这种分类方法同样适用 于内部机构设置简单的基层单位或小机关 或者每年形成文件数量少的机关 四 简述档案保管工作的技巧和方法 答 1 档案库房的日常管理 2 建立健全安全检查和保密制度 1 安全检查制度 2 保密制度 3 温湿度制度与调节 五 全宗卷管理中应注意有哪些 答 1 注意全宗卷文件资料的形成和积累 全宗卷的建立是一个逐步积累和不断完善 的过程 管理全宗卷的过程就是形成全宗卷的过程 2 全宗卷是长期积累形成的 随时可 能补充增加 所以它不宜采用装订的形式 可以用盒 袋形式保存 3 全宗卷内的文件资 料排列顺序一般为 全宗指南 立档单位与全宗历史考证 组织机构沿革 大事记 以及 收集 整理 鉴定 保管 统计 检索 编研和利用中形成的资料 4 全宗卷应随全宗一 起管理 随全宗转移而专移 专柜保存 第五章第五章 档案统计与检索档案统计与检索 一 试述档案统计工作的内容 答 1 对档案馆 室 档案数量的统计 主要有档案馆 室 档案总量 不同种类 不同 历史时期 不同保管期限 不同整理状况等方面的数量统计 2 对档案工作的统计 主要 有对档案工作各个环节工作善的统计 档案经费及机构建设方面的数量状况 档案人员基 本情况等 3 档案事业基本情况统计年报 档案事业是国家事业的组成部分 向国家提供 档案统计材料 反映档案事业的水平和现状 可以为国家发展档案事业提供重要的依据 二 简述档案室档案登记和统计的主要形式 答 档案室的统计主要通过以下形式 1 卷内 文件 目录 2 案卷目录 3 总登记簿 4 档案室工作基本情况统计表 三 简述档案馆档案登记和统计的主要形式 答 1 收进登记簿 2 全宗名册 3 全宗单 4 案卷目录登记簿 5 四 简述档案著录的基本含义 答 档案著录是档案馆编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析 选择和记 录的过程 著录工作是编制检索工具的前提和基础 五 档案著录的规则 的主要内容是什么 答 著录项目 著录格式 标识符号 著录用文字著录信息源及著录项目细则 六 简述档案分类标引的步骤和方法 答 1 熟悉和掌握 中国档案分类法 和 档案分类标引规则 这是正殂分类的首要 步骤 2 准确地掌握需要分类标引的文件或安卷内容 细致地进行主题分析 正确的主题分析 是保证档案标引质量的重要因素 3 根据其内容归入最恰当的类目 通过分析题名和浏览正文后确定主题 找到确切相符 的类目 标出分类号 4 审校 以保证档案标引的 七 简述档案主题标引的步骤和方法 答 1 熟悉和掌握 中国档案主题词表 和主题词标引规则 2 了解档案内容 分析档案主题 3 选定主题词 对主题概念进行转换 4 审校 八 简述档案检索工具的种类划分 答 1 按收录对象和揭示方式分类 1 目录 2 索引 3 指南 2 按载体形式分类 1 卡片式检索工具 2 书本式检索工具 3 缩微式检索工 具 4 电子检索工具 3 按功能分类 1 查检性检索工具 2 介绍性检索工具 3 馆藏性检索工具 4 按检查方式分类 1 手工检索 2 计算机检索 第六章第六章 档案的利用和编研档案的利用和编研 第一节第一节 档案的利用档案的利用 一 利用工作的基本内容是什么 一 利用工作的基本内容是什么 答 1 了解和熟悉所藏档案的内容和成分 各种检索工具的使用 2 使用分析和预测社会对档案信息的需求特点 把握档案利用需求的发展规律 3 发掘档案中有利用价值的信息资源 集中系统地向用户介绍和报道所藏档案信息 4 向档案用户提供所需求的档案信息 满足档案用户的利用要求 二 档案提供利用工作的主要方法有哪些 二 档案提供利用工作的主要方法有哪些 答 直接利用 以馆藏为基础 采用多种形式和手段 1 阅览服务 2 外借服务 3 复制服务 4 咨询服务 5 档案展览与陈列服务 6 电子化服务 间接利用 档案工作人员通过整理 汇集 编写等方式 对现存档案馆档案信息进行开发 编辑成各种专门参考资料 向利用者提供完整 系统 精炼的二次信息工作 三 档案参考资料的种类有哪些 三 档案参考资料的种类有哪些 答 大事记 组织沿革 文件汇编 基础数字汇集 四 简述编研工作的内容 四 简述编