《EXCEL应用技术》PPT课件.ppt

1 计算机文化基础 讲义 Excel电子表格系统 第六章 刘树安制作 2 本章内容结构图 3 本章主目录 Excel的应用范围和使用方法数据输入 计算与编辑工作表的编辑与设置技术Excel数据编辑Excel图表Excel打印技术实例 4 6 1中文EXCEL概述 6 1 1应用范围6 1 2启动与退出6 1 3Excel窗口界面6 1 4帮助的获得 5 6 1 1应用范围 1 表格制作2 表格计算3 生成图表4 数据库管理5 统计分析 6 6 1 2启动与退出 1 启动Excel2000应用程序常用方法如下 方法一 开始 程序 MicrosoftExcel 方法二 双击桌面上的Excel2000快捷方式图标 方法三 资源浏览 双击Excel文件 2 退出Excel2000应用程序常用方法有如下两种 方法一 文件 退出 方法二 单击应用程序窗口的关闭按钮 7 6 1 3Excel窗口界面 由Excel应用程序窗口和Excel文件窗口两个部分组成 8 6 1 3Excel窗口界面 1 Excel应用程序窗口的组成1 标题栏 包括控制按钮 标题名称 最小化按钮 最大化按钮 还原按钮 关闭按钮等 2 菜单栏 共有 文件 编辑 视图 插入 格式 工具 数据 窗口 和 帮助 等菜单 3 工具栏 共14类工具栏的菜单 它在窗口上显示是可选的 显示方法是 方法一 视图 工具栏 方法二 指向工具栏的位置 单击右键 有选择工具栏 4 编辑栏 又称编辑行 位于窗口上部 包括名称框 或地址框 公式框 编辑框 9 6 1 3Excel窗口界面 5 状态栏 位于窗口底部 用于显示键盘操作状态 系统状态和帮助信息 包括信息提示区 键盘状态区 自动计算区等组成部分 2 Excel文件窗口 标题栏 全选框 位于文件窗口的左上角 用于选择当前窗口工作簿的所有单元 行号 行的编号 顺序是1 2 3 65536 共65536行 列号 列的编号 顺序是A B Z AA AZ BA BZ IA IV 共有256列 10 6 1 3Excel窗口界面 滚动条 有水平滚动条和垂直滚动条 分别位于工作表的右下方和右侧 工作表标签 即工作表名称 位于文件窗口的左下方 工作表移动按钮 位于文件窗口左下方的四个图标按钮 11 6 1 4帮助的获得 1 使用 Office助手 2 这是什么 3 目录和索引 12 6 2数据输入 计算与编辑 6 2 1单元格的选取6 2 2数据输入6 2 3数据计算6 2 4数据编辑 13 6 2 1单元格的选取 1 选取一个单元格 方法一 用鼠标单击所需的单元格 或者移动键盘上的方向键 方法二 编辑 定位 输入单元地址 2 选取连续单元格 用鼠标操作 单击左上角的单元格 单击右下角单元格 用键盘操作 14 3 选取特殊单元格 间断的单元格选取 先选取一个单元格 此时按住Ctrl键 再依次选取其他单元格即可 间断的单元格范围选取 先选取第一个单元格范围 此时按住Ctrl键 可用鼠标拖曳的方式依次选取其他单元格范围 6 2 1单元格的选取 15 6 2 2数据输入 Excel工作表中的数据不仅可以从键盘直接输入 还可以自动输入 操作步骤 单击要输入数据的单元格 输入数据 确定输入的数据 确定输入数据的方法有 回车键 单击编辑栏中的 按钮 按方向键 单击其他单元格等 16 6 2 2数据输入 1 文本的输入 操作 直接输入文本型数据的内容 2 数字的输入 操作 直接输入数字 3 公式的输入 格式要求1 由等号开始 2 等号后面是由运算符 单元地址 数值 正文等组成的表达式 17 6 2 2数据输入 4 函数的输入1 函数是系统研制者定义好的供用户直接引用的特殊的公式 2 函数格式 函数名 参数1 参数2 3 函数的输入方法 方法一 由等号开始 直接按函数的格式输入函数表达式 如 SUM A1 B6 DATE 99 10 1 方法二 插入 函数 方法三 单击 粘贴函数 按钮 弹出 粘贴函数 对话框 18 6 2 2数据输入 5 日期数据的输入 方法一 使用DATE 年 月 日 函数输入 方法二 输入日期数 然后转换成日期的显示格式 方法三 按 年 月 日 的格式直接输入 6 时间数据的输入 方法一 使用TIME 时 分 秒 函数输入 方法二 输入时间数 一个小于1的小数 然后转换成时间的显示格式 19 6 2 2数据输入 7 自动填充 操作 拖动 填充柄 进行填充 输入初始单元数据 1个或2个单元格 选定包含初始值的单元格 指向 填充柄 并拖动填充柄经过待填充区域 8 编辑填充操作 操作步骤 首先在工作表中输入一个初始值 