档案收集规定

档案收集整理与管理制度 一 文书档案的收集整理与管理 1 坚持做到文件材料统收 统管 凡本机关所有收文必须交办公室拆封 登记 经有关领 导批阅后 及时送有关部门或人员办理 办好后负责收回归档 2 本机关制发文件禁用圆珠笔 红墨水 铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书 写材料 并做到发文拟稿必须送有关领导核稿 签发 再交办公室统一编号 登记 封发 然后将底稿和两份正文归档 3 加强清退文件的管理 凡上三级文件不得遗失 本机关所有文件材料坚持每季度清退一 次 年终彻底清理 并做到办理完毕的文件材料随时归档整理 4 按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定 凡属本机关 归档范围的文件材料 必须齐全完整 任何人不得据为已有 5 机关档案人员 应在次年五月底前 将平时整理的档案材料编目装盒 6 按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料 7 借阅文书档案按照借阅制度执行 档案人员要做好借阅登记和利用档案典型事例的记载 二 会计档案的收集整理与管理 1 会计档案的收集范围包括会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算材料 具体包括 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 总账 明细帐 日记账 银行存款帐 现金日记账 年 报 季报 月报 银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 保管清册 销 毁清册 2 按照财政部 国家档案局 会计档案管理办法 的规定 本单位每年形成的会计档案 应当由财务会计部按照归档要求 负责整理立卷 装订成册 编制会计档案保管清册 3 凭证每月包角装订成册 帐薄 报表和其他会计核算材料年终整理 每个保管单位 册 卷 封面各项均应填写清楚 移交前编好案卷号 归档号 填写好案卷目录等 4 会计档案的整理要达到分类清楚 装订结实美观 编目系统正确 封面书写清楚整齐 便于查找和利用 5 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 由财务会计部保管一年 期满后 由会计部 编制移交清册 移交综合档案室保管 出纳人员不得兼管会计档案 移交综合档案室的会 计档案 原则上应当保持原卷的封装 个别需要拆封重新整理的 综合档案室应当会同会 计部 和经办人员共同拆封整理 以分清责任 6 凡是采用电子计算机做帐的 除将数据刻录光盘保存外 还必须保存打印出的纸质会计 档案 7 坚持借阅登记 严守档案机密 本部门职工因工作 需要查阅会计档案 应进行登记 经批准后方可利用 外单位前来借阅会计档案 须持单位介绍信 经分管领导批准后 方能查阅 8 会计档案管理人员调动工作时 必须办理好交接手续 方能离职 三 基建档案的收集整理与管理 1 基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责 收集范围包括 立项计划 预决算材料 材质检验报告 隐蔽工程材料 竣工资料和图纸 表册等 2 基建项目完成后 由负责人将材料清理核对清楚 按照 科技档案案卷构成一般标准要 求 进行立卷整理 整理要达到项目区分清楚 整理规范标准 编目系统正确 3 在项目竣工完成后两个月内 将整理规范的基建档案移交综合档案室保存 交接双方按 照科技档案目录清点 办理交接手续 4 本单位职工借阅基建档案 要进行登记 外单位借阅基建档案需经过分管领导同意方可 借阅复印 四 声像档案的收集整理与管理 1 收集范围 本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种照片 录音带 录像带 2 收集方法 由本单位人员拍摄和录制的 由负责拍摄和录制的人员收集 聘请外单位人 员拍摄和录制的 由综合办公室主任负责收集 3 对收集的声像档案年底按照有关规范标准要求进行整理编目 对数码相机拍摄的照片不 仅要保存冲洗的照片 