招标前期准备工作及流程

一 招标准备工作一 招标准备工作 招标是最能体现公平竞争的一种采购方式 完整的招标采购 应包括招标 投标 开标 评标和定标五个阶段 其中开标是招标 采购过程中的一个重要阶段 承接着招标 投标与评标 定标 在 招标 投标之后 就要组织开标 开标之后 就要组织评标 定标 开标是否顺利 直接影响到招标 投标的继续进行 也直接决定着 评标 定标的顺利完成 而开标能否顺利进行 起决定作用的就是 开标前的准备工作 准备工作充分 细致 开标才能顺利进行 否 则 开标将会受到影响 进而会影响到后面的评标和定标 以至于 整个招标采购活动都要受到影响 从这个意义上来说 开标的前期 准备工作相当重要 在开标前 应准备一系列文件材料 以备开标时之用 这些文 件材料主要包括在招标阶段 投标阶段所形成的文件材料和开标阶 段 评标阶段以及定标阶段需要使用的文件材料 由于招标采购过 程是以法定方式和程序进行的 其中各个阶段所使用的文件材料都 应该便于查阅和使用 因而所有的文件资料都必须以书面形式准备 并提供 根据开标需要 应准备以下几类文件资料 一 招标阶段所形成的文件材料 一 招标阶段所形成的文件材料 在招标阶段 由于要编制 发售招标文件等 在这些项工作进行过程中 会形成与招标采购有 关的一系列文件 材料等书面资料 而这些资料在开标 评标过程 中将要被用到 因此在开标前有必要对这些文件 材料进行整理 归集 形成招标文件资料 一般来说 根据招标阶段的几个工作环 节 招标文件材料主要有 招标文件编制过程中所形成的资料和招 标文件发售过程中所形成的文件材料 其中 招标文件编制过程中 所形成的文件材料主要包括采购人委托项目时所提交的与项目有关 的资料 招标采购机构在组织项目实施前所编制的采购方案和所归 集的项目资料 在编制招标文件时对项目的分析论证资料 招标文 件底稿以及正式的招标文件 招标文件发售过程中所形成的文件资 料 主要包括招标公告信息发布资料 响应招标项目的供应商信息 供应商提交的资格证明文件材料 对供应商进行资格审查时的书面 记录及其相关资料 经审查资格合格的供应商名单和资格不合格供 应商名单及其理由说明和文件证明材料 资格审查工作底稿 招标 文件发售记录 组织供应商进行现场勘察及对项目解释答疑记录 供应商对招标文件有关内容提出的书面询问 招标组织机构因对招 标文件进行修改 澄清 补正所形成的补充招标文件等 值得注意 的是 有关招标文件的发售记录 尤其是购买了招标文件的供应商 名单要在一定范围内和一定时期内相对保密 以防有可能参与投标 的供应商信息泄露 二 投标阶段所形成的文件材料 二 投标阶段所形成的文件材料 招标阶段之后 所要进行的 是投标 即投标供应商编制投标文件并向招标组织机构递交投标文 件 在这个过程中 由于投标供应商对招标文件的有关内容有疑问 而需要向招标组织机构提出书面询问 招标组织机构要对询问的有 关内容作出书面答复 投标供应商要向招标组织机构递交投标文件 交纳投标保证金 招标组织机构要接收投标文件并向投标供应商出 具签收证明等 这些工作 都需要有书面的文字记载 而这些书面 的文字记载集中起来 就形成了投标阶段的文件材料 招标组织机 构在开标前 必须注意收集这些文件材料 并进行归集整理 以备 开标时之用 在这些文件材料中 最重要的就是投标供应商递交投 标文件时的记录 供应商递交投标文件时的签名 招标组织机构在 接收投标文件时的书面记录 向投标供应商出具的签收投标文件的 证明 收取投标保证金的收据等 值得注意的是 在投标阶段 有 关投标供应商递交投标文件的资料 记录等信息 应在一定范围内 和一定时期内相对保密 尤其是要对供应商提交的投标文件要妥为 保管 以防投标文件遗失或者投标信息泄露 三 开标所需要的文件材料 三 开标所需要的文件材料 开标 有地方和机构称其为开标 仪式 有些也称其为开标大会或开标会 不论叫什么 其形式都是 按照招标文件的规定 以一种会议的方式公开举行 其程序都是法 定的 在开标时 要公开宣读投标人的投标报价以及投标文件中的 有关内容 宣布一些注意事项 并对评标 定标作出安排 在这个 过程中 需要使用一些书面的 格式化的文件材料 这些文件材料 都必须在开标前制作 准备完备 根据开标需要 这些书面 格式 化的文件材料主要有 开标会场纪律 开标议程 监督人员和工作 人员以及参加开标的领导和来宾以及其它有关人员名单 