选择包括初始值的区域 操作 编辑 填充 20 6 2 3数据计算 1 计算公式的使用公式 操作数 运算符1 要求 由等号开始 等号后面是由操作数和运算符组成的表达式 2 操作数 可以是数字 单元地址 字符 区域名 区域 函数等 21 6 2 3数据计算 3 运算符 算术运算符 可以完成基本的数学运算 并产生数字结果 22 6 2 3数据计算 比较运算符 可以比较两个数值 并产生逻辑值True或False 23 6 2 3数据计算 文本运算符 可以将一个或多个文本连接为一个组合文本 括号 4 运算符的优先级 算术运算符 文本运算符 比较运算符 最优先 24 6 2 3数据计算 2 公式的改变1 改变被引用的单元数据时 公式的值相应地改变 2 移动公式时 其引用的单元地址不改变 值也不变 3 移动被引用的单元数据时 公式中被引用的地址相应地改变 其值不改变 3 公式的复制公式在复制过程中 其引用的相对地址将相应地发生改变 其结果也将改变 变化关系如下所示 m n f a b m p n q f a p b q 25 6 2 3数据计算 2 函数的输入方法 方法一 由等号开始 按照函数的格式直接输入函数表达式 如 SUM A1 B6 DATE 99 10 1 方法二 插入 函数 选择函数 确定后进入参数提示框 输入或选择函数的参数 确定 方法三 单击 粘贴函数 按钮 26 6 2 3数据计算 3 常用函数 27 6 2 3数据计算 5 自动求和功能 操作 定位结果存放的单元格 单击自动求和按钮 选择求和的数据单元区域 回车 6 自动计算功能 步骤 鼠标指向自动计算区域函数名框 单击右键 出现自动计算的函数菜单 选择函数 选择自动计数区域 28 6 2 4数据编辑 1 输入过程中修改在确定输入之前 使用 退格键 进行删除 2 修改单元数据 方法一 光标定位于要修改单元 重新输入数据 方法二 双击要修改单元进入编辑状态 方法三 光标定位于要修改单元 然后单击编辑栏或按F2键进入编辑状态 编辑数据 29 3 单元格数据的删除 数据清除操作 编辑 清除 全部 删除格式 数据内容和批注 编辑 清除 内容 删除数据内容 编辑 清除 格式 删除格式 编辑 清除 批注 删除批注 数据删除操作 编辑 删除 6 2 4数据编辑 30 6 2 4数据编辑 4 单元格数据的移动与复制可以采用拖曳鼠标的方法 或采用单击 剪切 复制 按钮 再单击 粘贴 按钮 来移动或复制单元格数据 31 6 3工作表的编辑与设置技术 6 3 1新建工作簿6 3 2工作表的编辑6 3 3工作表的格式化6 3 4列宽和行高的调整6 3 5模板的制作 32 6 3 1新建工作簿 1 使用默认的全空工作表为基础工作簿 单击 文件 菜单中的 新建 命令 如果需要新建一个空白的工作簿 请单击 常用 选项卡 然后双击 工作簿 图标 或者移动鼠标指针到 标准工具栏 单击上面的 新建 命令按钮 2 依据Excel本身所提供的 模板 来建立工作表 单击 文件 菜单中的 新建 命令 再单击 电子方案表格 选项卡 系统将显示Excel的模板选择对话框 33 6 3 2工作表的编辑 工作表操作的一般步骤 鼠标指向工作表标签 选择工作表 单击右键 弹出菜单 选择操作 34 6 3 2工作表的编辑 工作表操作包括 工作表的插入 在当前Excel工作簿插入工作表 图表 宏表或对话框等 工作表的删除 将工作表从当前工作簿中删除 工作表重命名 以新的名称代替原工作表标签 工作表移动 调整工作表在工作簿中的顺序 工作表选定全部 全部选定工作簿中的所有工作表 35 6 3 3工作表的格式化 操作 选择要格式化的单元格 格式 单元格 包含六方面的格式 数字 对齐 字体 边框 图案 保护 1 数字格式Excel数值型数据共有12种显示格式 2 对齐格式水平对齐 垂直对齐 自动换行 缩小字体填充 合并单元格 增加缩进等 36 6 3 3工作表的格式化 3 字体的格式包括 字体 字形 字号 颜色 下划线 特殊效果等 4 边框的格式提供线形 颜色以及线的位置 5 底纹图案给选取的单元格设置背景颜色和图案效果 6 单元格的保护 保护工作表操作 工具 保护 保护工作表 只有在保护工作表的情况下生效 7 快速复制格式 格式刷 的使用 37 6 3 4列宽和行高的调整 1 行高和列宽的设置 方法一 选择行 列 鼠标指向行 列 单击右键 或 格式 行 行高 格式 列 列宽 选择 行高 列宽 输入设置值 确定 方法二 拖动行 列标签的方法 38 6 3 4列宽和行高的调整 2 隐藏行 列 隐藏操作 选择行 列 格式 行 列 