还应将其刻录成光盘保存 4 凡刻录成盘的数码照片 每五年翻刻一次 录音带和录像带每年要按规定倒带 5 录音带 录像带和光盘要存放在防磁柜里 五 电子档案的收集整理与管理 1 收集的范围 本单位在职能活动 行政管理以及业务管理活动中通过特定的编辑软件生 成的各种文本文件 利用计算机辅助设计 辅助制造等技术形成的单独承担文件职责的具 有查考利用价值的数据文件 图形文件 采用数字设备采集制作的图像文件 使用视频捕 获设备录入或使用动画软件生成的影像文件 用音频设备录入的声音文件 软件开发活动 中形成的程序文件 支持文件顺利读取的软硬件和相关数据 2 收集的方法 由负责计算机管理的人员平常注意积累电子文件材料 每年 12 月 31 日前 将应该归档保存的电子档案收集齐全 3 电子档案的整理 由综合档案室档案员负责将已收集齐全的电子档案分类整理 编目造 册 4 电子档案应存放在防磁柜里保存 并按规定提供借阅和利用 光盘每五年翻刻一次 六 实物档案的收集整理与管理 1 收集的范围 凡是本单位获得或者形成的具有保存价值的奖状 奖牌 奖杯 证书 奖 旗 印章等实物 都属于收集范围 2 收集的方法 由办公室负责对获奖的实物进行收集登记 3 整理的方法 全部实物采取以实物形式结合实物形成的时间进行排列 并从第 1 件开始 编流水号 然后登记造册 4 年底由档案员对收集的实物按规定进行整理 编目 5 实物档案的借阅利用按照规定执行 档案员做好登记和利用效果记录 关于省直单位档案收集范围 整理标准和进馆时限的规定关于省直单位档案收集范围 整理标准和进馆时限的规定 省级党政机关 社会团体 企业事业单位和中央驻鲁单位及其他有关组织 以下统称省直 单位 形成的档案记述了每个单位的历史轨迹 是社会政治 经济 文化发展的真实记录 是党和国家档案的重要组成部分 为维护党和国家历史的真实面貌 确保省直单位各种门 类 各种载体的档案收集齐全 整理规范 及时移交进馆 将省档案馆建设成山东省保管 党和国家重要档案的基地 爱国主义教育基地 已公开现行文件集中向社会提供利用的中 心和档案信息服务中心 为社会各界和广大人民群众服务 现依据 中华人民共和国档案 法 中华人民共和国档案法实施办法 和 山东省档案条例 等有关法律法规 制定如 下规定 一 收集范围 依据档案集中统一管理的基本原则 省直单位应将反映本单位主要职能活动 并具有 历史参考凭证作用和科学研究价值的各种门类 各种载体形态的档案资料收集齐全 在收 集工作过程中 省直单位档案室要顺应时代要求 以反映当今社会政治 经济 文化发展 变化的多种载体档案资料为收集重点 同时注重行业特色和部门特色 形成内容丰富 门 类齐全 载体多样 特色显著的室藏体系 其具体收集范围如下 一 文书档案 1 本单位形成的文书材料 1 编号发出的文件 2 电报 3 党委 党组 会议 行政办公会议记录 纪要 4 年度工作会 各种专业会议文件材料 5 工作计划 规划 总结 6 综合统计报表 图册 7 调查 调研 报告及分析汇总材料 8 干部职工调入 调出工资 行政 党团 工会组织关系介绍信及存根 9 干部职工 党 团 员名册 10 本单位编印的简报 刊物 历史沿革 大事记 年鉴 志书 法规汇编 专业 书籍 业务手册 宣传画册等定稿和印本 11 重要的人民来信来访材料以及摘要单 领导批示及统计分析记录 12 厅局级以上领导干部与公务活动有关的书信 日记 13 与国内外有关单位签定的合同 协议或协定 14 本单位制订的工作条例 章程 制度等文件材料以及反映本单位 本行业的剪 报 15 本单位财产 物资 档案等的交接凭证 清册 16 其他有保存价值的文书材料 2 本单位接收的文件材料 1 上级机关 部门 单位 发出的针对本单位主管业务的文件 电报 书信 电话 记录等 参加上级机关 部门 单位 召开会议的文件 2 下级机关 部门 单位 报送的年度计划 总结 统计报表 财务预决算 以及 重要报告 典型材料 3 同级机关 部门 单位 和非隶属机关 部门 单位 印发的需要执行的法规性 文件 协商工作的文件材料 4 本单位领导或工作人员外出参加公务活动带回的与本单位业务工作有关的文件材 料 二 科技档案 1 产品档案 包括产品开发设计 工艺工装 加工制造 生产定型等工作阶段形成的 文件材料 2 