开标仪式 主持词 工作人员职责及注意事项 投标人注意事项等 如有领导 参加并需要领导讲话 则还应为出席会议并讲话的领导草拟准备讲 话稿 如有监督人员或者监证人员参加 则还应提前为他们准备监 督或监证时所使用的相关文件材料 另外 还需要提前准备开标前 到会人员的签到册 并为与会人员准备必要的书面文件 材料等 四 评标过程所需要的文件材料 四 评标过程所需要的文件材料 评标是在开标结束后进行的 一般情况下 开标结束之后 接着就要进行评标 开标与评标的两 个阶段之间没有时间间隔 因此在开标前就要把评标时所需要的文 件材料准备完备 以备评标之用 根据评标需要 评标需要使用的 文件材料主要有 评标工作安排 评标程序 评标工作纪律 评标 注意事项 评委会工作职责 评标办法 评分标准 评分表格等 其中最主要的就是评标办法和评标标准 评标表 这些文件材料已 经载入了招标文件的 则不必另行准备 如果没有在招标文件中载 入 则要另行准备并向评委会提供 有些地方 有些机构还要求评 委会成员在评标前要签署廉政承诺书 如有必要 就应该在开标前 把承诺书格式准备齐备 在评标开始前提供给评委会 要求评委会 成员签订 五 定标过程所需的文件材料 五 定标过程所需的文件材料 评标结束之后 招标组织机构 则要根据评标委员会提交的评标结果报告以及评委会推荐的预中标 人确定中标人 一般情况下 招标组织机构在定标时 应依照 政 府采购法 招标投标法 和有关法律 法规 并根据项目招标 文件关于定标条款的规定 确定中标人 定标时所需要的文件材料 主要是定标原则和定标依据等 这些文件材料一般也在招标文件中 事先已经载明 但有些在招标文件只是原则性规定 如有必要 应 在开标前将其细化 制定出具体的细则 在有些地方 规定招标组 织机构将评委会的评标结果报告提交给采购人 由采购人根据评标 结果报告确定中标人 还有些地方 规定由采购人委托评标委员会 直接确定中标人 或者委托招标组织机构根据评委会的评标结果报 告直接确定中标人 不论采用哪一种方式 都必须在开标前将定标 所需的文件材料准备齐备 二 招标阶段二 招标阶段 在招标阶段 应按照招标 投标 开标 评标 定标几个步骤 组织实施 基本程序是 一 招标 一 招标 1 发布招标公告 或投标邀请函 公开招标应当发布招标公 告 邀请招标发布投标邀请函 招标公告必须在财政部门指定的 报刊或者媒体发布 招标公告 或投标邀请函 的内容 格式与招 标文件的第一部分相同 2 资格审查 招标人可以对有兴趣投标的供应商进行资格审查 资格审查的办法和程序可以在招标公告 或投标邀请函 中载明 或者通过指定报刊 媒体发布资格预审公告 由潜在的投标人向招 标人提交资格证明文件 招标人根据资格预审文件规定对潜在的投 标进行资格审查 3 发售招标文件 在招标公告 或投标邀请函 规定的时间 地点向有兴趣投标且经过审查符合资格要求的供应商发售招标文件 4 招标文件的澄清 修改 对已售出的招标文件需要进行澄清 或者非实质性修改的 招标人一般应当在提交投标文件截止日期 15 天前以书面形式通知所有招标文件的购买者 该澄清或修改内容为 招标文件的组成部分 这里应特别注意 必须是在投标截止日期前 15 天发出招标文件的澄清和修改部分 二 投标 二 投标 1 编制投标文件 投标人应当按照招标文件的规定编制投标文 件 投标文件应载明的事项有 投标函 投标人资格 资信证明文 件 投标项目方案及说明 投标价格 投标保证金或者其他形式的 担保 招标文件要求具备的其他内容 2 投标文件的密封和标记 投标人对编制完成的投标文件必须 按照招标文件的要求进行密封 标记 这个过程也非常重要 往往 因为密封或标记不规范被拒绝接受投标的例子不少 3 送达投标文件 投标文件应在规定的截止时间前密封送达投 标地点 招标人对在提交投标文件截止日期后收到的投标文件 应 不予开启并退还 招标人应当对收到的投标文件签收备案 投标人 有权要求招标人或者招标投标中介机构提供签收证明 4 投标人可以撤回 补充或者修改已提交的投标文件 但是应 当在提交投标文件截止日之前书面通知招标人 撤回 补充或者修 改也必须以书面形式 这里特别要注意的是 招标公告发布或投标邀请函发出之日到 提交投标文件截止之日 一般不得少于 20 天 即等标期最少为 20 天 三 开标 三 开标 1 举行开标仪式 招标人应当按照招标公告 或投标邀请函 