隐藏 或单击右键选择 隐藏 取消隐藏 选择被隐藏部分相邻的两行 列 格式 行 列 取消隐藏 或单击右键选择 取消隐藏 39 6 3 4列宽和行高的调整 3 自动套用格式 选择要格式化的单元格区域 在 格式 菜单中 单击 自动套用格式 命令选项 在格式列表中选择需要的格式 被选择的格式示例将显示在列表框的右边 最后按 确定 按钮即可 40 6 3 5模板的制作 1 制作一个所要保存的模板样式2 保存模板制作完成后 移动鼠标指针至菜单栏 单击 文件 菜单项 在出现的下拉菜单中单击 另存为 菜单项 选取了该命令选项后 系统会提示用户保存文件 在文件名称处填入 销售统计表 并单击 保存类型 下拉列表框按钮 在出现的下拉列表框中选取 模板 选项 41 6 4Excel数据操作 6 4 1数据清单设计6 4 2数据的排序6 4 3数据的筛选6 4 4分类汇总6 4 5数据透视表 42 6 4 1数据清单设计 1 数据库的概念数据清单是一个二维表 按字段和记录的形式组织数据 Excel数据库指基本符合数据库特征的Excel工作表区域 也称Excel数据列表 2 Excel数据清单的特点 字段 同一类型的一列数据 字段名 第一行为字段名 各字段名在同一行上 不能有相同的字段名 记录 含有每一个字段的一行数据 每行表示一个对象 行 列的顺序关系不影响二维表所包含的信息内容 43 6 4 1数据清单设计 3 建立和编辑数据清单相同工作表的建立和编辑 也可利用 数据 记录单 命令建立和编辑 4 规则要求1 数据列表与其他数据之间至少保留一个空行或空列 2 数据列表中不能有空行或空列 3 数据列表的第一行为列标题 称为字段名 44 6 4 2数据的排序 1 简单排序 步骤 选择参与排序的数据区域 注 一般不包括字段名行 但包括所有列 单击工具栏中的升序或降序按钮 2 复杂排序 步骤 选择参与排序的数据区域 数据 排序 选择关键字和排序方向 确定 45 6 4 3数据的筛选 筛选指只显示满足条件的数据记录 有自动筛选和高级筛选两种方法 操作步骤 光标位于数据列表上 数据 筛选 自动筛选 单击筛选按钮 取值或选取自定义后给出筛选条件 取消筛选 数据 筛选 自动筛选 46 6 4 4分类汇总 操作 按某关键字段进行排序 分类 数据 分类汇总 对 分类汇总 对话框进行如下操作 分类字段 汇总方式 选定汇总项 可有多个 替换当前分类汇总 每组数据分页 不分页 汇总结果显示在数据下方 47 1 建立数据透视表使用数据透视表向导2 修改数据透视表使用数据透视表工具栏 6 4 4分类汇总 48 6 5Excel图表 6 5 1图表的种类6 5 2图表工具栏6 5 3图表的建立图表工具栏的使用6 5 4图表的格式化操作 49 6 5 1图表的种类与组成 图表包括 柱形图 条形图 折线图 饼图 面积图 曲面图 圆锥 圆柱和棱锥图等基本图表方式Excel图表是根据已有的数据生成的 它的构成包括数据区域和图表区域 如下是图表区域的组成 绘图区 包括网格线 数据标志 图形 数轴 包括X轴 分类轴 Y轴 数据轴 数轴标记 数轴刻度 标题 包括主标题 X轴标题 Y轴标题 图例 数据表 50 6 5 1图表的种类与组成 51 图表区格式设置图例按行 6 5 2图表工具栏 选择 视图 工具 图表 或选择图表对象 可显示出图表工具栏 52 6 5 3图表的建立图表工具栏的使用 1 使用 图表向导 来建立图表2 使用 自动套用图表格式 来建立图表 53 6 5 4图表的格式化操作 1 图表的缩放 移动 复制和删除2 编辑图表编辑图表包括改变图表的类型 数据源 图表选项 位置等操作 操作方法 选择图表 图表 分别选择 图表类型 数据 图表选项 位置 菜单 编辑图表操作还可以通过快捷键选择操作 54 3 图表对象的格式设置包括 图案 字体 数字 属性 刻度 对齐等 基本操作方法 指向图表对象单击右键 出现菜单 选择 格式 菜单 进入设置操作 6 5 4图表的格式化操作 55 6 6打印技术 6 6 1设置打印区域与分页6 6 2页面设置6 6 3打印预览与打印 56 1 设置打印区域先选择要打印的区域 再选择 文件 菜单的 打印区域 命令 在级联菜单中选择 设置打印区域 2 分页在Excel中 用户可手工插入或删除分页符 分页包括水平分页和垂直分页 6 6 1设置打印区域与分页 57 1 页面2 页边距3 页眉 页脚4 工作表 6 6 2页面设置 58 1 打印预览2 打印工作表 6 6 3打印预览与打印 59 6 7实例 6 7 1基本资料6 7 2基本要求6 7 3操作要点 60 6 7