科研档案 包括课题准备立项阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报奖励 和推广应用阶段形成的文件材料以及与各阶段有关的专业会议文件和标本 样本目录等 3 基建档案 包括基建项目的依据性材料 基础性材料以及工程设计 工程施工 工 程监理 工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料 4 设备档案 包括依据性材料 设备开箱验收 安装调试 运行维修以及随机图样等 材料 三 专门档案 1 会计档案 1 会计凭证类 包括原始凭证 记账凭证 汇总凭证及其他会计凭证 2 会计账簿类 包括总账 明细账 固定资产台账 卡片 及其他会计账簿 3 会计报告类 包括月度 季度 年度财务报告 会计报表 附表 附注及文字说 明 以及其他财务报告 4 其他类 包括银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业 材料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 2 人物档案 省直单位档案室主要收集本单位 本行业在某一学科 领域有重大影响的专家学者 省级以上劳动模范和优秀共产党员 本单位主要负责人 以及为本单位 本行业发展做出 重大贡献 有突出成就的人物档案材料 人物档案的收集范围 参照 山东省著名人物档 案管理办法 鲁档发 2003 61 号 精神执行 3 其他业务档案 反映单位主要工作职能的专门 专业 档案 如诉讼档案 纪检案件档案 信访档案 教学档案 学籍档案 地名档案 审计档案 公证档案 气象档案 地震档案 艺术档案 环保档案 社会保险档案 普查档案 勘界档案 工商登记档案 婚姻登记档案 土地管 理档案等 四 照片档案和录音 录像档案 1 本单位主要党政领导任职时的照片 2 记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音 录像 3 记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音 录像 4 本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音 录像 5 记录本单位重要会议 重大活动 重大事件等情况的照片和录音 录像 6 记录本单位 本行业组织建设的重点工程 开发研究的名优产品 著名商标的照片 和录音 录像 7 其他具有保存价值的照片和录音 录像 五 实物档案 1 荣誉类 单位和单位负责人获得的锦旗 牌匾 奖状 奖杯 证书等 2 徽章类 帽徽 肩章 胸章 臂章 印章 纪念章 牌照等 3 票证类 票证颁发机关颁发的各类票证 4 公务活动礼品类 公务活动中接收的有纪念意义的工艺品 字画以及其他具有特色 的物品等 5 物证类 反映和佐证本单位 本行业重大活动 重大事件 重大案件的有纪念和凭 证作用的物品 领导 专家和英模人物使用过的物品等 6 书画文稿类 著名书画家和领导人书法 绘画作品 著作 题词及其他手迹等 7 名优产品类 本单位 本行业开发研制的易于保存的名优产品的样品 8 其他与本单位社会职能有关或具有参考和凭证作用的实物 六 电子文件 文书档案中永久 长期保管的数字化全文 科技档案中形成的电子文件 会计电算化材料 永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片 其他音频 视频形式的电子文件 七 资料 1 本单位的发文汇编 二套文件 2 本单位的重要文件汇编 3 本系统上级或下级编印的出版物 4 与本单位主要业务有关的业务报刊和出版物 5 政府公报等政府公开信息 6 新闻媒体关于本单位有关情况的报道材料 7 本单位干部职工的论著 论文及其他作品 8 其他相关资料 八 已公开现行文件 已公开现行文件的收集按照省委办公厅 省政府办公厅印发 关于已公开现行文件送 交利用实施办法 的通知 鲁厅字 2005 12 号 的精神执行 二 整理标准 省直单位档案室要按照上述收集范围 将各种门类 各种载体的文件材料收集齐全 归档文件要做到齐全 完整 准确 既要将纸质载体的文件材料收集齐全 