规定的时间 地点和程序以公开方式举行开标仪式 开标由招标人 主持 邀请采购人 投标人代表和监督机关 或公证机关 及有关 单位代表参加 评标委员会成员不参加开标仪式 2 开标仪式的基本程序是 1 主持人宣布开标仪开始 需简要介绍招标项目的基本情况 即项目内容 准备情况等 2 介绍参加开标仪式的领导和来宾同志 来自单位 职务 身份等 3 介绍参加投标的投标人单位名称及投标人代表 这里需要 对所招标项目作进一步介绍 如招标公告发布的时间 媒体 版面 截止什么时间有多少家供应商作出了响应 并提交了资格证明文件 有多少家供应商购买了招标文件 在投标截止时间前有多少家供应 商递交了投标文件 等等 在介绍招标人及其代表时 应按照递 交投标文件的顺序介绍 先介绍招标人单位名称 接着介绍其代表 人姓名 职务 身份 4 宣布监督方代表名单 监督方代表所在单位 职务 身份 5 宣布工作人员名单 工作人员所在单位及在开标时担负的 职责 主要是开标人 唱标人 监标人 记标人 6 宣读有关注意事项 包括开标仪式会场纪律 工作人员注 意事项 投标人注意事项等 7 检查评标标准及评标办法的密封情况 由监督方代表 投 标人代表检查招标方提交的评标标准及评标办法的密封情况 并公 开宣布检查结果 8 宣布评标标准及评标办法 由工作人员开启评标标准及评 标办法 须在确认密封完好无损的情况下 并公开宣读 9 检查投标文件的密封和标记情况 由监督方代表 投标人 代表检查投标人递交的投标文件的密封和标记情况 并公开宣布检 查结果 10 开标 由工作人员开启投标人递交的投标文件 须在确 认密封完好无损且标记规范的情况下 开标应按递交投标文件的 逆顺序进行 11 唱标 由工作人员按照开标顺序唱标 唱标内容须符合 招标文件的规定 招标文件对应宣读的内容已经载明 唱标结束 后 主持人须询问投标人对唱标情况有无异议 投标人可以对唱标 作必要的解释 但所作的解释不得超过投标文件记载的范围或改变 投标文件的实质性内容 12 监督方代表讲话 由监督方代表或公证机关代表公开报 告监督情况或公证情况 13 领导和来宾讲话 按照开标仪式的程序安排 参加开标 仪式的领导和来宾可就开标以及本次采购过程中的有关情况发表意 见 看法 提出建议 此部分程序可以提前在开标程序的第三步进 行 也可以安排采购人代表发言 由采购人代表向有关方面作出 承诺 14 开标仪式结束 主持人应告知投标人评标的时间安排和 询标的时间 地点 询标的顺序由工作人员用抽签方式决定 并 对整个招标活动向有关各方提出具体要求 开标应当作记录 存档备查 四 评标 四 评标 1 开标仪式结束后 由招标人召集评标委员会 向评标委员会 移交投标人递交的投标文件 2 评标应当按照招标文件的规定进行 评标由评标委员会独立 进行评标 评标过程中任何一方 任何人不得干预评标委员会的工 作 3 评标程序 1 审查投标文件的符合性 由评标委员会对接到的所有投标 文件进行审查 主要是审查投标文件是否完全响应了招标文件的规 定 要求必须提供的文件是否齐备 以判定各投标方投标文件的完 整性 符合性和有效性 如不符合招标文件的要求或者有不完整的 可根据招标文件的规定判定其为无效投标 2 对投标文件的技术方案和商务方案进行审查 如技术方案 或商务方案明显不符合招标文件的规定 则可以判定其为无效投标 3 询标 评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明 确的地方进行必要的澄清 但澄清不得超过投标文件记载的范围或 改变投标文件的实质性内容 4 综合评审 评标委员会按照招标文件的规定和评标标准 办法对投标文件进行综合评审和比较 综合评审和比较时的主要依 据是 招标文件的规定和评标标准 办法 以及投标文件和询标时 所了解的情况 这个过程不得也不应考虑其它外部因素和证据 5 评标结论 评标委员会根据综合评审和比较情况 得出评 标结论 评标结论中应具体说明收到的投标文件数 符合要求的投 标文件数 无效的投标文件数及其无效的原因 评标过程的有关情 况 最终的评审结论等 并向招标人推荐一至三个中标候选人 应 注明排列顺序并说明按这种顺序排列的原因以及最终方案的优劣比 较等 五 定标 五 定标 1 审查评标委员会的评标结论 招标人对评标委员会提交的评 标结论进行审查 审查内容应包括评标过程中的所有资料 即评标 委员会的评标记录