又要把非纸质 载体的文件材料收集齐全 既要将传统门类的档案收集齐全 又要注重收集与本单位实际 工作相关的新门类档案材料 归档的文书档案应符合公文格式的统一要求 公文处理标识 真实有效 科技档案要注重成套性 其管理性文件应归入相应的类别中 传统照片档案中 的照片 底片 文字说明三者缺一不可 用数码相机拍摄的照片档案包括数字图像 印制 出的纸质照片以及文字说明三部分 电子文件内容与纸质稿本相一致 并注意背景信息和 元数据的收集 各类文件材料本身必须符合档案耐久性保管的要求 并对破损的文件材料 及时进行修复 各种门类 各种载体的档案要严格按照国家有关的行业标准进行整理 力求做到档案 分类科学 文件排列有序 档号编制规范 检索体系完备 一 文书档案的整理要符合 归档文件整理规则 DA T22 2000 的要求 二 科技档案的整理要符合 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T 1822 2000 三 企业的档案要依据 国有企业文件材料归档办法 档发 2004 4 号 和 工 业企业文件材料整理规程 DB37 T251 1998 的有关规定进行收集整理 四 高等学校的档案要依据 高等学校档案实体分类法 DA T 0 94 的有关 规定进行收集整理 五 会计档案的整理要符合 会计档案管理办法 财会字 1998 32 号 的要求 六 照片档案的整理要符合 照片档案整理规范 GB T 1821 2002 的要求 七 电子文件的整理要符合 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 的 要求 八 其他磁性载体档案 如 录音 录像等档案的整理要符合 磁性载体档案管理 与保护规范 DA T 5 95 的要求 九 其他业务档案的整理要符合业务主管部门和档案行政管理部门联合制发的专门 档案管理办法的要求 档案室应建立全宗卷及编制必备的检索工具 一 依据 全宗卷规范 DA T 2 94 和 全宗指南编制规范 DA T 4 94 建立全宗卷 二 编制所有门类档案的簿式案卷目录 科技档案编制总目录和分类目录 三 编制文书档案和照片档案的簿式全引目录 归档文件目录 四 依据 机关档案室机读目录著录格式及项目要求 鲁档发 2001 17 号 编 制针对所有室藏文书档案 照片档案的文件级机读目录和其他门类档案的案卷级机读目录 五 编制实物档案登记目录 六 编制文书档案的专题目录和文号索引 七 编制已公开信息目录或现行文件送交目录 八 编制重大活动档案登记目录 九 编制人物档案目录 十 编制公务活动礼品档案送交目录 十一 编制资料登记台帐 三 移交和进馆时限 按照档案法律法规规定 省直单位应定期向省档案馆移交档案 列入进馆范围的单位 主要包括省委 省政府工作部门和直属单位 省人大及其常设机构 省政协 省纪律检查 委员会 省高级人民法院 省人民检察院 省级群众团体 民主党派 事业单位和省属各 高等院校 省属国有企业及国有控股企业 中央驻鲁单位 具体名单附后 以及上述单位 所属的独立的行政管理机关和企业事业单位 经协商同意 省档案馆也可接收对国家和社 会有重要保存价值的民营企业档案和家庭档案 省直单位档案的移交和进馆时限如下 1 文书处理部门向部门 单位 档案室归档的时限 文书档案应在第二年 6 月 30 日前完成上年度归档文件的整理归档工作 产品 科研 基建 设备档案一般在每一项科技生产任务完成或告一段落后及时归档 会计档案一般在会计年度结束后 由单位的财务部门保存 年 向单位的档案室移交 照片和声像档案应采取即时归档的办法 由单位的形成部门负责收集 并编写必要的 文字说明 及时向档案室移交 实物档案应即时移交档案室 电子文件应在相应的纸质文件盖章生效时及时向档案室移交 未编号的电子文件应与 其相应的纸质文件一起移交 实现办公自动化的单位 电子文件应在公文处理程序结束后 即时归档 人物档案应即时归档 各单位的专门 专业 档案 应根据该专门 专业 档案管理的要求及时归档 2 省直单位向省档案馆移交档案的时限 除了文件规定的外交和国家安全部门 及经国家档案局和业务主管部门联合发文批准 暂不向国家综合档案馆移交档案的单位外 其他省直单位的永久 长期档案一般应自形成 之日